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Procore

Crear una orden de compra

Objetivo

Crear una orden de compra en la herramienta Compromisos del proyecto.

Antecedentes

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una orden de compra y ver/ingresar datos en la pestaña Partidas (SOV):
      • Permisos de nivel de 'administrador' en la herramienta Compromisos del proyecto.
        O
      • Los permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta Compromisos del proyecto y la configuración 'Permitir que los usuarios vean ítems de Partidas' deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable 'Seleccionar una persona'
  • Información adicional:
    • Las órdenes de compra se pueden convertir en una solicitud de orden de cambio (para órdenes de cambio de 1 nivel) o en una orden de cambio potencial (para órdenes de cambio de 3 niveles).
    • Solo puede crear una orden de cambio potencial a partir de una orden de compra que tenga el estado "Aprobado".
    • Para saber cómo configurar el método de contabilidad, consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un compromiso o contrato primario?
  • En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Pasos

Paso 1: crear una orden de compra

  1. Navegue hasta la herramienta Compromisos del proyecto.
  2. Elija una opción para comenzar a crear una orden de compra:
    • Si este es el primer contrato para el proyecto, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en el centro de la página.
    • Si ya ha creado el primer contrato, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en la esquina superior derecha de la página.
       Nota:
      • El botón Crear está disponible cuando visualiza las pestañas Contratos y Bandeja de reciclaje. Las nuevas órdenes de compra siempre se agregan a la pestaña Contratos. 
      • El botón Exportar solo está disponible en la pestaña Contratos. Para obtener más información, consulte Exportar contratos a CSV o PDF.
  3. En la página "Nueva orden de compra" en Información general, haga lo siguiente:
    • Firmar con DocuSign
      Si su proyecto utiliza la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en este cuadro de forma predeterminada. Si NO desea firmar la orden de compra con DocuSign®, quite la marca de verificación.
    • #
      Ingrese o confirme el identificador único para la orden de compra. Si está creando la primera orden de compra para su proyecto, Procore numera automáticamente sus órdenes de compra en orden secuencial. Por ejemplo, PO-01-001, PO-01-002, etc.
       Notas
    • Título
      Proporcione un nombre descriptivo para la orden de compra.
       Notas
    • Facturar a
      Ingrese la información de contacto comercial del destinatario de la factura. Esta información aparecerá como la dirección "Facturar a" en cualquier factura creada para esta orden de compra. Por lo general, esto incluye el nombre comercial, la dirección comercial y otra información de contacto importante. 
    • Enviar a
      Ingrese la información de contacto comercial del destinatario del envío. Esta información aparecerá como la dirección de "Enviar a" en cualquier factura creada para esta orden de compra. Tenga en cuenta que esto puede ser diferente de la dirección de facturación, como por ejemplo la dirección del lugar de trabajo u otra ubicación de preparación distinta del sitio donde desea que se entreguen los materiales.  
      Compañía Contratista
      Seleccione el proveedor/compañía que proporcionará los materiales comprados (por ejemplo, American Construction Co.). Este proveedor/compañía debe existir en el Directorio de proyectos de Procore. Consulte Agregar una compañía al Directorio de proyectos.
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar la orden de compra, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privada'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación.
    • Estatus
      Asigne un estatus a la orden de compra. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para indicar si la orden de compra se ha ejecutado o no.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en la casilla "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
      • El momento en el que su equipo de proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro 'Ejecutado' siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto
    • Privado
      Elija entre estas opciones:
      • Haga esto visible solo para administradores y los siguientes usuarios
        Coloque una marca de verificación en esta casilla para limitar la visibilidad de la orden de compra para los usuarios con 'Administrador' en la herramienta Compromisos del proyecto y los usuarios especificados en la lista desplegable Seleccionar una persona.
      • Permitir que estos usuarios vean ítems de Partidas
        Coloque una marca de verificación en esta casilla para limitar la visibilidad de los ítems de las Partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con 'Administrador' en la herramienta Compromisos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable Seleccionar una persona.
         Importante

        Cuando la configuración 'Permitir que estos usuarios vean ítems de Partidas' está activada, la pestaña 'Programa de valores' solo está visible y disponible para los usuarios con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Compromisos del proyecto y las personas nombradas en el 'Seleccionar un Lista desplegable de personas.

      • Seleccionar una persona
        Seleccione una o más personas de la lista. Puede permitir que los usuarios que no sean de nivel de Administrador vean la orden de compra si lo desea. Además, puede permitir que los usuarios seleccionados que no sean Administradores tengan acceso de solo lectura a las partidas individuales en la pestaña Partidas. Consulte Administrar plantillas de permisos.
    • Asignado a
      Seleccione la persona del proveedor/empresa que es responsable del cumplimiento de la orden de compra.
    • Retención predeterminada
      Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones de retener en la primera factura subcontratista. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.
       Notas
      La cantidad de 'Retención predeterminada' establecida en el subcontrato solo afectará la cantidad de la primera factura del subcontratista. La edición de este valor después de crear la primera factura del subcontratista NO afectará el monto retenido en las facturas posteriores. Para establecer o liberar el monto retenido en una factura posterior, complete los pasos en Habilitar retención en una orden de compra o subcontrato. A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en la factura: Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los montos retenidos en las facturas de sus subcontratistas, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un compromiso.
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Archivos adjuntos
      Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    • Fecha de entrega. Especifique la fecha en la que los productos comprados se entregarán en la ubicación especificada en el campo 'Enviar a'.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Condiciones de pago. Especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
    • Enviar vía. Ingrese el método de envío/transporte de los materiales (por ejemplo, flete, FedEx, etc.).
  6. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el botón Crear. Esta acción crea su nueva orden de compra.
      O
    • Opcional. Haga clic en Crear e ingresar partida. Esta acción crea su nueva orden de compra y le permite comenzar a ingresar datos en la partida.

Paso 2: Ingrese la Partida (SOV)

Hay dos formas de ingresar la Partida (SOV) en una orden de compra:

Importar ítems de línea de la Partida desde un archivo CSV

Si desea importar varios ítems de línea a uns partida, la herramienta Compromisos proporciona a los usuarios una plantilla CSV que puede descargar, completar y luego cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar ítems de línea de partida de compromiso desde un archivo CSV.

Agregar partidas al SOV

 Notas
  • Si su compañía está utilizando la integración Procore + Integration by Ryvit y su sistema Integration by Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integration by Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si está utilizando el "Subtotal de anulación", SÓLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración Integration by Ryvit creará un ítem "LS" en Integration by Ryvit.

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Próximos pasos

Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integración de ERP:

Ver también

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

 

 

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

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