Asignaciones de flujo de trabajo: Guía de solución de problemas
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Tabla de contenido
Descripción general
Las asignaciones de flujo de trabajo de Procore garantizan que las personas correctas participen en cada paso del proceso. Las interrupciones pueden ocurrir por diferentes motivos, afectando la configuración de la plantilla de flujo de trabajo, bloqueando los flujos de trabajo o enviando notificaciones vencidas.
Comprender y resolver los desafíos de asignación de flujo de trabajo
La siguiente tabla detalla los desafíos comunes de solución de problemas.
| Escenario | Causa | Efecto | Solución |
|---|---|---|---|
| Personas asignadas inválidas o no elegibles | Una persona asignada o un miembro del grupo de persona asignada se eliminó de la herramienta Directorio, o un cambio de permiso lo hizo inelegible para la asignación a un paso del flujo de trabajo. | La configuración de la persona asignada en la plantilla de flujo de trabajo no es válida; no se pueden iniciar nuevos flujos de trabajo. | Quite la persona asignada no válida del ajuste preestablecido y, a continuación, vuelva a configurar la plantilla. |
| Flujos de trabajo bloqueados | El sistema pasó al siguiente paso, pero no se asignó a nadie porque se quitaron los permisos, se perdió el acceso al directorio o un rol dinámico no tenía miembros. | El flujo de trabajo se detiene debido a un error de "Asignación requerida", lo que alerta inmediatamente al administrador de flujo de trabajo e impide un mayor progreso. | Reasigne el paso, elimine el requisito de asignación o haga clic en "Continuar" para volver a intentarlo. |
| Notificaciones de vencimiento | La persona asignada para este paso perdió el acceso a la herramienta Directorio mientras el flujo de trabajo estaba activo. | El flujo de trabajo se detiene y se retrasa, lo que notifica al administrador de flujo de trabajo. | Reasigne el rol o elimine el requisito del rol. |
Personas asignadas no elegibles o inválidas
Escenario
No se puede asignar un flujo de trabajo persona asignada a un paso de flujo de trabajo cuando su registro de usuario está inactivo en la herramienta Directorio, se elimina su acceso a la herramienta o cambia su nivel de permisos. Esto afecta a los miembros de los grupos de personas asignadas en flujos de trabajo que aún no se han iniciado.
Ejemplo
Cuando se asignan tres (3) personas a un paso del flujo de trabajo y la persona A pierde el acceso o los permisos a la herramienta del directorio, la persona asignada de la plantilla de flujo de trabajo (es decir, la persona A) deja de ser válida o no es elegible para la asignación. Un administrador de flujo de trabajo debe actualizar la configuración de la persona asignada. Para obtener más información sobre estos roles, consulte ¿Cuáles son los diferentes roles asociados con la herramienta Flujos de trabajo?Impacto
Los flujos de trabajo en ejecución no se ven afectados de inmediato. Dependiendo de la configuración y el momento de los cambios de acceso o permisos, el sistema puede bloquear el acceso o enviar notificaciones vencidas. Los flujos de trabajo que utilizan "El personal de primera respuesta decide" pueden continuar como de costumbre. Sin embargo, debe corregir la configuración incorrecta de la persona asignada antes de iniciar nuevos flujos de trabajo.
Resolución
Para resolver este desafío, un administrador de flujo de trabajo puede:
- Masivo Editar personas asignadas: Vaya a la configuración de flujo de trabajo persona asignada y use la función de edición masivo para eliminar el persona asignada incorrecto y agregar una nueva persona asignada. Esto actualiza a la persona asignada en la ejecución de flujos de trabajo que no han alcanzado el paso de flujo de trabajo.
- Edición y reinicio manuales: vaya a la configuración de flujo de trabajo persona asignada, elimine las persona asignada no válidas y, a continuación, reinicie manualmente los flujos de trabajo activos afectados.
Flujos de trabajo bloqueados
Escenario
Un flujo de trabajo se detiene si un paso comienza sin personas asignadas disponibles o elegibles. Esto sucede si:
- Un administrador elimina el perfil de usuario de los flujo de trabajo persona asignada de la herramienta Directorio o cambia el acceso o los permisos del persona asignada antes de que el flujo de trabajo llegue al paso afectado.
- El paso del flujo de trabajo se asigna a un rol (como un contacto de la factura) en Procore, pero el campo "Contacto de la factura" está vacío en el contrato.
Ejemplo
Cuando se utiliza un flujo de trabajo para aprobar una factura, el rol de "Contacto de la factura" debe asignarse a un usuario elegible en el contrato de la factura. Si no se asigna a nadie este rol cuando el flujo de trabajo de facturación llega a este paso, el flujo de trabajo se detiene.Impacto
- El flujo de trabajo se detiene inmediatamente.
- Aparece un mensaje de error Asignación requerida , acompañado de un botón Continuar.
- La plantilla de flujo de trabajo deja de estar disponible temporalmente hasta que se solucione el problema que causa la instancia bloqueada.
Resolución
Para resolver este desafío, un administrador de flujo de trabajo puede:
- Reasignar persona asignada: utilice el panel lateral de la instancia de flujo de trabajo específica o edite con la función de asignación masiva para reasignar una persona válida al paso requerido.
- Eliminar requisito de paso: si el paso ya no es necesario, el administrador de flujo de trabajo puede eliminar el requisito para el paso afectado.
- Reintentar asignación: Si alguien cambió el acceso a la herramienta de directorio de una persona asignada o sus permisos recientemente, haga clic en Continuar para buscar personas asignadas disponibles para ese paso.
Notificaciones de vencimiento
Escenario
Un paso del flujo de trabajo está vencido si la persona asignada no cumple con la fecha de vencimiento o si su acceso a la herramienta Directorio se eliminó mientras el paso del flujo de trabajo estaba activo. Esto detiene inmediatamente el flujo de trabajo y el sistema envía una notificación de vencimiento.
Ejemplo
Debido a que la persona A, un aprobador requerido, se eliminó de la herramienta Directorio durante el paso de aprobación, el flujo de trabajo se bloquea y vencerá.
Impacto
- El flujo de trabajo permanece bloqueado hasta que se soluciona el problema de asignación
- Las notificaciones de vencimiento alertan al administrador del flujo de trabajo, quien luego toma medidas.
Recomendación
¿Qué pasa con los flujos de trabajo futuros? Si una persona asignada carece de los permisos adecuados o pierde el acceso a la herramienta Directorio cuando se está ejecutando un flujo de trabajo, la persona asignada de la plantilla de flujo de trabajo deja de ser válida o no es apta para la asignación. Si esto sucede después de que se inicie un flujo de trabajo, solo se verán afectados los flujos de trabajo en curso.
Resolución
Para resolver este desafío, un administrador de flujo de trabajo puede:
- Reasignar persona asignada: en el flujo de trabajo específico, use el panel lateral o la herramienta de edición masiva para asignar el paso a otra persona que tenga el acceso correcto.
- Eliminar requisito de rol: si la entrada de la persona asignada ya no es necesaria, el administrador de flujo de trabajo puede eliminar el requisito para ese rol.
- Respondedores no requeridos: Si la persona asignada es un respondedor requerido para el paso (p. ej., el paso se configuró con "El primer respondedor decide"), el flujo de trabajo continúa sin interrupción y no se envía ninguna notificación de vencimiento.