guía del usuario Flujos de trabajo
Tabla de contenido
- Comienzo
- Flujos de trabajo
- Plantillas de flujo de trabajo
- Iniciar un Flujo de trabajo
- Responder a un Flujo de trabajo
Comienzo
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Esta guía del usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta Flujos de trabajo de Procore para crear y emplear flujos de trabajo de principio a fin. Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen: |
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Flujos de trabajo
Bienvenido a la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Con Flujos de trabajo, los usuarios tienen la habilidad para crear sus propias rutas de aprobación para ítems en Procore.
¿Qué es un flujo de trabajo personalizado?
Ejemplo
La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo se ve un flujo de trabajo personalizado publicado para contratista requisiciones. Los flujo de trabajo pasos y condiciones pueden ser diferentes en su entorno.
¿Qué herramientas de Procore son compatibles con la herramienta Flujos de trabajo?
Herramientas compatibles
Instalación y configuración
Plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido
Crear plantillas de Flujo de trabajo
Asignar plantillas de Flujo de trabajo a proyectos
Una vez publicados los flujos de trabajo, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para poder configurarlos. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo de la compañía.
- Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo compañía.
- En la tabla 'Flujos de trabajo', busque la versión que desea publicar.
- Haga clic en la hiperenlace en la columna "Proyectos asignados".
- En el cuadro de diálogo "Asignar proyectos", haga lo siguiente:
- Para seleccionar todos los proyectos activos en la cuenta de su compañía, coloque una marca en seleccionar todo casilla de verificación.
- Para buscar proyectos individuales, comience a escribir el nombre del proyecto en el cuadro de búsqueda . Luego coloque una marca en la(s) casilla de verificación (es) que corresponda a los proyectos deseados.
- Para seleccionar todos los proyectos activos en la cuenta de su compañía, coloque una marca en seleccionar todo casilla de verificación.
- Haga clic en Actualizar.
Asignar una plantilla de Flujo de trabajo a nuevos proyectos
Una plantilla de flujo de trabajo se puede asignar automáticamente a todos los proyectos nuevos para que no deba hacerse cada vez que se crea un nuevo proyecto.
- Navegue hasta la Flujos de trabajo tool de la compañía.
- En la tabla 'Flujos de trabajo', busque la versión que desea asignar a todos los proyectos nuevos.
- Coloque el cursor sobre el espacio en la columna "Asignar a nuevos proyectos".
- Haga clic en Asignar.
- Aparecerá un marca de verificación que se le ha asignado a todos los proyectos nuevos.
Nota: Haga clic en la marca de verificación para dejar de asignar la plantilla a los nuevos proyectos automáticamente.
Configurar plantillas de Flujo de trabajo en proyectos
Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse con la configuración de una herramienta individual. Este es el proceso en el que se asignan pasos de flujo de trabajo a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen para responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta con la que está asociada antes de que se pueda aplicar y utilizar para aprobar un ítem.
Objetivo
Configurar una plantilla de flujo de trabajo en una herramienta.
Contexto
Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo y se asigna a un proyecto, deberá configurarse en el proyecto antes de que pueda usarse. La configuración incluye asignar a una persona para actuar como "administrador de Flujo de trabajo" y asignar los grupo de distribución adecuados y personas asignadas a su flujo de trabajo. Una plantilla específica también debe establecerse como "Predeterminada" para la herramienta antes de que pueda utilizarse.
Aspectos para tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta del proyecto que se está configurando.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta donde se configura la flujo de trabajo.
- Haga clic en el icono Configurar ajustes
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Nota: Para la herramienta Correspondencias, seleccione los ajustes de configuración para la tipo de correspondencia específica de la plantilla de flujo de trabajo. - Haga clic en "Configuración de Flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas facturación y correspondencia no tienen una página exclusiva de "Configuración de Flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de la herramienta Facturación configure los ajustes para acceder a las configuraciones de facturación flujo de trabajo. - Haga clic en el botón Configurar junto a la flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visualizador de flujo de trabajo.
Ejemplo
- En la parte superior del visualizador de flujo de trabajo, complete los siguientes pasos:
- Asignar Flujo de trabajo administrador. Seleccione el usuario del proyecto que desea asignar a este rol en la lista desplegable en la parte superior de la página.
- Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos son los grupos de usuarios que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando ocurran ciertos acciones en una flujo de trabajo
- Haga clic en un paso de "Respuesta" en el visualizador de flujo de trabajo para ver los detalles del paso.
- Ingrese el número de días que las personas asignadas tendrán que enviar sus respuestas en el paso. En la sección "Información general" de los detalles del paso en Días para completar, ingrese una cantidad de días en el primer cuadro, luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Si las personas asignadas no envían una respuesta dentro del número definido de "Días para completar", recibirán una notificación automática por correo electrónico como recordatorio para enviar su respuesta.
- Haga clic en Administrar personas asignadas en la sección "Personas asignadas" de los detalles del paso para ver las personas asignadas y editar los miembros de los roles de plantilla asignados desde la flujo de trabajo compañía.
- Haga clic en Editar miembros junto a roles de plantilla.
- Seleccione miembros para agregar de la lista de usuarios asignables en el Directorio del proyecto.
Nota: Al menos un miembro debe asignarse a cada rol de plantilla en el paso. - Opcional: Si el tipo de decisión del paso es "Decide múltiples respuestas", puede modificar cada requisito de respuesta de los miembros usando el menú desplegable junto a su nombre en la columna etiquetada Requerido para responder?
- Haga clic en Listo cuando haya terminado de agregar personas asignadas al paso.
- Repita los pasos seis (6) a través de once (11) para cada paso de respuesta adicional en la flujo de trabajo.
- Haga clic en Guardar.
Nota: Si algún campo obligatorio ha faltado información, aparecerá un banner en la parte superior del visualizador de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué pasos necesitan actualizarse.
Establecer un Flujo de trabajo predeterminado
Se debe elegir un flujo de trabajo predeterminado antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un ítem.
- Desplácese sobre la columna "Configuración predeterminada Flujo de trabajo" en la tabla "Configuración de Flujo de trabajo".
- Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila de la flujo de trabajo que desea ser la predeterminada.
Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción revertirá la designación predeterminada del flujo de trabajo. - Una vez que se elige una flujo de trabajo predeterminada, aparecerá un marca de verificación en la columna "Flujo de trabajo predeterminada" del flujo de trabajo.
Iniciar un Flujo de trabajo
Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la configuración de la herramienta Flujos de trabajo, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en ítems a nivel proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un ítem que necesite un flujo de trabajo para su aprobación. Los flujos de trabajo en las facturas de los contratistas se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos y otros ítems deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.
Objetivo
Después de crear un nuevo contrato, contrato primario o cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar la flujo de trabajo para que las personas asignadas puedan responder.
Aspectos para tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
O - Los usuarios con la permiso Flujos de trabajo granular "Pueden iniciar Flujos de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos. Consulte Grant permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.
O - Los usuarios con la permiso granular "Pueden ser Flujo de trabajo Administrador" habilitado en su plantilla de permisos. Consulte Grant permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta y el ítem que contiene la flujo de trabajo.
- Haga clic en Inicio Flujo de trabajo en la esquina superior derecha del ítem.
Responder a un Flujo de trabajo
Objetivo
Responder a un flujo de trabajo en un ítem a nivel proyecto.
Contexto
Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo en un ítem del proyecto, los usuarios designados pueden responder a su paso asignado.
Aspectos para tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato o orden de cambio de contrato:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
- Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
- Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato primario o orden de cambio de contrato primario:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
- Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
- Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un requisición:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso flujo de trabajo actual de la factura.
- La factura debe estar asociada con una período de facturación abierta.
- Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
- Para responder a un flujo de trabajo en un cambio de presupuesto:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
- Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual en la cambio de presupuesto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un ítem de correspondencia:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la Tipo de correspondencia del proyecto.
- Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del ítem de correspondencia.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato o orden de cambio de contrato:
Pasos
- Navegue hasta el ítem del proyecto que contiene la flujo de trabajo.
- En el panel derecho del ítem, revise el paso "Actual" en la flujo de trabajo.
Nota: Haga clic en "Mostrar Flujo de trabajo" si la panel lateral está colapsada. - Seleccione su respuesta para la flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho.
Nota: Aún tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso. - Opcional: Cargue o adjunte archivos a la flujo de trabajo.
- Opcional: Ingrese un motivo para su respuesta.
Nota: Es posible que se requiera un motivo para su respuesta en función de la configuración de la plantilla flujo de trabajo. - Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o Volver para volver a cambiar su respuesta.
Ver también