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Procore

¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Administración de documentos?

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disponibilidad regional
La herramienta Administración de documentos está disponible para cuentas en los siguientes países: Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda. Todavía no está disponible para las cuentas de Procore en los EE. UU. Para obtener más información, comuníquese con su punto de contacto de Procore.

Contexto

En lugar de tener que establecer manualmente los permisos para una carpeta o documento, la herramienta de gestión de documentos utiliza una combinación de diferentes permisos y configuraciones para agilizar el acceso a los documentos y determinar quién puede realizar determinadas acciones en la herramienta. Los usuarios pueden tener permisos "Estándar" o de 'Administrador' para la herramienta de Gestión de documentos en sí, pero deberán agregarse a grupos de permisos para ver tipos específicos de documentos y cargar o enviar archivos.

 Importante
Los administradores a nivel de compañía no tendrán acceso automáticamente a los ítems de la herramienta Gestión de documentos. Los administradores deben pertenecer al grupo de permisos correcto para acceder, cargar y enviar archivos en la herramienta Gestión de documentos.

Respuesta

La herramienta de gestión de documentos utiliza dos niveles de permisos: permisos generales de la herramienta Procore para otorgar acceso a la herramienta en sí y grupos de permisos flexibles para otorgar acceso a revisiones de documentos individuales en función de sus atributos.

Se pueden crear grupos de permisos para diferentes roles de usuario o compañías en el proyecto, y puede establecer reglas específicas para controlar automáticamente a qué revisiones de documentos tienen acceso estos grupos y a qué nivel deben tener acceso (p. ej. Visualizador, Desarrollador o Administrador ). Permisos se pueden personalizar aún más en la Permisos pestaña de la página Configurar ajustes y dentro de permiso plantillas para la herramienta Flujos de trabajo.

Gestión documental Permisos Pestaña

Detalles

 Nota:

  • Los permisos basados en acciones ("Cargar nuevos archivos" y "Enviar nuevos archivos") se asignan dentro de un grupo de permisos.

  • Se selecciona un tipo de permiso ( 'Administrador', 'Desarrollador', Visualizador ') para cada grupo de permisos para determinar el tipo de acceso que se otorgará al grupo. Las acciones disponibles para estos tipos se especifican en la sección 'Permisos de documento'. Consulte Ver y administrar permisosde documentos.

  • Los atributos del documento se seleccionan cuando un grupo de permisos solo debe tener acceso a documentos específicos.

A continuación se explican los diferentes tipos de permisos utilizados:

  • Permisos generales de la herramienta

  • Grupos de permisos

  • Permisos de documento

  • Permisos de flujo de trabajo

Permisos generales de la herramienta

Dado que el acceso a los documentos se administra principalmente con grupos de permisos a los que se les asigna acceso automáticamente en función de atributos específicos del documento, los permisos de "Solo lectura" no existen para la herramienta. Se pueden asignar permisos "Ninguno" a los usuarios que no necesitan acceso a ningún documento dentro de la herramienta Gestión de documentos.

En general, solo los usuarios que necesitan administrar la configuración de documentos y permiso, ver todos los archivos cargados en la pestaña "Cargas" y crear vistas guardadas del proyecto deben asignarse 'Administrador' permiso a la herramienta Gestión de documentos. Los permisos adicionales, como la capacidad de cargar y enviar archivos, se otorgan a través de grupos de permisos (consulte la sección Grupos de permisos a continuación). Para obtener una lista de las acciones que los usuarios pueden realizar con los permisos adecuados, consulte la Matriz de Gestión de documentos Permisos.

2024 08 09 Permisos generales de la herramienta Flujos de trabajo

Grupos de permisos

Los grupos de permisos , que son creados y administrados por usuarios de nivel 'Administrador' en la página Configurar ajustes de la herramienta, se utilizan para controlar permisos adicionales para los miembros del equipo del proyecto. Consulte Crear un grupo de permisos para la herramienta de gestión de documentos.

Después de agregar personas o grupos a un grupo de permisos, podrá personalizar los permisos como se explica a continuación:

Cargar y enviar Permisos

Los grupos de permisos tienen dos permisos basados en acciones para controlar quién puede cargar y enviar documentos al proyecto:

  • Cargar nuevos archivos: Otorga la capacidad de cargar archivos locales o vincular archivos de forma nativa directamente desde una cuenta de Microsoft SharePoint conectada mediante el botón Vincular desde SharePoint .
    Nota: La vinculación de archivos de SharePoint está restringida a los empleados del directorio interno del proyecto y la empresa; Los colaboradores externos no pueden vincular sitios de SharePoint aunque posean permisos de carga.

  • Enviar nuevos archivos

Cargar permisos de envío

Si desea permitir que ciertos usuarios carguen archivos y completen información, pero que otra persona envíe archivos, puede habilitar el permiso "Cargar nuevos archivos" y deshabilitar "Enviar nuevos archivos".

 Importante

  • Para cargar archivos en la herramienta, se debe agregar un usuario a un grupo de permisos de administración de documentos que tiene habilitado el permiso "Cargar nuevos archivos" (que se muestra en la imagen a continuación). Permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos solo NO otorga al habilidad cargar archivos.

  • Los grupos de permisos no se aplican a los archivos de la pestaña "Cargas". Los usuarios con permisos de 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos pueden ver todos los archivos que se han cargado en la pestaña Cargas, mientras que los usuarios con permisos de nivel 'Estándar' solo pueden ver los archivos que cargaron.

Tipos de permisos y acceso al documento

Al crear o editar un grupo de permisos, puede hacer clic en Conceder permisos para personalizar los permisos de documento para el grupo.

Deberá seleccionar uno de los tres tipos de permisos ('Administrador', 'Desarrollador' o 'Visualizador') para el grupo y, a continuación, elegir si estos permisos deben aplicarse a todos los documentos de la herramienta o solo a los documentos con ciertos atributos (como Tipo o Estatus).Panel Otorgar permiso

Nota:

  • Las acciones disponibles para los tres tipos de permiso de documentos se enumeran y gestionan en la sección "Permisos de documentos" del Permisos pestaña. Consulte Ver y administrar permisos de documentos en la herramienta Gestión de documentos.

  • Si se agrega un usuario a más de un grupo de permiso, se respetan los permisos de nivel más alto. Por ejemplo, si un usuario existe en un grupo de permiso que tiene el habilidad a "Cargar nuevos archivos", pero se agrega a un grupo diferente sin permiso para cargar, aún puede cargar archivos en la herramienta.

  • Permisos se puede controlar con más detalle en las secciones "Permisos de documentos" y "Flujo de trabajo Permisos " del Permisos pestaña, como se explica a continuación.

Para obtener más información sobre cómo crear y asignar grupos de permisos, consulte Crear un grupo de permisos para la herramienta Gestión de documentos y tutoriales adicionales de grupos de permisos en la página Tutoriales.

Permisos de documento

La sección "Permisos de documento" de la página Configurar ajustes de la herramienta Gestión de documentos es donde puede personalizar las acciones que las personas y los grupos pueden realizar en los documentos a los que tienen acceso (que no están en un flujo de trabajo). Consulte Ver y administrar permisos de documentos en la herramienta Gestión de documentos.

Los documentos que estos niveles de permiso pueden ver o administrar se especifican al crear o editar un grupo de permisos.

Permisos del documento DM

Permisos de flujo de trabajo

 Importante
Flujo de trabajo Permisos solo son relevantes si su organización utiliza la herramienta Flujos de trabajo en Procore.

Además de agregarse a un grupo de permisos, acciones relacionados con los flujos de trabajo dentro de la herramienta Administración de documentos pueden requerir permisos en las siguientes áreas en Procore:

Permisos granulares del flujo de trabajo (plantilla de permisos del proyecto)

La siguiente tabla enumera los permisos granulares que están disponibles para otorgar a los usuarios en una plantilla de permisos del proyecto.

Nombre de permiso granular

Descripción granular del permiso

Ver plantillas de flujo de trabajo

Otorga a los usuarios el privilegio de ver la plantilla de un documento con un personalizado flujo de trabajo.

Ver el historial completo del flujo de trabajo

Otorga a los usuarios el privilegio de ver todo el historial de un personalizado flujo de trabajo.

Ver solo el historial de pasos anteriores

Otorga a los usuarios el privilegio de ver el paso anterior de un flujo de trabajo de documento cuando participan en el flujo de trabajo.

Puede ser administrador de flujo de trabajo

Otorga a los usuarios el privilegio de actuar como administrador de flujo de trabajo para documentos en el proyecto.

Puede iniciar flujos de trabajo

Otorga a los usuarios el privilegio de iniciar flujos de trabajo personalizados para los documentos del proyecto.

Configurar plantillas de flujo de trabajo

Otorga a los usuarios el privilegio de configurar plantillas de personalizado flujo de trabajo para los documentos del proyecto.

Permisos de flujo de trabajo (página de configuración de ajustes de la herramienta de administración de documentos)

 Importante
El 'Flujos de trabajo' pestaña de la página Configurar ajustes solo está visible si su organización está utilizando la herramienta Flujos de trabajo en Procore.

Dm Flujo de trabajo Permisos

Ver también