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Procore

¿Qué sucede si tengo registros duplicados de la compañía en el Directorio de compañías de Procore?

Respuesta

Si descubre que hay varias entradas para una sola compañía en el Directorio de la compañía, por lo general se debe a que Procore se diseñó para permitir a los usuarios, con los permisos adecuados, agregar nuevas compañías a proyectos (consulte Agregar una compañía al Directorio de proyectos). Por cada nueva compañía que se agrega a un proyecto, también se crea un registro coincidente a nivel compañía. Para las organizaciones que administran varios proyectos de construcción en Procore, esto garantiza que todas las compañías que se hayan agregado a sus proyectos se incorporen a nivel compañía. 

Cómo se producen las entradas de compañía duplicadas

Cuando agrega un nuevo registro de proveedor/compañía a la herramienta Directorio de un proyecto, el sistema agrega automáticamente ese registro de proveedor/compañía a la herramienta Directorio a nivel proyecto y a la herramienta Directorio a nivel compañía. Si su compañía permite que varios usuarios creen registros de proveedores/compañías en sus respectivos proyectos, es importante que estos sepan que los registros de proveedores/compañías pueden parecer duplicados, si no se presta atención a cómo están escritos los registros de proveedor/compañía existentes en el directorio de la compañía.

EJEMPLO

Si se introducen palabras con escritura similar en diferentes proyectos, se creará la apariencia de daos duplicados, de la siguiente manera:

Herramienta Directorio del Proyectos A
Jack, un gerente de Proyecto, agregó un nuevo registro de proveedor/compañía al Directorio del Proyecto A y denominó a la compañía "Star Framing".

Herramienta Directorio del Proyecto B
Jane, también gerente de Proyecto, agregó el mismo proveedor/compañía al Directorio del Proyecto B, solo que denominó a la compañía "Star Framing, LLC". 

Herramienta Directorio de la compañía
Dado que ambos gerentes de Proyecto utilizaron una ortografía similar, pero única, al crear el proveedor/compañía, el sistema creó dos (2) registros únicos de proveedor/compañía en la herramienta Directorio a nivel compañía en su organización: uno para "Star Framing" y otro para "Star Framing, LLC".

Evitar la aparición de entradas "duplicadas" garantiza que todos los usuarios, la oficina, la información del licitante, la información sobre el seguro y el historial de cambios del proveedor/compañía se almacenen en un solo registro (en lugar de dividir los datos entre dos (2) o más registros). Esto asegura que sus procesos de licitación, seguimiento de seguros y reportes sigan siendo precisos. Entre las formas más comunes de suceso de entradas duplicadas se incluyen las siguientes: 

  • Se crean varias entradas para la misma compañía (por ejemplo, un subcontratista, un contratista, un proveedor externo) de manera inadvertida en el Directorio de la compañía cuando diferentes usuarios agregan la misma compañía (con diferente ortografía) a dos proyectos diferentes.
  • Otra fuente de entradas múltiples puede ser el resultado de problemas de ortografía similares durante el proceso de importación del proveedor. Para obtener más información sobre el proceso de importación de proveedores, contáctese con su Procore point of contact.

Si descubre la presencia de registros de proveedores/compañías "duplicados" en su sistema, siga los pasos en Fusionar compañías para resolver el problema. 

Nota importante para cuentas que utilizan Integraciones ERP

Si se ha integrado la cuenta de Procore de su compañía con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de terceros (por ejemplo, Sage 300 CRE®, QuickBooks®, etc.), también es posible introducir entradas duplicadas cuando los datos estén sincronizados entre su sistema ERP y Procore. 

Cuando su cuenta Procore está integrada con un sistema ERP de terceros, es muy importante eliminar varias entradas del Directorio de la compañía. Esto se debe a que los registros de proveedores en el sistema ERP deben compartir un enlace directo a la entrada de su compañía correspondiente en Procore. Esta relación uno a uno (es decir, de proveedor a compañía) garantiza la integridad de los datos entre los dos sistemas. Para obtener instrucciones, consulte:

 

Ver también