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Procore

Unificar compañías

Objetivo

Consolidar dos o más registros de proveedores/compañías individuales en un solo registro de proveedores/compañías mediante la combinación de los registros.

Contexto

Al igual que cuando se crean nuevos usuarios, cuando se crea una compañía en el directorio a nivel proyecto, las entradas se agregan automáticamente al directorio a nivel compañía. Para evitar la entrada doble entre los dos directorios, Procore utiliza un selector de resultados de búsqueda anticipada que completará automáticamente toda la información preexistente en la entrada del Directorio a nivel proyecto cuando se crea un nombre duplicado y se selecciona esa entrada existente. Sin embargo, debido a que Procore permite duplicar la información de la compañía (a diferencia de los usuarios, que son más difíciles de duplicar porque no se pueden agregar dos usuarios con la misma dirección de correo electrónico), a veces se crean compañías duplicadas que tienen una ortografía ligeramente diferente ("Star Framing" y "Star Framing Co."). 

Tener compañías duplicadas también descentraliza la información de ofertas, la información de seguros y los usuarios asociados con compañías cuando deberían estar todos almacenados en una sola compañía en el directorio. Esto puede afectar negativamente los procesos de licitación, el seguimiento de seguros y los reportes.

Para resolver estos problemas, puede fusionar cualquier compañía duplicada en el Directorio a nivel compañía.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos: permisos de nivel "Administrador" en la herramienta directorio a nivel compañía.

    ¡Advertencia!Una vez fusionados dos registros de la compañía, la acción no se puede deshacer. Toda la información que no especifique conservar se eliminará permanentemente y no se podrá recuperar, incluidas todas entradas de compañía de las compañías duplicadas.
  • Se pueden seleccionar dos o más compañías para que se unifiquen al mismo tiempo.
  • Al fusionar compañías, se le pedirá que seleccione una compañía maestra en la que fusionar la otra compañía o compañías.
  • Todos los ítems y usuarios asociados con la compañía o compañías fusionadas se asociarán con la compañía maestra al fusionarse.
  • Cuando un usuario se traslada a la compañía principal, se realizará un seguimiento en el historial de cambios del usuario.
  • Los siguientes atributos de datos de la compañía se fusionarán en la compañía principal al fusionarse:
    • comentarios de ofertas y calificaciones de estrellas del proveedor
    • Códigos de costo
    • Seguros
    • Especialidades
    • historial del proyecto
      Los atributos de datos restantes serán los de los maestros al fusionarse (por ejemplo, dirección de correo electrónico, logotipo, historial de cambios). 
  • Las compañías no se pueden fusionar si dos o más de las compañías que desean fusionarse han sido invitadas a licitar dentro del mismo paquete de licitación en un proyecto.
  • Cuando se produce una unificación, los nombres de las compañías que se unificaron con la compañía maestra se rastrearán en el historial de cambios de la compañía maestra y en la tabla de Historial de unificación a continuación.
  • Para compañías que utilizan Herramienta integraciones de ERP:Mostrar/Ocultar 
    • El proveedor/compañía duplicado debe consolidarse (ver Consolidar proveedores duplicados en el Directorio de la compañía) o unificarse en Procore antes de que sus datos se sincronicen con un sistema integrado ERP (por ejemplo, Sage 300 CRE o QuickBooks). 
    • Si su compañía ha habilitado la herramienta de integraciones de ERP para un sistema de contabilidad de terceros, la pestaña secundaria para unificar compañías le pedirá que elija una Id. de Sage si uno o más de los proveedores seleccionados para la fusión están sincronizados con Sage. Los proveedores fusionados que no se seleccionen como el proveedor maestro se desvincularán y se archivarán en la pestaña secundaria Proveedores de ERP. (Nota: Por ejemplo, si el Proveedor A y el Proveedor B están vinculados con Sage cuando se fusionan, y el Proveedor A se elige como proveedor maestro, el Proveedor B se desvinculará de Sage y se archivará en la pestaña secundaria de Proveedores de ERP).
  • Por favor, tenga cuidado. Unificar compañías es una acción que no puede deshacerse. Los registros de la compañía que se unifican en la compañía maestra se eliminan permanentemente de Procore. También son irrecuperables.

Demostración

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Pasos

¡Importante! Revise toda la información de la sección anterior cosas para considerar antes de continuar con estos pasos:

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes  .
  3. Haga clic en Fusionar compañías.
  4. En la página "Fusionar compañías: instrucciones", revise las instrucciones. 
  5. Haga clic en Comenzar fusión.
  6. En la página "Seleccione dos o más compañías para fusionar", marque las casillas de verificación de las compañías que desee fusionar.
    Notas:
    • Para cambiar el orden de clasificación de la tabla,, haga clic en el encabezado de una columna. El orden predeterminado está en orden alfabético ascendente por Nombre de la compañía. 
    • Para buscar nombres de compañías similares o duplicados, escriba sus criterios de búsqueda en el cuadro "Buscar compañías" y haga clic en Buscar
    • Para filtrar la visualización de la lista, mostrar solo coincidencias exactas, en Filtrar compañías, seleccione una de las opciones del menú desplegable "Coincidencia exacta":
      • Nombre de la compañía
      • Dirección
      • Teléfono
      • Fax 
    • Si dos o más compañías se han vinculado a la misma hoja de oferta, no puede fusionar los registros de la compañía.
  7. Haga clic en Siguiente paso.
  8. En la página "Seleccionar maestro y campos" y debajo de la columna "Maestro", seleccione el botón de opción junto al registro de la compañía que desea especificar como la compañía principal. La compañía principal es el registro de la compañía en el que se fusionarán los otros registros.
    ¡Importante! Si el registro de una compañía se ha sincronizado con un sistema de contabilidad de terceros, aparece una notación entre las columnas "Maestro" y "Nombre de la compañía" para alertarle de que está vinculado a su sistema de ERP de terceros. Tenga en cuenta que si los proveedores están vinculados a un sistema de ERP, el enlace del proveedor maestro se guardará y los demás proveedores se desvincularán del sistema de ERP y luego se archivarán en la subpestaña Proveedores de la herramienta Integraciones de ERP.
    Ejemplo
    El proveedor A y el proveedor B están vinculados con un sistema de ERP y usted desea fusionar los registros. Si especifica Proveedor A como la compañía maestra, la información del Proveedor B se moverá al Proveedor A. Luego, el registro del Proveedor B se desvinculará del ERP y se archivará en la subpestaña Proveedores de la herramienta Integraciones de ERP. El registro del proveedor B también se eliminará permanentemente del Directorio de compañía.
  1. En la página "Seleccionar maestra y campos", seleccione los botones de opción debajo de las columnas de datos que desea aplicar a la compañía maestra. Cuando selecciona la compañía maestra, todas las opciones para esa compañía se seleccionan por defecto, pero puede seleccionar el nombre, la dirección, el número de teléfono, el fax o el tipo/ID de entidad de cualquiera de las otras compañías de la lista.
    ¡Importante! Cualquier dato que NO esté seleccionado se eliminará permanentemente durante la fusión. Todos los usuarios asociados con la compañía o compañías no seleccionadas como compañía maestra se fusionarán en la compañía maestra. 
  2. Haga clic en Siguiente paso.
  3. En la página "Ajustar y confirmar", edite o agregue cualquier información sobre la compañía principal. 
  4. Haga clic en Fusionar  .
    Aparece una ventana de confirmación. Haga clic en Aceptar para fusionar las compañías.
    Aparece un indicador de progreso debajo de "Fusionar en curso" para indicar el estatus de la fusión.

    Nota: Durante la fusión, se bloquean temporalmente todas las compañías involucradas en la fusión para evitar que se utilicen en otra fusión hasta que se complete la fusión inicial. Puede fusionar otras compañías mientras la fusión inicial aún está en curso.

    El mensaje "Fusionar con éxito" se muestra debajo de "Fusionar en curso" cuando se completa la fusión.

Mostrar historial de unificación

  1. Navegue hasta la herramienta Directorioa nivel compañía.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes  .
  3. En la parte inferior de la página "Fusionar compañías: Instrucciones", haga clic en Mostrar historial de fusión.

    merge history.png
    • Compañía maestra. Denota el nombre de la compañía seleccionada como registro maestro. Este es el registro en el que se fusionó el otro registro seleccionado.

    • Compañías fusionadas: Denota el nombre de la compañía que se fusionó con el registro de la compañía principal.

    • Fusionada por. Muestra el nombre del usuario que fusionó el registro.

    • Fecha. Muestra la fecha y hora en que la fusión se completó correctamente.