¿Cómo asignar automáticamente roles de proyecto a los pasos del flujo de trabajo?

Si quiero que las personas asignadas del flujo de trabajo se actualicen automáticamente a través de los roles del proyecto, ¿qué debo hacer?

Los roles existentes antes de esta función (anteriormente escritos libremente en el flujo de trabajo a nivel compañía) ahora se denominan "roles personalizados". Para continuar usándolos, siga su proceso típico de asignación de pasos.

Sin embargo, para habilitar la asignación automática, donde las personas asignadas de los pasos del flujo de trabajo están directamente vinculadas a las personas asignadas a través de los roles del proyecto en el directorio del proyecto, seleccione el rol deseado en el menú desplegable Roles del proyecto al configurar su plantilla de flujo de trabajo a nivel compañía.

¿Cómo ayuda esta función a evitar interrupciones cuando se realizan cambios en el flujo de trabajo?

Cuando se utilizan roles de proyecto asignados automáticamente, cualquier paso nuevo agregado a un flujo de trabajo a nivel compañía incluye automáticamente a las personas asignadas correctas a nivel de proyecto sin intervención manual. Esto garantiza que los flujos de trabajo permanezcan configurados de manera coherente y no se interrumpan ni se detengan debido a la falta de personas asignadas.

Si todavía usa roles personalizados (etiquetas de tipo libre como "Arquitecto" o "PM"), se requerirán actualizaciones manuales del flujo de trabajo de cada proyecto cada vez que se agregue o modifique un paso.

¿Qué sucede si configuro un flujo de trabajo con roles de proyecto y esos roles se eliminan posteriormente del directorio o pierdo los permisos para responder?

Dependiendo de la etapa del flujo de trabajo, pueden ocurrir los siguientes escenarios:

• El flujo de trabajo se bloquea.

• El ajuste preestablecido de flujo de trabajo del proyecto está marcado como no configurado.

• El paso afectado se retrasa, lo que activa una notificación al Administrador de flujo de trabajo.

Consulte Asignaciones de flujo de trabajo: Guía de solución de problemas.

¿Qué sucede si se elimina un rol de proyecto de la herramienta Administrador de la compañía (por ejemplo, el rol de "Administrador de programa")?

Los ajustes preestablecidos del proyecto que utilizan el rol de proyecto eliminado se desconfigurarán. Todos los flujos de trabajo en curso asignados actualmente al rol eliminado mostrarán el mensaje de error Asignación requerida: asigne un usuario o rol . Además, el paso se retrasará y se notificará al Administrador de flujo de trabajo.

Si cambio la persona asignada a un rol de proyecto específico, ¿qué se actualiza exactamente?

Tanto la plantilla de flujo de trabajo a nivel proyecto como los pasos del flujo de trabajo que se encuentren actualmente en curso (pero que aún no se hayan respondido) se actualizarán automáticamente para reflejar este cambio.

¿Qué sucede si cambio la asignación de roles a nivel compañía (por ejemplo, de Arquitecto a Gerente de proyecto)?

Los proyectos futuros que utilicen esta plantilla reflejarán la asignación actualizada. Las plantillas de proyectos existentes también se actualizarán, incluidos los pasos del flujo de trabajo que están en curso pero que aún no se han producido.

Sin embargo, si un paso de flujo de trabajo ya está asignado (por ejemplo, al arquitecto) y actualmente está en curso, la asignación de pasos existente permanecerá sin cambios. Debe actualizar manualmente la persona asignada para ese paso si es necesario.

Consulte la sección Agregar personas asignadas en Crear una plantilla de flujo de trabajo.

¿Qué sucede si actualizo las personas asignadas etiquetadas como roles de proyecto (dentro del directorio) durante un flujo de trabajo en curso?

El paso del flujo de trabajo actual se actualizará automáticamente para reflejar las personas recién asignadas en el rol de proyecto.

Si se asigna un nuevo usuario a un paso del flujo de trabajo a través de los roles del proyecto, ¿se le notifica de inmediato?

No, el usuario recién asignado no recibirá una notificación inmediata. Las notificaciones se producen una vez que el paso específico del flujo de trabajo se asigna activamente al usuario.