¿Qué sucede cuando importo un archivo de administración de documentos a la herramienta Planos?
Contexto
La herramienta Planos le permite seleccionar archivos de administración de documentos para verlos y marcarlos en la herramienta Planos, de modo que no tenga que volver a pasar ese documento por todo el proceso de carga. Los equipos pueden cargar y aprobar documentos a través de flujos de trabajo de administración de documentos establecidos y luego usar el selector "adjuntar archivos" en la herramienta Planos para encontrar el documento y llevarlo rápidamente a la herramienta Planos con todos los metadatos adjuntos. En el resto de estas preguntas frecuentes, se analizan los límites de sincronización de datos y los indicadores de importación después de importar el archivo.
Respuesta
Limitaciones de sincronización
Las anotaciones de documento o las nuevas versiones de documento creadas en la herramienta Planos no se reflejan en la versión del archivo que existe en la herramienta Administración de documentos. Del mismo modo, los cambios realizados en un archivo en la herramienta Administración de documentos no se reflejan en la versión que se importó previamente en la herramienta Planos. Es por eso que se recomienda que los equipos solo importen planos aprobados de Administración de documentos en la herramienta Planos.
Por ejemplo, si el documento se marca o se elimina en una herramienta, no se marcará ni se eliminará la copia que existe en la otra herramienta.
Hasta que Procore tenga una solución más integrada, esta solución de importación temporal acelera los tiempos de carga al aprovechar el trabajo de carga ya realizado en la herramienta Administración de documentos. Puede cargarlo en la herramienta Administración de documentos y luego extraer el archivo en la herramienta Planos, donde probablemente permanecerá. Para saber si un documento se importó a la herramienta Planos o si un documento se originó en la herramienta Administración de documentos, busque los siguientes indicadores.
Indicadores en la herramienta de Gestión Documental
Cuando se importa un archivo de administración de documentos a la herramienta Planos, esa acción se comunica a la herramienta de administración de documentos junto con la fecha, la hora y el nombre del usuario que realizó la importación. Esta información se muestra en los siguientes lugares:
- Columna "Enviado a la herramienta Planos". El icono de planos
se muestra en la columna "Enviado a la herramienta Planos" en la herramienta Administración de documentos. Aprenda a elegir columnas.
- Coloque el cursor sobre el icono para ver la fecha, la hora y el iniciador de importación.
- También puede filtrar por el atributo "Enviado a la herramienta Planos" para ver todos los documentos importados a la herramienta Planos.
- Banners. Al ver un documento en la web o en un dispositivo móvil, un banner explica que el documento se envió previamente a la herramienta Planos, junto con la fecha, la hora y el iniciador de importación.
- Panel informativo. Al ver un documento, busque la sección "Enviado a la herramienta Planos".
- Historial de cambios. Al ver un documento, se accede al historial de cambios desde la parte inferior del panel Información.
Indicadores en la herramienta Planos
Cuando se importa un archivo de administración de documentos a la herramienta Planos, Procore también almacena la fecha, la hora y el nombre del importador como parte de los metadatos en la herramienta Planos. Esta información se muestra en el historial de cambios del archivo, al que se accede a través de la pestaña "Historial de cambios" al ver el documento.