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Procore

Crear una orden de compra (heredado)

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 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear un orden de compra. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta de contratos rediseñada esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Finanzas del proyecto: Experiencia moderna para contratos.

¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de contratos, consulte el tutorial Crear órdenes de compra en lugar de la información a continuación.

Objetivo

Crear una orden de compra en la herramienta Contratos del proyecto.

Fondo

In Procore, a Purchase Order (PO) is a documented financial commitment that details the types, quantities, and agreed-upon prices for products or services. As part of the procurement process, purchase orders are created by a 'buyer' (for example, a general contractor) and issued to a 'seller' (for example, a subcontractor) to cover the cost of a contract. Once accepted by the 'seller,' a purchase order represents an agreement between the two parties

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear un orden de compra e ingresar datos en las Partidas:
      • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
        O
      • Los permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta Contratos del proyecto y la configuración 'Permitir que los usuarios vean partidas de SOV' deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable 'Seleccionar una persona'
    • Para crear una orden de compra solo, permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear contrato de orden de compra" habilitado en su plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • Las órdenes de compra se pueden convertir en una solicitud de orden de cambio (para órdenes de cambio de 1 nivel) o en una orden de cambio potencial (para órdenes de cambio de 3 niveles).
    • Solo puede crear una orden de cambio potencial a partir de una orden de compra que tenga el estado 'Aprobado'.
    • Para saber cómo establecer la método contable, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiación?

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: crear una orden de compra

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Elija una opción para comenzar a crear una orden de compra:
    • Si este es el primer contrato para el proyecto, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en el centro de la página.
    • Si ya ha creado el primer contrato, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en la esquina superior derecha de la página.
       Nota
      • El botón Crear está disponible cuando visualiza las pestañas Contratos y Bandeja de reciclaje. Las nuevas órdenes de compra siempre se agregan a la pestaña Contratos. 
      • El botón Exportar solo está disponible en la pestaña Contratos. Para obtener más información, consulte Exportar una lista de contratos.
  3. En la página "Nueva orden de compra" en Información general, haga lo siguiente:
    • Firmar con DocuSign
      Si su proyecto utiliza la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea firmar el orden de compra con DocuSign®, quite la marca de verificación.
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Número #
      Ingrese o confirme el identificador único para la orden de compra. Si está creando el primer orden de compra para su proyecto, Procore numera automáticamente sus órdenes de compra en orden secuencial. Por ejemplo, PO-01-001, PO-01-002, así sucesivamente.
       Notas
    • Título
      Proporcione un nombre descriptivo para la orden de compra.
       Notas
    • Facturar a
      Ingrese la información de contacto comercial del destinatario de la factura. Esta información aparecerá como la dirección "Facturar a" en cualquier factura creada para esta orden de compra. Por lo general, esto incluye el nombre comercial, la dirección comercial y otra información de contacto importante. 
    • Enviar a
      Ingrese la información de contacto comercial para la parte de la nave. Esta información aparecerá como la dirección "Enviar a" en las facturas creadas para esta orden de compra.Tenga en cuenta que esto puede ser diferente de la dirección facturar para, como la dirección del lugar del proyecto u otra ubicación de puesta en marcha fuera del sitio donde desea que se entreguen los materiales.
      Compañía contratista
      Seleccione el proveedor/compañía que proporcionará los materiales comprados (por ejemplo, American Construction Co.). Este proveedor/compañía debe existir en el Directorio de proyectos de Procore.Consulte Agregar una compañía al directorio de proyectos.
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar la orden de compra, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privada'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación.
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Estatus
      Asigne un estatus a la orden de compra. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para indicar si la orden de compra se ha ejecutado o no.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
      • El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro 'Ejecutado' siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija los usuarios o colaboradores del proyecto de la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un contrato.
      • Hacer que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad de la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean ítems de partidas
        Marque esta casilla de verificación en este cuadro para limitar la visibilidad de los ítems de las partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Asignado a
      Seleccione la persona del proveedor/empresa que es responsable del cumplimiento de la orden de compra.
    • Retención predeterminada
      Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones que se harán en la primera requisición. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.
       Notas
      La cantidad de 'Retención predeterminada' establecida en el subcontrato solo afectará la cantidad de la primera factura del subcontratista. La edición de este valor después de crear la primera factura del subcontratista NO afectará el monto retenido en las facturas posteriores. Para establecer o liberar el monto retenido en una factura posterior, complete los pasos en Habilitar retención en una orden de compra o subcontrato. A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en la factura: Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los montos retenidos en sus facturas subcontratista, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un contrato.
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Archivos adjuntos
      Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    • Fecha de entrega. Especifique la fecha en la que los productos comprados se entregarán en la ubicación especificada en el campo 'Enviar a'.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Condiciones de pago. Especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
    • Enviar vía. Ingrese el método de envío/transporte de los materiales (por ejemplo, flete, FedEx, etc.).
  6. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el botón Crear. Esta acción crea su nueva orden de compra.
      O
    • Opcional. Haga clic en Crear e ingresar SOV. Esta acción crea su nueva orden de compra y le permite comenzar a ingresar datos en las SOV.

Paso 2: Ingrese las partidas (SOV)

Hay dos formas de ingresar las partidas (SOV) en una orden de compra:

Importar partidas de las SOV desde un archivo CSV

Si desea importar varias partidas de SOV, la herramienta Contratos proporciona a los usuarios una plantilla CSV que puede descargar, completar y luego cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar partidas de SOV de contrato desde un archivo CSV.

Agregar partidas a las SOV

 Notas
  • Si su compañía está utilizando la integración de Procore + Integración de Procore y su sistema de Integración de Procore está configurado para usar el método calculado, la integración de Procore NO permitirá el uso de una suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si está utilizando 'Anular subtotal', SOLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración de Integration by Procore creará un ítem "LS" en Integration by Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Ver también

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.