¿Cómo funciona la integración de SharePoint en la herramienta Gestión de documentos?

¿Qué es la integración de SharePoint para la gestión de documentos?

La integración nativa de SharePoint permite a los miembros del equipo del proyecto y a los colaboradores externos con permisos de carga vincular archivos directamente desde sitios de Microsoft 365 SharePoint a la herramienta de gestión de documentos de Procore (disponible tanto en Documentos como en Cargas pestañas) sin tener que descargar y volver a cargar archivos manualmente. Un proyecto admite hasta cinco (5) conexiones activas de inquilinos de SharePoint, que los Administradores del proyecto pueden administrar a través del Administrador de integración en Ajuste del proyecto.

¿Esta integración admite una sincronización continua y en vivo?

No. Este es un método de admisión de archivos de una sola vez, no una sincronización continua en vivo. No sincroniza automáticamente los cambios ni se actualiza según un programa de forma predeterminada.

¿Cuáles son el tamaño del archivo y los límites de lote de carga?

• Límite de lotes: Puede vincular hasta 500 archivos por acción.

• Límite de tamaño: El tamaño del archivo máximo es de 1 GB por archivo.

• Archivos vacíos: Los archivos vacíos (0 bytes) están bloqueados y se activará un mensaje de error.

¿Los archivos de SharePoint tienen las mismas características que las cargas normales?

Sí. Una vez que los archivos terminan de procesarse, tienen una paridad de funciones completa con las cargas manuales estándar, incluida la captura automatizada de metadatos, la configuración de atributos y los flujos de trabajo de nivel inferior.

¿Quién puede usar esta función y hay alguna restricción?

• Usuarios elegibles:

  • Para conectar un sitio de SharePoint: Requiere permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Gestión de documentos para gestionar la configuración inicial de la integración y la conexión al sitio.

  • Para vincular y cargar archivos desde SharePoint: Requiere permisos de nivel "Estándar" o 'Administrador' en la herramienta Gestión de documentos con el permiso 'Cargar nuevos archivos' habilitado (disponible tanto para empleados de la compañía del proyecto como para colaboradores externos).

• Límites de conexión: Un solo proyecto admite hasta cinco (5) conexiones de inquilino de SharePoint activas. Si un proyecto alcanza este límite, no se pueden vincular sitios adicionales hasta que un Administrador de proyecto deshabilite una conexión existente en Ajuste del proyecto > Integración Manager.

• Límites de la plataforma: Actualmente, la función es solo para la web. No hay soporte de vinculación de aplicaciones móviles en este momento.

• Visibilidad: la integración respeta los permisos de SharePoint del usuario final. Los usuarios solo pueden ver y examinar el contenido de SharePoint al que ya tienen permiso para acceder en su entorno de Microsoft.

Consulte ¿Por qué no puedo vincular o cargar archivos desde un sitio de SharePoint y qué sucede con mis archivos existentes si se deshabilita una conexión?

¿Por qué un usuario puede iniciar sesión correctamente en SharePoint, pero la sincronización o importación de archivos sigue fallando?

Esto ocurre debido a una discrepancia de permisos común. Si bien un usuario individual puede autenticarse correctamente con sus credenciales personales para examinar archivos, el proceso de importación o sincronización de backend fallará si la autorización inicial del administrador a nivel de aplicación está incompleta.

Para resolver esto, el administrador de TI/SharePoint debe completar los pasos de configuración administrativa por primera vez para asegurarse de que la sincronización de back-end tiene la autoridad para recuperar los archivos.

¿Por qué mis cargas no son inmediatas una vez que vinculo archivos desde SharePoint?

El procesamiento de archivos se gestiona de forma asíncrona para garantizar la escala, el rendimiento del sistema y la fiabilidad. Los trabajos de carga más grandes pueden tardar unos minutos en procesarse. Puede verificar el progreso y el estatus de sus archivos vinculados navegando a la pestaña Todas las cargas de documentos.

¿Por qué un usuario puede iniciar sesión correctamente en SharePoint, pero la sincronización o importación de archivos sigue fallando?

Esto ocurre debido a una discrepancia de permisos común. Si bien un usuario individual puede autenticarse correctamente con sus credenciales personales para examinar archivos, el proceso de importación o sincronización de backend fallará si la autorización inicial del administrador a nivel de aplicación está incompleta.

Para resolver esto, el administrador de TI/SharePoint debe completar los pasos de configuración administrativa por primera vez para asegurarse de que la sincronización de back-end tiene la autoridad para recuperar los archivos.

¿Por qué mis cargas no son inmediatas una vez que vinculo archivos desde SharePoint?

El procesamiento de archivos se gestiona de forma asíncrona para garantizar la escala, el rendimiento del sistema y la fiabilidad. Los trabajos de carga más grandes pueden tardar unos minutos en procesarse. Puede verificar el progreso y el estatus de sus archivos vinculados navegando a la pestaña Todas las cargas de documentos.

Para obtener más información, vea cómo vincular archivos de SharePoint a la herramienta de gestión de documentos y cómo administrar las conexiones de SharePoint en el Administrador de integración en la herramienta de administración de documentos