¿Qué es un contacto de factura?

¿Cómo agrego un contacto de factura a Procore?

Antes de que pueda designar a un usuario como contacto de factura en Procore, debe:

• Agregar una compañía al directorio de compañía
• Agregar una cuenta de usuario al directorio de compañía 
• Crear un contrato

Después de crear la existencia, designe a la compañía y a la "Compañía contratista" en el contrato y al usuario como "Contacto de factura" 

¿Cómo designo a un usuario como contacto de factura?

Para designar un contacto de factura a Procore, tiene estas opciones:

• Si es el administrador de Procore de su compañía, puede designar un contacto de factura en cada registro de la compañía guardado en el directorio de la compañía. Consulte Agregar una compañía al directorio de la compañía.
• Si es un usuario con permisos de 'Administrador' en la herramienta Contratos, puede agregar contactos de factura a un contrato de la siguiente manera:
  • Con la herramienta Contratos. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato .
    O
  • Con la herramienta Facturación. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.
    O
  • Con la herramienta Facturación de progreso. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato desde la herramienta Facturación de progreso.

     Nota:

    La herramienta Facturación en progreso está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos que han implementado el Diccionario de Contratistas especializados para contratistas especializados. Para obtener más información, ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?

¿Los contactos de factura reciben correos electrónicos de Procore?

Sí. Si está designado como un contacto de factura en su compañía, su cuenta de usuario de Procore recibirá correos electrónicos cuando ocurran las siguientes acciones:

• Cuando un usuario hace clic en el botón "Crear y enviar por correo electrónico" o "Guardar y enviar por correo electrónico" en la pestaña General de un contrato. Consulte Crear una orden de compra o Crear un contrato.
• Cuando se rechaza una partida de subcontratista y la parte contratante cambia el estatus de la orden de compra o contrato a "Revisar y volver a enviar".
• Cuando la información de la póliza de seguro de su compañía que se cargó en Procore se encuentra dentro de aproximadamente 2 semanas del vencimiento. La opción "Enviar notificación de vencimiento" debe ser seleccionada en el registro de seguro de su compañía por un administrador de Procore. Consulte ¿Quién recibe correos electrónicos de notificación cuando expira el seguro de un proveedor?
• Opcional. Lo invita a enviar una factura de subcontratista para el período de facturación actual. Para obtener más información, consulte uno de estos enlaces:
  • Si tiene la herramienta Facturación, consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación desde la herramienta Facturación.
    O
  • Si tiene la herramienta Facturación en progreso, consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación desde la herramienta Facturación de progreso.
• Opcional. Cuando el estatus de una factura subcontratista cambia a "Aprobado". Sin embargo, esto requiere que el administrador de Procore de la compañía haya configurado la configuración "Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las facturas". Para obtener más información, consulte uno de estos enlaces:
  • Si tiene la herramienta Facturación, consulte Configurar ajustes: Facturación.
    O
  • Si tiene la herramienta Facturación en progreso, consulte Configurar opciones: Facturación de progreso.

¿Es necesario otorgar permisos de acceso especiales a los contactos de facturación a Procore?

No. Si ha sido designado como contacto de facturación en un contrato, Procore lo agrega automáticamente a la lista 'Privado' para ese contrato. Esto significa que puede ver ese contrato en Procore, siempre que su cuenta de usuario de Procore cumpla con los detalles de los requisitos en Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.

• En la requisición de un subcontratista, el nombre del contacto aparece en la sección "Requisición" de la pestaña Configuración avanzada en los "Contactos de la requisición". Los contactos también pueden recibir invitaciones para enviar requisiciones y correos electrónicos de recordatorio de Procore.

¿Qué pueden agregar o actualizar los contactos de requisición en Procore?

Depende de la compañía Procore cuenta está utilizando y se le han otorgado los permisos a su cuenta usuario de Procore. La mayoría de los clientes de Procore no permiten que los contactos de la factura agreguen o actualicen datos en Procore.