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Procore

Definir una estrategia de implementación de Procore

Contexto

Durante la fase de implementación de su implementación de Procore, su equipo interno de implementación/capacitación debe reunirse para discutir cómo implementará Procore con éxito en el futuro.

Aspectos para tener en cuenta

Para ayudar a definir su estrategia de implementación de Procore, debe tener en cuenta los siguientes ítems.

  • ¿Quiénes son los miembros de su Comité Procore interno?
    Es importante identificar a las pocas personas que se convertirán en expertos internos de Procore dentro de su organización. Servirán como un recurso valioso de capacitación/soporte, además de brindar una guía detallada al definir las mejores prácticas de su compañía.
  • ¿Cómo incorporará con éxito nuevos miembros y los capacitará sobre cómo usar Procore correctamente?
    Cuando se contratan nuevos empleados, ¿cuál es la mejor manera de agilizar su proceso de incorporación para asegurarse de que recibirán la capacitación adecuada sobre cómo usar Procore a SU manera? A continuación se muestra una lista de recursos que puede utilizar para capacitar a colaboradores internos y externos.
  • ¿Cuáles son sus mejores prácticas de Procore?
    Es importante documentar los procedimientos específicos de su compañía para fomentar el uso constante de Procore por parte de todas las partes interesadas clave.
  • ¿Qué proyectos utilizarán Procore?
    Por ejemplo, tal vez desee que todos los proyectos nuevos se administren en Procore. Por lo general, si un proyecto ya ha comenzado y actualmente se está administrando con su solución de administración de construcción anterior, no se recomienda cambiar a Procore a mitad del proyecto. Sin embargo, si desea cambiar a mitad del proyecto, primero debe discutirlo con su Gerente de Implementación.

Fases de implementación

A continuación, se muestran las estrategias de implementación de Procore más comunes para nuestros clientes. Obtener la aceptación temprana de sus equipos del proyecto es fundamental para lograr la adopción en toda la compañía. Independientemente de la estrategia de implementación elegida, es importante identificar a las personas clave que actuarán como su Gerente de Implementación Procore interno para cada oficina, división o unidad comercial. Trabaje en estrecha colaboración con su gerente de implementación de Procore para obtener información y orientación durante esta etapa crítica del proceso de implementación.

Se recomienda que Procore se implemente utilizando un enfoque "por fases" en lugar de un enfoque "instantáneo". Las estrategias más comunes de implementación son:

  • Implementación en oficinas: implemente primero en las oficinas corporativas y luego estratégicamente en las sucursales.
  • Implementación en unidades de negocio/sectores de mercado: implemente por sector de mercado (es decir, comercial, industrial, etc.)
  • Fecha de inicio del proyecto: implemente los proyectos cronológicamente a medida que entren en línea.
Requisitos de formación para la implementación en nuevos equipos del proyecto

Procore debe implementarse en los grupos o proyectos definidos en un enfoque por fases. Que generalmente se ve así (más detalles de cada fase a continuación):

  • Fase 1
    Aprox. 2-3 semanas antes del uso requerido de Procore, se invita a los usuarios y se les agrega a un proyecto de prueba. Al mismo tiempo, se envía un correo electrónico separado a los usuarios informándoles sobre Procore y lo que se requiere de ellos para la capacitación.
  • Fase 2
    Aprox. 1 semana antes del uso requerido, el gerente de implementación interno programa y ejecuta 1 o varias sesiones de capacitación.
  • Fase 3
    Luego, los usuarios comienzan a usar el sistema y los gerentes de implementación internos se registran a intervalos regulares para ver si hay preguntas y asegurarse de que los usuarios estén utilizando el sistema según lo previsto.

Fase 1

Antes de que se ponga en línea un nuevo equipo del proyecto, los empleados deben completar las certificaciones basadas en roles de Procore, asistir a seminarios web de capacitación semanales y tener acceso al proyecto de prueba en el entorno de pruebas. Detalles abajo:

  • Proyecto de prueba en el entorno de pruebas: invite a todos los empleados nuevos al proyecto de prueba en el entorno de prueba pruebas. Este proyecto de prueba proporciona un área para practicar y revisar el material que se cubre en el Programa de certificación de Procore.
  • Certificación de Procore: Procore ofrece cursos de capacitación tanto fundamentales como basados en roles para enseñar a los nuevos usuarios los conceptos básicos del sistema. Todos los cursos son a su propio ritmo y constan de videos de capacitación y cuestionarios específicos para cada herramienta.

Dos semanas antes de la fecha de inicio del proyecto:

Agregue usuarios al directorio del proyecto e invítelos a Procore. A su vez, envíeles este correo electrónico por separado, editando el contenido para tener en cuenta la capacitación que requiere de ellos.

Hola, [ROLE]:

Me complace anunciar que nuestra organización compró recientemente el software Procore como una herramienta para mejorar y agilizar nuestros esfuerzos de administración de proyectos. Esta decisión es la culminación de meses de investigación por parte de miembros selectos del equipo del proyecto para identificar la mejor solución de administración de proyectos del mercado.

El siguiente paso es lograr que todos nuestros equipos de proyectos utilicen el sistema. Para comenzar este proceso, recibirá un correo electrónico de invitación con el asunto "Bienvenido a Procore" que le permitirá configurar su ROL de usuario y contraseña para acceder a nuestra cuenta de Procore. Una vez recibido, complete los requisitos de capacitación descritos en el artículo.

Tendremos una reunión de capacitación para repasar todas las funciones y responsabilidades el [insertar fecha]. Antes de esa reunión, complete lo siguiente:

Certificación de Procore

Seminarios web de capacitación [dicte cuáles necesita]

Gracias de antemano por adoptar esta herramienta y por todos sus esfuerzos mientras continuamos esforzándonos por alcanzar la excelencia en todo lo que hacemos.

Fase 2

Una vez que se completen los ítems anteriores, el equipo de implementación de su organización debe trabajar con los nuevos equipos de proyectos para poner los proyectos iniciales en línea e invitar a los usuarios a sus proyectos reales si aún no lo han hecho. Los gerentes de proyectos de implementación deben realizar sesiones de capacitación con los equipos de su proyecto para garantizar la adopción completa del sistema. Recomendamos elaborar un programa de capacitación del proyecto como se describe a continuación:

  • Permisos de usuario y creación de proyectos
    • Revise los permisos para cada rol del proyecto
    • Analice el proceso de creación del proyecto
  • Administración del plan
    • Revise el proceso de carga de planos y la funcionalidad de la obra acabada
    • Revise el proceso de carga de especificaciones y la administración de revisiones
  • Administración de presupuestos y contratos
    • Revise el proceso de carga del presupuesto
    • Demuestre el proceso de compra
  • Administración de cambios
    • Revise el flujo de trabajo y la creación de procesos para Eventos extraordinarios, Cotizaciones y Órdenes de cambio
  • Colaboración y herramientas móviles
    • Revise el flujo de trabajo y la creación de procesos para RFI y Submittals
    • Resalte la capacidad móvil para los miembros del equipo de campo
      • Administración de registros diarios
      • Gestión de la calidad
      • Fotos de progreso

Fase 3

Una vez que los usuarios han pasado por una sesión en la que se han establecido los requisitos específicos de su organización, y tienen un conocimiento sólido del sistema y lo que se requiere de ellos, pueden comenzar a usar el sistema.

Educación continua para Procore

 

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