Crear un ítem de correspondencia
Objetivo
Para crear una correspondencia general utilizando la herramienta de correspondencia .
Fondo
Puede utilizar la herramienta de correspondencia para crear un ítem de correspondencia que se base en una clase de correspondencia específica, como una correspondencia general. Este ítem utilizará Correspondencia general como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de ítems de correspondencia, sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial con cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un ítem de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del ítem.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del ítem.
Requisitos previos
- Debe tener un tipo de correspondencia de "Correspondencia general" a nivel compañía. Consulte Crear un nuevo tipo de correspondencia o editar un tipo de correspondencia.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en + Crear y en la lista desplegable seleccione Correspondencia general.
- En la página Nueva correspondencia general , complete el formulario con la información deseada.
Nota: Un asterisk ** indica un campo obligatorio.- Número: Este es el número único para identificar este ítem de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde aparezca el ítem de correspondencia.
- *Estatus: seleccione una de las siguientes opciones:
- Abrir: La correspondencia está abierta.
- Cerrado exitoso: La correspondencia está cerrada y fue exitosa.
- Cerrado sin éxito: La correspondencia está cerrada y no fue aprobada o no fue aprobada.
- Estatus personalizado: Puede seleccionar un estatus personalizado si se creó alguno. Consulte Administrar estatus personalizados para tipos de correspondencia.
- Asunto: El tema es un título del ítem de correspondencia que se mostrará en la vista de lista en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde se enumera el ítem de correspondencia.
- Privado: Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. Las correspondencias privadas solo son visibles para el creador de la correspondencia, el usuario que figura en Recibido de, los usuarios enumerados en Personas asignadas, los usuarios enumerados en Distribución y los usuarios con permisos de "Administrador" a nivel compañía o proyecto.
Nota
- Los usuarios que pertenecen a las mismas compañías que los usuarios que figuran en el ítem también pueden ver los ítems privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitado el permiso granular de "Ver ítems privados accesibles a los usuarios de la misma compañía".
- Póngase en contacto con el punto de contacto de Procore si desea que los ítems de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" a nivel compañía o de proyecto, asegurándose de que no tendrán la habilidad de ver o responder a los ítems privados a menos que se incluyan específicamente en el ítem de correspondencia. (Si su compañía tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado por defecto).
- Siempre puede ver quién tiene permisos para los artículos privados a través de la pestaña "Permisos" cuando visualiza un ítem de correspondencia.
- Cesionarios: Asigne la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo del proyecto de los usuarios en el Directorio. Agregue usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la correspondencia.
- Fecha de vencimiento: Ingrese o seleccione una fecha del calendario para que venzque la respuesta.
- Recibido de: Agregue a la persona de la que se originó la ítem de correspondencia.
- Miembro de distribución: Agregue usuarios con permiso de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la correspondencia, de manera similar al campo "CC" de un correo electrónico.
- *Impacto en el programa: Seleccione si el tema de este ítem de correspondencia hace o afectará el programa.
- "Sí": el programa se ve afectado de una manera conocida.
- "Sí (desconocido)": Sí, el programa se ve afectado pero aún no se conoce los detalles o la extensión del impacto.
- "No": el programa no se ve afectado.
- 'Por determinar': Para ser determinado. No está seguro de si el programa se verá afectado o no.
- "N/A": El programa no es relevante para este ítem de correspondencia.
- Subproyecto: Seleccione un subproyecto para conectarse al ítem de correspondencia.
- Código de costo: Seleccione un código de costo para asignar al ítem de correspondencia.
- Oficios: Seleccione una o más especialidades para asociarla con el ítem de correspondencia.
- Ubicación: Seleccione la ubicación perteneciente a la correspondencia de la lista desplegable.
Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en Agregar nueva ubicación en la parte inferior de la lista. - Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.
- Accesorios: Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta Correspondencia General. El máximo de archivos adjuntos para cada ítem de correspondencia es de 2,500 archivos. Los archivos adjuntos incluidos en Respuestas a la ítem de correspondencia no cuentan para este máximo. Consulte ¿Qué tipos de archivo y formatos son compatibles con el visualizador de archivos adjuntos unificados?
- Haga clic en uno de estos botones:
- Guardar como borrador: Si desea guardar su trabajo en una versión Borrador que se puede emitir a los usuarios enumerados en la correspondencia general en una fecha posterior, haga clic en este botón.
O - Crear y emitir: Si desea emitir esta correspondencia a los usuarios enumerados en la correspondencia general que serán notificados por correo electrónico, haga clic en este botón.
- Guardar como borrador: Si desea guardar su trabajo en una versión Borrador que se puede emitir a los usuarios enumerados en la correspondencia general en una fecha posterior, haga clic en este botón.