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Procore

(Heredado) Crear una orden de compra

 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear un orden de compra. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta de contratos rediseñada esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Finanzas del proyecto: Experiencia moderna para contratos.

¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de contratos, consulte el tutorial Crear órdenes de compra en lugar de la información a continuación.

Objetivo

Crear una orden de compra en la herramienta Contratos del proyecto.

Fondo

En Procore, una orden de compra (PO) es un contrato financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear un orden de compra e ingresar datos en las Partidas:
      • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
        O
      • Los permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta Contratos del proyecto y la configuración 'Permitir que los usuarios vean elementos de partidas' deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable 'Seleccionar una persona'
    • Para crear una orden de compra solo, permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear orden de compra" habilitado en su plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • Las órdenes de compra se pueden convertir en una solicitud de orden de cambio (para órdenes de cambio de 1 nivel) o en una orden de cambio potencial (para órdenes de cambio de 3 niveles).
    • Solo puede crear una orden de cambio potencial a partir de una orden de compra que tenga el estado 'Aprobado'.
    • Para saber cómo establecer la método contable, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiación?

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: crear una orden de compra

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Elija una opción para comenzar a crear una orden de compra:
    • Si este es el primer contrato para el proyecto, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en el centro de la página.
    • Si ya ha creado el primer contrato, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en la esquina superior derecha de la página.
       Nota
      • El botón Crear está disponible cuando visualiza las pestañas Contratos y Bandeja de reciclaje. Las nuevas órdenes de compra siempre se agregan a la pestaña Contratos. 
      • El botón Exportar solo está disponible en la pestaña Contratos. Para obtener más información, consulte Exportar una lista de contratos.
  3. En la página "Nueva orden de compra" en Información general, haga lo siguiente:
    • Firmar con DocuSign
      Si su proyecto utiliza la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea firmar el orden de compra con DocuSign®, quite la marca de verificación.
    • Número #
      Ingrese o confirme el identificador único para la orden de compra. Si está creando el primer orden de compra para su proyecto, Procore numera automáticamente sus órdenes de compra en orden secuencial. Por ejemplo, PO-01-001, PO-01-002, así sucesivamente.
       Notas
    • Título
      Proporcione un nombre descriptivo para la orden de compra.
       Notas
    • Facturar a
      Ingrese la información de contacto comercial del destinatario de la factura. Esta información aparecerá como la dirección "Facturar a" en cualquier factura creada para esta orden de compra. Por lo general, esto incluye el nombre comercial, la dirección comercial y otra información de contacto importante. 
    • Enviar a
      Ingrese la información de contacto comercial para la parte de la nave. Esta información aparecerá como la dirección "Enviar a" en las facturas creadas para esta orden de compra.Tenga en cuenta que esto puede ser diferente de la dirección facturar para, como la dirección del lugar del proyecto u otra ubicación de puesta en marcha fuera del sitio donde desea que se entreguen los materiales.
      Compañía contratista
      Seleccione el proveedor/compañía que proporcionará los materiales comprados (por ejemplo, American Construction Co.). Este proveedor/compañía debe existir en el Directorio de proyectos de Procore.Consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos.
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar la orden de compra, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privada'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación.
       Nota
      Es importante agregar siempre al menos un 'Contacto de la factura' en una orden de compra o contrato. Esto asegura que las invitaciones por correo electrónico importantes y las notificaciones automáticas por correo electrónico se envíen al contacto apropiado. Para obtener más información sobre la importancia de incluir contactos de la factura en sus contratos, consulte Agregar contactos de la factura a una orden de compra o contrato y ¿Qué es un contacto de la factura?
    • Estatus
      Asigne un estatus a la orden de compra. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para indicar si la orden de compra se ha ejecutado o no.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
      • El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro 'Ejecutado' siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija los usuarios o colaboradores del proyecto de la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un contrato.
      • Hacer que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad de la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean ítems de partidas
        Marque esta casilla de verificación en este cuadro para limitar la visibilidad de los ítems de las Partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Asignado a
      Seleccione la persona del proveedor/empresa que es responsable del cumplimiento de la orden de compra.
    • Retención predeterminada
      Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones que se harán en la primera requisición. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.
       Notas
      La cantidad de 'Retención predeterminada' establecida en el subcontrato solo afectará la cantidad de la primera factura del subcontratista. La edición de este valor después de crear la primera factura del subcontratista NO afectará el monto retenido en las facturas posteriores. Para establecer o liberar el monto retenido en una factura posterior, complete los pasos en Habilitar retención en una orden de compra o subcontrato. A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en la factura: Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los montos retenidos en sus facturas subcontratista, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un contrato.
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Archivos adjuntos
      Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    • Fecha de entrega. Especifique la fecha en la que los productos comprados se entregarán en la ubicación especificada en el campo 'Enviar a'.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Condiciones de pago. Especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
    • Enviar vía. Ingrese el método de envío/transporte de los materiales (por ejemplo, flete, FedEx, etc.).
  6. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el botón Crear. Esta acción crea su nueva orden de compra.
      O
    • Opcional. Haga clic en Crear e ingresar partida. Esta acción crea su nueva orden de compra y le permite comenzar a ingresar datos en la partida.

Paso 2: Ingrese la Partida (SOV)

Hay dos formas de ingresar la Partida (SOV) en una orden de compra:

Importar ítems de línea de la Partida desde un archivo CSV

Si desea importar varios ítems de línea a uns partida, la herramienta Contratos proporciona a los usuarios una plantilla CSV que puede descargar, completar y luego cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar ítems de línea de partida de contrato desde un archivo CSV.

Agregar elementos de línea a las Partidas

 Notas
  • Si su compañía está utilizando la integración Procore + Integration by Ryvit y su sistema Integration by Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integration by Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si está utilizando el "Subtotal de anulación", SÓLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración Integration by Ryvit creará un ítem "LS" en Integration by Ryvit.
  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. Haga clic en Partidas.
  4. Haga clic en Agregar línea.
     Nota
     Si la configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar un contrato pueden editar las partidas cuando un contrato está en cualquier estatus. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
  5. Siga los pasos apropiados dependiendo de si su método de contabilidad es Basado en montos o Basado en unidades/cantidades:
     Nota
    Para editar su método contable antes de agregar partidas SOV, consulte Editar la pestaña Configuración avanzada en un contrato. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiamiento?
    1. Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en montos:
      1. N.°
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe estar vinculado a un evento extraordinario. 
      3. Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      4. Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Monto
        Ingrese el monto del costo.
      6. Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual.  
      7. Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      8. Código de impuestos
        Ingrese un código de impuestos para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos de impuestos. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
    2. Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en unidades/cantidades:
      1. N.°
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe estar vinculado a un evento extraordinario. 
      3. Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      4. Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Cantidad
        Ingrese el número de unidades.
      6. Unidad de medida
        Ingrese la unidad de medida (UOM).
         Notas
      7. Precio unitario
        Ingrese el precio unitario en el cuadro provisto.
      8. Monto
        El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, Unidad de medida y Precio unitario
      9. Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual. 
      10. Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      11. Código de impuestos
        Ingrese un código de impuestos para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos de impuestos. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
  6. Elija una de estas opciones:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar los cambios en las partidas. 
    • Guardar y enviar por correo electrónico. Haga clic en este botón para guardar los cambio en las partidas y enviar las actualizaciones por correo electrónico al contacto de la factura.

 

Si desea obtener más información sobre el software de contratos de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de la herramienta financiera de construcción.