Administración de documentos: preguntas frecuentes generales

¿Por qué Procore decidió crear una nueva herramienta para documentos?

Mientras la herramienta Documentos originales de Procore aún es elogiada ampliamente en la industria por su habilidad para servir a varias partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las necesidades de los clientes de Procore están cambiando rápidamente. Algunas de estas necesidades están dirigidas por requisitos reglamentarios, como ISO 19650 y 9001. Otras necesidades están dirigidas por deseos de optimizar los flujos de trabajo para respaldar un mejor acceso y la colaboración con, la información.

El objetivo con esta nueva solución no solo es admitir el cumplimiento y las necesidades de flujo de trabajo de los clientes, sino que lo haga de una manera que esté totalmente integrada en la plataforma y herramientas de Procore. Esto permitirá a los clientes administrar verdaderamente su información a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la preconstrucción a través del cierre.

WHat es la diferencia entre las herramientas de administración de documentos y documentos de Procore?

Para una comparación de las dos herramientas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre las herramientas "Documentos" y "Administración de documentos" en Procore?

¿Cómo pueden los usuarios de campo ver los documentos de construcción aprobados en su dispositivo móvil?

Los usuarios de dispositivos móviles pueden ver los documentos aprobados en la herramienta Gestión de documentos en las aplicaciones móviles de Procore para iOS y Android. Puede restringir su acceso solo a los documentos aprobados. Cuando un usuario abre un documento para verlo, se descarga en su dispositivo en ese momento.

¿Qué metadatos se pueden completar automáticamente?

Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos?

¿Quién puede agregar anotaciones a un documento?

Solo las personas asignadas de flujo de trabajo pueden agregar anotaciones a un .pdf Documento. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos.

¿La herramienta Administración de documentos admite carpetas?

Las carpetas no son compatibles con la herramienta Administración de documentos porque pueden aumentar la posibilidad de que un documento pierda su única fuente de verdad.

Para organizar los archivos de una manera visual similar a las carpetas, puede crear "vistas guardadas" que permiten a los usuarios acceder rápida y fácilmente a documentos específicos. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente los documentos relevantes en función de los filtros aplicados y los permisos de los documentos, al tiempo que conservan una única fuente de verdad para cada documento.

¿Cómo agrupo y organizo mis documentos para una fácil navegación?

Puede crear "vistas guardadas" personalizadas para acceder rápida y fácilmente a documentos específicos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos pueden crear vistas para que las usen todos los participantes en el proyecto.

Además de las vistas guardadas, también hay varias formas de navegar por sus documentos:

• Aplicar filtros y ordenar los resultados. Incluso puede filtrar por "Yo" para ver los documentos creados o actualizados por usted. Consulte Buscar y filtrar documentos en la herramienta Gestión de documentos.

• Muestre, oculte o reordene cualquier columna de datos. Consulte Configurar su vista en la herramienta Gestión de documentos.

¿Cómo reciben notificaciones los usuarios cuando nuevos documentos estén disponibles para ellos?

Los usuarios asignados a un paso del flujo de trabajo de aprobación serán notificados por correo electrónico cuando sea su turno de aprobar un documento. Además, los administradores de la herramienta de gestión de documentos pueden seleccionar notificar a las personas o grupos de distribución sobre nuevos documentos en la pestaña Cargas o cuando alguien carga una nueva revisión de documento que cumple con un criterio particular de vista guardada. Por ejemplo, notifique a un equipo cuando alguien cargue una nueva versión de un plano eléctrico aprobado. Los destinatarios hacen clic en un enlace en la notificación por correo electrónico para ver eficientemente el plano actualizado.

¿Puedo ver qué cambios ocurrieron en los documentos y cuándo?

Sí, los administradores y usuarios con permisos adecuados pueden ver todos los cambios en los atributos y metadatos de un documento, junto con cuando se produzcan esos cambios. Consulte Ver historial de cambios para documentos en la herramienta Administración de documentos.

¿La herramienta Gestión de documentos se conecta a la herramienta Planos?

Sí, puede abrir archivos de Gestión de documentos en la herramienta Planos. En lugar de llevar el mismo documento a través del proceso de carga completo en ambas herramientas, hágalo una vez en la herramienta Gestión de documentos. Luego, desde el selector de archivos en la herramienta Planos, busque ese documento y tráigalo rápidamente con todos los metadatos adjuntos. Más información en ¿Qué sucede cuando importo un archivo de gestión de documentos a la herramienta Planos?

¿La administración de documentos se integra con aplicaciones de terceros?

Si bien aún no hay integraciones con aplicaciones de terceros, trabajaremos en estrecha colaboración con nuestros socios externos para crear nuevas integraciones con la herramienta administración de documentos.

¿La herramienta Administración de documentos se integra con la herramienta Documentos a nivel compañía?

No, no hay integración con las herramientas Documentos a nivel compañía o proyecto.

¿Habrá una migración de archivos desde la herramienta Documentos a la herramienta Administración de documentos?

No, no habrá ninguna migración automática de datos entre la herramienta Documentos y Administración de documentos. Si desea transferir datos entre las dos herramientas, deberá descargar documentos desde la herramienta Documentos y cargarlos en la herramienta Administración de documentos.

¿Hay atajos de teclado disponibles al ver archivos en Gestión de documentos?

Sí. El Visor unificado en la Gestión de documentos admite métodos abreviados de teclado completos para la navegación, las herramientas de medición, la creación de anotaciones y los conmutadores de paneles (como RFI, Observaciones e ítems punch). Para ver la lista completa de accesos directos disponibles mientras visualiza un documento, presione ? en su teclado. Consulte ¿Qué métodos abreviados de teclado están disponibles en el Visualizador unificado?

¿Puedo exportar el historial de flujo de trabajo de un documento?

Sí. Los usuarios con la permiso "Ver Flujo de trabajo historial" pueden exportar flujo de trabajo historial en formato PDF o CSV para ítems individuales o en masivo (hasta 300 documentos a la vez) directamente desde el Documentos pestaña.

¿Puedo descargar documentos con anotaciones de forma masiva?

Sí. Puede seleccionar varios documentos en la Documentos pestaña y hacer clic en Descargar > documento con anotaciones. Puede optar por exportar anotaciones públicas, anotaciones privadas (solo las creadas por usted) o anotaciones de flujo de trabajo.

¿La gestión de documentos es compatible con las plantillas de proyectos de Procore?

Sí. Al crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla de proyecto de Procore con Gestión de documentos habilitado, el sistema transfiere automáticamente las colecciones guardadas, las vistas guardadas (compartidas con "Todos en el proyecto"), los ajustes de grupo de permisos personalizados, los conjuntos de campos/campos personalizados de documentos, los estándares de nomenclatura, flujos de trabajo predeterminados y originadores.
Nota: Las asignaciones de usuarios individuales a grupos de permisos y la configuración de notificaciones no se copian y deben configurarse manualmente después de crear el proyecto.

¿Puedo recuperar archivos cargados o marcadores de posición eliminados de la pestaña Cargas?

Sí. Al eliminar una carga o un marcador de posición, se elimina temporalmente el ítem y se mueve a la colección Marcadores de posición y cargas dentro de la bandeja de reciclaje. Los metadatos del archivo original (fecha de carga, cargador, tamaño del archivo y ruta) se conservan, lo que permite a los usuarios autorizados con permisos de la pestaña Cargas ver y descargar archivos reciclados en cualquier momento.

¿Qué es un Paquete en Gestión de documentos?

Un Paquete es un contenedor dedicado que se utiliza para agrupar documentos y marcadores de posición relacionados junto con metadatos únicos a nivel de paquete, detalles de responsabilidad y medidas de progreso en tiempo real (incluida la finalización de contenido, el cumplimiento de marcadores de posición y flujo de trabajo estatus).

¿Agregar un documento a un Paquete cambia sus permisos?

No. El acceso a los documentos dentro de un Paquete se rige estrictamente por los permisos existentes a nivel de documento. Si un usuario ve un Paquete que contiene archivos a los que no tiene permiso para acceder, esos archivos se ocultan y las estadísticas de progreso se recalculan automáticamente para reflejar solo los documentos que puede ver.

¿Puede un mismo documento pertenecer a varios paquetes?

Sí. Se puede agregar una sola versión de documento o marcador de posición a varios paquetes simultáneamente sin duplicar archivos ni interferir con los flujos de trabajo nativos.