Completar los detalles de la configuración comercial de una Sala de licitaciones en Finanzas de portafolio
Objetivo
Completar la página de Configuración comercial de la Sala de licitaciones en Finanzas de portafolio.
Fondo
La Sala de licitaciones en Finanzas de portafolio es una portal compartida entre el propietario y los licitantes. Antes de que pueda enviar y administrar ofertas, debe configurar la Sala de licitaciones.La página Configuración de especialidad es donde ingresará información y cargará documentación para que sus licitantes puedan enviar con precisión sus ofertas.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Acceso "limitado" al proyecto o superior.
Nota: Los usuarios con acceso "limitado" deben estar en el equipo de la Sala de licitaciones para el proyecto.
- Acceso "limitado" al proyecto o superior.
- Información adicional:
- ¡Importante! Cualquier información ingresada en la página Configuración de especialidad, incluidos los archivos cargados en la sección Documentos, serán visibles para los licitantes.
Requisitos previos
- Se debe crear una Sala de licitaciones. Consulte Crear una Sala de licitaciones en Finanzas de portafolio.
Video
Pasos
- Navegue hasta la Sala de licitaciones correspondiente.
- Haga clic en Configuración de especialidad.
La página Configuración de especialidad es donde ingresará información y cargará documentación para que sus licitantes puedan enviar con precisión sus ofertas.
Importante
Cualquier información ingresada en la página Configuración de especialidad, incluidos los archivos cargados en la sección Documentos, serán visibles para los licitantes.- Ingrese información para las siguientes secciones según corresponda:
Nota: Un asterisk ]: indica un campo obligatorio.- Metraje cuadrado: este campo es opcional, ya que no todos los proyectos tienen pies cuadrados. Este número se puede copiar de los pies cuadrados del proyecto o ingresarlos manualmente.
Nota: Si se ingresa un valor, esta será la cantidad de pies cuadrados en los que sus licitantes enviarán precios. - Descripción: el campo de descripción es la descripción de esta oferta en particular.Una carta o descripción del alcance del proyecto se puede escribir aquí para los licitantes.
Nota: Este campo se puede copiar de la descripción general del proyecto. - Programa*: seleccione la fecha y hora en que vencerá la oferta.
Nota: Los licitantes recibirán notificaciones por correo electrónico de tres días y un día antes de la fecha de vencimiento para recordarles que envíen sus ofertas.
¡Importante! Si se trata de una oferta sellada, la fecha de vencimiento de la licitación también es la fecha y hora después de la cual el administrador de la sala de licitaciones puede desbloquear las ofertas. Consulte ¿Cómo ejecuto un proceso de licitación sellada en Finanzas de portafolio?- Opcional: puede agregar ítems adicionales en el programa para sus licitantes para mantenerlos en el bucle sobre la línea de tiempo de su proyecto. Por ejemplo, es posible que desee incluir una fecha de movimiento de inquilino para informar a sus licitantes cuando espera que se complete la construcción.
- Metraje cuadrado: este campo es opcional, ya que no todos los proyectos tienen pies cuadrados. Este número se puede copiar de los pies cuadrados del proyecto o ingresarlos manualmente.
- Complete las siguientes secciones según sea necesario (pasos que se muestran a continuación):
Agregar documentos de licitación
La sección documentos de licitación es donde puede cargar cualquier documento (como planos, planos de piso, especificaciones y reglamentos) que sus licitantes necesitarán para completar sus ofertas. Puede cargar nuevos archivos para sus licitantes o copiar de aquellos que ya se han cargado en los documentos del proyecto.
Para cargar nuevos archivos en la Sala de licitaciones:
- Haga clic en Agregar nuevos archivos.
- Busque y seleccione los archivos que desea cargar.
Para importar carpetas y documentos del proyecto a la Sala de licitaciones:
- Haga clic en Agregar nuevos archivos.
- Seleccione los archivos que desea importar a la sala de licitaciones.Aparecerá una marca de verificación verde junto a los ítems seleccionados.
- Haga clic en Agregar.
Nota: Si carga algún documento nuevo durante el proceso de licitación después de que los licitantes hayan sido invitados, sus licitantes serán notificados de sus cambios por correo electrónico.
Configurar el equipo de la Sala de licitaciones
El equipo de la Sala de licitaciones comprende el grupo de personas de su equipo que colaboran con usted en esta oferta. Los miembros del equipo de la Sala de licitaciones se agregan automáticamente al equipo del proyecto. El equipo de la Sala de licitaciones podrá ver y comparar ofertas, publicar y responder RFI, realizar cambios en el formulario de licitación y adjudicar al licitante ganador. Todos los miembros del equipo también recibirán notificaciones por correo electrónico sobre todas las actividades en la sala de licitaciones, como cuando los licitantes publiquen RFI o envíen ofertas.
Nota: El usuario que configura la Sala de licitaciones se designa automáticamente como Administrador de sala de licitaciones. La única diferencia entre este rol y aquellos con "Acceso completo" es que el administrador puede desbloquear las ofertas en un proceso de licitación sellada. Consulte ¿Cómo ejecuto un proceso de licitación sellada en Finanzas de portafolio?
¡Importante!El equipo de la Sala de licitaciones NO es donde invita a los licitantes. En su lugar, es donde puede agregar colegas que administrarán y realizarán cambios en el proceso de licitación.
Para agregar miembros existentes al equipo de la Sala de licitaciones:
- Haga clic en el signo más.
Nota: Hay una lista de colegas con cuentas Finanzas de portafolio disponibles para seleccionar.Si ha tenido un consultor externo colabora con usted en el proceso de licitación en Finanzas de portafolio anteriormente, también estará disponible para seleccionar. - Marque la casilla de verificación junto a los nombres de los miembros del equipo que desea agregar.
¡Recomendación! Marque la casilla de verificación junto a Notificar por correo electrónico para enviar una notificación por correo electrónico a las personas que está invitando. - Haga clic en el menú desplegable Permisos de la Sala de licitaciones para seleccionar permisos para cada miembro:
- Seleccione los permisos de "Ocultar información de licitación" si no desea compartir la información financiera de la oferta con ellas. Esto les permitirá que aún reciban correos electrónicos y responda a las RFI.
O - Seleccione "Acceso completo" si desea que puedan colaborar completamente en esta oferta.
- Seleccione los permisos de "Ocultar información de licitación" si no desea compartir la información financiera de la oferta con ellas. Esto les permitirá que aún reciban correos electrónicos y responda a las RFI.
- Haga clic en Agregar.
Para agregar un nuevo miembro al equipo de la Sala de licitaciones:
- Después de hacer clic en el signo más para agregar un nuevo miembro del equipo, haga clic en + Invitar a nuevo miembro del equipo.
- Ingrese el nombre, apellido y dirección de correo electrónico de la persona.
- Haga clic en el menú desplegable Permisos de la Sala de licitaciones para seleccionar permisos para el nuevo miembro:
- Seleccione los permisos de "Ocultar información de licitación" si no desea compartir la información financiera de la oferta con ellas. Esto les permitirá que aún reciban correos electrónicos y responda a las RFI.
O - Seleccione "Acceso completo" si desea que puedan colaborar completamente en esta oferta.
- Seleccione los permisos de "Ocultar información de licitación" si no desea compartir la información financiera de la oferta con ellas. Esto les permitirá que aún reciban correos electrónicos y responda a las RFI.
- Haga clic en Enviar invitación.