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Procore

¿Qué es un contacto de factura?

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Respuesta

An Invoice Contact is a person who ensures that an invoice is submitted to an upstream contractor for payment. In Procore, an invoice contact is always an employee of the designated 'Contract Company' on a purchase order or subcontract. The contract company is the party responsible for performing work and/or supplying materials for a project. For customers in the United States using Procore's Progress Billings tool, this term is synonymous with progress billing contact.

¿Qué permisos necesitan los contactos de facturación para crear y enviar facturas contratista en Procore? 

Esta tabla detalla los permisos que los contactos de facturación necesitan crear facturas contratista en Procore. 

  Nivel de permisos en Contratos
Acción Ninguno Solo lectura Estándar Administrador
Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación :Menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Menos:
Enviar una nueva factura como "Contacto de factura"  :Menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Menos:
Crear una nueva requisición como contacto de facturación :Menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Menos:

1 Algunos clientes de Procore optan por proporcionar a los contactos de facturación permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos. Es importante tener en cuenta que proporcionar a colaboradores externos permisos superiores a permisos de nivel "Solo lectura" NO se recomienda por Procore.

 SOPORTE DE PROCORE: NOTAS INTERNAS

Al solucionar problemas de la cuenta de usuario de un contacto de la factura en el Directorio de la compañía, asegúrese de que:

  • El contacto de la factura debe tener permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos. Aunque se permiten permisos de nivel "Estándar", Procore no recomienda proporcionar permisos de nivel "Estándar" a los colaboradores intermedios, ya que eso proporciona al usuario la capacidad de ver información en otros contratos. 
  • La cuenta de usuario del contacto de la factura en la herramienta Directorio a nivel compañía debe estar configurada como Activa.
  • La dirección de correo electrónico del contacto de la factura en su cuenta de usuario de Procore debe ser válida.
  • La configuración "Enviar mensajes a este usuario" en la cuenta de usuario de Procore debe estar activada seleccionando la opción Por correo electrónico de la lista desplegable.  
  • Para aparecer como una opción en la lista desplegable "Contactos de facturas" en un contrato, la compañía del usuario debe establecerse como la "Compañía de contacto" y el usuario debe aparecer en la pestaña "Usuarios" del registro de la compañía en el Directorio a nivel compañía. 
  • Al agregar el contacto de la factura a un contrato, Procore agrega automáticamente el contacto a la lista "Privado" para ese contrato.

¿Es necesario otorgar permisos de acceso especiales a los contactos de facturación a Procore?

No. Cuando se designa como contacto de la factura en una contrato, Procore agrega automáticamente el contacto a la lista "Privado" para esa contrato. Un contacto de la factura puede ver la contrato y sus facturas en Procore.

 Nota:
En una factura contratista, el nombre del contacto aparece en la sección "Factura" de la pestaña "Configuración avanzada" en la área "Contactos de factura".

¿Cómo agrego contactos de requisición a Procore?

Para agregar un contacto de factura, un usuario autorizado de la empresa que gestiona el compromiso en el proyecto Procore debe:

  1. Agregue el compañía de contrato al Compañía Directorio. El compañía de contrato corresponde al "Contrato Compañía" en una contrato. Consulte Agregar una empresa al directorio de empresas. La usuario que será la contacto de la factura debe agregarse al compañía. Consulte Agregar usuarios a la empresa.
     Notas 
  2. Otorgue al contacto de la factura usuario cuenta de permisos nivel "Solo lectura" la usuario cuenta de nivel "Solo lectura" en la herramienta A nivel de proyecto Contratos. Procore recomienda administrar contacto de la factura permisos con una plantilla de permisos proyecto. Consulte Administrar plantillas de permisos de proyecto.
  3. Agregue la "Compañía del contrato" y el "Contacto de factura" al contrato. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato. 
  4. Opcional. Configure notificaciones de correo electrónico opcionales para la contacto de la factura: 
    • Para enviar una notificación correo electrónico cuando la estatus de una factura cambia a "Aprobado", consulte Configure Settings: Facturación.

¿No está seguro sobre su contacto de la factura estatus o falta una "Invitación a facturar"?

¿Cuándo envía Procore una 'Invitación a facturar'?

Cuando un administrador de facturas para la cuenta de empresa de Procore crea un nuevo período de facturación, ese usuario tiene la opción de enviar una invitación de facturación automática a cualquier persona que esté (1) nombrada en la lista "Privada" de la factura o (2) un miembro de la lista predeterminada de 'Contacto de factura' de la herramienta Compromiso. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.

¿Necesita un contacto de la factura una "Invitación a facturar" para crear una factura?

No. Un contacto de la factura tiene varias opciones para crear una factura. 

There are two ways to respond to an 'Invite to Bill' as an invoice contact: (1) from the 'Invite to Bill' email or (2) from the upstream collaborator's Project level Commitments tool. Use the second option when you know you have invoice contact permissions but the 'Invite to Bill' is missing or lost.

When responding to an invite, you can accept or decline it as follows:

  • To respond to an 'Invite to Bill' email: Show/Hide      
      1. Open your email Inbox. 
      2. Look for the email message with the subject line, " "Project Name: User Name has invited you to bill." 
      3. Open the 'Invite to Bill'. 

        invite-to-bill.png
         
      4. Review the Invoice Details:
        • Commitment. Shows the commitment number and name. 
        • Invoice Type. Shows the invoice type. See Configure Settings: Invoicing. 
        • Billing Period. The date range for the Open billing period. 
        • Invited By. The first and last name of the sender. Typically, this is the invoice administrator. 
        • Due Date. The date your invoice is due. Invoice contacts cannot create or submit an invoice in the Procore project after this date.  
      5. Click one of these buttons to respond to the Do you want to bill this period? prompt:
        • Yes. Accept the invite and submit an invoice. This changes the invoice status to Accepted. Continue with the steps in Submit a New Invoice as an Invoice Contact.
        • No. Decline the invite if you don't want to submit an invoice for the Open billing period. This changes the invoice status to Declined.  
  • To respond to an 'Invite to Bill' in the Commitments tool: Show/Hide      
    1. Navigate to the project's Commitments tool. 
    2. Locate the commitment to which you were added as an invoice contact. 
    3. Under Do you Want to Bill this Period?, indicate your intent to submit an invoice by clicking the Yes button. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Click the Post Response button. 
 Tip

Can't find your 'Invite to Bill' or uncertain if one was sent?  An invoice contact always has sufficient permissions to create a new invoice for an open billing period in the upstream collaborator's Procore project. See Create a New Invoice as an Invoice Contact.

¿Qué pueden agregar o actualizar los contactos de requisición en Procore?

Solo puede realizar tareas en Procore cuando se agrega como una contacto de la factura en una contrato en el proyecto Procore del colaborador cliente. Lo que puede hacer y cómo lo hace depende de las opciones utilizadas por el colaborador cliente. 

Los contactos de la factura pueden... Para obtener más información...
Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" de la correo electrónico enviada por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación.  Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación
Responda a una "Invitación a facturar" enviada por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación.  Enviar una nueva factura como contacto de facturación
Cree una factura en la herramienta Contratos sin una "Invitación a facturar" desde un administrador de facturas. Debe otorgar la destinatario contacto de la factura permisos.  Crear una nueva factura como contacto de facturación
Actualice partidas de contratista. Esta función debe estar habilitada en el proyecto. Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña SOV de subcontratista en la herramienta Compromisos.  Actualizar una Contratista partidas como contacto de la factura
Revise y vuelva a enviar cualquier partida de factura que un administrador de facturas rechace. Revisar y volver a enviar una requisición como contacto de facturación

¿Los contactos de factura reciben correos electrónicos de Procore?

Sí.  Procore envía notificaciones correo electrónico a los contactos de la factura cuando ocurren estos acciones:

Acciones Detalles y obtenga más información Siguiente paso
Cuando se crea un contrato con un contacto de la factura designado. El correo electrónico se envía cuando el colaborador cliente hace clic en "Crear y enviar por correo electrónico" o "Guardar y enviar por correo electrónico" en la pestaña General del contrato. Consulte <a title="Enviar invitaciones de requisiciones" href.path="//products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/send-an-invite-to-bill-to-an-invoice-contact" href.filename="">Enviar una 'Invitación a facturar' a un contacto de facturación desde la herramienta de facturación.
Si un administrador de facturación establece la opción "Recordar a los subcontratistas a facturar".   Si un contacto de la factura acepta una "Invitación a facturar", se envía un recordatorio en el intervalo especificado hasta que se envíe la factura "Borrador". Los recordatorios ya no se envían una vez que el estatus de la factura cambia a "En revisión". 
Cuando se "Rechaza" el desglose de partidas del subcontratista. Consulte <a title="¿Qué es un Contratista partidas?" href.path="//faq/what-is-a-subcontractor-schedule-of-values" href.filename="" href=".. /what-is-a-subcontractor-schedule-of-values/">What is a Subcontractor Schedule of Values? Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estatus de una Partida de subcontratista a "Revisar y volver a enviar". Consulte Revisar una requisición como administrador de facturas.
Si el colaborador cliente configuró la opción Enviar notificación de vencimiento para el seguro en la herramienta Nivel compañía Directorio.  Se envía un correo electrónico cuando el seguro está dentro de las dos (2) semanas posteriores a su fecha de vencimiento. Consulte <a title="Agregar seguro a un registro de la compañía en el Directorio de compañía" href.path="//products/online/user-guide/company-level/directory/tutorials/add-insurance-to-a-company-record-in-the-company-directory" href.filename="">Add Insurance to a Company Record in the Company Directory</a>.
Si el colaborador cliente configuró la configuración Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las requisiciones en la herramienta facturación A nivel de proyecto.  Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estatus de la factura a "Aprobado". Consulte Configurar ajustes: facturación y edición masiva del estatus de las requisiciones. -

 

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.