Introducción a la administración de documentos: organización de documentos y vistas guardadas
Descripción general
Contexto
La mayoría de las herramientas de administración de documentos utilizan carpetas para mantener los documentos organizados y accesibles. Las carpetas pueden ser problemáticas porque cada revisión del documento realmente tiene que existir dentro de la carpeta y no puede existir dentro de dos o más carpetas a la vez. Si bien esto puede trabajar para documentos en curso con acceso limitado, se convierte en un problema una vez que se envían los documentos para su revisión y luego se rechazan o publican en una audiencia más amplia. En la construcción, es esencial mantener un solo historial rastreable de las revisiones de un documento de construcción y sus cambios de estatus a lo largo del tiempo. Si tiene que copiar o mover revisiones manualmente entre carpetas destinadas a diferentes propósitos o audiencias, pierde esa trazabilidad y los equipos de riesgo que operan fuera de la información desactualizada.
Con la herramienta administración de documentos de Procore, las revisiones de documentos están etiquetadas con atributos que los describen y los filtros de búsqueda se pueden utilizar para encontrarlos rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar filtros para encontrar los planos arquitectónicos aprobados más recientes o ver documentos rechazados que se originaron de su compañía. Puede guardar estos filtros de búsqueda como "vistas guardadas" para que los documentos sean más fáciles de encontrar para usted y su equipo, lo que proporciona el beneficio de una estructura de carpetas de proyecto estándar sin los riesgos y desventajas de la duplicación de archivos.
Cómo funciona
organización basada en atributos de documento
Una vez enviadas las revisiones de documentos, los usuarios podrán acceder a ellos en la pestaña Todos los documentos. Permiso grupos y reglas que se han configurado para el proyecto controlan automáticamente qué revisiones de documentos pueden ser vistas por cada persona. Los metadatos asociados con cada documento garantizan que los usuarios puedan acceder rápidamente a los documentos que necesitan y que solo verán los documentos a los que tienen acceso.
Vistas guardadas
Una vista guardada en la herramienta Administración de documentos es una búsqueda guardada (a menudo denominadas en otros sistemas como "carpetas inteligentes"). Las revisiones de documentos pueden mostrarse en diferentes vistas guardadas y actualizarse automáticamente a medida que las cosas cambian a lo largo del tiempo, lo que significa que solo necesita una única fuente de verdad en la herramienta Administración de documentos para una revisión individual de documentos.
Se pueden crear vistas guardadas para casos de uso de documentos comunes, como planos publicados y especificaciones, o para documentos específicos a los que desea que los equipos del proyecto consulten fácilmente. Los permisos siempre rigen lo que alguien tiene acceso dentro de una vista guardada determinada, lo que significa que no hay riesgo de sobresharing.
Nota: Las vistas guardadas están separadas en Vistas del proyecto (creadas por administradores para todos los usuarios del proyecto) y Mis vistas (vistas personales que creó y solo son visibles para usted).
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Mejores prácticas
Antes de comenzar a configurar sus vistas guardadas, considere lo siguiente:
- ¿Utiliza normalmente una estructura de carpetas estándar para sus proyectos? Si es así, puede crear vistas guardadas para replicar la estructura de carpetas y controlar eficientemente el acceso a los documentos.
Nota: Próximamente vendrán nuevas capacidades adicionales, como anidación y orden de vistas guardadas. - ¿A qué tipo de documentos desea que su equipo tenga acceso rápido?
- ¿Qué documentos de construcción desea poner a disposición de los equipos de campo?
Ejemplo
En lugar de necesitar reorganizar documentos manualmente dentro de las carpetas, las vistas guardadas son manejadas por filtros. Esto significa que la lista de documentos se actualizará automáticamente.
Digamos que un controlador de documento llamado Paul desea crear una vista guardada para planos arquitectónicos aprobados. Paul seleccionará los siguientes filtros para crear una vista guardada desde:
- Disciplina: arquitectónico
- Tipo: plano
- Estatus: Aprobado
Siguiente lección: Documento con vistas guardadas- Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido cómo se organizan los documentos en la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acción en Procore:
ÍTEMS DE ACCIÓN
Crear vistas guardadas
Para cualquier agrupación de documentos a los que desea que las personas tengan acceso rápido, cree vistas guardadas como "Vistas del proyecto". Tenga en cuenta que solo los administradores de la herramienta Administración de documentos pueden crear vistas A nivel de proyecto guardadas, pero que todos pueden crear sus propias vistas personalizadas.
Nota: Actualmente, las vistas guardadas del proyecto deben crearse dentro de cada proyecto individualmente, pero en el futuro podrá estandarizar las vistas guardadas en varios proyectos dentro de su compañía.
