guía del usuario Flujos de trabajo
Tabla de contenido
- Comienzo
- Flujos de trabajo
- Plantillas de flujo de trabajo
- Iniciar un Flujo de trabajo
- Responder a un Flujo de trabajo
Comienzo
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Esta guía del usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta Flujos de trabajo de Procore para crear y emplear flujos de trabajo de principio a fin. Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen: |
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Flujos de trabajo
Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore.
What is a custom workflow?
Example
The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment.
Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?
Supported Tools
Instalación y configuración
Plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido
Crear una plantilla de flujo de trabajo
Aspectos para tener en cuenta
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Permisos de usuario requeridos:
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Para ver, crear o editar una plantilla de flujo de trabajo:
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Permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Compañía Flujos de trabajo.
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Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Compañía Flujos de trabajo con las permiso granular "Ver plantillas de Flujo de trabajo" y "Crear y editar plantillas de Flujo de trabajo" habilitadas en su plantilla de permisos.
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Los clientes que usan Procore en inglés también pueden elegir entre una selección de plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido precargadas para herramientas financieras. Estas plantillas se pueden usar tal cual o editar para satisfacer las necesidades de su compañía. Las plantillas de flujos de trabajo de inicio rápido no están disponibles fuera de las regiones de habla inglesa en este momento.
Pasos
Agregar un flujo de trabajo
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Vaya a la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
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Haga clic en Crear. Esto abre el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo".
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Introduzca un nombre para el flujo de trabajo.
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Seleccione la herramienta para el flujo de trabajo en el menú Herramienta.
Nota:
Algunas herramientas de Procore deben estar habilitadas para que aparezcan como una selección en esta lista. Para obtener una lista de las herramientas disponibles, consulte ¿Qué herramientas de Procore admiten flujos de trabajo? -
Haga clic en Crear. Procore abre el generador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.
Actualizar el primer paso del flujo de trabajo
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Para comenzar, seleccione el tipo de paso (paso de respuesta, paso de condición) que utilizará al inicio del flujo de trabajo.
2. Siga las instrucciones para el tipo de paso seleccionado:
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Agregar un paso de respuesta a un Flujo de trabajo
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Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo
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Agregar un paso de acción a un flujo de trabajo
Agregar un paso de respuesta a un Flujo de trabajo
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Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
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Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
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Tipo. Seleccione Paso de respuesta .
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Ítem Estatus. Ingrese el ítem estatus que se asociará con este paso flujo de trabajo.
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Días para completar. Ingrese la cantidad de días que tiene el "Grupo responsable" para completar el paso del flujo de trabajo. A continuación, seleccione Días calendario o Días laborables en la lista desplegable. Una vez que pasa el número establecido de días, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
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Opcional: Destinatarios de la notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se complete dentro de la cantidad de días especificada en Días para completar. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
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Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse en un proyecto.
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Ítem Creador. Un ítem creador es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
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grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo A nivel de proyecto.
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Todos los usuarios del proyecto de la Compañía. Todos los usuarios del proyecto del compañía del ítem creador que están asignados al proyecto son notificados automáticamente cuando selecciona el Compañía de Ítem Creador de la lista de destinatario de notificación.
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Agregar personas asignadas
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Complete la sección personas asignadas :
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Tipo de decisión. Seleccione uno de los tipos de decisión predeterminados para el paso. Esta configuración también determinará qué opciones de requisitos de respuesta están disponibles.
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El personal de primera respuesta decide.
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Múltiples respondedores deciden.
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Solo requeridos los socorristas deciden. Marque esta casilla si desea que la decisión final sobre el paso esté por determinar solo por los respondedores en roles con uno o todos los miembros obligados a responder.
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Haga clic en Administrar personas asignadas.
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Puede administrar a las personas asignadas según el rol del proyecto o el tipo de rol Personalizado persona asignada. Según el método de configuración de la persona asignada, siga las instrucciones pertinentes:
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Personas asignadas de roles de proyecto:
No se requiere actualizar manualmente para administrar personas asignadas individuales.
Las personas asignadas se completan automáticamente en cada paso del flujo de trabajo en función de los roles de proyecto asignados de la -
Directorio del proyecto.
Importante: Asegúrese de que los roles del directorio del proyecto estén correctamente asignados y actualizados. Consulte ¿Cómo asignar automáticamente roles de proyecto a los pasos del flujo de trabajo? para obtener más detalles.-
Cree roles de proyecto dentro de la herramienta administrador de procore. Aprenda cómo →
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Asigne personas a roles de proyecto dentro de la herramienta Directorio de proyectos. Aprenda cómo →
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Configure una plantilla de flujo de trabajo a nivel compañía. Al configurar cada paso del flujo de trabajo, seleccione los roles de proyecto relevantes que desea asignar a ese paso.
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Para cualquier proyecto al que se asigne la plantilla, las personas asociadas con esos roles de proyecto se completarán automáticamente en cada paso del flujo de trabajo de acuerdo con la configuración de la plantilla de flujo de trabajo a nivel de compañía.
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Asegúrese de que todos los miembros enumerados en el Directorio del proyecto tengan los permisos adecuados necesarios para los ítems dentro de cada herramienta y los permisos de flujo de trabajo correctos.
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Para completar la configuración, aún es necesario configurar manualmente el Administrador de flujo de trabajo para cada plantilla de proyecto por herramienta. Este paso es necesario porque el Directorio del proyecto se administra por proyecto y el Administrador de flujo de trabajo puede variar según la herramienta.
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Personas asignadas de roles personalizados:
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Haga clic en Administrar personas asignadas en los detalles del paso en la sección Personas asignadas .
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Haga clic en Editar miembros junto al rol personalizado.
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Seleccione usuarios de los miembros disponibles del directorio del proyecto. Nota: Cada rol personalizado en un paso del flujo de trabajo debe tener al menos un usuario asignado.
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(Opcional) Si el tipo de decisión es Múltiples respondedores Decide, puede establecer el requisito de cada miembro utilizando la lista desplegable ¿Requerido para responder?.
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Haga clic en Listo para confirmar las actualizaciones de su persona asignada.
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Haga clic en Guardar para finalizar los cambios. Nota: Si falta información en alguno de los campos obligatorios, aparecerá un banner en la parte superior del flujo de trabajo visualizador. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso debe actualizarse.
Recomendación
También puede masivo asignar roles de proyecto desde el Compañía Directorio.
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Agregar respuestas
Una vez que se han determinado los roles de la persona asignada para el paso, el siguiente paso es agregar respuestas. Las opciones disponibles al agregar respuestas están determinadas por el tipo de decisión del paso y si se requieren o no respondedores.
Los pasos para agregar respuestas están separados por tipo de decisión. Siga los pasos para el tipo de decisión seleccionado en el paso.
Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo
Los pasos de condición permiten que una ruta de flujo de trabajo se enrute de manera diferente dependiendo de si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación.
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Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
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Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
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Tipo. Seleccione el paso Condición.
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Cuándo. Seleccione la primera parte de la hipótesis en el enunciado condicional. Existen diferentes instrucciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
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Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto específico, elija esta opción e ingrese un monto en el campo de la derecha.
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Menos que. Si desea que el paso funcione cuando la hipótesis sea menor que un número especificado.
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Es. Si desea que el paso funcione cuando se seleccione un campo determinado para un campo personalizado.
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está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marque una casilla de verificación de campo personalizado.
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Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elijan una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
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Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso.
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De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso. Este es el siguiente paso del flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones para el paso actual.
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Elija entre estas opciones:
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Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
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Guardar como Borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión 'Borrador' flujo de trabajo numerada. Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo.
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Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
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Declaraciones condicionales por herramienta
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* Las declaraciones condicionales vinculadas a la presupuesto del proyecto se basan en el monto total de la columna presupuesto seleccionada en la Personalizado Vista de Presupuesto Reportes ubicada en la herramienta a nivel de compañía Administrador. Consulte Configurar una vista de presupuesto para informes personalizados.
Agregar un paso de acción a un flujo de trabajo
Pasos de acción detalla las distintas acciones que puede realizar como siguiente paso en un flujo de trabajo. Actualmente, los pasos de acción admitidos son Finalizar flujo de trabajo, Enviar webhook y Sincronizar datos externos de ERP.
Finalizar flujo de trabajo
Una acción de fin de flujo de trabajo define el final de un flujo de trabajo y que el flujo de trabajo se ha completado.
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Haga clic en el
icono adjunto a un paso existente en el generador de flujo de trabajo. Seleccione Acción > Finalizar Flujo de trabajo. -
Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
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Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
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Tipo de extremo. Elija Éxito O Fracaso.
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Ítem Estatus. Seleccione el estatus apropiado. Las opciones de Estatus varían según la herramienta.
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Opcional: Destinatarios de la notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
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Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse en un proyecto.
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Ítem Creador. Un ítem creador es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
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grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo A nivel de proyecto.
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Elija entre estas opciones:
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Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
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Guardar como Borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión en 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo.
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Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
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Enviar Webhook
Una acción Enviar Webhook envía flujo de trabajo datos a un sistema externo cuando el flujo de trabajo alcanza una etapa específica. Esta acción funciona con todos los tipos de flujo de trabajo.
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En la sección Respuesta del generador de flujo de trabajo, vaya al paso Ir a.
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Haga clic en el signo más (+) Crear nuevo paso y seleccione Acción > Enviar webhook.
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Ingrese la siguiente información en la sección Información general:
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Nombre del paso: Ingrese un nombre para el paso.
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Tipo: De forma predeterminada, se establece en "Paso de acción".
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Opcional: Destinatarios de la notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los predeterminados grupos incluyen: flujo de trabajo Manager, ítem creador y grupo de distribución.
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Opcional: En la sección Enviar webhook - Detalles, ingrese Personalizado Datos.
Nota: Estos datos se incluirán en la carga útil del webhook junto con la información estándar del flujo de trabajo. Ejemplo: datos JSON, mensajes simples y números de referencia.
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En la sección Ir al paso, seleccione el siguiente paso relevante o seleccione Finalizar flujo de trabajo.
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Haga clic en Guardar y publicar. La acción enviar web hook se agrega correctamente en el flujo de trabajo.
Crea un nuevo webhook:
Una vez que haya agregado la acción a su flujo de trabajo, configure un webhook en el proyecto para recibir los datos de Procore:
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Seleccione su proyecto y navegue hasta la herramienta Administrador del proyecto.
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En Configuración del proyecto en el panel izquierdo, haga clic en Webhooks. Esto abre la ventana Webhooks del proyecto.
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Haz clic en +Crear gancho en la esquina superior derecha. Esto abre la ventana Nuevo gancho.
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Introduzca la siguiente información en la sección Configuración del punto de conexión:
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URL del punto final: introduzca la URL para recibir la carga útil de la solicitud cuando se produzca un evento.
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Encabezado de autorización: Ingrese el token que se colocará en el encabezado de una solicitud POST de Procore.
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Formato de carga útil: Seleccione la versión de carga útil de la API REST que desea recibir. Nota: Una vez creado el gancho, la versión de la carga útil no se puede cambiar.
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Desplácese hasta la sección Seleccionar los eventos que desea enviar .
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En Herramientas > > Flujos de trabajo principal, seleccione Flujo de trabajo instancia.Personalizado.
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Después de completar los campos obligatorios, haga clic en + Crear gancho.
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El gancho aparece en la página Webhooks del proyecto con el ID del gancho, el Estatus, el Suscriptor a y la URL del punto final. También está disponible un icono de edición.
Nota: Cuando el flujo de trabajo alcanza el paso configurado, el webhook se envía automáticamente a la URL del punto final para la acción seleccionada.
Sincronizar datos externos de ERP
Una acción de sincronización de Datos externa de ERP sincroniza flujo de trabajo ítem datos con una integración de ERP cuando el flujo de trabajo alcanza una etapa específica. Esto permite que su sistema de contabilidad identifique los registros que están listos para ser extraídos de Procore automáticamente. Esta acción no requiere configuración y es compatible con los siguientes tipos de flujo de trabajo: compañía costos indirectos, facturas, aplicaciones de pago, contratos primarios, contratos de las órdenes de compra, contratos de orden de trabajo, cambios de presupuesto, órdenes de cambio del contrato primario (todos los tipos) y órdenes de cambio del contrato (todos los tipos).
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En la sección Respuesta del generador de flujo de trabajo, vaya al paso Ir a.
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Haga clic en el signo más (+) Crear nuevo paso y seleccione Acción > sincronizar ERP externo Datos.
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Ingrese la siguiente información en la sección Información general:
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Nombre del paso: Ingrese un nombre para el paso.
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Tipo: De forma predeterminada, se establece en "Paso de acción".
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Opcional: Destinatarios de la notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los predeterminados grupos incluyen: Flujo de trabajo Manager, Ítem Creador y grupo de distribución.
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En la sección Ir al paso, seleccione el siguiente paso relevante o seleccione Finalizar flujo de trabajo.
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Haga clic en Guardar y publicar. La acción Sincronizar datos externos de ERP se agrega correctamente al flujo de trabajo.
Guardar una plantilla de flujo de trabajo
Las siguientes opciones están disponibles para guardar la plantilla de flujo de trabajo:
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Guardar como Borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión en 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Al hacer clic en Guardar como borrador, no se cerrará el generador de flujo de trabajo para que pueda guardar su trabajo sobre la marcha. Borrador flujo de trabajo plantillas no se pueden utilizar en proyectos.
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Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo publicados se pueden utilizar en proyectos.
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Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
Ver también
- Configurar una plantilla de Flujo de trabajo en un proyecto
- ¿Qué herramientas de Procore admiten flujos de trabajo?
- (Beta) Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizado para ítems de correspondencia
Asignar plantillas de Flujo de trabajo a proyectos
Una vez publicados los flujos de trabajo, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para poder configurarlos. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo de la compañía.
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish.
- Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.
- In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s).
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- Click Update.
Assign a Workflow Template to New Projects
A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created.
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
- Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
- Click Assign.
- A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.
Configurar plantillas de Flujo de trabajo en proyectos
Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse con la configuración de una herramienta individual. Este es el proceso en el que se asignan pasos de flujo de trabajo a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen para responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta con la que está asociada antes de que se pueda aplicar y utilizar para aprobar un ítem.
Objetivo
Configurar una plantilla de flujo de trabajo en una herramienta.
Contexto
Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo y se asigna a un proyecto, deberá configurarse en el proyecto antes de que pueda usarse. La configuración incluye asignar a una persona para actuar como "administrador de Flujo de trabajo" y asignar los grupo de distribución adecuados y personas asignadas a su flujo de trabajo. Una plantilla específica también debe establecerse como "Predeterminada" para la herramienta antes de que pueda utilizarse.
Aspectos para tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta del proyecto que se está configurando.
Pasos
- (Opcional) Puede habilitar plantillas de flujo de trabajo a nivel proyecto para proporcionar a los equipos de proyecto la autonomía para crear y personalizar flujos de trabajo directamente dentro de su entorno de proyecto, sin depender de los permisos a nivel compañía.
- Navegue hasta la herramienta donde se configura la flujo de trabajo.
- Haga clic en el icono Configurar ajustes
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Nota: Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo de correspondencia específico de la plantilla de flujo de trabajo. - (Opcional) Puede clonar una plantilla de flujo de trabajo a nivel proyecto para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo que sea igual o muy similar a una existente.
Nota:
Las plantillas de flujo de trabajo a nivel proyecto deben estar habilitadas para utilizar la funcionalidad de clonación. - Haga clic en "Configuración de Flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas facturación y correspondencia no tienen una página exclusiva de "Configuración de Flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de la herramienta Facturación configure los ajustes para acceder a las configuraciones de facturación flujo de trabajo. - Haga clic en el botón Configurar junto a la flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visualizador de flujo de trabajo.
Ejemplo
- En la parte superior del visor de flujo de trabajo, asigne un administrador de flujo de trabajo seleccionando un usuario del proyecto de la lista desplegable.
- Haga clic en Guardar.
Nota: Si algún campo obligatorio ha faltado información, aparecerá un banner en la parte superior del visualizador de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué pasos necesitan actualizarse.
Pasos opcionales. Completo según los requisitos del flujo de trabajo.
- Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos son los grupos de usuarios que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando ocurran ciertas acciones en un flujo de trabajo.
- Días para completar. Ingrese la cantidad de días que las personas asignadas tendrán para enviar sus respuestas en el paso. En la sección "Información general" de los detalles del paso en Días para completar, ingrese una cantidad de días en el primer cuadro, luego seleccione Días calendario o Días hábiles en la lista desplegable.
Nota: Si las personas asignadas no envían una respuesta dentro del plazo definido, recibirán recordatorios automáticos por correo electrónico.
Establecer un Flujo de trabajo predeterminado
Se debe elegir un flujo de trabajo predeterminado antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un ítem.
- Desplácese sobre la columna "Configuración predeterminada Flujo de trabajo" en la tabla "Configuración de Flujo de trabajo".
- Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila de la flujo de trabajo que desea ser la predeterminada.
Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción revertirá la designación predeterminada del flujo de trabajo. - Una vez que se elige una flujo de trabajo predeterminada, aparecerá un marca de verificación en la columna "Flujo de trabajo predeterminada" del flujo de trabajo.
Iniciar un Flujo de trabajo
Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la configuración de la herramienta Flujos de trabajo, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en ítems a nivel proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un ítem que necesite un flujo de trabajo para su aprobación. Los flujos de trabajo en las facturas de los contratistas se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos y otros ítems deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.
Objective
After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
OR - Users with the 'Can Start Workflows' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
OR - Users with the 'Can be Workflow Manager' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
Steps
- Navigate to the tool and item containing the workflow.
- Click Start Workflow at the top right corner of the item.
Responder a un Flujo de trabajo
Objective
To respond to a workflow on a project level item.
Background
After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
- Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
- The invoice must be associated with an open billing period.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- To respond to a workflow on a budget change:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
- Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
- To respond to a workflow on a correspondence item:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
- Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
Steps
- Navigate to the Project item containing the workflow.
- In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow.
Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed. - Select your response for the workflow at the bottom of the right pane.
Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step. - Optional: Upload or attach files to the workflow.
- Optional: Enter a reason for your response.
Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template. - Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.
See Also