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Crear un ítem de correspondencia

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Objetivo

Para crear una correspondencia general utilizando la herramienta de correspondencia .

Fondo

Puede utilizar la herramienta de correspondencia para crear un ítem de correspondencia que se base en una clase de correspondencia específica, como una correspondencia general. Este ítem utilizará Correspondencia general como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de ítems de correspondencia, sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial con cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un ítem de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del ítem.
      O
    • Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en su plantilla de permisos.
  • Diferencias para los ítems con un flujo de trabajo aplicado, una vez creados y emitidos:
    • "Estado": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con información del flujo de trabajo.
    • "Fecha de vencimiento": campo de solo lectura que se completa automáticamente con fechas determinadas por el flujo de trabajo y tiene un cambio de nombre a "Fecha de vencimiento del paso actual".
    • "Personas asignadas": campo de solo lectura que se completa automáticamente con el usuario asignado al paso actual según lo determine el flujo de trabajo. El nombre del campo cambia a "Persona asignada del paso actual", pero el campo "Personas asignadas" sigue siendo un campo único notificable que enumera a todas las personas asignadas en el flujo de trabajo. 
    • "Miembro de distribución": todos los miembros de distribución de la plantilla de flujo de trabajo se completan automáticamente aquí y no se pueden eliminar una vez que se inicia el flujo de trabajo. Se permite la selección manual de miembros de distribución adicionales en el ítem de correspondencia, y estos se pueden eliminar si se desea. Las notificaciones solo se envían a los miembros en el flujo de trabajo lista de distribución, no en el ítem de correspondencia lista de distribución.

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear y en la lista desplegable seleccione Correspondencia general.
  3. En la página Nueva correspondencia general , complete el formulario con la información deseada.
    Nota: Un asterisk ** indica un campo obligatorio. 
    • Número: Este es el número único para identificar este ítem de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde aparezca el ítem de correspondencia.
    • *Estado: seleccione una de las siguientes opciones:
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al ítem de correspondencia, la plantilla de flujo de trabajo controla el estado una vez que se crea y emite el ítem. 
      • Abrir: La correspondencia está abierta.
      • Cerrado exitoso: La correspondencia está cerrada y fue exitosa. 
      • Cerrado sin éxito: La correspondencia está cerrada y no fue aprobada o no fue aprobada. 
      • Estatus personalizado: Puede seleccionar un estatus personalizado si se creó alguno. Consulte Administrar estatus personalizados para tipos de correspondencia.
    • Asunto: El tema es un título del ítem de correspondencia que se mostrará en la vista de lista en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde se enumera el ítem de correspondencia.
    • Privado: Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. Las correspondencias privadas solo son visibles para el creador de la correspondencia, el usuario que figura en Recibido de, los usuarios enumerados en Personas asignadas, los usuarios enumerados en Distribución y los usuarios con permisos de "Administrador" a nivel compañía o proyecto.
       Nota
      • Los usuarios que pertenecen a las mismas compañías que los usuarios que figuran en el ítem también pueden ver los ítems privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitado el permiso granular de "Ver ítems privados accesibles a los usuarios de la misma compañía".
      • Póngase en contacto con el punto de contacto de Procore si desea que los ítems de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" a nivel compañía o de proyecto, asegurándose de que no tendrán la habilidad de ver o responder a los ítems privados a menos que se incluyan específicamente en el ítem de correspondencia. (Si su compañía tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado por defecto).
      • Siempre puede ver quién tiene permisos para los artículos privados a través de la pestaña "Permisos" cuando visualiza un ítem de correspondencia.
    • Cesionarios: Asigne la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo del proyecto de los usuarios del Directorio. Agregue usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la correspondencia.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al ítem de correspondencia, este campo se reemplaza por "Persona asignada al paso actual" y es de solo lectura. 
    • Fecha de vencimiento:  Ingrese o seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la respuesta.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al ítem de correspondencia, este campo cambia a "Fecha de vencimiento del paso actual" y es de solo lectura.
    • Recibido de: Agregue a la persona de la que se originó la ítem de correspondencia.  
    • Miembro de distribución: Agregue usuarios con permiso de nivel de "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, este puede responder a la correspondencia, de manera similar al campo 'CC' de un correo electrónico.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo, una vez que se emite el ítem de correspondencia, todos los miembros de distribución de la plantilla de flujo de trabajo se completan automáticamente aquí y no se pueden eliminar. Agregue (o elimine) manualmente miembros de distribución adicionales en el ítem de correspondencia para darles acceso al ítem. Sin embargo, las notificaciones solo se envían a los miembros en el flujo de trabajo lista de distribución, no en el ítem de correspondencia lista de distribución.
    • *Impacto en el programa: Seleccione si el tema de este ítem de correspondencia hace o afectará el programa.
      • "Sí": el programa se ve afectado de una manera conocida. 
      • "Sí (desconocido)": Sí, el programa se ve afectado pero aún no se conoce los detalles o la extensión del impacto. 
      • "No": el programa no se ve afectado.
      • 'Por determinar': Para ser determinado. No está seguro de si el programa se verá afectado o no. 
      • "N/A": El programa no es relevante para este ítem de correspondencia. 
    • Subproyecto: Seleccione un subproyecto para conectarse al ítem de correspondencia. 
    • Código de costo: Seleccione un código de costo para asignar al ítem de correspondencia. 
    • Oficios: Seleccione una o más especialidades para asociarla con el ítem de correspondencia.
    • Ubicación: Seleccione la ubicación perteneciente a la correspondencia de la lista desplegable. 
      Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en Agregar nueva ubicación en la parte inferior de la lista. 
    • Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.
    • Accesorios: Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta Correspondencia General. El máximo de archivos adjuntos para cada ítem de correspondencia es de 2,500 archivos. Los archivos adjuntos incluidos en Respuestas a la ítem de correspondencia no cuentan para este máximo. Consulte ¿Qué tipos de archivo y formatos son compatibles con el visualizador de archivos adjuntos unificados?
  4. Haga clic en uno de estos botones:
    • Guardar como borrador: Si desea guardar su trabajo en una versión Borrador que se puede emitir a los usuarios enumerados en la correspondencia general en una fecha posterior, haga clic en este botón.
      O
    • Crear y emitir: Si desea enviar esta correspondencia a los usuarios que figuran en la correspondencia general que serán notificados por correo electrónico, haga clic en este botón.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al ítem de correspondencia, se le pedirá que confirme que comprende que la creación del ítem desencadena automáticamente el inicio del flujo de trabajo asignado.