guía del usuario Flujos de trabajo

Comienzo

Esta guía de usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta Flujos de trabajo de Procore para crear y utilizar flujos de trabajo de principio a fin.

Algunas de los conceptos que aprenderá en esta guía incluyen:

¿Qué son los flujos de trabajo? Un flujo de trabajo es un proceso que define una proceso de aprobación única para un ítem en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para "Aprobar" un ítem (como un requisición o contrato) en Procore. Una plantilla de flujo de trabajo definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enviar un ítem a través de esa proceso de aprobación, y ese proceso está diseñado para adaptarse a las necesidades y requisitos específicos únicos del entorno comercial de su compañía.
Cómo migrar de legado a flujos de trabajo de autoservicio. Los flujos de trabajo de autoservicio reemplazan los flujos de trabajo heredados creados por el equipo de Soluciones personalizadas de Procore. Si ha utilizado flujos de trabajo heredados anteriormente, su compañía deberá actualizar cada herramienta utilizando flujos de trabajo de autoservicio antes de que su compañía pueda crear nuevos flujos de trabajo.
Cómo crear y administrar plantillas de flujo de trabajo. Aprenda a crear y administrar sus propias plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo compañía.
Cómo asignar flujos de trabajo a proyectos. Después de crear flujo de trabajo tempates en la herramienta Flujos de trabajo, deberá asignarse a sus proyectos. Esto le permite crear flujos de trabajo que se pueden utilizar en un solo proyecto o cada proyecto.
Cómo configurar flujos de trabajo para usar en proyectos. El paso final antes de que un flujo de trabajo esté activo en un ítem. Configure roles, responsabilidades y notificaciones para sus flujos de trabajo.
Cómo ver y responder a una flujo de trabajo. Utilice sus plantillas de flujo de trabajo para facilitar la proceso de aprobación de sus ítems.

¿Qué son Flujos de trabajo?

Bienvenido a la herramienta Flujos de trabajo

Bienvenido a la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Con Flujos de trabajo, los usuarios tienen la habilidad para crear sus propias rutas de aprobación para ítems en Procore.

¿Qué es un flujo de trabajo personalizado?

Ejemplo

La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo se ve un flujo de trabajo personalizado publicado para contratista requisiciones. Los flujo de trabajo pasos y condiciones pueden ser diferentes en su entorno.

¿Qué herramientas de Procore son compatibles con la herramienta Flujos de trabajo?

Herramientas compatibles

Herramientas de la compañía

La herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía le permite crear y administrar uno (1) o varios flujos de trabajo personalizados para estas herramientas de la compañía:

Herramienta de la compañía	Flujo de trabajo ítem(s)	Para obtener más información...
Pagos	Pagos	Crear una plantilla Flujo de trabajo

Herramientas de proyecto

La herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía le permite crear y administrar plantillas de flujo de trabajo para las siguientes herramientas de proyecto:

Herramienta de proyecto	Flujo de trabajo ítem(s)	Para obtener más información...
Presupuesto	Cambio del presupuesto	Crear una plantilla Flujo de trabajo
Contratos	Contratista factura
	Subcontrato/Orden de compra
	orden de cambio del contrato - Nivel único
	orden de cambio potencial del contrato
Contratos primarios	Factura del propietario
	Contrato primario
	Orden de cambio de contrato primario: un solo nivel
	Orden de Cambio Potencial de Contrato Primario
Correspondencias	Ítem de correspondencia

Instalación y configuración

La transición del motor heredado flujo de trabajo al motor de autoservicio no está completo hasta que la actualización se active a través de la página de ajustes Flujos de trabajo configurar los ajustes. Sin embargo, permite a los usuarios configurar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente su versión de flujo de trabajo. Flujo de trabajo plantillas no se pueden aplicar a ítems (contratos y facturas) hasta actualizar la versión de flujo de trabajo en los ajustes de configuración de Flujos de trabajo.

Consulte los pasos de la sección "Habilitar Flujos de trabajo de autoservicio" cuando esté listo para actualizar.

Crear plantillas de Flujo de trabajo

Ahora está listo para comenzar a crear plantillas de flujo de trabajo para que su compañía utilice. Flujo de trabajo plantillas se pueden crear y administrar desde la herramienta Flujos de trabajo compañía. Las instrucciones siguientes lo guiarán a través de los pasos de crear una flujo de trabajo.

Objetivo

Crear una plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo compañía.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Para ver, crear o editar una plantilla de flujo de trabajo:
  - Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo compañía.
    O
  - Permisos de nivel 'Solo lectura' o 'Estándar' en la herramienta Flujos de trabajo compañía con la permiso granular Flujo de trabajo plantillas de permisos' y 'Crear y editar plantillas de Flujo de trabajo' habilitada en su plantilla de permisos.

Pasos

Agregar un Flujo de trabajo

Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
Haga clic en el botón Crear.
En el cuadro de diálogo "Agregar una Flujo de trabajo", haga lo siguiente:
- Nombre *. Ingrese un nombre para su nueva flujo de trabajo.
- Herramienta *. Seleccione la herramienta y el ítem para los que está creando la nueva flujo de trabajo.
  - Requisición
  - Correspondencia/Herramientas personalizadas
    Nota: Si selecciona Correspondencia/Herramientas personalizadas, también se le pedirá que elija un tipo antes de continuar con el siguiente paso.
  - Contrato primario
  - Contrato
  - Orden de compra
  - Cambio del presupuesto
  - Factura del propietario
  - Orden de cambio de contrato primario: un solo nivel
  - Orden de cambio de contrato primario: dos o tres niveles
  - orden de cambio del contrato - Nivel único
  - orden de cambio del contrato - Dos o tres niveles
  - Orden de Cambio Potencial Primaria
  - orden de cambio potencial del contrato
  - Administración de documentos
  - Pagos
Haga clic en Crear.
Procore abre automáticamente el creador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.

Actualice el primer paso en la Flujo de trabajo

Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará al inicio de la flujo de trabajo.
Siga las instrucciones del tipo de paso seleccionado:

Agregar un paso de respuesta a un Flujo de trabajo

Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione Paso de respuesta.
- Estatus del ítem. Ingrese el estatus del ítem que se asociará con este paso flujo de trabajo.
- Días para completar. Ingrese la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso flujo de trabajo. Luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Una vez que pase el número de días establecidos, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados en Días para completar. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Flujo de trabajo administrador. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar la flujo de trabajo a nivel proyecto.

Agregar personas asignadas

Complete la sección Personas asignadas :
- Tipo de decisión. Seleccione uno de los tipos de decisiones predeterminados para el paso. Esta configuración también determinará qué opciones de requisitos de respuesta están disponibles.
  - El primer responder decide.
  - Múltiples respuestas deciden.
    - Solo los respondedores requeridos deciden. Marque esta casilla si desea que la decisión final del paso sea determinada solo por los respondedores en roles con uno o todos los miembros requeridos para responder.
Haga clic en Administrar personas asignadas.

Competir en los siguientes pasos para el tipo de decisión seleccionado:

Primera Respuesta Decide

Múltiples respuestas deciden

Seleccione un rol de persona asignada existente o cree un rol de plantilla personalizado. Cada fila agregada a la lista de Personas asignadas representa un responder individual en la flujo de trabajo. Los usuarios se agregan a los roles de plantilla en los ajustes de configuración de herramientas de un ítem de flujo de trabajo.

Complete la siguiente información:
- Persona asignada rol.
  - Seleccione un rol predeterminado existente O cree un rol de plantilla personalizado (consulte recomendación a continuación)::
    - Rol predeterminado. Un rol asociado con el objeto a la plantilla flujo de trabajo se aplicará y ya existe en Procore, como el Creador del ítem o un contacto de facturación. Estas persona asignada opciones de roles son proporcionadas por Procore y no se pueden modificar.
    - Rol de plantilla personalizado. Un rol de persona asignada definido por un usuario que se puede crear si los roles existentes no reflejan con precisión la descripción de los usuarios que se asignarán al paso. El uso de roles de persona asignada personalizados también permite el uso de tipos de decisiones para adaptarse a escenarios de respuesta adicionales flujo de trabajo.
- Haga clic en Agregar Persona asignada to agregar una nueva fila para otra persona asignada rol.
- Haga clic en Guardar .

Seleccione un rol de persona asignada existente o cree un rol de plantilla personalizado. Cada fila agregada a la lista de Personas asignadas representa un responder individual en la flujo de trabajo. Los usuarios se agregan a los roles de plantilla en los ajustes de configuración de herramientas de un ítem de flujo de trabajo.

Complete la siguiente información:
- Persona asignada rol.
  - Seleccione un rol predeterminado existente O cree un rol de plantilla personalizado (consulte recomendación a continuación)::
    - Rol predeterminado. Un rol asociado con el objeto a la plantilla flujo de trabajo se aplicará y ya existe en Procore, como el Creador del ítem o un contacto de facturación. Estas persona asignada opciones de roles son proporcionadas por Procore y no se pueden modificar.
    - Rol de plantilla personalizado. Un rol de persona asignada definido por un usuario que se puede crear si los roles existentes no reflejan con precisión la descripción de los usuarios que se asignarán al paso. El uso de roles de persona asignada personalizados también permite el uso de tipos de decisiones para adaptarse a escenarios de respuesta adicionales flujo de trabajo.
  - ¿Se requiere para responder? Seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable:
    - No hay miembros
    - Al menos un miembro (predeterminado)
    - Todos los miembros
      Nota: Si el persona asignada seleccionado el Creador del ítem, el rol de persona asignada solo puede tener un miembro. En este caso, las únicas opciones serán Obligatorias y No obligatorias.
- Haga clic en Agregar Persona asignada to agregar una nueva fila para otra persona asignada rol.
- Haga clic en Guardar .

Recomendación

Al seleccionar un rol de Persona asignada en la página Administrar personas asignadas, también puede optar por agregar nuevos roles de plantilla personalizados. Complete los siguientes pasos para crear un nuevo rol de plantilla:

Haga clic en el menú desplegable Persona asignada rol .
Haga clic en Crear rol de plantilla.
Ingrese una etiqueta de rol de plantilla para dar el nombre a la función.
Haga clic en Guardar rol.

Agregar respuestas

Una vez que se hayan determinado los roles persona asignada del paso, el siguiente paso es agregar respuestas. Las opciones disponibles al agregar respuestas están determinadas por el tipo de decisión del paso y si se requieren o no respuestas.

Los pasos para agregar respuestas a continuación están separados por su tipo de decisión asociado. Siga los pasos del tipo de decisión seleccionado en el paso.

Primera Respuesta Decide

En la tarjeta Respuestas de la configuración del paso, complete la siguiente información:

Si la respuesta es. Seleccione una respuesta del menú desplegable.
Ir a paso. Seleccione el siguiente paso en la flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.

Opcional: Haga clic en Agregar respuesta para crear respuestas adicionales y completar la información anterior según sea necesario.

Múltiples respuestas deciden

En la tarjeta Respuestas de la configuración del paso, complete la siguiente información:

Si solo los respondedores requeridos deciden SI está marcado:

Si se decide a los respondedores requeridos. Seleccione una respuesta del menú desplegable.
Ir a paso. Seleccione el siguiente paso en la flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.

Si solo los respondedores requeridos deciden NO está marcado:

Si todos los responderes deciden. Seleccione una respuesta del menú desplegable.
Ir a paso. Seleccione el siguiente paso en la flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.

Opcional: Haga clic en Agregar respuesta para crear respuestas adicionales y completar la información anterior según sea necesario.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar tipos de pasos adicionales:

Agregar un paso de condición a una Flujo de trabajo

Los pasos de condición permiten que se cumpla una ruta de flujo de trabajo de manera diferente según si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación.

Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione Paso de condición.
- Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
  - Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto especificado, querrá elegir esta opción e ingresar una cantidad en el campo a la derecha.
    O
  - Menos que. Si desea que el paso funcione cuando el arrendatario es inferior a un número especificado.
  - Es. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un campo determinado para un campo personalizado.
  - Está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marca una casilla de verificación de campo personalizado.
  - Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elija una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
- Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso.
- De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso . Este es el paso que se realizará junto en la flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones del paso actual.
Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión "Borrador" de la flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando para crear su flujo de trabajo.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Declaraciones condicionales por herramienta

Cambios de presupuesto... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Monto de Cambio del Presupuesto	La total general de todos los valores de partida ajuste de presupuesto "Para" y "Desde".
Monto de ajuste	La suma del ajuste partida los montos positivos o el valor absoluto del ajuste partida los montos negativos . Se utilizará el mayor valor absoluto para determinar el resultado del paso de la condición.

Contratos... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto del contrato original	El monto total de SOV del contrato que se aprueba.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Cantidad total de objetos de costo aprobados	El monto total de SOV de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos están por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo	La cantidad total de SOV de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos = Monto total de todos los objetos de costo	Enrutar la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Monto del presupuesto aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto superior al presupuesto en objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un monto específico.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobado", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto del presupuesto total = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos ) ÷ Monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en el.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio del contrato... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto	El monto total de las SOV de la orden de cambio aprobado.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Cantidad total de objetos de costo aprobados	El monto total de SOV de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos está por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo	La cantidad total de SOV de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de SOV del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos = Monto total de todos los objetos de costo	Enrutar la proceso de aprobación de la flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Monto del presupuesto aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto superior al presupuesto en objetos de costo aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un monto específico.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobado", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado Contratos + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto del presupuesto total = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los Contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Aprobado y pendiente Contratos + OCC aprobados y pendientes + Aprobados y pendientes Costos indirectos ) ÷ Monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	Enruta la proceso de aprobación de la flujo de trabajo si el contrato está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Correspondencias/Herramientas personalizadas... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Valor de impacto en el costo	El monto ingresado en el campo "Impacto en el costo" en la ítem de correspondencia.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.

Facturas del propietario... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Monto neto facturado este período	La cantidad facturada antes de los impuestos.
Facturación bruto este período	La cantidad facturada después de los impuestos.

Contratos primarios... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto del contrato original	El monto total de SOV del contrato que se aprueba.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio de contrato primario... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto	El monto total de las SOV de la orden de cambio aprobado.	Una flujo de trabajo necesita seguir diferentes rutas de aprobación según el monto del contrato que se apruebe.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.	Enruta el proceso de aprobación de la flujo de trabajo según un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de edificio" es 2, el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Contratista facturas... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Monto neto	El monto facturado en la factura con retención aplicada.
Valor del contrato original	El contrato de monto de las SOV original asociado con la factura.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o Casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en la conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado como configurado dentro del creador de plantillas flujo de trabajo.

*Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en la cantidad total de la columna de presupuesto seleccionada en la Vista de presupuesto de reportes personalizados ubicada en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar tipos de pasos adicionales:

Agregar un paso final (exitoso) a una Flujo de trabajo

Un paso final define el final de una flujo de trabajo. Un paso final indica que el flujo de trabajo está completo.

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Finalizar paso (exitoso).
Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Estatus del ítem. Seleccione el estatus apropiado que indica la finalización exitosa. Las opciones de estatus varían según la herramienta.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Flujo de trabajo administrador. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar la flujo de trabajo a nivel proyecto.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar tipos de pasos adicionales:

Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión "Borrador" de la flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando para crear su flujo de trabajo.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Agregar un paso final (no se llevó a cabo correctamente) a una Flujo de trabajo

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Finalizar paso (no exitoso).
Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Estatus del ítem. Seleccione el estatus apropiado que indica la finalización no exitosa. Las opciones de estatus varían según la herramienta.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Flujo de trabajo administrador. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar la flujo de trabajo a nivel proyecto.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar tipos de pasos adicionales:

Guardar una plantilla de Flujo de trabajo

Las siguientes opciones están disponibles para guardar la plantilla de flujo de trabajo:

Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión "Borrador" de la flujo de trabajo. Al hacer clic en Guardar como borrador , no se cerrará el creador de flujo de trabajo para que pueda guardar su trabajo a medida que vaya. Las plantillas de flujo de trabajo borradores no se pueden utilizar en proyectos.
O
Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo publicados se pueden utilizar en proyectos.
O
Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.

Ver también

Configurar una plantilla de Flujo de trabajo en un proyecto
Editar una plantilla de Flujo de trabajo

Asignar plantillas de Flujo de trabajo a proyectos

Una vez que se publiquen Publicar una plantilla de Flujo de trabajosus flujos de trabajo, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan configurarse. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo compañía.

Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo compañía.
En la tabla 'Flujos de trabajo', busque la versión que desea publicar.
Haga clic en la hiperenlace en la columna "Proyectos asignados".
En el cuadro de diálogo "Asignar proyectos", haga lo siguiente:
- Para seleccionar todos los proyectos activos en la cuenta de su compañía, coloque una marca en seleccionar todo casilla de verificación.
- Para buscar proyectos individuales, comience a escribir el nombre del proyecto en el cuadro de búsqueda . Luego coloque una marca en la(s) casilla de verificación (es) que corresponda a los proyectos deseados.
Haga clic en Actualizar.

Asignar una plantilla de Flujo de trabajo a nuevos proyectos

Una plantilla de flujo de trabajo se puede asignar automáticamente a todos los proyectos nuevos para que no deba hacerse cada vez que se crea un nuevo proyecto.

Navegue hasta la Flujos de trabajo tool de la compañía.
En la tabla 'Flujos de trabajo', busque la versión que desea asignar a todos los proyectos nuevos.
Coloque el cursor sobre el espacio en la columna "Asignar a nuevos proyectos".
Haga clic en Asignar.
Aparecerá un marca de verificación que se le ha asignado a todos los proyectos nuevos.
Nota: Haga clic en la marca de verificación para dejar de asignar la plantilla a los nuevos proyectos automáticamente.

Configurar plantillas de Flujo de trabajo en un proyecto

Una vez que se asignan plantillas de flujo de trabajo a los proyectos, deben configurarse con la configuración de una herramienta individual. Este es el proceso en el que se asignan flujo de trabajo pasos a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que deben responder. También es necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta con la que se puede aplicar y utilizar para aprobar un ítem.

Objetivo

Configurar una plantilla de flujo de trabajo en una herramienta.

Contexto

Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo y se asigna a un proyecto, deberá configurarse en el proyecto antes de que pueda usarse. La configuración incluye asignar a una persona para actuar como "administrador de Flujo de trabajo" y asignar los grupo de distribución adecuados y personas asignadas a su flujo de trabajo. Una plantilla específica también debe establecerse como "Predeterminada" para la herramienta antes de que pueda utilizarse.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
  O
- Los usuarios con los flujos de trabajo "Configurar plantillas de Flujo de trabajo" permiso granulares para la herramienta respectiva en su plantilla de permisos.
  Y
  Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta donde se configura la flujo de trabajo.

Pasos

Navegue hasta la herramienta donde se configura la flujo de trabajo.
Haga clic en el icono Configurar ajustes .
Nota: Para la herramienta Correspondencias, seleccione los ajustes de configuración para la tipo de correspondencia específica de la plantilla de flujo de trabajo.
Haga clic en "Configuración de Flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas facturación y correspondencia no tienen una página exclusiva de "Configuración de Flujo de trabajo". Desplácese hasta la parte inferior de la herramienta Facturación configure los ajustes para acceder a las configuraciones de facturación flujo de trabajo.
Haga clic en el botón Configurar junto a la flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visualizador de flujo de trabajo.

Ejemplo
En la parte superior del visualizador de flujo de trabajo, complete los siguientes pasos:
- Asignar Flujo de trabajo administrador. Seleccione el usuario del proyecto que desea asignar a este rol en la lista desplegable en la parte superior de la página.
- Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos son los grupos de usuarios que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando ocurran ciertos acciones en una flujo de trabajo
Haga clic en un paso de "Respuesta" en el visualizador de flujo de trabajo para ver los detalles del paso.
Ingrese el número de días que las personas asignadas tendrán que enviar sus respuestas en el paso. En la sección "Información general" de los detalles del paso en Días para completar, ingrese una cantidad de días en el primer cuadro, luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Si las personas asignadas no envían una respuesta dentro del número definido de "Días para completar", recibirán una notificación automática por correo electrónico como recordatorio para enviar su respuesta.
Haga clic en Administrar personas asignadas en la sección "Personas asignadas" de los detalles del paso para ver las personas asignadas y editar los miembros de los roles de plantilla asignados desde la flujo de trabajo compañía.
Haga clic en Editar miembros junto a roles de plantilla.
Seleccione miembros para agregar de la lista de usuarios asignables en el Directorio del proyecto.
Nota: Al menos un miembro debe asignarse a cada rol de plantilla en el paso.
Opcional: Si el tipo de decisión del paso es "Decide múltiples respuestas", puede modificar cada requisito de respuesta de los miembros usando el menú desplegable junto a su nombre en la columna etiquetada Requerido para responder?
Haga clic en Listo cuando haya terminado de agregar personas asignadas al paso.
Repita los pasos seis (6) a través de once (11) para cada paso de respuesta adicional en la flujo de trabajo.
Haga clic en Guardar.
Nota: Si algún campo obligatorio ha faltado información, aparecerá un banner en la parte superior del visualizador de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué pasos necesitan actualizarse.

Establecer un Flujo de trabajo predeterminado

Se debe elegir un flujo de trabajo predeterminado antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un ítem.

Desplácese sobre la columna "Configuración predeterminada Flujo de trabajo" en la tabla "Configuración de Flujo de trabajo".
Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila de la flujo de trabajo que desea ser la predeterminada.
Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción revertirá la designación predeterminada del flujo de trabajo.
Una vez que se elige una flujo de trabajo predeterminada, aparecerá un marca de verificación en la columna "Flujo de trabajo predeterminada" del flujo de trabajo.

Ver también

Iniciar un Flujo de trabajo en un proyecto

Si ha habilitado el motor Flujos de trabajo de autoservicio en los ajustes de configuración de la herramienta Flujos de trabajo, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en ítems a nivel proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un ítem que necesita una flujo de trabajo para su aprobación. Flujos de trabajo en contratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en contratos y otros ítems deben iniciarse manualmente. Las instrucciones siguientes le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.

Objetivo

Después de crear un nuevo contrato, contrato primario o cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar la flujo de trabajo para que las personas asignadas puedan responder.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de la compañía.
  O
- Los usuarios con la permiso Flujos de trabajo granular "Pueden iniciar Flujos de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos. Consulte Grant permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.
  O
- Los usuarios con la permiso granular "Pueden ser Flujo de trabajo Administrador" habilitado en su plantilla de permisos. Consulte Grant permisos granulares en una plantilla de permisos de proyecto.

Pasos

Navegue hasta la herramienta y el ítem que contiene la flujo de trabajo.
Haga clic en Inicio Flujo de trabajo en la esquina superior derecha del ítem.

Ver también

Responder a un Flujo de trabajo en un proyecto

Responder a un Flujo de trabajo en un proyecto

Objetivo

Responder a un flujo de trabajo en un ítem a nivel proyecto.

Contexto

Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo en un ítem del proyecto, los usuarios designados pueden responder a su paso asignado.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato o orden de cambio de contrato:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato primario o orden de cambio de contrato primario:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un requisición:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Contratos del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso flujo de trabajo actual de la factura.
  - La factura debe estar asociada con una período de facturación abierta.
  - Debe tener permiso para ver el ítem que contiene la flujo de trabajo. Si el ítem está marcado como "Privado", el responder debe tener permisos de nivel "Administrador" o ser agregado a la lista "Acceso para usuarios que no son administradores" en la configuración de privacidad del ítem.
- Para responder a un flujo de trabajo en un cambio de presupuesto:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual en la cambio de presupuesto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un ítem de correspondencia:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la Tipo de correspondencia del proyecto.
  - Debe ser el persona asignada del paso flujo de trabajo actual del ítem de correspondencia.

Pasos

Navegue hasta el ítem del proyecto que contiene la flujo de trabajo.
En el panel derecho del ítem, revise el paso "Actual" en la flujo de trabajo.
Nota: Haga clic en "Mostrar Flujo de trabajo" si la panel lateral está colapsada.
Seleccione su respuesta para la flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho.
Nota: Aún tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso.
Opcional: Cargue o adjunte archivos a la flujo de trabajo.
Opcional: Ingrese un motivo para su respuesta.
Nota: Es posible que se requiera un motivo para su respuesta en función de la configuración de la plantilla flujo de trabajo.
Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o Volver para volver a cambiar su respuesta.

Ver también

Reiniciar un Flujo de trabajo