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Procore

Crear un ítem de correspondencia

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Objetivo

Para crear una correspondencia general utilizando la herramienta de correspondencia .

Fondo

Puede utilizar la herramienta de correspondencia para crear un ítem de correspondencia que se base en una clase de correspondencia específica, como una correspondencia general. Este ítem utilizará Correspondencia general como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de ítems de correspondencia, sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial con cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un ítem de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del ítem.
      O
    • Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en su plantilla de permisos.

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear y en la lista desplegable seleccione Correspondencia general.
    correspondence-create-general-correspondence.png
  3. En la página de Nueva Correspondencia General, complete el formulario con la información deseada.
    Nota: Un asterisco (*) denota un campo obligatorio. 
    • Número: Este es el número único para identificar este ítem de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde aparezca el ítem de correspondencia.
    • *Estatus: seleccione una de las siguientes opciones:
      • Cerrado: La correspondencia ha sido cerrada.
      • Abierto: La correspondencia está abierta.
      • Estatus personalizado: Puede seleccionar un estatus personalizado. Consulte Configurar opciones avanzadas: correspondencia.
        Nota: No puede seleccionar ítems en estatus Borrador.
    • Asunto: El tema es un título del ítem de correspondencia que se mostrará en la vista de lista en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde se enumera el ítem de correspondencia.
    • Cesionarios: Asigne la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo del proyecto de los usuarios en el Directorio. Agregue usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la correspondencia.
    • Fecha de vencimiento:  Ingrese o seleccione una fecha del calendario para que venzque la respuesta.
    • Ubicación: Seleccione la ubicación perteneciente a la correspondencia de la lista desplegable. 
      Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista. 
    • Privado: Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. Las correspondencias privadas solo son visibles para el creador de la correspondencia, el usuario que figura en Recibido de, los usuarios enumerados en Personas asignadas, los usuarios enumerados en Distribución y los usuarios con permisos de "Administrador" a nivel compañía o proyecto.
       Nota
      • Los usuarios que pertenecen a las mismas compañías que los usuarios que figuran en el ítem también pueden ver los ítems privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitado el permiso granular de "Ver ítems privados accesibles a los usuarios de la misma compañía".
      • Póngase en contacto con el punto de contacto de Procore si desea que los ítems de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" a nivel compañía o de proyecto, asegurándose de que no tendrán la habilidad de ver o responder a los ítems privados a menos que se incluyan específicamente en el ítem de correspondencia. (Si su compañía tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado por defecto).
      • Siempre puede ver quién tiene permisos para los artículos privados a través de la pestaña "Permisos" cuando visualiza un ítem de correspondencia.
    • Recibido de: Agregue a la persona de la que se originó el ítem de correspondencia en este campo.
    • Distribución: Agregue usuarios con permiso de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la correspondencia, de manera similar al campo "CC" de un correo electrónico.
    • Comercio: Seleccione una especialidad para asociarla con el ítem de correspondencia.
    • Tareas de programa: Busque y seleccione una o más tareas de programa del programa del proyecto para asociarla con el ítem de correspondencia.
    • Cantidad: Ingrese un número y seleccione una unidad de medida en el menú desplegable Seleccionar unidades .
    • Correspondencia de origen: Seleccione un ítem de correspondencia existente para vincularlo a este nuevo ítem de correspondencia.Las secciones Enlaces de ambos ítems de correspondencia incluirán enlaces entre sí después de que se crea este ítem de correspondencia.
    • RFI de origen: Seleccione una RFI existente para enlazar a este nuevo ítem de correspondencia. La sección Enlaces de este ítem de correspondencia incluirá un enlace al RFI después de que se crea este ítem de correspondencia.
    • Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.
    • Accesorios: Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta Correspondencia General.
  4. Haga clic en uno de estos botones:
    • Guardar como borrador: Si desea guardar su trabajo en una versión Borrador que se puede emitir a los usuarios enumerados en la correspondencia general en una fecha posterior, haga clic en este botón.
      O
    • Crear y emitir: Si desea emitir esta correspondencia a los usuarios enumerados en la correspondencia general que serán notificados por correo electrónico, haga clic en este botón.

Ver también