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Procore

Crear un artículo de correspondencia

Objetivo

Para crear una correspondencia general utilizando la herramienta de correspondencia.

Contexto

Puede utilizar la herramienta de correspondencia para crear un ítem de correspondencia que se base en una clase de correspondencia específica, como una correspondencia general. Este ítem utilizará Correspondencia general como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de ítems de correspondencia, sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial con cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un ítem de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.

Cosas para considerar

Permiso de usuario requerido:

  • Permiso de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta de Correspondencia del proyecto .

Requisitos previos:

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto. 
  2. Haga clic en +Crear y en la lista desplegable seleccione Correspondencia general.
    correspondence-create-general-correspondence.png
  3. En la página de Nueva Correspondencia General, complete el formulario con la información deseada.
    Nota: Un asterisco (*) denota un campo obligatorio. 
    • Número: este es el número único para identificar este elemento de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando estén vinculados a otras herramientas, así como en cualquier otra ubicación donde se enumere el elemento de correspondencia.

    • *Estado: seleccione una de las siguientes opciones:

      • Cerrado: La correspondencia ha sido cerrada.

      • Abierto: La correspondencia está abierta.

      • Estatus de la aduana: Puede seleccionar un estatus personalizado. (Véase crear un estatus personalizado)
        Nota: No puedes seleccionar ítems en estatus Borrador.

  • Asunto: El asunto es un título del elemento de correspondencia que se mostrará en la correspondencia en la vista de lista, cuando se vincule a otras herramientas, así como en cualquier otra ubicación donde se enumere el elemento de correspondencia.

  • Asignados: Asignar la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo del proyecto de los usuarios en el Directorio. Agregue usuarios con permisos de nivel 'Solo lectura' o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la correspondencia.

  • Fecha de vencimiento: ingrese o seleccione una fecha del calendario como fecha de vencimiento de la respuesta. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta de correspondencia del proyecto.

  • Ubicación: Seleccione la ubicación correspondiente a la correspondencia de la lista desplegable. 
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta ), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista. 

  • Privado: seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. Las correspondencias privadas solo son visibles para el creador de la correspondencia, el usuario que aparece en Recibido de, los usuarios que figuran en Asignados, los usuarios que figuran en Distribución y los usuarios con permisos de 'Administrador' a nivel de empresa o proyecto.

     Nota
    • Los usuarios que pertenecen a las mismas compañías que los usuarios que figuran en el ítem también pueden ver los ítems privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitado el permiso granular de "Ver ítems privados accesibles a los usuarios de la misma compañía".
    • Póngase en contacto con el punto de contacto de Procore si desea que los ítems de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" a nivel compañía o de proyecto, asegurándose de que no tendrán la habilidad de ver o responder a los ítems privados a menos que se incluyan específicamente en el ítem de correspondencia. (Si su compañía tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado por defecto).
    • Siempre puedes ver quién tiene permisos para los ítems privados a través de la pestaña "Permisos" al ver un ítem de correspondencia.
  • Recibido de: agregue la persona de la que se originó el ítem de correspondencia en este campo.

  • Distribución: agregue usuarios con permiso de nivel de solo lectura o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, este puede responder a la correspondencia, de manera similar al campo 'CC' de un correo electrónico.

  • Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.

  • Los adjuntos: Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta Correspondencia General.

    Haga clic en uno (1) de estos botones:

    • Guardar como borrador. Si desea guardar su trabajo en una versión en borrador que pueda ser distribuida a los usuarios que figuran en la correspondencia general en una fecha posterior, haga clic en este botón.

      O

    • Crear y emitir. Si desea enviar esta correspondencia a los usuarios que figuran en la correspondencia general que serán notificados por correo electrónico, haga clic en este botón.

 

Ver también