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Procore

¿Cómo Procore completa automáticamente los montos en una factura de propietario?

Contexto

Al crear una factura de propietario, Procore ahorra tiempo al completar automáticamente los datos que ve en la factura extrayendo datos de otras herramientas de Procore. Esto incluye:

Respuesta

Después de crear una factura del propietario, un mensaje de confirmación le pide que decida si desea que Procore complete automáticamente los campos de la factura con los montos ingresados en las OCC, costos directos y facturas de su proyecto.

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Al responder a este mensaje, tiene las siguientes opciones:

 
 

  • Cancelar Cierra la ventana.
  • No gracias. NO permite que Procore realice automáticamente la factura.
  • . Permite a Procore completar automáticamente los importes de la factura. Procore incluye solo los montos del período de facturación actual. La factura está diseñada para facturar por 'División' y 'Código de costo'. También incluye automáticamente datos de las columnas 'Trabajo completo' y 'Materiales almacenados actualmente'.
     Recomendación

    Para asegurarse de que Procore incluya los valores en dólares que desea, asegúrese de que los siguientes ítems coincidan con la "División" o el "Código de costo" en la partida del contrato primario;

    • El código de costo y el tipo de costo en la factura del propietario deben coincidir con los del contrato primario.
    • El código de costo y el tipo de costo en cualquier partida de costo indirecto deben coincidir con los del contrato primario.  
    Cuando hace clic en en el mensaje de confirmación, los archivos PDF de facturas relevantes y cualquier archivo PDF adjunto de facturas y costos directos del período de facturación de contrato seleccionado se combinarán en un solo archivo PDF y se adjuntarán automáticamente a su nueva factura del propietario en el campo Archivos adjuntos.

Cómo Procore usa sus datos para autocompletar la requisición 

Para que Procore complete correctamente una factura utilizando los montos de su factura y los costos directos para el período de facturación de un contrato, debe cumplirse lo siguiente:

Para importes de costos indirectos

  • Los montos de los costos indirectos deben tener el estatus de Aprobado.
  • La "Fecha de recepción" debe estar dentro del período de facturación de contrato "Fecha de inicio" y "Fecha de finalización".
  • Solo se copiarán los costos indirectos de la herramienta Costos indirectos del proyecto. 
     Importante
    Para los clientes que utilizan la herramienta Integraciones de ERP, tenga en cuenta que Procore NO copia los costos directos de ERP a las facturas del propietario.

Para montos de una requisición

  • La requisición debe estar asociada con el período de facturación de contrato seleccionado.
  • La requisición debe tener el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente del propietario.
  • La requisición debe tener al menos una (1) partida.
  • Las partidas de la requisición deben cumplir una de las siguientes condiciones: 
    • El código de costo y el tipo de costo en la partida deben coincidir con el código de costo y el tipo en la requisición y/o la partida de costo directo.
      O
    • El código de costo de la partida debe pertenecer a la división. Por ejemplo, supongamos que hay una partida en una requisición para el código de costo 03-300 y una partida separada para la división 03. En este escenario, el monto de la partida para el código de costo 03-300 se copiará a la partida para la división 03.
       Precaución

      Si una requisición tiene varias partidas en una subcontractor invoice o una partida de costo indirecto que comparte el mismo código de costo y tipo de costo, es importante tener en cuenta que Procore duplicará la cantidad en AMBAS partidas en la requisición de propietario, doblando el monto de la requisición. Para evitar este comportamiento, es importante que se asegure de tener solo una partida por combinación de código de costo/tipo de costo.  

  • Si elige compilar la copia de seguridad de su requisición (consulte Compilar copias de seguridad de la factura), la copia de seguridad compilada se adjuntará a su factura. La copia de seguridad de la factura compilada también incluirá la versión de DocuSign© de los PDF (si se está utilizando la integración con DocuSign©).

Para costos indirectos e importes de requisiciones

  • Una vez creada la factura del propietario, no pueden copiar automáticamente los valores de las requisiciones ni los costos directos a esa factura en un momento posterior. En su lugar, debe ingresar manualmente las cantidades.
  • Solo se copian las requisiciones y los importes de costos directos. Si la requisición copiada y el costo directo se revisan después de que se completa la acción de copia, la factura del propietario no se actualiza con los montos revisados.
  • Si el método de contabilidad de un contrato se basa en unidades/cantidades, solo se copia el valor. La cantidad NO se refleja en la factura del propietario. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o contrato primario?

Información adicional

  • Los montos facturados por OCC se completan automáticamente desde la requisición a la factura del propietario cuando las partidas tienen lo siguiente:
    • La OCCP y su OCC correspondiente deben estar en la misma partida que el evento extraordinario para el que se crearon los ítems (los proyectos deben tener habilitados los eventos extraordinarios).
    • Las partidas tienen órdenes de cambio desglosadas por partida. Por defecto, esta función se habilita automáticamente en proyectos Procore creados a partir del 29 de marzo de 2018. 
  • Al completar automáticamente los datos, estos datos se copian de las facturas de contrato (o costos directos) y se ingresan en la pestaña "Detalles" de su factura del propietario:
    • Los importes de la columna "Trabajo completado (este período)" en las facturas de contrato y los costos directos se copian en la columna "Trabajo completado (este período)" de la factura del propietario.
    • Los montos de la columna "Materiales almacenados actualmente" en las facturas de contrato se copian en la columna "Materiales almacenados actualmente" de la factura del propietario.