Introducción a la gestión de documentos: distribución de documentos con la herramienta de correspondencia
Descripción general
Contexto
Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones de un proyecto. Adjuntar manualmente y enviar documentos por correo electrónico fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones obsoletas y dificulta la búsqueda y consulta las comunicaciones cuando sea necesario.
La herramienta de correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de administración de documentos se pueden adjuntar y vincular directamente en un ítem de correspondencia desde la web o el dispositivo móvil, lo que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial claro de comunicación.
Cómo funciona
Cuando necesite distribuir o discutir cualquier cosa relacionada con sus documentos, puede utilizar la herramienta de correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta de administración de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para que los transmittals compartan paquetes de planos aprobados.
Compartir documentos a través de un ítem de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Administración de documentos, lo que significa que se conservan el historial completo, el contexto y los permisos de los documentos.
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Mejores prácticas
Antes de configurar plantillas de correspondencia para su proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo del proyecto y cuándo podrían necesitar emitirlas?
- ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencias? Si es así, ¿cómo lo está usando hoy y cómo podría cambiar una vez que comience a usar la herramienta Administración de documentos?
- ¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
- Tenga en cuenta los permisos necesarios para la herramienta de correspondencia: permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del ítem. O Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en su plantilla de permisos.
Ejemplo
Consideremos M's Mechanical, un contratista mecánico que ha obtenido con éxito la aprobación para un paquete de planos de taller mecánicos. Es crucial que distribuyan esta información a su equipo de campo. Esto asegura que todos los miembros del proyecto estén bien informados sobre el último plano emitido y puedan trabajar con el conjunto de planes más actualizado.
Para lograr esto, M's Mechanical creará un nuevo tipo de correspondencia en la herramienta de administración de nivel de compañía para transmittals. Después de ingresar los detalles, asignarán este tipo de correspondencia al proyecto.
En la herramienta Correspondencia, crearán un nuevo ítem de correspondencia y seleccionarán el tipo de Transmittal. Completarán la información necesaria y adjuntarán los planos de taller mecánico aprobados.
Una vez que se haya creado y emitido la correspondencia, estos planos recién aprobados se distribuirán de inmediato, por correo electrónico, a todos los miembros del equipo del proyecto que tengan los permisos de administración de documentos adecuados. Por ejemplo, las personas asignadas por correspondencia deben tener acceso a los planos de taller mecánicos aprobados para poder acceder a los documentos adjuntos.
Próxima lección: Distribución de documentos con correspondencia: configúrela
Configúralo
Ahora que ha aprendido sobre la distribución de documentos a través de la herramienta Correspondencias, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
Nota:
- Si ya ha configurado la herramienta Correspondencias para su proyecto en Procore, puede omitir los dos primeros ítems de acción.
- La herramienta de correspondencia no se mostrará en un proyecto hasta que se haya creado al menos un tipo de correspondencia y se haya aplicado al proyecto un conjunto de campos configurables para al menos un tipo de correspondencia.
1. Crear un Tipo de correspondencia
En la página Correspondencia de la herramienta Administrador a nivel compañía (en Configuración de la herramienta), cree un tipo de correspondencia.
2. Crear y aplicar un conjunto de campos configurables de correspondencia a un proyecto
En la pestaña "Conjuntos de campos" de la página Correspondencia en la herramienta Administrador a nivel compañía, cree un nuevo conjunto de campos configurables o edite uno existente. En el enlace "Proyectos asignados" del conjunto de campos configurables, elija los proyectos a los que desea aplicar el conjunto de campos configurables de correspondencia.
3. Crear un ítem de correspondencia
En la herramienta de correspondencia del proyecto, cree uno o más ítems de correspondencia que usará para compartir archivos desde la herramienta Administración de documentos.
