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Procore

Crear un OCP del contrato primario a partir de un evento extraordinario

Objetivo

Crear una orden de cambio potencial principal a partir de un evento de cambio.

Contexto

Si su compañía ha habilitado la herramienta Eventos extraordinarios y ha configurado su proyecto para utilizar una estructura de orden de cambio de dos (2) niveles, el proceso de eventos extraordinarios requiere que cree una orden de cambio potencial. Luego, debe crear el OCCP a partir de la herramienta Contrato primario. Para obtener más detalles sobre los niveles, vea ¿Cuáles son los diferentes niveles de la orden de cambio? Nota: Procore recomienda que cree un OCP solo para los ítems de eventos extraordinarios que están fuera de alcance y deben presentarse al cliente/propietario para su aprobación.

Cuando crea un OCP, las partidas (SOV) se llenan automáticamente con los valores de los montos estimados de los Ingresos. Si tiene oculta la funcionalidad del monto estimado de los Ingresos, el valor dependerá del alcance del evento extraordinario. Para eventos extraordinarios dentro del alcance o en un alcance por determinar , el OCP se llena automáticamente con $0. Para eventos extraordinarios fuera del alcance , el OCP se llena automáticamente a partir de la cotización si el estatus de esa cotización está Pendiente de aprobación final. Si no hay una cotización con ese estatus, se llenará automáticamente a partir de la estimación del costo. Para obtener más información sobre los estatus de cotización, vea ¿Cuáles son los diferentes estatus de cotización y cómo afectan a las cantidades de los costos y las órdenes de cambio?.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
    • Y
      Los permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta Prime Contract del proyecto y la opción de configuración 'Permitir que los usuarios de nivel estándar creen PCO' deben estar habilitados en la herramienta Prime Contract. Consulte Configurar ajustes: Contrato principal .
  • Información adicional:
    • De acuerdo con la configuración de la orden de cambio de su proyecto, los OCP también pueden transferirse a uno de los siguientes ítems:

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos extraordinarios que desee incluir en el nuevo OCP del contrato primario.
    Nota: Puede seleccionar partidas en varios eventos extraordinarios.
  3. Abra el menú Acciones masivas y seleccione Crear un PCO principal.
    Nota: El Programa de valores (SOV)  se crea a partir de las partidas del evento extraordinario.
    create-prime-pco.png
  4. Complete el siguiente ingreso de datos:
    • N.º. Procore asigna automáticamente un número a la orden de cambio. De manera predeterminada, los números se asignan automáticamente en orden secuencial. 
      Notas:
      • Si desea introducir un número manualmente, puede escribir sobre el número que aparece aquí.
      • Si introduce un número manualmente, el sistema asignará automáticamente un número en orden secuencial a cualquier OCP del contrato primario posterior. 
    • Revisión. Si se trata de una revisión, puede ingresar el número de revisiones.
    • Título: Este campo se llena automáticamente con el nombre del evento extraordinario correlacionado, pero usted tiene la capacidad de adaptarse a su gusto.
    • Estado. El estado predeterminado es "Pendiente - En revisión". También puede seleccionar uno de los siguientes estados:
      • Aprobado . Se aprueba el PCO. Los costos se reflejan como "CO aprobados" en el presupuesto.
      • Borrador: El PCO necesita modificaciones antes de que pueda enviarse para revisión. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente - En revisión. Actualmente, se está revisando la OCP. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente: sin precio: La OCP está pendiente y no se le está colocando un precio activamente. Los costos se reflejan como  'Cambios pendientes' en el presupuesto.
      • Pendiente: No procediendo. La OCP  está pendiente, y el trabajo no se está llevando a cabo. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente: con precio: La OCP está pendiente y actualmente está activa para que se le coloque precio. Los costos se reflejan como  'Cambios pendientes' en el presupuesto.
      • Pendiente: en progreso: La OCP aún está pendiente y el trabajo está en progreso. Los costos se reflejan como  'Cambios pendientes' en el presupuesto.
      • Pendiente: revisado: La OCP ha sido modificada desde su presentación inicial. Los costos se reflejan como  'Cambios pendientes' en el presupuesto.
      • Rechazada: La OCP fue rechazada. Los costos NO se reflejan en el presupuesto.
      • No hay cargos: La OCP no tiene cargos resultantes.
    • Orden de cambio del contrato primario (OCCP)
      • Ninguno. Una orden de cambio potencial se puede vincular en un momento posterior.
      • Agregar a existente: Enlazar la orden de cambio potencial a una orden de cambio de contrato primario existente.
      • Crear nuevo: Crear una nueva orden de cambio de contrato primario.
    • Razón del cambio:  El campo razón del cambio se completará con la razón del cambio que seleccionó en el evento extraordinario; sin embargo, puede editar según sea necesario. Seleccione la razón de la orden de cambio potencial. Las selecciones incluyen Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existenteRecargo o cualquier opción personalizada por el Administrador de Procore de su compañía.
    • Privado: Coloque una marca en esta casilla si desea que la orden de cambio potencial sea visible solo para los usuarios con permisos de 'Administrador' en la herramienta Contrato primario. 
    • Método contable. Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato primario (p. ej., basado en cantidades).
    • Descripción Ingrese una descripción más detallada de la orden de cambio.
    • Solicitud recibida de: Seleccione el nombre del usuario de quien recibió una solicitud para crear la orden de cambio. 
    • Ubicación: Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que afecte el [elemento]. Seleccione una de las ubicaciones predefinidas o agregue una nueva ubicación de varios niveles. Para obtener instrucciones, consulte ¿Cómo agrego una ubicación de varios niveles a un artículo? Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación del sitio en el primer nivel o tan específica como en qué lugar del sitio trabajará el contratista en el segundo nivel.
    • Impacto en el programa. Si es conocida, proporcione una estimación de la cantidad de días adicionales que se agregarían posiblemente al programa actual de proyectos si la  OCP  se aprobara.
    • Cambio de campo. Coloque una marca en esta casilla de verificación si la orden de cambio es un cambio de campo.
    • Referencia. Haga referencia a cualquier otra herramienta, material, plano o documento relacionados con la orden de cambio potencial.
    • Pagado en su totalidad: Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio. 
    • Archivos adjuntos: Adjunte cualquier documentación relevante. Nota: Si hay una Solicitud de cotización (RFQ) asociada, y el revisor ha adjuntado documentación a su respuesta a la RFQ, la herramienta Evento extraordinario se puede configurar para agregar esos archivos adjuntos a nuevas órdenes de cambio. Consulte Configurar ajustes: eventos extraordinarios .
  5. Haga clic en Crear. 
    Notas
    • La lista desplegable de Partidas asociadas solo aparece si la cuenta Procore de su compañía está integrada con un sistema de ERP integrado y la herramienta Contratos primarios está habilitada en el proyecto. 
    • Al agregar partidas al cronograma valorado (SOV) de la orden de cambio, debe seleccionar una Partida asociada para cada partida nueva. Puede designar una partida asociada o usar la misma partida asociada para varias partidas.  

 

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