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Procore

Crear un ítem de correspondencia

 Acceso temprano
En los siguientes documentos, se describe la funcionalidad que actualmente no está disponible en todas las cuentas. Póngase en contacto con su administrador de cuentas de Procore para obtener más información.

Objetivo

Para crear una correspondencia general utilizando la herramienta de correspondencia .

Contexto

Puede utilizar la herramienta de correspondencia para crear un ítem de correspondencia que se base en una clase de correspondencia específica, como una correspondencia general. Este ítem utilizará Correspondencia general como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de ítems de correspondencia, sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial con cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un ítem de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.

Cosas para considerar

Permiso de usuario requerido:

  • Permiso de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta de Correspondencia del proyecto .

Requisitos previos:

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear y en la lista desplegable seleccione Correspondencia general .
    correspondence-create-general-correspondence.png
  3. En la página de Nueva Correspondencia General, complete el formulario con la información deseada.
    Nota: Un asterisco (*) denota un campo obligatorio. 
    • Número: Este es el número único para identificar este ítem de correspondencia. El prefijo y el número aparecerán en la correspondencia en la vista de lista, cuando estén enlazados a otras herramientas, así como en cualquier otra ubicación en la que aparezca el ítem de correspondencia.

    • *Estatus: Seleccione una de las siguientes opciones:

      • Cerrado: La correspondencia ha sido cerrada.

      • Abierto: La correspondencia está abierta.

      • Estatus de la aduana: Puede seleccionar un estatus personalizado. (Véase crear un estatus personalizado)
        Nota: No puedes seleccionar ítems en estatus Borrador.

  • Asunto: El tema es un título del ítem de correspondencia que se mostrará en la correspondencia en la vista de lista, cuando esté enlazado con otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde se encuentre el ítem de correspondencia.

  • Personas asignadas: Asignar la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo del proyecto de los usuarios del Directorio. Añade a los usuarios con permisos de nivel de "sólo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la correspondencia.

  • Fecha de vencimiento:  Introduzca o seleccione una fecha del calendario para la respuesta con vencimiento . Este campo sólo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta  de correspondencia del proyecto.

  • Ubicación: Seleccione el lugar correspondiente a la correspondencia de la lista desplegable. 
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (ver Permitir o no permitir a los usuarios crear ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista. 

  • Privado: Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. La correspondencia privada sólo es visible para el creador de la correspondencia, el usuario listado en Recibido de, los usuarios listados en Personas asignadas, los usuarios listados en Distribución, y los usuarios con permisos de "Administrador" a nivel compañía o proyecto.

     Nota
    • Los usuarios que pertenecen a las mismas compañías que los usuarios que figuran en el ítem también pueden ver los ítems privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitado el permiso granular de "Ver ítems privados accesibles a los usuarios de la misma compañía".
    • Póngase en contacto con el punto de contacto de Procore si desea que los ítems de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" a nivel compañía o de proyecto, asegurándose de que no tendrán la habilidad de ver o responder a los ítems privados a menos que se incluyan específicamente en el ítem de correspondencia. (Si su compañía tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado por defecto).
    • Siempre puedes ver quién tiene permisos para los ítems privados a través de la pestaña "Permisos" al ver un ítem de correspondencia.
  • Recibido de: Similar a "CC" en los correos electrónicos, agregue personas que no son directamente responsables, pero que deben estar al tanto de esta Correspondencia General. Añade a los usuarios con permisos de nivel de "sólo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la correspondencia.

  • Distribución: Agregue usuarios con permiso de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la correspondencia.

  • Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.

  • Los adjuntos: Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta Correspondencia General.

    Haga clic en uno (1) de estos botones:

    • Guardar como borrador. Si desea guardar su trabajo en una versión en borrador que pueda ser distribuida a los usuarios que figuran en la correspondencia general en una fecha posterior, haga clic en este botón.

      O

    • Crear y emitir. Si desea emitir esta comunicación a los usuarios que figuran en la Correspondencia General que serán notificados por correo electrónico, haga clic en este botón.

 

Ver también