¿Qué es un contacto de factura?
Para clientes de Procore en los Estados Unidos
Cuando su compañía aplica el "Inglés de propietarios" o el "Inglés de contratistas especializados" del diccionario de puntos de vista, verá diferentes nombres de herramientas y cambios de término en la interfaz de usuario. Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.
- Para saber las diferencias: Mostrar/Ocultar
Respuesta
Preguntas frecuentes
- ¿Qué permisos necesitan los contactos de facturación para crear y enviar facturas contratista en Procore?
- ¿Es necesario otorgar permisos de acceso especiales a los contactos de factura en Procore?
- ¿Cómo agrego contactos de requisición a Procore?
- ¿No está seguro sobre su contacto de la factura estatus o falta una "Invitación a facturar"?
- ¿Cuándo envía Procore una "Invitación a facturar"?
- ¿Necesita un contacto de la factura una "Invitación a facturar" para crear una factura?
- ¿Qué pueden agregar o actualizar los contactos de requisición en Procore?
- ¿Los contactos de requisición reciben correos electrónicos de Procore?
¿Qué permisos necesitan los contactos de facturación para crear y enviar facturas contratista en Procore?
Esta tabla detalla los permisos que los contactos de facturación necesitan crear facturas contratista en Procore.
| Nivel de permisos en Contratos | ||||
|---|---|---|---|---|
| Acción | Ninguno | Solo lectura | Estándar | Administrador |
| Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación |  |
 |
 1 |
|
| Enviar una nueva factura como "Contacto de factura" | |
|
1 |
|
| Crear una nueva requisición como contacto de facturación | |
|
1 |
|
1 Algunos clientes de Procore optan por proporcionar a los contactos de facturación permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos. Es importante tener en cuenta que proporcionar a colaboradores externos permisos superiores a permisos de nivel "Solo lectura" NO se recomienda por Procore.
¿Es necesario otorgar permisos de acceso especiales a los contactos de facturación a Procore?
No. Cuando se designa como contacto de la factura en una contrato, Procore agrega automáticamente el contacto a la lista "Privado" para esa contrato. Un contacto de la factura puede ver la contrato y sus facturas en Procore.
Nota:
En una factura contratista, el nombre del contacto aparece en la sección "Factura" de la pestaña "Configuración avanzada" en la área "Contactos de factura".¿Cómo agrego contactos de requisición a Procore?
Para agregar un contacto de factura, un usuario autorizado de la empresa que gestiona el compromiso en el proyecto Procore debe:
- Agregue el compañía de contrato al Compañía Directorio. El compañía de contrato corresponde al "Contrato Compañía" en una contrato. Consulte Agregar una empresa al directorio de empresas. La usuario que será la contacto de la factura debe agregarse al compañía. Consulte Agregar usuarios a la empresa.
Notas
- Opcional. Puede seleccionar una (1) usuario ser la contacto de la factura predeterminada en un registro de compañía. Consulte Agregar una empresa al directorio de empresas.
- Otorgue al contacto de la factura usuario cuenta de permisos nivel "Solo lectura" la usuario cuenta de nivel "Solo lectura" en la herramienta A nivel de proyecto Contratos. Procore recomienda administrar contacto de la factura permisos con una plantilla de permisos proyecto. Consulte Administrar plantillas de permisos de proyecto.
- Agregue la "Compañía del contrato" y el "Contacto de factura" al contrato. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.
- Opcional. Configure notificaciones de correo electrónico opcionales para la contacto de la factura:
- Para enviar una notificación correo electrónico cuando la estatus de una factura cambia a "Aprobado", consulte Configure Settings: Facturación.
¿No está seguro sobre su contacto de la factura estatus o falta una "Invitación a facturar"?
- Los derechos de envío de facturas sólo pueden ser otorgados por un administrador de facturas. Comuníquese con el colaborador cliente para confirmar que ha sido agregado como contacto de facturación en su compromiso. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.
- Si no puede encontrar su "Invitación a facturar" (a pesar de tener suficiente permisos), es posible que el administrador no lo haya enviado. Un contacto de la factura aún puede crear una nueva factura para su contrato en la herramienta Contratos. Consulte ¿Un contacto de facturación necesita una 'Invitación a facturar' para enviar una factura?
- Si carece de derechos de envío de facturas, comuníquese con el colaborador cliente. Algunos administradores prefieren recopilar su factura en papel o formulario digital y crearla en su nombre en su proyecto Procore. Comuníquese con ellos para obtener más instrucciones.
¿Cuándo envía Procore una 'Invitación a facturar'?
Cuando un administrador de facturas para la cuenta de empresa de Procore crea un nuevo período de facturación, ese usuario tiene la opción de enviar una invitación de facturación automática a cualquier persona que esté (1) nombrada en la lista "Privada" de la factura o (2) un miembro de la lista predeterminada de 'Contacto de factura' de la herramienta Compromiso. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.
¿Necesita un contacto de la factura una "Invitación a facturar" para crear una factura?
No. Un contacto de la factura tiene varias opciones para crear una factura.
Hay dos formas de responder a una "Invitación a facturar" como una contacto de la factura: (1) desde la correo electrónico de "Invitación a facturar" o (2) desde la herramienta A nivel de proyecto Contratos colaborador cliente. Utilice la segunda opción cuando sepa que tiene contacto de la factura permisos pero falta o pierde la "Invitación a facturar".
Al responder a una invitación, puede aceptarla o rechazarla de la siguiente manera:
- Para responder a una correo electrónico "Invitación a facturar": mostrar/ocultar
-
- Abra la bandeja de entrada de su correo electrónico.
- Busque el mensaje de correo electrónico con el asunto " " Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar".
- Abra la opción "Invitar a facturar".
- Revise los Detalles de la factura:
- Compromiso. Muestra el número y el nombre del contrato.
- Tipo de factura. Muestra el tipo de factura. Consulte Configurar opciones: facturación.
- Período de facturación. El rango de fechas para el período de facturación abierto .
- Invitado por. El nombre y apellido del remitente. Normalmente, este es el administrador de facturación.
- Fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento de su factura. Los contactos de factura no pueden crear ni enviar una factura en el proyecto Procore después de esta fecha.
- Haga clic en uno de estos botones para responder a la pregunta ¿Desea facturar este período? pronto:
- Sí. Acepte la invitación y envíe una factura. Esto cambia el estado de la factura a Aceptado. Continúe con los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura.
- No. Rechace la invitación si no desea enviar una factura para el período de facturación abierto. Esto cambia el estado de la factura a Rechazado.
-
- Para responder a una "Invitación a facturar" en la herramienta Contratos: mostrar/ocultar
- Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
- Busque la contrato a la que se le agregó como contacto de la factura.
- En ¿Desea facturar este período?, indique su intención de enviar una factura haciendo clic en el botón Sí.
- Haga clic en el botón Publicar respuesta.
Recomendación
¿No se puede encontrar su "Invitación a facturar" o si se envió una? Un contacto de facturación siempre tiene suficientes permisos para crear una nueva factura para un período de facturación abierto en el proyecto Procore del colaborador cliente. Consulte Crear una nueva factura como contacto de facturación.
¿Qué pueden agregar o actualizar los contactos de requisición en Procore?
Solo puede realizar tareas en Procore cuando se agrega como una contacto de la factura en una contrato en el proyecto Procore del colaborador cliente. Lo que puede hacer y cómo lo hace depende de las opciones utilizadas por el colaborador cliente.
| Los contactos de la factura pueden... | Para obtener más información... |
|---|---|
| Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" de la correo electrónico enviada por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación. | Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación |
| Responda a una "Invitación a facturar" enviada por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación. | Enviar una nueva factura como contacto de facturación |
| Cree una factura en la herramienta Contratos sin una "Invitación a facturar" desde un administrador de facturas. Debe otorgar la destinatario contacto de la factura permisos. | Crear una nueva factura como contacto de facturación |
| Actualice partidas de contratista. Esta función debe estar habilitada en el proyecto. Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña SOV de subcontratista en la herramienta Compromisos. | Actualizar una Contratista partidas como contacto de la factura |
| Revise y vuelva a enviar cualquier partida de factura que un administrador de facturas rechace. | Revisar y volver a enviar una requisición como contacto de facturación |
¿Los contactos de factura reciben correos electrónicos de Procore?
Sí. Procore envía notificaciones correo electrónico a los contactos de la factura cuando ocurren estos acciones:
| Acciones | Detalles y obtenga más información | Siguiente paso |
|---|---|---|
| Cuando se crea un contrato con un contacto de la factura designado. | El correo electrónico se envía cuando el colaborador cliente hace clic en "Crear y enviar por correo electrónico" o "Guardar y enviar por correo electrónico" en la pestaña General del contrato. Consulte <a title="Enviar invitaciones de requisiciones" href.path="//products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/send-an-invite-to-bill-to-an-invoice-contact" href.filename="">Enviar una 'Invitación a facturar' a un contacto de facturación desde la herramienta de facturación. | |
| Si un administrador de facturación establece la opción "Recordar a los subcontratistas a facturar". | Si un contacto de la factura acepta una "Invitación a facturar", se envía un recordatorio en el intervalo especificado hasta que se envíe la factura "Borrador". Los recordatorios ya no se envían una vez que el estatus de la factura cambia a "En revisión". | |
| Cuando se "Rechaza" el desglose de partidas del subcontratista. Consulte <a title="¿Qué es un Contratista partidas?" href.path="//faq/what-is-a-subcontractor-schedule-of-values" href.filename="" href=".. /what-is-a-subcontractor-schedule-of-values/">What is a Subcontractor Schedule of Values? | Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estatus de una Partida de subcontratista a "Revisar y volver a enviar". Consulte Revisar una requisición como administrador de facturas. | |
| Si el colaborador cliente configuró la opción Enviar notificación de vencimiento para el seguro en la herramienta Nivel compañía Directorio. | Se envía un correo electrónico cuando el seguro está dentro de las dos (2) semanas posteriores a su fecha de vencimiento. Consulte <a title="Agregar seguro a un registro de la compañía en el Directorio de compañía" href.path="//products/online/user-guide/company-level/directory/tutorials/add-insurance-to-a-company-record-in-the-company-directory" href.filename="">Add Insurance to a Company Record in the Company Directory</a>. | |
| Si el colaborador cliente configuró la configuración Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las requisiciones en la herramienta facturación A nivel de proyecto. | Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estatus de la factura a "Aprobado". Consulte Configurar ajustes: facturación y edición masiva del estatus de las requisiciones. | - |