Administración de documentos: preguntas frecuentes generales
Contexto
La herramienta administración de documentos de Procore permite a los usuarios organizar, acceder, colaborar, aprobar y administrar permisos para documentos a lo largo del ciclo de vida de la construcción. Consulte Administración de documentos, Administración de documentos (iOS)y Administración de documentos (Android).
Respuesta
A continuación se muestra una lista de preguntas frecuentes generales para la versión limitada (Beta) de la herramienta Administración de documentos. Para obtener artículos más detallados, consulte la pestaña Preguntas frecuentes .
¿Por qué Procore decidió crear una nueva herramienta para documentos?
Mientras la herramienta Documentos originales de Procore aún es elogiada ampliamente en la industria por su habilidad para servir a varias partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las necesidades de los clientes de Procore están cambiando rápidamente. Algunas de estas necesidades están dirigidas por requisitos reglamentarios, como ISO 19650 y 9001. Otras necesidades están dirigidas por deseos de optimizar los flujos de trabajo para respaldar un mejor acceso y la colaboración con, la información.
El objetivo con esta nueva solución no solo es admitir el cumplimiento y las necesidades de flujo de trabajo de los clientes, sino que lo haga de una manera que esté totalmente integrada en la plataforma y herramientas de Procore. Esto permitirá a los clientes administrar verdaderamente su información a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la preconstrucción a través del cierre.
WHat es la diferencia entre las herramientas de administración de documentos y documentos de Procore?
Para una comparación de las dos herramientas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre las herramientas "Documentos" y "Administración de documentos" en Procore?
¿Cómo pueden los usuarios de campo ver los documentos de construcción aprobados en su dispositivo móvil?
Los usuarios móviles pueden ver documentos aprobados en la herramienta Administración de documentos en las aplicaciones móviles procore para iOS y Android. Puede restringir su acceso solo a documentos aprobados. Cuando un usuario abre un documento para ver, se descarga en su dispositivo en ese momento.
¿Qué metadatos se pueden completar automáticamente?
¿Quién puede agregar anotaciones a un documento?
Solo las personas asignadas de flujo de trabajo pueden agregar anotaciones a un .pdf Documento. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos.
¿La herramienta Administración de documentos admite carpetas?
Las carpetas no son compatibles con la herramienta Administración de documentos porque pueden aumentar la posibilidad de que un documento pierda su única fuente de verdad.
Para organizar archivos de una manera visual similar a las carpetas, puede crear "vistas guardadas" que permiten a los usuarios acceder rápidamente y fácilmente a documentos específicos. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Administración de documentos. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente documentos relevantes basados en filtros aplicados y permisos de documento mientras preserva una única fuente de verdad para cada documento.
¿Cómo agrupo y organizo mis documentos para una fácil navegación?
Puede crear "vistas guardadas" personalizadas para acceder rápidamente y fácilmente a documentos específicos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Administración de documentos. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta Administración de documentos pueden crear vistas para que todos los usuarios del proyecto utilicen.
Aparte de las vistas guardadas, también hay varias formas de navegar por sus documentos:
- Aplicar filtros y ordenar resultados. Incluso puede filtrar por "Yo" para ver documentos creados o actualizados por usted. Consulte Buscar y filtrar documentos en la herramienta Administración de documentos.
- Mostrar, ocultar o reordenar cualquier columna de datos. Consulte Configurar su vista en la herramienta Administración de documentos.
¿Cómo reciben notificaciones los usuarios cuando nuevos documentos estén disponibles para ellos?
Los usuarios que están asignados a un paso de flujo de trabajo de aprobación serán notificados por correo electrónico cuando sea su turno para aprobar un documento. No se enviarán otras notificaciones automáticas por la herramienta Administración de documentos en este momento.
¿Puedo ver qué cambios ocurrieron en los documentos y cuándo?
Sí, los administradores y usuarios con permisos adecuados pueden ver todos los cambios en los atributos y metadatos de un documento, junto con cuando se produzcan esos cambios. Consulte Ver historial de cambios para documentos en la herramienta Administración de documentos.
¿La herramienta Administración de documentos se integra con la herramienta Planos?
No, actualmente no hay integración con la herramienta Planos. Si desea cargar planos desde la herramienta Administración de documentos a la herramienta Planos, primero deberá descargarlos desde la herramienta Administración de documentos. Consulte Descargar documentos desde la herramienta Administración de documentos y Cargar planos.
¿La administración de documentos se integra con aplicaciones de terceros?
Si bien aún no hay integraciones con aplicaciones de terceros, trabajaremos en estrecha colaboración con nuestros socios externos para crear nuevas integraciones con la herramienta administración de documentos.
¿La herramienta Administración de documentos se integra con la herramienta Documentos a nivel compañía?
No, no hay integración con las herramientas Documentos a nivel compañía o proyecto.
¿Habrá una migración de archivos desde la herramienta Documentos a la herramienta Administración de documentos?
No, no habrá ninguna migración automática de datos entre la herramienta Documentos y Administración de documentos. Si desea transferir datos entre las dos herramientas, deberá descargar documentos desde la herramienta Documentos y cargarlos en la herramienta Administración de documentos.