guía del usuario Flujos de trabajo

Comienzo

Esta guía del usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta Flujos de trabajo de Procore para crear y emplear flujos de trabajo de principio a fin.

Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen:

¿Qué son los flujos de trabajo? Un flujo de trabajo es un proceso que define una ruta de aprobación única para un ítem en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para "aprobar" un ítem (como una requisición o contrato) en Procore. Una plantilla de flujo de trabajo definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enrutar un ítem a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso se adapta para adaptarse a las necesidades únicas y los requisitos específicos del entorno empresarial de su empresa.
Cómo migrar de flujos de trabajo heredados a flujos de trabajo de autoservicio. Los flujos de trabajo de autoservicio están reemplazando a los flujos de trabajo heredados creados por el equipo de Soluciones personalizadas de Procore. Si ha utilizado anteriormente flujos de trabajo heredados, su empresa deberá actualizar cada herramienta mediante flujos de trabajo de autoservicio antes de que su empresa pueda crear nuevos flujos de trabajo.
Cómo crear y administrar plantillas de flujo de trabajo. Aprenda a crear y administrar sus propias plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de la compañía.
Cómo asignar flujos de trabajo a proyectos. Después de crear plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo, deberá asignarlas a sus proyectos. Esto le permite la flexibilidad de crear flujos de trabajo que se pueden utilizar en un solo proyecto o en todos los proyectos.
Cómo configurar flujos de trabajo para su uso en proyectos. El paso final antes de que un flujo de trabajo esté activo en un ítem. Configure roles, responsabilidades y notificaciones para sus flujos de trabajo.
Cómo ver y responder a un flujo de trabajo. Utilice sus plantillas de flujo de trabajo para facilitar el proceso de aprobación de sus ítems.

Flujos de trabajo

Bienvenido a la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Con Flujos de trabajo, los usuarios tienen la habilidad para crear sus propias rutas de aprobación para ítems en Procore.

¿Qué es un flujo de trabajo personalizado?

Ejemplo

La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo se ve un flujo de trabajo personalizado publicado para contratista requisiciones. Los flujo de trabajo pasos y condiciones pueden ser diferentes en su entorno.

¿Qué herramientas de Procore son compatibles con la herramienta Flujos de trabajo?

Herramientas compatibles

Instalación y configuración

La transición del motor de flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no se completa hasta que se activa la actualización a través de la página de configuración de Flujos de trabajo. Sin embargo, permite a los usuarios configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente su versión de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a ítems (contratos y facturas) hasta que se actualice la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración de Flujos de trabajo.

Consulte los pasos de la sección "Habilitar flujos de trabajo de autoservicio" cuando esté listo para actualizar.

Plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido

¿Qué son las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido?

Las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido son plantillas de flujo de trabajo preconfiguradas para las herramientas financieras de Procore. Estas plantillas se diseñaron en base a las mejores prácticas de la industria.

Puede personalizarlos para satisfacer las necesidades específicas de su empresa cambiando estatus, nombres de pasos y más. Consulte Editar una plantilla de flujo de trabajo.

¿Cómo obtengo plantillas de inicio rápido en la cuenta de mi compañía?

Las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido están disponibles automáticamente en la herramienta Flujos de trabajo de su compañía para todos los clientes de Estados Unidos, Australia, Nueva Zelanda, Canadá, Gran Bretaña e Irlanda.

Aparecen junto a los flujos de trabajo personalizados que ya se hayan creado dentro de su cuenta y están etiquetados con "Soporte al cliente" para indicar que fueron creados por Procore.

¿Qué sucede si no deseo usar plantillas de inicio rápido?

Puede archivar cualquier plantilla de inicio rápido que no desee utilizar haciendo clic en el botón "Archivar" junto a la plantilla. Consulte Archivar una plantilla de flujo de trabajo.

¿La adición de plantillas de inicio rápido afecta a mis plantillas de flujo de trabajo personalizadas existentes?

No, no hay ningún impacto en las plantillas personalizadas existentes.

Crear una plantilla de flujo de trabajo

Objetivo

Crear una plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo compañía.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Para ver, crear o editar una plantilla de flujo de trabajo:
  - Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo compañía.
    O
  - Permisos de nivel 'Solo lectura' o 'Estándar' en la herramienta Flujos de trabajo compañía con la permiso granular Flujo de trabajo plantillas de permisos' y 'Crear y editar plantillas de Flujo de trabajo' habilitada en su plantilla de permisos.
Los clientes que usan Procore en inglés también pueden elegir entre una selección de plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido precargadas para herramientas financieras. Estas plantillas se pueden usar tal cual o editar para satisfacer las necesidades de su compañía. Las plantillas de flujos de trabajo de inicio rápido no están disponibles fuera de las regiones de habla inglesa en este momento.

Pasos

Agregar un Flujo de trabajo

Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
Haga clic en Crear.
Esto abre el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo".
Introduzca un nombre para el flujo de trabajo.
Seleccione la herramienta para el flujo de trabajo en el menú Herramienta.

Nota:
Algunas herramientas de Procore deben estar habilitadas para que aparezcan como una selección en esta lista. Para obtener una lista de las herramientas disponibles, consulte ¿Qué herramientas de Procore admiten flujos de trabajo?
Haga clic en Crear.
Procore abre el generador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.

Actualice el primer paso en la Flujo de trabajo

Para comenzar, seleccione el tipo de paso (paso de respuesta, paso de condición) que utilizará al inicio del flujo de trabajo.
Siga las instrucciones del tipo de paso seleccionado:

Agregar un paso de respuesta a un Flujo de trabajo

Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione Paso de respuesta.
- Estatus del ítem. Ingrese el estatus del ítem que se asociará con este paso flujo de trabajo.
- Días para completar. Ingrese la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso flujo de trabajo. Luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Una vez que pase el número de días establecidos, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados en Días para completar. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Flujo de trabajo administrador. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar la flujo de trabajo a nivel proyecto.
  - Todos los usuarios del proyecto de la empresa. Todos los usuarios del proyecto de la compañía del creador del ítem asignados al proyecto son notificados automáticamente cuando selecciona Compañía del creador del ítem en la lista de destinatarios de la notificación.

Agregar personas asignadas

Complete la sección Personas asignadas :
- Tipo de decisión. Seleccione uno de los tipos de decisiones predeterminados para el paso. Esta configuración también determinará qué opciones de requisitos de respuesta están disponibles.
  - El primer responder decide.
  - Múltiples respuestas deciden.
    - Solo los respondedores requeridos deciden. Marque esta casilla si desea que la decisión final del paso sea determinada solo por los respondedores en roles con uno o todos los miembros requeridos para responder.
Haga clic en Administrar personas asignadas.
Puede administrar a las personas asignadas según el rol del proyecto o el tipo de persona asignada de rol personalizado . Según el método de configuración de la persona asignada, siga las instrucciones pertinentes:
- Personas asignadas de roles de proyecto:
  No se requieren actualizaciones manuales para administrar personas asignadas individuales.
  Las personas asignadas se completan automáticamente en cada paso del flujo de trabajo en función de los roles de proyecto asignados en el Directorio del proyecto.
  Importante: Asegúrese de que los roles del directorio del proyecto estén correctamente asignados y actualizados. Consulte ¿Cómo asignar automáticamente roles de proyecto a los pasos del flujo de trabajo? para obtener más detalles.
1. Cree roles de proyecto dentro de la herramienta Administrador de la compañía. Aprenda cómo →
2. Asigne personas a roles de proyecto dentro de la herramienta Directorio de proyectos. Aprenda cómo →
3. Configure una plantilla de flujo de trabajo a nivel compañía. Al configurar cada paso del flujo de trabajo, seleccione los roles de proyecto relevantes que desea asignar a ese paso.
4. Para cualquier proyecto al que se asigne la plantilla, las personas asociadas con esos roles de proyecto se completarán automáticamente en cada paso del flujo de trabajo de acuerdo con la configuración de la plantilla de flujo de trabajo a nivel de compañía.
5. Asegúrese de que todos los miembros enumerados en el Directorio del proyecto tengan los permisos adecuados necesarios para los ítems dentro de cada herramienta y los permisos de flujo de trabajo correctos.
6. Para completar la configuración, aún es necesario configurar manualmente el Administrador de flujo de trabajo para cada plantilla de proyecto por herramienta. Este paso es necesario porque el Directorio del proyecto se administra por proyecto y el Administrador de flujo de trabajo puede variar según la herramienta.
- Personas asignadas de roles personalizados:
  1. Haga clic en Administrar personas asignadas en los detalles del paso en la sección Personas asignadas .
  2. Haga clic en Editar miembros junto al rol personalizado.
  3. Seleccione usuarios de los miembros disponibles del directorio del proyecto.
    Nota: Cada rol personalizado en un paso del flujo de trabajo debe tener al menos un usuario asignado.
  4. (Opcional) Si el tipo de decisión es Múltiples respondedores Decide, puede establecer el requisito de cada miembro utilizando la lista desplegable ¿Requerido para responder? .
  5. Haga clic en Listo para confirmar las actualizaciones de su persona asignada.
  6. Haga clic en Guardar para finalizar los cambios.
    Nota: Si falta información en alguno de los campos obligatorios, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso debe actualizarse.

Nota:

También puede asignar roles de proyecto de forma masiva desde el Directorio de compañía.

Agregar respuestas

Una vez que se han determinado los roles de la persona asignada para el paso, el siguiente paso es agregar respuestas. Las opciones disponibles al agregar respuestas están determinadas por el tipo de decisión del paso y si se requieren o no respondedores.

Los pasos para agregar respuestas están separados por tipo de decisión. Siga los pasos para el tipo de decisión seleccionado en el paso.

El socorrista decide: Mostrar/Ocultar
- En la tarjeta Respuestas de la configuración del paso, haga lo siguiente:
  - Si la respuesta es. Seleccione una (1) o más respuestas del menú desplegable.
  - Ir a paso. Seleccione el siguiente paso en la flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.
- Opcional: Haga clic en Agregar respuesta para crear respuestas adicionales y completar la información anterior según sea necesario.

Múltiples respondedores deciden: Mostrar/Ocultar
- En la tarjeta Respuestas de la configuración del paso, haga lo siguiente:
- Si solo los respondedores requeridos deciden ESTÁ marcado:
  - Si es necesario, los respondedores deciden. Seleccione una (1) o más respuestas del menú desplegable.
  - Ir a paso. Seleccione el siguiente paso en la flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.
- Si solo los respondedores requeridos deciden NO está marcado:
  - Si todos los respondedores deciden. Seleccione una (1) o más respuestas del menú desplegable.
  - Ir a paso. Seleccione el siguiente paso en la flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.
- Opcional: Haga clic en Agregar respuesta para crear respuestas adicionales y completar la información anterior según sea necesario.

Para agregar más tipos de pasos, consulte:

Agregar un paso de condición a una Flujo de trabajo

Los pasos de condición permiten que se cumpla una ruta de flujo de trabajo de manera diferente según si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación.

Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione Paso de condición.
- Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
  - Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto especificado, querrá elegir esta opción e ingresar una cantidad en el campo a la derecha.
    O
  - Menos que. Si desea que el paso funcione cuando el arrendatario es inferior a un número especificado.
  - Es. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un campo determinado para un campo personalizado.
  - Está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marca una casilla de verificación de campo personalizado.
  - Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elija una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
- Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso.
- De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso . Este es el siguiente paso del flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones para el paso actual.
Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada del flujo de trabajo "Borrador". Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Declaraciones condicionales por herramienta

Cambios de presupuesto... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Monto de Cambio del Presupuesto	La total general de todos los valores de partida ajuste de presupuesto "Para" y "Desde".
Monto de ajuste	La suma del ajuste partida los montos positivos o el valor absoluto del ajuste partida los montos negativos . Se utilizará el mayor valor absoluto para determinar el resultado del paso de la condición.

Contratos... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto del contrato original	El monto total de SOV del contrato que se aprueba.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Cantidad total de objetos de costo aprobados	El monto total de SOV de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos están por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo	La cantidad total de SOV de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos = Monto total de todos los objetos de costo	Enrutar la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados	El monto total de la columna designada del proyecto se resta del monto total combinado de todos los Contratos, Órdenes de cambio de contrato y Costos indirectos "Aprobados". Fórmula... Mostrar/ocultar Monto del presupuesto aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto superior al presupuesto en objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un monto específico.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobado", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto del presupuesto total = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos ) ÷ Monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en el.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.
Beta Monto sobre el valor del código de presupuesto para objetos de costo aprobados	La diferencia entre los montos aprobados asociados (Contratos, Órdenes de cambio del contrato, Costos indirectos) con cada uno de los Códigos de presupuesto incluidos en la partida del ítem y el monto presupuestado revisado del Código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del ítem hará que los códigos de presupuesto asociados con el ítem se muevan por encima de la cantidad establecida.
Beta Monto sobre el valor del código de presupuesto para todos los objetos de costo	La diferencia entre los montos Aprobados, Pendientes y Revisados asociados (Contratos, Órdenes de cambio de contratos, Costos indirectos) con los Códigos de presupuesto incluidos en la partida del ítem y el monto presupuestado revisado del Código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del ítem hará que los códigos de presupuesto asociados con el ítem se muevan por encima de la cantidad establecida.
Beta Costos aprobados Porcentaje de los valores presupuestados del código de presupuesto	El porcentaje del monto presupuestado revisado para los montos del código de presupuesto incluidos en las partidas del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems de costo aprobados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del código de presupuesto SOV del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems aprobados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del monto presupuestado revisado de los códigos de presupuesto.
Beta Todos los costos Porcentaje de los valores del código de presupuesto presupuestado	El porcentaje del monto presupuestado revisado para los montos del código de presupuesto incluidos en las partidas del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems aprobados, pendientes y revisados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del Código de presupuesto SOV del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems Aprobados, Pendientes y Revisados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del Monto presupuestado revisado de los Códigos de presupuesto.

Órdenes de cambio del contrato... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto	El monto total de las SOV de la orden de cambio aprobado.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Cantidad total de objetos de costo aprobados	El monto total de SOV de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos está por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo	La cantidad total de SOV de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos = Monto total de todos los objetos de costo	Enrutar la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados	El monto total de la columna designada del proyecto se resta del monto total combinado de todos los Contratos, Órdenes de cambio de contrato y Costos indirectos "Aprobados". Fórmula... Mostrar/ocultar Monto del presupuesto aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto superior al presupuesto en objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un monto específico.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobado", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto del presupuesto total = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos ) ÷ Monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.
Beta Monto sobre el valor del código de presupuesto para objetos de costo aprobados	La diferencia entre los montos aprobados asociados (Contratos, Órdenes de cambio del contrato, Costos indirectos) con cada uno de los Códigos de presupuesto incluidos en la partida del ítem y el monto presupuestado revisado del Código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del ítem hará que los códigos de presupuesto asociados con el ítem se muevan por encima de la cantidad determinada en la plantilla de flujo de trabajo.
Beta Monto sobre el valor del código de presupuesto para todos los objetos de costo	La diferencia entre los montos Aprobados, Pendientes y Revisados asociados (Contratos, Órdenes de cambio de contratos, Costos indirectos) con los Códigos de presupuesto incluidos en la partida del ítem y el monto presupuestado revisado del Código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del ítem hará que los códigos de presupuesto asociados con el ítem se muevan por encima de la cantidad establecida.
Beta Costos aprobados Porcentaje de los valores presupuestados del código de presupuesto	El porcentaje del monto presupuestado revisado para los montos del código de presupuesto incluidos en las partidas del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems de costo aprobados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del código de presupuesto SOV del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems aprobados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del monto presupuestado revisado de los códigos de presupuesto.
Beta Todos los costos Porcentaje de los valores del código de presupuesto presupuestado	El porcentaje del monto presupuestado revisado para los montos del código de presupuesto incluidos en las partidas del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems aprobados, pendientes y revisados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del Código de presupuesto SOV del ítem de flujo de trabajo en todos los ítems Aprobados, Pendientes y Revisados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del Monto presupuestado revisado de los Códigos de presupuesto.

Correspondencias/Herramientas personalizadas... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Valor de impacto en el costo	El monto ingresado en el campo "Impacto en el costo" en la ítem de correspondencia.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.

Facturas del propietario... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Monto neto facturado este período	La cantidad facturada antes de los impuestos.
Facturación bruto este período	La cantidad facturada después de los impuestos.

Contratos primarios... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto del contrato original	El monto total de SOV del contrato que se aprueba.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio de contrato primario... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto	El monto total de las SOV de la orden de cambio aprobado.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Contratista facturas... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Importe bruto	El importe bruto facturado en la factura con la retención aplicada.
Cantidad de materiales almacenados	El importe facturado por los materiales almacenados en la factura.
Monto neto	El importe neto facturado en la factura con la retención aplicada.
Valor del contrato original	El monto original del contrato previo a cualquier cambio, ajuste o enmienda.
Cantidad liberada de retención	El importe de la retención liberada en la factura.
Retención total liberada	El porcentaje de retención liberado hasta la fecha.
Total Completed and Stored to Date (Total completado y almacenado a la fecha)	La cantidad porcentual de trabajo completado y los materiales almacenados hasta la fecha.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.
Campos personalizados del contrato principal (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben marcarse como Obligatorios* en ambos conjuntos de campos para órdenes de compra y contratos.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo en función del valor del campo personalizado, en el contrato principal configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo.

* Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en el monto total de la columna de presupuesto seleccionada en la Vista de presupuesto de reportes personalizados ubicada en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar tipos de pasos adicionales:

Agregar un paso final (exitoso) a una Flujo de trabajo

Un paso final define el final de una flujo de trabajo. Un paso final indica que el flujo de trabajo está completo.

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Finalizar paso (exitoso).
Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Estatus del ítem. Seleccione el estatus apropiado que indica la finalización exitosa. Las opciones de estatus varían según la herramienta.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Flujo de trabajo administrador. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar la flujo de trabajo a nivel proyecto.

Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión "Borrador" de la flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando para crear su flujo de trabajo.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar tipos de pasos adicionales:

Agregar un paso final (no se llevó a cabo correctamente) a una Flujo de trabajo

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Finalizar paso (no exitoso).
Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Estatus del ítem. Seleccione el estatus apropiado que indica la finalización no exitosa. Las opciones de estatus varían según la herramienta.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Flujo de trabajo administrador. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar la flujo de trabajo a nivel proyecto.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar tipos de pasos adicionales:

Guardar una plantilla de Flujo de trabajo

Las siguientes opciones están disponibles para guardar la plantilla de flujo de trabajo:

Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión "Borrador" de la flujo de trabajo. Al hacer clic en Guardar como borrador , no se cerrará el creador de flujo de trabajo para que pueda guardar su trabajo a medida que vaya. Las plantillas de flujo de trabajo borradores no se pueden utilizar en proyectos.
O
Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo publicados se pueden utilizar en proyectos.
O
Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.

Ver también

Asignar plantillas de Flujo de trabajo a proyectos

Una vez publicados los flujos de trabajo, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para poder configurarlos. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo de la compañía.

Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo compañía.
En la tabla 'Flujos de trabajo', busque la versión que desea publicar.
Haga clic en la hiperenlace en la columna "Proyectos asignados".
En el cuadro de diálogo "Asignar proyectos", haga lo siguiente:
- Para seleccionar todos los proyectos activos en la cuenta de su compañía, coloque una marca en seleccionar todo casilla de verificación.
- Para buscar proyectos individuales, comience a escribir el nombre del proyecto en el cuadro de búsqueda . Luego coloque una marca en la(s) casilla de verificación (es) que corresponda a los proyectos deseados.
Haga clic en Actualizar.

Asignar una plantilla de Flujo de trabajo a nuevos proyectos

Una plantilla de flujo de trabajo se puede asignar automáticamente a todos los proyectos nuevos para que no deba hacerse cada vez que se crea un nuevo proyecto.

Navegue hasta la Flujos de trabajo tool de la compañía.
En la tabla 'Flujos de trabajo', busque la versión que desea asignar a todos los proyectos nuevos.
Coloque el cursor sobre el espacio en la columna "Asignar a nuevos proyectos".
Haga clic en Asignar.
Aparecerá un marca de verificación que se le ha asignado a todos los proyectos nuevos.
Nota: Haga clic en la marca de verificación para dejar de asignar la plantilla a los nuevos proyectos automáticamente.

Configurar plantillas de Flujo de trabajo en proyectos

Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse con la configuración de una herramienta individual. Este es el proceso en el que se asignan pasos de flujo de trabajo a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen para responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta con la que está asociada antes de que se pueda aplicar y utilizar para aprobar un ítem.

Objetivo

Configurar una plantilla de flujo de trabajo en una herramienta.

Contexto

Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo y se asigna a un proyecto, deberá configurarse en el proyecto antes de que pueda usarse. La configuración incluye asignar a una persona para actuar como "administrador de Flujo de trabajo" y asignar los grupo de distribución adecuados y personas asignadas a su flujo de trabajo. Una plantilla específica también debe establecerse como "Predeterminada" para la herramienta antes de que pueda utilizarse.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta del proyecto que se está configurando.

Pasos

(Opcional) Puede habilitar plantillas de flujo de trabajo a nivel proyecto para proporcionar a los equipos de proyecto la autonomía para crear y personalizar flujos de trabajo directamente dentro de su entorno de proyecto, sin depender de los permisos a nivel compañía.
Navegue hasta la herramienta donde se configura la flujo de trabajo.
Haga clic en el icono Configurar ajustes .
Nota: Para la herramienta Correspondencias, seleccione los ajustes de configuración para la tipo de correspondencia específica de la plantilla de flujo de trabajo.
(Opcional) Puede clonar una plantilla de flujo de trabajo a nivel proyecto para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo que sea igual o muy similar a una existente.

Nota:
Las plantillas de flujo de trabajo a nivel proyecto deben estar habilitadas para utilizar la funcionalidad de clonación.
Haga clic en "Configuración de Flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas facturación y correspondencia no tienen una página exclusiva de "Configuración de Flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de la herramienta Facturación configure los ajustes para acceder a las configuraciones de facturación flujo de trabajo.
Haga clic en el botón Configurar junto a la flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visualizador de flujo de trabajo.

Ejemplo
En la parte superior del visor de flujo de trabajo, asigne un administrador de flujo de trabajo seleccionando un usuario del proyecto de la lista desplegable.
Haga clic en Guardar.
Nota: Si algún campo obligatorio ha faltado información, aparecerá un banner en la parte superior del visualizador de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué pasos necesitan actualizarse.

Pasos opcionales. Completo según los requisitos del flujo de trabajo.

Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos son los grupos de usuarios que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando ocurran ciertas acciones en un flujo de trabajo.
Días para completar. Ingrese la cantidad de días que las personas asignadas tendrán para enviar sus respuestas en el paso. En la sección "Información general" de los detalles del paso en Días para completar, ingrese una cantidad de días en el primer cuadro, luego seleccione Días calendario o Días hábiles en la lista desplegable.
Nota: Si las personas asignadas no envían una respuesta dentro del plazo definido, recibirán recordatorios automáticos por correo electrónico.

Establecer un Flujo de trabajo predeterminado

Se debe elegir un flujo de trabajo predeterminado antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un ítem.

Desplácese sobre la columna "Configuración predeterminada Flujo de trabajo" en la tabla "Configuración de Flujo de trabajo".
Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila de la flujo de trabajo que desea ser la predeterminada.
Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción revertirá la designación predeterminada del flujo de trabajo.
Una vez que se elige una flujo de trabajo predeterminada, aparecerá un marca de verificación en la columna "Flujo de trabajo predeterminada" del flujo de trabajo.

Ver también

Iniciar un Flujo de trabajo

Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la configuración de la herramienta Flujos de trabajo, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en ítems a nivel proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un ítem que necesite un flujo de trabajo para su aprobación. Los flujos de trabajo en las facturas de los contratistas se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos y otros ítems deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.

Objetivo

Después de crear un nuevo contrato, contrato primario o cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar la flujo de trabajo para que las personas asignadas puedan responder.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
  O
- Los usuarios con la permiso Flujos de trabajo granular "Pueden iniciar Flujos de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos. Consulte Grant permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.
  O
- Los usuarios con la permiso granular "Pueden ser Flujo de trabajo Administrador" habilitado en su plantilla de permisos. Consulte Grant permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.

Pasos

Navegue hasta la herramienta y el ítem que contiene la flujo de trabajo.
Haga clic en Inicio Flujo de trabajo en la esquina superior derecha del ítem.

Ver también

Responder a un Flujo de trabajo en un proyecto

Responder a un Flujo de trabajo

Objetivo

Responder a un flujo de trabajo en un ítem a nivel proyecto.

Contexto

Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo en un ítem del proyecto, los usuarios designados pueden responder a su paso asignado.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato o orden de cambio de contrato:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato primario o orden de cambio de contrato primario:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un requisición:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso flujo de trabajo actual de la factura.
  - La factura debe estar asociada con una período de facturación abierta.
  - Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
- Para responder a un flujo de trabajo en un cambio de presupuesto:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual en la cambio de presupuesto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un ítem de correspondencia:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la Tipo de correspondencia del proyecto.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del ítem de correspondencia.

Pasos

Navegue hasta el ítem del proyecto que contiene la flujo de trabajo.
En el panel derecho del ítem, revise el paso "Actual" en la flujo de trabajo.
Nota: Haga clic en "Mostrar Flujo de trabajo" si la panel lateral está colapsada.
Seleccione su respuesta para la flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho.
Nota: Aún tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso.
Opcional: Cargue o adjunte archivos a la flujo de trabajo.
Opcional: Ingrese un motivo para su respuesta.
Nota: Es posible que se requiera un motivo para su respuesta en función de la configuración de la plantilla flujo de trabajo.
Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o Volver para volver a cambiar su respuesta.

Ver también

Reiniciar un Flujo de trabajo