¿Qué sucede si tengo registros duplicados de la compañía en el Directorio de compañías de Procore?
Respuesta
Procore estaba diseñado para permitir a los usuarios con los permisos adecuados agregar nuevas compañías al directorio de su proyecto (consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos). Para cada compañía nueva agregada al Directorio de un proyecto, también se crea un registro correspondiente en el Directorio a nivel compañía. Esto asegura que todos los registros de la compañía que se hayan agregado a sus proyectos se capturen en el Directorio a nivel compañía sobreastencionado.
También, cuando se invita a las compañías a ofertar desde la red de construcción de Procore, la compañía se agrega automáticamente al directorio de su compañía como una compañía "conectada". Consulte ¿Qué sucede cuando las compañías y los usuarios se agregan desde la red de construcción de Procore al Directorio de compañía?
Cómo se producen las entradas de compañía duplicadas
Cuando agrega un nuevo registro de compañía a la herramienta Directorio de un proyecto, el sistema agrega automáticamente ese registro de compañía a la herramienta Directorio a nivel compañía. Si otro usuario agrega la misma compañía a su directorio de proyectos con una pequeña variación en la ortografía o abreviatura, ambos registros aparecerán en el Directorio de compañía.
Ejemplo
Jack, un gerente de proyecto, agregó un nuevo registro de compañía al Directorio del proyecto A y denominó a la compañía "Star Framing".
Jane, también gerente de proyecto, agregó la misma compañía al Directorio del Proyecto B, solo que denominó a la compañía "Star Framing, LLC".
Dado que ambos gerentes de proyecto deletrearon el nombre de la compañía de manera diferente al crear el registro de la compañía, el sistema creó dos (2) registros únicos de compañías en la herramienta Directorio a nivel compañía de su organización. Uno para "Star Framing" y uno para "Star Framing, LLC".
Evitar o consolidar entradas duplicadas garantiza que todos los usuarios, oficinas, licitantes, seguros y información del historial de cambios de la compañía se almacenen en un solo registro, en lugar de dividir datos entre dos (2) o más registros. Esto asegura que sus procesos de licitación, el seguimiento de seguros y los reportes permanezcan precisos. Las formas más comunes para que se produzcan entradas duplicadas incluyen:
- Varias entradas para la misma compañía (por ejemplo, una contratista, un contratista, fuera de proveedor) se crean accidentalmente en el Directorio de compañía cuando diferentes usuarios agregan la misma compañía (con diferentes ortografías) a dos proyectos diferentes.
- Las pequeñas inconsistencias ortográficas pueden producirse durante el proceso de importación de proveedor.
Si encuentra registros duplicados de compañías en su sistema, siga los pasos en Fusionar compañías para resolver el problema.
¿Qué sucede si una de las compañías está "Conectada"?
Las compañías conectadas se crean al invitar a compañías a ofertar desde la red de construcción de Procore. En este momento, no puede fusionar compañías conectadas y no conectadas en un solo registro. Sin embargo, hay otras formas en las que puede administrar duplicados. Consulte ¿Cómo se manejan compañías duplicadas entre la herramienta Directorio y la red de construcción de Procore?
Nota importante para cuentas que utilizan Integraciones ERP
Si su compañía de Procore cuenta se ha integrado con un sistema de terceros planificación de recursos empresariales (ERP), también es posible introducir entradas duplicadas cuando datos sincronizado entre su sistema ERP y Procore.
Cuando su cuenta de Procore está integrado con una terceros sistema ERP, es muy importante eliminar varias entradas del Directorio de compañía. Esto se debe a que proveedor registros en la sistema ERP deben compartir un enlace directo a su entrada de compañía correspondiente en Procore. Esta relación uno a uno (es decir, proveedor-a-compañía) garantiza la integridad de los datos entre los dos sistemas. Para obtener instrucciones, consulte: