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Procore

(Beta) Contratos: permita que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo

Este anuncio representa un único momento en el tiempo. Las versiones futuras pueden afectar la información a continuación.
Versión beta: 11 de octubre de 2021 | Versión beta actualizada: el 2 de mayo de 2022 | Función publicada: ¡Próximamente!  


Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo

En respuesta a una solicitud popular recibida de nuestros usuarios de Procore en feedback.procore.com, ahora puede configurar Procore para proporcionar a sus colaboradores del proyecto el permiso que necesitan para crear y enviar sus propias órdenes de cambio potenciales de contrato cuando la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto está habilitada.

Antes de esta actualización, los clientes de Procore que desean habilitar la herramienta Eventos extraordinarios en un proyecto administraban cambios potenciales fuera de Procore. Por ejemplo, los equipos recibieron información relacionada con el cambio de sus contratistas y proveedores por correo electrónico. Además, realizó una doble entrada creando primero el evento extraordinario requerido y luego creando una Orden de cambio potencial del contrato. 

Con esta nueva versión, su equipo ahora puede otorgar a sus colaboradores los permisos de acceso adecuados, lo que permite a sus contratistas y proveedores enviar sus propias órdenes de cambio potenciales del contrato. Para eliminar la doble entrada, Procore también crea automáticamente el evento extraordinario requerido utilizando la información de la Orden de cambio potencial del contrato. 

¿Cómo funciona esta nueva función?

La siguiente tabla detalla cómo funciona la versión actual y la nueva versión beta de Procore cuando se agrega la herramienta Eventos extraordinarios a su proyecto. Este ejemplo también asume que la herramienta Contratos a nivel proyecto está configurada para usar los dos (2) niveles orden de cambio ajustes de configuración. Sin embargo, también admite la configuración de tres (3) niveles orden de cambio. 

Versión anterior: dos (2) órdenes de cambio de nivel Versión Beta: dos (2) órdenes de cambio de nivel
Su colaborador descubre una condición laboral en el campo que revela una modificación de contrato potencial.  Su colaborador descubre una condición laboral en el campo que revela una modificación de contrato potencial. 
Su colaborador reúne documentación sobre ese cambio y la envía a su equipo del proyecto por correo electrónico.  Dado que a su colaborador se le han otorgado permisos de acceso a Procore, pueden crear una orden de cambio potencial del contrato en Procore y actualizar sus Partidas directamente. 
El miembro de su equipo recibe la información y crea un nuevo evento extraordinario en Procore. 

Después de hacer clic en "Guardar" en las Partidas del contrato, Procore genera automáticamente un evento extraordinario en Procore y lo completa con la información de la Orden de cambio potencial del contrato.

Nota: El sistema también etiqueta el nuevo evento extraordinario como "(generado por sistema)", por lo que su equipo interno puede identificar rápidamente cualquier evento extraordinario creado como resultado de una orden de cambio iniciada por el campo.

Su miembro del equipo crea una orden de cambio potencial de contrato a partir del evento extraordinario.  -
El miembro de su equipo crea un orden de cambio del contrato.  El miembro de su equipo crea un orden de cambio del contrato. 
El miembro de su equipo edita un orden de cambio del contrato.  El miembro de su equipo edita un orden de cambio del contrato. 
El miembro de su equipo aprueba un orden de cambio del contrato 

El miembro de su equipo aprueba una orden de cambio del contrato. Consulte Aprobar o rechazar órdenes de cambio del contrato.

 En versión beta
Nota para los usuarios que participen en el programa beta de "Finalización estimada de subcontratistas".Cuando un usuario coloca una orden de cambio en el estatus "Aprobado" y incluye un valor en el campo "Impacto en el programa" de la orden de cambio, Procore actualiza automáticamente el campo "Fecha de finalización estimada" en el contrato por el número de días ingresados. Para obtener más información sobre este programa, consulte Contratos: (Beta) Fecha estimada de finalización del subcontratista.

¿Cuáles son los beneficios?

Con esta actualización, ahora puede:

  • Agregue la herramienta Eventos extraordinarios al proyecto de su compañía. Esta actualización permite a los clientes que previamente hayan desactivado la herramienta Eventos extraordinarios en proyectos, para activar la herramienta y permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio. Para obtener más información sobre cómo habilitar esta herramienta, consulte ¿Puedo habilitar la herramienta Eventos extraordinarios en mi proyecto existente?
  • Administre las órdenes de cambio iniciadas por el contratista y el proveedor directamente en la aplicación Procore. Antes de esta versión, los equipos del proyecto a menudo optan por administrar la solicitud de variación y la notificación fuera de Procore, recibiendo solicitudes de variación enviadas a través de un programa de correo electrónico de terceros o utilizando una solución alternativa utilizando la herramienta de correspondencia del proyecto. Ahora, los cambios iniciados en los campos pueden ingresarse directamente en Procore, simplemente proporcionando a sus colaboradores los permisos de acceso adecuados a su contrato en la herramienta Contratos. 
  • Elimine la doble entrada ineficiente. Con sus colaboradores que realizan el ingreso de datos, su equipo del proyecto ahorra tiempo ya no realizando un ingreso de datos repetitivo, de datos. Ahora, cuando un colaborador guarda las partidas SOV en una Orden de cambio potencial de contrato, Procore genera automáticamente un evento extraordinario utilizando esos datos. Además, Procore etiqueta el evento extraordinario "(Generado por sistema)" para ayudar a su equipo a identificar rápidamente los eventos originados por un orden de cambio iniciado por el campo. 
  • Identifique los impactos financieros más rápido. Ahora que sus colaboradores envían órdenes de cambio directamente, los equipos pueden aprovechar el poder completo de la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto para rastrear los impactos financieros y evitar riesgos potenciales. Su equipo también tiene la opción de generar reportes que se pueden enviar a los miembros de su equipo en una base diaria, semanal o mensual. 

¿Quién puede usar esta función?

Si bien esta función fue solicitada específicamente por propietarios que administran sus proyectos de construcción en Procore y que han agregado la herramienta Eventos extraordinarios al proyecto. Consulte ¿Puedo habilitar la herramienta Eventos extraordinarios en mi proyecto existente? Esta función también puede ser utilizada por contratistas generales y contratistas especializados. 

¿Cuáles son los requisitos para usar esta función?

Para configurar esta función en un proyecto:

  • La herramienta Eventos extraordinarios del proyecto debe agregarse al proyecto. 
  • Un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto debe marcar la opción "Habilitar órdenes de cambio iniciadas de campo" y "Permitir que los usuarios de nivel estándar creen OCP" en la página Configuración de contrato de la herramienta Contratos. Para obtener instrucciones, consulte Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo.

¿Cuáles son los permisos de acceso de usuario necesarios para los colaboradores? 

Por lo general, un usuario con permisos de nivel "Administrador" en el Directorio del proyecto asignará los permisos y privilegios adecuados a sus colaboradores utilizando una plantilla de permisos del proyecto. Para saber cómo trabajar con las plantillas de permisos del proyecto en Procore, consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto. Los siguientes permisos deben configurarse para cada colaborador o en la plantilla de permisos asignada a sus colaboradores:

  • Permisos de nivel "Solo lectura" en la página de inicio del proyecto.
  • Permisos de nivel "estándar" en la herramienta Contratos del proyecto. 
  • Permisos de nivel "Ninguno" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto (la mayoría de los clientes de Procore asignan permisos de "Ninguno" en todas las herramientas donde desean restringir el acceso del colaborador). 

¿Cómo activo la función en Procore?

Siga los pasos en Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo.