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Procore

Unificar compañías

Objetivo

Consolidar dos (2) registros de proveedores/compañías individuales en un solo registro de proveedores/compañías al unificar los registros.

Contexto

Al igual que cuando se crean nuevas personas, cuando se crea una compañía en el Directorio a nivel proyecto, las entradas se agregan automáticamente al Directorio a nivel compañía. Para evitar la doble entrada entre los dos directorios, Procore utiliza un selector de resultados de búsqueda anticipada que llenará automáticamente toda la información preexistente en la entrada del Directorio a nivel proyecto cuando se cree un nombre duplicado y se seleccione esa entrada existente. Sin embargo, debido a que Procore permite información duplicada de la compañía (a diferencia de los usuarios, que son más difíciles de duplicar porque no se pueden agregar dos usuarios con la misma dirección de correo electrónico), a veces se crean compañías duplicadas que tienen una ortografía ligeramente diferente ("Star Framing" y "Star Framing Co."). 

Tener compañías duplicadas también descentraliza la información de bid, la información del seguro y las personas asociadas con las compañías cuando deberían estar almacenadas en una única compañía en el Directorio. Esto puede afectar negativamente los procesos de bid, seguimiento de seguros y la presentación de reportes.

Para resolver estos problemas, puede fusionar cualquier compañía duplicada en el Directorio a nivel compañía.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos: Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.

    ¡Advertencia! Una vez que unifique dos registros de la compañía, la acción no se puede deshacer. Toda la información que no especifique conservar se eliminará de forma permanente y no se podrá recuperar, incluidas todas las entradas de compañía de las compañías duplicadas.
     
  • Se pueden seleccionar dos o más compañías para que se unifiquen al mismo tiempo.
  • Al unificar compañías, se le pedirá que seleccione una compañía maestra en la cual fusionar la(s) otra(s) compañía(s).
  • Todos los ítems y contactos asociados con la(s) compañía(s) unificada(s) se asociarán con la compañía maestra al unificarse.
  • Cuando un contacto se transfiere a la compañía principal, se rastreará en el historial de cambios del contacto.
  • Los siguientes atributos de datos de la compañía se fusionarán en la compañía principal al fusionarse:
    • Comentarios de bidy clasificaciones de estrellas de proveedores
    • Códigos de costo
    • Seguros
    • Especialidades
    • Historial del proyecto
    • Los atributos de datos restantes serán los de la compañía maestra al unificarse (por ejemplo, dirección de correo electrónico, logotipo, historial de cambios). 
  • Las compañías no pueden unificarse si dos o más de las compañías que desean unificarse han sido invitadas a bid dentro del mismo paquete de bid en un proyecto.
  • Cuando se produce una unificación, los nombres de las compañías que se unificaron con la compañía maestra se rastrearán en el historial de cambios de la compañía maestra y en la tabla de Historial de unificación a continuación.
  • Información adicional para sistemas integrados ERP:
    • El proveedor/compañía duplicado debe consolidarse (ver Consolidar proveedores duplicados en el Directorio de la compañía) o unificarse en Procore antes de que sus datos se sincronicen con un sistema integrado ERP (por ejemplo, Sage 300 CRE o QuickBooks). 
    • Si su compañía ha habilitado la herramienta de integraciones de ERP para un sistema de contabilidad de terceros, la pestaña secundaria para unificar compañías le pedirá que elija una Id. de Sage si uno o más de los proveedores seleccionados para la fusión están sincronizados con Sage. Los proveedores fusionados que no se seleccionen como el proveedor maestro se desvincularán y se archivarán en la pestaña secundaria Proveedores de ERP. (Nota: Por ejemplo, si el Proveedor A y el Proveedor B están vinculados con Sage cuando se fusionan, y el Proveedor A se elige como proveedor maestro, el Proveedor B se desvinculará de Sage y se archivará en la pestaña secundaria de Proveedores de ERP).
  • Por favor, tenga cuidado. Unificar compañías es una acción que no puede deshacerse. Los registros de la compañía que se unifican en la compañía maestra se eliminan permanentemente de Procore. También son irrecuperables.

Demostración

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Pasos

¡Importante! Revise toda la información en Cosas para considerar en la sección de arriba antes de continuar con estos pasos:

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio de la compañía.
    Esto revela el Directorio de la compañía. 
  2. Hacer clic en Configuraciones avanzadas .
    Esto abre la página Configuración de directorio de la compañía. 
  3. Haga clic en Unificar compañías.
    Esto abre Unificar Compañías: Página de instrucciones. 
  4. Revise las instrucciones. 
  5. Haga clic en Iniciar unificación.
    Esto abre la página de unificar compañías. 
  6. En la página Seleccionar dos o más compañías para unificarlas, elija entre estas opciones:
    • Para cambiar el orden de clasificación de la tabla,, haga clic en el encabezado de una columna. El orden predeterminado está en orden alfabético ascendente por Nombre de la compañía. 
    • Para buscar nombres de compañías similares o duplicadas, escriba sus criterios de búsqueda en el cuadro de Búsqueda de compañías. Luego, haga clic en Buscar
    • Para filtrar la visualización de la lista Mostrar solo coincidencias exactas, En Filtrar compañías, seleccione una de las opciones de la lista desplegable Coincidencia exacta. Tiene estas opciones: Nombre de la compañía, Dirección, Teléfono o Fax (Nota: Si dos o más compañías han sido vinculadas a la misma hoja de ofertas, no puede fusionar los registros de la compañía). 
  7. Marque las casillas de verificación de las compañías que desee unificar. 
  8. Haga clic en Siguiente paso.
    Esto revela la página de Seleccionar maestra y campos. 
  9. Elija el botón de la opción que corresponda al registro de la compañía que desee especificar como "Compañía maestra" (Nota: la compañía maestra es el registro de la compañía en el que se combinará la información de los otros registros).
    ¡Importante! Si el registro de una compañía se ha sincronizado con un sistema de contabilidad de terceros, una anotación aparecerá entre las columnas Nombre de la compañía para avisarle que está vinculada a su sistema ERP de terceros. Tenga en cuenta que si los proveedores están vinculados a un sistema ERP, el enlace para el proveedor maestro se guardará y los otros proveedores se desvincularán del sistema ERP y se archivarán en el pestaña secundaria de proveedores de la herramienta Integraciones ERP. 

EJEMPLO

El Proveedor A y el Proveedor B están vinculados con un sistema ERP y usted desea unificar los registros. Si especifica al proveedor A como la compañía maestra, la información del Proveedor B se moverá al Proveedor A. Luego, el registro del Proveedor B se desvinculará de ERP y se archivará en la pestaña secundaria Proveedores de la herramienta Integraciones ERP. El registro para el Proveedor B también se eliminará permanentemente del Directorio de la Compañía.

  1. En ambos registros, elija los valores de los botones de opción para aplicarlos a la compañía maestra. Cuando elija el registro maestro, todos los datos de ese registro se seleccionarán de forma predeterminada. Sin embargo, puede optar por utilizar cualquier’nombre, dirección, número de teléfono o fax de las otras compañías.
    ¡Importante! Cualquier valor que no esté seleccionado se eliminará permanentemente durante la unificación así que asegúrese de especificar todos los valores que desee aplicar a la compañía maestra. Todas las personas asociadas con la(s) compañía(s) no maestra(s) se combinarán con la compañía maestra. 
  2. Haga clic en Siguiente paso.
  3. Edite o agregue cualquier información sobre la compañía maestra. 
  4. Haga clic en Unificar. 
    Nota: Aparecerá un mensaje de confirmación para garantizar que desea continuar con la acción. 
  5. Haga clic en Confirmar para proceder con la unificación.
    (Nota: Aparecerá un indicador de progreso en el panel derecho para informarle sobre el estatus. Durante la fusión, todos los registros de la compañía involucrados en la fusión se bloquearán temporalmente para evitar cualquier solicitud de fusión subsiguiente. Puede iniciar otras acciones de combinación en los registros de la compañía mientras un trabajo está en curso). 
    Cuando se completa la unificación, aparece la alerta con mensaje exitoso.
    Cuando se actualice la página del Directorio de la compañía , la compañía maestra actualizada será visible en la lista. Si desea ver el historial de la unificación, consulte Mostrar historial de unificación

Mostrar historial de unificación

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio de la compañía.
    Esto revela la página Directorio de la compañía.
  2. Hacer clic en Configuraciones avanzadas .
    Esto abre la página Configuración de directorio de la compañía. 
  3. En la parte inferior de Unificar compañías: Página de instrucciones, haga clic en Mostrar historial de unificación
    Esto revela un historial de las acciones de unificación:

    merge history.png