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Procore

Crear una orden de compra a partir de un evento extraordinario

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Objetivo

Crear una orden de compra para una lista de materiales (BOM) a partir de una partida de evento extraordinario. 

Fondo

Si un evento extraordinario requiere la creación de una nueva orden de compra, puede crear una directamente desde una partida de evento extraordinario siguiendo los pasos a continuación.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios y contratos del proyecto. 

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione las partidas de eventos extraordinarios para las que desea crear una orden de compra.
  3. En el menú desplegable Acciones masivas , seleccione Crear un contrato de orden de compra.
  4. Ingrese información general sobre la orden de compra.
    • N°: Ingrese o valide el identificador único para la orden de compra. Si está creando la primera orden de compra de un proyecto, Procore le asignará automáticamente un número (por ejemplo, PO-01-001). A las órdenes de compra posteriores se les asignará automáticamente el siguiente número secuencial (por ejemplo, PO-01-002).
    • Facturar a: Ingrese información sobre la compañía responsable de pagar la factura. La compañía subcontratante utilizará esta información para enviar su factura a la compañía y dirección correctas.
      Nota: Este campo se completará automáticamente con los datos ingresados en la orden de compra creada más recientemente.
    • Enviar a: Ingrese la dirección donde se deben entregar los materiales. En algunos casos, es posible que desee especificar una ubicación diferente a la del lugar de proyecto real.
      Nota: Este campo se completará automáticamente con los datos ingresados en la orden de compra creada más recientemente.
    • Compañía contratista: seleccione el proveedor/compañía que proporcionará los materiales comprados (p. ej., American Construction Co.). Este proveedor/compañía debe existir en el Directorio del proyecto.Consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos (Nota: Para las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP con Sage 300 CRE, los datos sincronizados del proveedor/compañía tendrán "(Sage)" adjunto a sus nombres).
    • Título: este campo se completa automáticamente con el nombre del evento extraordinario correlacionado, pero puede ajustarlo a su gusto.
    • Estatus : especifique el estatus del contrato. (Predeterminado: Borrador) Las órdenes de compra con el estatus establecido en Borrador o Cerrado no se reflejarán en el presupuesto. Las órdenes de compra con el estatus Procesamiento, Enviado, Recibido parcialmente y Recibido se enumerarán en la columna Costos pendientes. Las órdenes de compra con el estatus Aprobado se incluirán en la columna Costos comprometidos del Presupuesto. 
    • Privado: especifique quién puede ver la orden de compra. Por defecto, la orden de compra es privada y solo es visible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos. Puede permitir que los usuarios que no sean de nivel Administrador vean la orden de compra, si lo desea. Además, puede permitir que los usuarios seleccionados que no sean administradores tengan acceso de solo lectura a las partidas individuales en la pestaña SOV.
    • Condiciones de pago: especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
    • Asignado a: seleccione la persona del proveedor/compañía responsable del cumplimiento de la orden de compra.
    • Fecha de entrega: especifique la fecha en la que los bienes adquiridos se entregarán en la ubicación especificada en el campo "Enviar a".
    • Enviar vía: especifique cómo se enviarán los materiales. (por ejemplo, flete, FedEx, etc.)
    • Retención predeterminada: especifique el porcentaje de retención de pago que se retendrá (por ejemplo, 10).
    • Ejecutado: especifique si los materiales se han entregado o no. Alternativamente, puede utilizar esta casilla de verificación para indicar que la orden de compra se firmó y ejecutó por completo. 
    • Descripción: este campo se llena automáticamente con el nombre y la descripción del evento extraordinario correlacionado, pero puede ajustarlo a su gusto.
    • Archivos adjuntos: adjunte cualquier material relacionado como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que hayan sido cargados a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  5. Haga clic en Crear. El Cronograma valorado se creará a partir de las partidas del evento extraordinario.