Administración de documentos: guía de inicio
Tabla de contenido
- Bienvenido
- Introducción a la administración de documentos
- Campos de documentos
- Nombre estándar
- Requisitos de carga
- Permisos de documento
- Aprobaciones de documentos con Flujos de trabajo
- Organización de documentos con vistas guardadas
- Distribución de documentos con correspondencia
- Conclusión
Bienvenido
Esta guía le ayuda a configurar la herramienta Administración de documentos de Procore por primera vez proporcionando lo siguiente:
- Una introducción a la herramienta y procesos de administración de documentos.
- Vista general de temas, mejores prácticas, ejemplos y ítems de acción.
- Videos y instrucciones paso a paso.
Recomendamos comenzar con un proyecto de prueba utilizando los valores predeterminados de Procore mientras se vuelven familiarizados con la herramienta.
Requisitos previos para esta guía
- Su compañía forma parte de la versión limitada de Administración de documentos (Beta).
- La herramienta Administración de documentos está habilitada para un proyecto.
- Los siguientes permisos están habilitados en Procore:
- Permisos de administrador de la compañía:
- Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Nivel compañía Directorio.
- Permisos de la herramienta de administración de documentos:
- Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos.
- Se agregó a un grupo de permisos con los permisos 'Cargar archivos nuevos' y 'Enviar archivos nuevos' habilitados.
Nota: Procore proporciona un grupo de permisos predeterminado "Controlador de documento" al que puede agregarse.
- Opcional: permisos de Flujos de trabajo y herramienta de correspondencia:
- Para configurar y iniciar flujos de trabajo para documentos, permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Nivel compañía Flujos de trabajo.
- Para adjuntar documentos a ítems de correspondencia en la herramienta de correspondencia de un proyecto:
- Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la tipo de correspondencia del ítem.
O
Permisos de nivel "Solo lectura" en la tipo de correspondencia del ítem con la "Crear ítem" granular permiso habilitado en la plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la tipo de correspondencia del ítem.
- Permisos de administrador de la compañía:
Siguiente lección: Introducción a la administración de documentos
Descripción general
Acerca de la herramienta
La herramienta Administración de documentos de Procore es un sistema de administración de documentos que organiza automáticamente sus documentos de acuerdo con sus atributos. Encuentre rápidamente los documentos que necesita con confianza en que está abriendo la última revisión aprobada y que solo las personas que deban verla tengan acceso.
Esta herramienta está diseñada para compañías que necesitan una solución unificada y configurable para administrar la información y las aprobaciones en todas las etapas de un proyecto de construcción.
Con la herramienta Administración de documentos, las compañías pueden:
- Configure los permisos del documento según los atributos de cada revisión, como estatus, tipo o disciplina.
- Ayude a los miembros del equipo a acceder, revisar, aprobar y administrar documentos de una manera optimizada desde un sistema centralizado.
- Tenga los mismos beneficios que se gana con la herramienta Documentos originales en Procore, mientras agrega funciones como flujos de trabajo de aprobación de documentos con anotaciones, permisos más precisos, etiquetado de metadatos y convenciones de nomenclatura exigibles.
Para tutoriales, videos y recursos adicionales, consulte Administración de documentos (Web) ] (iOS) ] (Android).
Vídeo
Ver las funciones
Proceso de herramienta general
Una vez configurada la configuración (como se explica más adelante en esta guía), el proceso general de la herramienta Administración de documentos incluye los siguientes acciones que se realizan:
Nota:
Los temas como la configuración y los permisos de las herramientas, las vistas guardadas y los flujos de trabajo de aprobación se incluirán más adelante en esta guía.diagrama de Flujo de trabajo
Carga, revisión y envío de documentos
Vídeo
Cargar documentos
Los documentos se cargan en la herramienta Administración de documentos, de manera similar a cómo se cargan los archivos en la herramienta Documentos originales de Procore. Sin embargo, la herramienta Administración de documentos utiliza aprendizaje automático en el contenido del documento y el nombre del archivo para completar automáticamente los datos (como el tipo de documento, el número de plano y la descripción del plano).
Nota: Configurará sus campos, estándares de nomenclatura y requisitos de carga en la siguiente sección de esta guía.
Revisar y completar atributos de documento
Una vez que las cargas hayan terminado de procesarse, cualquier campo obligatorio restante deberá revisarse y completarse antes de que pueda enviarse al proyecto para un acceso más amplio.
Nota: Podrá configurar estos requisitos en una sección posterior de esta guía.
Enviar y aprobar documentos
Una vez que los documentos tengan todos los campos obligatorios completados, se pueden enviar al proyecto y acceder a ellos en la pestaña "Todos los documentos".
Revisar documentos con flujos de trabajo
Si los documentos tienen flujos de trabajo de aprobación configurados con la herramienta Flujos de trabajo, se moverán al pestaña "En revisión", donde flujo de trabajo personas asignadas podrán revisar, proporcionar comentarios y responder con un resultado de aprobación.
Ver, descargar y compartir documentos
Video
Una vez que se envían documentos al proyecto, las personas con los permisos adecuados pueden ver, compartir y descargar los documentos que necesitan.
Nota: Configurará los permisos del documento más tarde en esta guía.
Ver documentos
Los documentos enviados se muestran en las pestañas "Todos los documentos" y "En revisión". La información del documento se puede ver en la tabla o abrirla en el visualizador de documentos de Procore. La última revisión dentro de un contenedor de documentos determinado se muestra de forma predeterminada, pero también se puede acceder rápidamente a las revisiones anteriores.
Los documentos también se pueden acceder fácilmente y ver en la aplicación móvil de Procore para iOS y Android.
Descargar documentos
Los documentos se pueden descargar individualmente desde la tabla o el visualizador, y en masivo desde la tabla en la aplicación web de Procore.
Compartir documentos
Los documentos se pueden agregar como archivos adjuntos para ítems (como transmittals) en la herramienta de correspondencia.
Los documentos pueden ser vistos y descargados por destinatarios de la correspondencia que tienen permiso a esos documentos en la herramienta Administración de documentos.
Siguiente lección: Documentos - Vista general
Descripción general
Contexto
En la construcción, los errores y la reprocesación a menudo son causados por archivos de proyecto desactualizados que se duplicaron en varias carpetas o herramientas. Para mitigar este riesgo, la herramienta administración de documentos de Procore organiza y controla automáticamente el acceso a los archivos según los atributos (campos de documentos) de cada revisión del documento. Por eso es especialmente importante configurar estos valores de campo antes de comenzar con la herramienta.
Cómo funciona
La herramienta administración de documentos de Procore utiliza metadatos y campos de documentos para otorgar automáticamente acceso y organizar revisiones de documentos, lo que facilita la búsqueda. Los campos de documentos de un proyecto se configuran en la herramienta de Administrador a nivel compañía a través de conjuntos de campos configurables. Las opciones de campo se pueden mostrar u ocultar de la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos.
Nota: Campos obligatorios para cada documento: Nombre, Tipo, Estatus y Revisión.
Importante
Es importante tener sus requisitos estándar de nomenclatura y carga configurados para la herramienta Administración de documentos antes de cargar documentos. Esto garantiza la estandarización y cumplimiento y ayuda a completar los campos automáticamente. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos?Nota: Configurará qué campos deben ser obligatorios para cada documento, por tipo de documento, en la sección Requisitos de carga de esta guía.
Conjuntos de campos y opciones de campo para documentos
Los administradores de la compañía pueden administrar conjuntos de campos configurables y las opciones de campo predeterminadas en la página de la herramienta Administración de documentos de la herramienta administrador a nivel compañía.
Administrar conjuntos de campos configurables
Cree nuevos conjuntos de campos o edite los existentes y luego asignándolos a sus proyectos. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en documentos en todos sus proyectos.
Próximamente
La herramienta Administración de documentos agregará campos personalizados para que pueda crear sus propios campos u ocultar los que no necesite.
Administrar las opciones de campo predeterminadas
Puede configurar las opciones de campo predeterminadas para los siguientes campos de Administración de documentos:
- Clasificación
- Disciplina
- Estatus
- Tipo
- Volumen/Sistema
Nota:
La mayoría de los campos tienen un código que se puede completar automáticamente al comienzo del campo. El código se basa en el estándar de nomenclatura. Por ejemplo, un documento de tipo de plano se completaría con "DR" en el campo Tipo. A medida que se ingresa información, los códigos se secuencian automáticamente para crear un nuevo campo Nombre para el documento.
Configurará el estándar de nomenclatura de su documento en la sección "Estándar de nomenclatura" de esta guía.
Mostrar u ocultar opciones de campo dentro de un proyecto
Puede optar por mostrar u ocultar opciones de campo para campos desplegables de selección única (como Estatus, Tipo y Disciplina) a nivel proyecto en la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos.
Campos adicionales en Procore
Los siguientes campos se utilizan para la herramienta Administración de documentos, pero están configurados en otras áreas de Procore (que se muestran en la página "Configurarlo" para campos de documentos):
- Proyecto: el código del proyecto debe ser una abreviatura del nombre del proyecto, como "VTX" para Vortex Business Center. El campo "Código" en la herramienta Administrador a nivel proyecto completa el campo "Proyecto" para documentos.
- Originador: campo que significa a quién se originó un documento. Por ejemplo, una persona asociada con "ABC Compañía" en el Directorio carga un documento, por lo que se debe seleccionar "Compañía ABC" para el campo Originador. El campo "Nombre abreviado" para compañías en la herramienta Directorio a nivel compañía o proyecto se muestra como opciones para el campo "Originador".
- Ubicación: este campo representa la ubicación asociada con un documento. Las ubicaciones agregadas en la herramienta Administrador a nivel proyecto se muestran como opciones para el campo "Ubicación" para documentos.
- Etapa: este campo representa la fase de construcción para la que se creó un documento. "Etapas del proyecto" en la página "Valores predeterminados" de la herramienta Administrador a nivel compañía se muestran como opciones para el campo "Etapa" para documentos.
Mejores prácticas
Antes de configurar campos de documentos para la herramienta Administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Qué campos son importantes para su administración de documentos?
- ¿Deben variar los requisitos de campo por proyecto, o son coherentes en toda su compañía?
- Para campos obligatorios (como "Estatus" y "Tipo", ¿qué valores deben estar disponibles para ellos?
- ¿Qué "códigos" deben estar asociados con cada valor de campo (como "DR" para plano) para que se reconozcan en su estándar de nomenclatura de documentos?
Próxima lección: Campos de documento: configúrelo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los campos de documentos en la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
1. Crear conjuntos de campos configurables
En la herramienta Administrador a nivel compañía, cree una nueva conjunto de campos configurables configurable para la herramienta De administración de documentos que aplicará a su proyecto. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en documentos en todos sus proyectos.
Nota: En el futuro, podrá agregar nuevos campos personalizados a los conjuntos de campos, así como ocultar los campos que no planea utilizar.
2. Editar campos predeterminados
En la herramienta Administrador Nivel compañía, decida qué valores desea disponibles para los campos de documentos como estatus, tipo de documento y disciplina de documento. Estas opciones de campo se aplicarán a todos los archivos en la herramienta Administración de documentos en los proyectos de su compañía.
3. Opcional: Revise las opciones de campo de un proyecto
Los administradores de la herramienta de administración de documentos tienen la opción de ocultar ciertos valores de campo dentro de proyectos individuales. Para ello, vaya a los ajustes de Configuración de la herramienta Administración de documentos en un proyecto, revise las opciones de campos y oculte cualquier que no desee disponible para la selección.
4. Configurar campos adicionales de Procore
Dependiendo de los requisitos de sus proyectos, puede haber algunos campos adicionales que desee configurar antes de comenzar. Si planea utilizar un estándar de nomenclatura de documento, el código del proyecto y el código de autor son especialmente importantes.
Código de proyecto
Ingrese un código para el proyecto en el campo "Código" de la herramienta Administrador de A nivel de proyecto. Esto se utilizará en el campo "Proyecto" para documentos.
VER LOS PASOS
Código de autor (campo "Nombre abreviado")
En la herramienta Directorio a nivel proyecto o compañía, agregue códigos de "Nombre abreviado" para cualquier compañía de la que los documentos del proyecto pudieran originarse. Estos nombres de compañías abreviados estarán disponibles para seleccionarlos en el campo "Originador". 
VER LOS PASOS
Código de ubicación
En la página Ubicaciones de la herramienta administrador A nivel de proyecto, agregue o administre ubicaciones y códigos para el proyecto según sea necesario. Estos se mostrarán como opciones para el campo "Ubicación".
Asegúrese de:
- Seleccione la configuración "Incluir código opcional".
- Agregue un código para cada ubicación.
Código de etapa
En la página "Valores predeterminados" de la herramienta Administrador Nivel compañía, revise la sección "Etapas del proyecto" y agregue o elimine etapas según sea necesario. Estas etapas se mostrarán como opciones para el campo "Etapa".
VER LOS PASOS
Descripción general
Contexto
Su equipo conocerá fácilmente al autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos. La herramienta administración de documentos de Procore utiliza los atributos de cada revisión para hacer cumplir automáticamente los estándares de nomenclatura y completar automáticamente los metadatos, simplificándole el proceso de carga. Determina si una carga debe estar asociada con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo.
Cómo funciona
La herramienta Administración de documentos puede utilizar códigos de atributos de documento para hacer cumplir un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando nuevas revisiones se cargan con un nombre y formato idénticos como ya existe, el sistema apila esas revisiones en un solo contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y mantiene a todos trabajando con la información más reciente.
En la página Configurar ajustes para la herramienta Administración de documentos, puede agregar o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se puede utilizar para algunos o todos los documentos de su proyecto.
Importante
Dado que la herramienta Administración de documentos utiliza el nombre y el formato del documento (por ejemplo, PDF) para identificar automáticamente las revisiones posteriores, es importante que sus estándares de nomenclatura contengan el conjunto completo de campos que identifican de forma única un contenedor de documentos, pero no cada revisión independiente dentro de ella.
Si desea que se realice un seguimiento de las revisiones del mismo documento dentro de un solo contenedor de documentos, su estándar de nomenclatura NO debe incluir campos específicos de revisión como estatus, código de revisión, autor o fechas de cualquier tipo.
Mejores prácticas
Es importante establecer la estructura de su estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita inconsistencias y refactoriza la carretera.
Antes de configurar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Qué tipos de documentos necesitan un estándar de nomenclatura aplicado?
- ¿Qué combinación y orden de información en el nombre ayudará a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios cuando encuentran el documento sin contexto adicional?
- ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de forma única y no se superponen accidentalmente?
- Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo deben nombrarse sus planos y presentaciones técnicas como Número de disciplina del tipo de proyecto (por ejemplo. ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como reportes o rastreadores, pueden retener su nombre de archivo original.
Ejemplo
Imagine que está administrando un proyecto llamado "Hospital de Duke (DH)" ubicado en Londres, Reino Unido, y su proyecto cumple con los estándares ISO 19650. Ha establecido esta convención de nomenclatura estructurada para sus planos:
Proyecto - Originador - Volumen/Sistema - Ubicación - Tipo - Disciplina - Número.
Consideremos un plano arquitectónico para el cuarto piso con la designación de volumen/sistema "ZZ" y numerado como "401". Este plano ha sido emitido por John Moore &Associates (JMA), el arquitecto del proyecto.
De acuerdo con su convención de nomenclatura, el archivo para este plano se etiquetaría de la siguiente manera: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si tenía esta configuración estándar de nomenclatura en la herramienta Administración de documentos, el sistema requerirá cada uno de estos campos en la carga y luego genere el nombre del documento para usted. Además, si este documento se cargó en el sistema con ese nombre ya intacta, todos estos campos de documento se etiquetarían a la revisión automáticamente, sin ningún esfuerzo manual.
Este enfoque de nomenclatura sistemática garantiza la claridad y la coherencia, lo que facilita la identificación y organización de los documentos del proyecto, incluso en proyectos complejos como Duke Hospital.
Siguiente lección: Estándar de cambio de nombre- Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los estándares de nomenclatura dentro de la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acción en Procore:
ÍTEMS DE ACCIÓN
Editar el estándar de nomenclatura
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice cambios según sea necesario.
Nota: En la siguiente sección de esta guía, decida qué tipos de documentos asociar con este estándar de nomenclatura.
Siguiente lección: Upload Requisitos - Vista general
Descripción general
Contexto
Como se explica en las lecciones anteriores, la herramienta Administración de documentos utiliza atributos de documento para controlar los permisos de usuario a revisiones individuales, generar un estándar de nomenclatura y organizar sus documentos para un fácil retiro. Si los documentos cargados no tienen suficientes atributos, hay un gran riesgo que no los encontrará fácilmente más tarde. Es por eso que es increíblemente importante establecer qué campos son obligatorios antes de que se carguen los archivos. Además, estos requisitos de carga se pueden personalizar por tipo de documento y pueden especificar si es necesario aplicar un estándar de nomenclatura.
Importante
Los campos Nombre, Tipo, Estatus y Revisión siempre son obligatorios para cada documento.Cómo funciona
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes de la herramienta, puede establecer una regla predeterminada que todos los documentos deben seguir. También puede crear reglas condicionales que anulan las reglas predeterminadas y solo se aplican a ciertos tipos de documentos.
Estas reglas determinan qué campos de metadatos deben completarse para documentos cargados, así como si se aplica el estándar de nomenclatura de su proyecto.
Mejores prácticas
Antes de configurar los requisitos de carga para la herramienta administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Qué atributos y requisitos de nomenclatura deberían existir en cada revisión cargada al sistema, independientemente de su tipo?
- ¿Qué requisitos deben variar según el tipo de documento?
Nota: Solo puede tener un estándar de nomenclatura para todo el proyecto, pero puede decidir si hacer cumplirlo o no para cada tipo de documento.
Siguiente lección: Upload Requisitos - Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los requisitos de carga de la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
ÍTEMS DE ACCIÓN
1. Edite la regla predeterminada
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise la regla predeterminada y realice cambios según sea necesario. Puede elegir si se debe aplicar el estándar de nomenclatura y seleccionar los campos que se requerirán para los documentos cargados.
Nota: Los campos Estatus, Tipo, Revisión y Nombre siempre son obligatorios, así como cualquier otro campo que decida solicitar dentro de la conjunto de campos configurables de su compañía para la herramienta Administración de documentos.
2. Crear reglas condicionales
Si ciertos tipos de documentos necesitan diferentes requisitos que la regla predeterminada, cree una o más reglas condicionales en la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes. Por ejemplo, elija diferentes campos obligatorios o decida no hacer cumplir el estándar de nomenclatura.
Próxima lección: Permisos de documentos: descripción general
Descripción general
Contexto
Un solo documento de construcción puede tener diez revisiones y cientos de actualizaciones menores a lo largo de su vida. Cada una de esas revisiones es adecuada para una etapa, un propósito y una audiencia diferente en el trabajo. En muchos proyectos, estas revisiones se dispersan en diferentes carpetas que requieren administración de permisos manuales. Sin embargo, con la herramienta administración de documentos de Procore, puede controlar automáticamente los permisos en cada revisión de documento individual dentro de un "contenedor". La herramienta puede utilizar los atributos de esa revisión, como estatus, etapa, tipo o disciplina para determinar automáticamente los permisos.
Cómo funciona
La herramienta De administración de documentos utiliza dos niveles permiso: permisos generales de la herramienta Procore para otorgar acceso a la herramienta en sí mismo y grupos permiso flexibles para otorgar acceso a revisiones de documentos individuales en función de sus atributos.
Permiso grupos se pueden crear para diferentes roles de usuario o compañías del proyecto, y puede establecer reglas específicas para controlar automáticamente qué revisiones de documentos tienen acceso y a qué nivel deben tener acceso (por ejemplo, Visualizador, Propietario o Administrador). Los permisos se pueden personalizar aún más en la pestaña de la página Configurar ajustes y dentro de las plantillas de permiso para la herramienta Flujos de trabajo.
Video
Nota:
Los permisos relacionados con Flujos de trabajo se cubrirán en la siguiente sección de esta guía.Mejores prácticas
Antes de configurar permisos para la herramienta Administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Cuáles son los diferentes roles de usuario en sus proyectos que necesitan diferentes niveles de acceso a los documentos del proyecto?
- ¿Qué debe poder acceder a estos grupos y qué campos de documento son necesarios para determinar este acceso?
- Por ejemplo, es posible que considere proporcionar a sus gerentes de proyecto y controladores de documentos acceso a cada revisión de documento en el sistema, pero solo le da acceso a su equipo de campo "Visualizador" a planos aprobados del proyecto.
- ¿Quién debe poder cambiar la configuración dentro de la herramienta de administración de documentos en sí?
Ejemplo
Paul es miembro de un equipo de control de documentos. Está asignando permisos para las siguientes personas en su compañía:
- Jake, otro controlador de documentos en su compañía.
- Sarah, el gerente de proyecto en su compañía.
- Matt, que sirve como capataz para la contratista de concreto.
En la herramienta Directorio del proyecto, Paul elige entre permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" para asignar a usuarios para la herramienta administración de documentos:
- Paul asigna a Jake y a sí mismo permisos de nivel "Administrador".
Esto les otorga un control completo sobre la herramienta y la habilidad para iniciar y supervisar flujos de trabajo del documento. - Paul asigna permisos de nivel Matt y Sarah "Estándar".
Pueden utilizar la herramienta con acceso estándar y participar en flujos de trabajo de aprobación de documentos. Sin embargo, no tendrán la autoridad para cambiar ninguna configuración dentro de la herramienta en sí.
Para refinar aún más los permisos, Paul utiliza dos grupos de permisos distintos en la herramienta Administración de documentos:
- Paul agrega Jake, Sarah, y él mismo al grupo permiso "Controlador de documento".
Podrán cargar y enviar documentos, recuperarán los procesos de control de documentos. - Paul agrega Matt a un grupo Contratista "Concreto permiso":
Se le otorgará acceso al "Propietario" a cualquier documento originado de su compañía, independientemente del estatus del documento. Además, tendrá acceso a "Visualizador" para planos de construcción emitidos y presentaciones técnicas asociadas con cualquier otra disciplina.
Siguiente lección: documentos - Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los permisos de la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
ÍTEMS DE ACCIÓN
- Asignar permisos de herramienta general
- Crear grupos Permiso
- Administrar niveles de Permiso de documentos
Nota: Los permisos relacionados con Flujos de trabajo se cubrirán en la siguiente sección de esta guía.
1. Asignar permisos generales de herramientas
Asigne permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" a la herramienta Administración de documentos para personas que necesitarán acceso a la herramienta. Puede asignar esta permiso para usuarios y grupos en una plantilla de permiso proyecto en la herramienta Permisos, o editar manualmente la permiso para usuarios en la herramienta Directorio.
2. Crear grupos Permiso
Cree grupos permiso para diferentes tipos de permiso que necesita y agregue personas para que controlen automáticamente su acceso a los documentos del proyecto.
3. Administrar niveles de Permiso documentos
Más control permiso a documentos especificando qué acciones deben estar disponibles para tres niveles diferentes: Visualizador, Propietario y Administrador.
Nota: Esta lista está limitada actualmente a controlar qué niveles deben poder editar atributos de documento, pero se introducirá una personalización adicional en el futuro.
Próxima lección: Aprobación de documentos con flujos de trabajo: descripción general
Descripción general
Contexto
A menudo, es el caso en que las compañías de construcción tienen que mover manualmente documentos de construcción entre carpetas y sistemas siloados a medida que su estatus se mueve del trabajo en curso, a en revisión, a aprobado. Esto crea muchos gastos generales y conduce a la posibilidad de errores y reprocesar. Con Control Documental, no es necesario mover documentos a medida que cambia su estatus y el acceso a las revisiones se cambia automáticamente una vez que se haya concluido una flujo de trabajo de aprobación. Además, el motor de flujo de trabajo incorporado en la herramienta Administración de documentos es increíblemente personalizable y puede adaptarse a escenarios de aprobación simples y complejos para cualquier tipo de documento.
Cómo funciona
Puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas que luego estén asignadas a documentos que se carguen en la herramienta administración de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo, flujo de trabajo participantes se les notifica para revisar documentos, comentar opcionalmente sobre ellos con anotaciones y proporcionar un resultado de aprobación.
Como revisión de un documento se revisa y se aprueba o rechaza, el estatus de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no necesita cambiar manualmente permiso configuración o mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo para un documento PDF, flujo de trabajo personas asignadas pueden agregar anotaciones directamente al PDF durante su paso en la flujo de trabajo. Una vez completada la flujo de trabajo, se conservan todas las decisiones flujo de trabajo, las anotaciones y los archivos adjuntos de archivos adicionales para que puedan hacer referencia más adelante.
Video
Crear plantillas de administración de documentos WOrkflow
Para usar flujos de trabajo para documentos, creará una o más plantillas flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de Procore y luego las aplicará a sus proyectos.
Una vez que se aplica una plantilla de flujo de trabajo a un proyecto, deberá configurarla con personas asignadas correctas en la Flujos de trabajo pestaña de la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos antes de que pueda utilizarse.
Flujos de trabajo de STart en documentos
Una vez que se han configurado flujo de trabajo plantillas para el proyecto, se pueden seleccionar flujos de trabajo para documentos en la columna "Flujo de trabajo asignada". También puede asignar un flujo de trabajo a varios documentos a la vez utilizando la opción Masivo Editar.
Nota: Si desea solicitar una selección de flujo de trabajo para ciertos documentos, como planos, puede establecer este campo como requisito en sus requisitos de carga.
Revisar y responder en una Flujo de trabajo
Una vez que se inicia un flujo de trabajo para un documento, un Flujo de trabajo Persona asignada puede revisar el documento y responder en la flujo de trabajo.
AGREGAR ANOTACIONES
Flujo de trabajo personas asignadas pueden hacer anotaciones en los documentos según sea necesario como parte de la respuesta.
Mejores prácticas
Antes de configurar plantillas de flujo de trabajo para la herramienta Administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Qué procesos de revisión y aprobación de documentos desea aplicar y para qué tipos de documentos?
- ¿Cómo varía el flujo de aprobación según el propósito, el tipo o la fuente del documento?
- Qué opciones de respuesta necesita en cada paso (por ejemplo, aprobado, aprobado con comentario, rechazado)?
- ¿Quién debe estar permitido crear y configurar flujos de trabajo de documentos?
- Quién debe estar permitido administrar flujos de trabajo de documentos activos (p. ej., reiniciarlos o cambiar personas asignadas a medio flujo)?
Ejemplo
A continuación, encontrará una representación ilustrativa de un flujo de trabajo para el proceso de aprobación de plano mecánico. Cada cuadro corresponde a un paso específico, mientras que las flechas significan las decisiones realizadas en cada momento.
Consideremos un proyecto en el que un contratista mecánico, M's Mechanical, envía planos para el Nivel 1. El destino inicial de estos planos es el Controlador de documento, quien realiza una verificación de Garantía de calidad (QA).
- Si el documento recibe un estatus "Rechazado" durante la verificación de calidad, se etiqueta como "RJ-Rechazado" y se mueve al paso posterior "Cheque de qa rechazado - Reenviar". En este escenario, M's Mechanical se notifica inmediatamente al rechazo y se le indica que reenviar el documento.
- Si el documento recibe un estatus "Aprobado" en la verificación de qa, avanza a la siguiente fase, indicado como la "Revisión de contenido técnico".
- Si el documento recibe un rechazo, procede a la siguiente etapa conocida como "Contenido técnico rechazado", y se etiqueta como "RJ-Rechazado".
- En caso de aprobación dentro de la etapa "Revisión de contenido técnico", el documento avanza a la "Revisión del consultor".
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". Dependiendo de esta decisión, el documento se asigna un estatus final de "Estatus A - Aprobado", "Estatus B - Aprobado con comentarios" o "Estatus C - Rechazado".
Nota: Permiso grupos establecidos en la herramienta Administración de documentos determinan quién puede ver el documento después de su aprobación.
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". Dependiendo de esta decisión, el documento se asigna un estatus final de "Estatus A - Aprobado", "Estatus B - Aprobado con comentarios" o "Estatus C - Rechazado".
Próxima lección: Aprobación de documentos con flujos de trabajo: configúrelo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los flujos de trabajo de aprobación para la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
1. Asignar permisos de Flujo de trabajo
Si aún no lo ha hecho, configure los permisos para Flujos de trabajo.
Para cualquier usuario que formará parte de un flujo de trabajo de aprobación, deberá asignar permisos granulares para la herramienta Flujos de trabajo en sus plantillas de permisos.
También puede personalizar los acciones revisores pueden tomar documentos dentro de una flujo de trabajo activa, como quién debe poder hacer anotaciones en documentos.
2. Crear una plantilla de administración de documentos Flujo de trabajo
A continuación, querrá crear plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Nivel compañía Flujos de trabajo.
3. Asigne la Flujo de trabajo a un proyecto
Una vez creada la plantilla flujo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desea usarlo.
4. Configurar un Flujo de trabajo para el proyecto
Antes de poder utilizar flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos, deberá configurar los flujo de trabajo del proyecto, lo que implica asignar revisores a pasos individuales. También puede establecer si desea utilizar una de estas plantillas como predeterminada para los documentos recién cargados.
5. Inicie un Flujo de trabajo en documentos
Cuando se cargan documentos en el proyecto, se puede asignar una flujo de trabajo a documentos en la columna "Flujo de trabajo asignada". Una vez enviada un documento, el flujo de trabajo asignado comenzará en el primer paso y se notificará a los revisores.
Nota: Si masivo enviar documentos juntos, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieren su atención, en lugar de correos electrónicos separados para documentos enviados individualmente.
Siguiente lección: Documento con vistas guardadas- Vista general
Descripción general
Contexto
La mayoría de las herramientas de administración de documentos utilizan carpetas para mantener los documentos organizados y accesibles. Las carpetas pueden ser problemáticas porque cada revisión del documento realmente tiene que existir dentro de la carpeta y no puede existir dentro de dos o más carpetas a la vez. Si bien esto puede trabajar para documentos en curso con acceso limitado, se convierte en un problema una vez que se envían los documentos para su revisión y luego se rechazan o publican en una audiencia más amplia. En la construcción, es esencial mantener un solo historial rastreable de las revisiones de un documento de construcción y sus cambios de estatus a lo largo del tiempo. Si tiene que copiar o mover revisiones manualmente entre carpetas destinadas a diferentes propósitos o audiencias, pierde esa trazabilidad y los equipos de riesgo que operan fuera de la información desactualizada.
Con la herramienta administración de documentos de Procore, las revisiones de documentos están etiquetadas con atributos que los describen y los filtros de búsqueda se pueden utilizar para encontrarlos rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar filtros para encontrar los planos arquitectónicos aprobados más recientes o ver documentos rechazados que se originaron de su compañía. Puede guardar estos filtros de búsqueda como "vistas guardadas" para que los documentos sean más fáciles de encontrar para usted y su equipo, lo que proporciona el beneficio de una estructura de carpetas de proyecto estándar sin los riesgos y desventajas de la duplicación de archivos.
Cómo funciona
organización basada en atributos de documento
Una vez enviadas las revisiones de documentos, los usuarios podrán acceder a ellos en la pestaña Todos los documentos. Permiso grupos y reglas que se han configurado para el proyecto controlan automáticamente qué revisiones de documentos pueden ser vistas por cada persona. Los metadatos asociados con cada documento garantizan que los usuarios puedan acceder rápidamente a los documentos que necesitan y que solo verán los documentos a los que tienen acceso.
Vistas guardadas
Una vista guardada en la herramienta Administración de documentos es una búsqueda guardada (a menudo denominadas en otros sistemas como "carpetas inteligentes"). Las revisiones de documentos pueden mostrarse en diferentes vistas guardadas y actualizarse automáticamente a medida que las cosas cambian a lo largo del tiempo, lo que significa que solo necesita una única fuente de verdad en la herramienta Administración de documentos para una revisión individual de documentos.
Se pueden crear vistas guardadas para casos de uso de documentos comunes, como planos publicados y especificaciones, o para documentos específicos a los que desea que los equipos del proyecto consulten fácilmente. Los permisos siempre rigen lo que alguien tiene acceso dentro de una vista guardada determinada, lo que significa que no hay riesgo de sobresharing.
Nota: Las vistas guardadas están separadas en Vistas del proyecto (creadas por administradores para todos los usuarios del proyecto) y Mis vistas (vistas personales que creó y solo son visibles para usted).
Vídeo
Mejores prácticas
Antes de comenzar a configurar sus vistas guardadas, considere lo siguiente:
- ¿Utiliza normalmente una estructura de carpetas estándar para sus proyectos? Si es así, puede crear vistas guardadas para replicar la estructura de carpetas y controlar eficientemente el acceso a los documentos.
Nota: Próximamente vendrán nuevas capacidades adicionales, como anidación y orden de vistas guardadas. - ¿A qué tipo de documentos desea que su equipo tenga acceso rápido?
- ¿Qué documentos de construcción desea poner a disposición de los equipos de campo?
Ejemplo
En lugar de necesitar reorganizar documentos manualmente dentro de las carpetas, las vistas guardadas son manejadas por filtros. Esto significa que la lista de documentos se actualizará automáticamente.
Digamos que un controlador de documento llamado Paul desea crear una vista guardada para planos arquitectónicos aprobados. Paul seleccionará los siguientes filtros para crear una vista guardada desde:
- Disciplina: arquitectónico
- Tipo: plano
- Estatus: Aprobado
Siguiente lección: Documento con vistas guardadas- Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido cómo se organizan los documentos en la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acción en Procore:
ÍTEMS DE ACCIÓN
Crear vistas guardadas
Para cualquier agrupación de documentos a los que desea que las personas tengan acceso rápido, cree vistas guardadas como "Vistas del proyecto". Tenga en cuenta que solo los administradores de la herramienta Administración de documentos pueden crear vistas A nivel de proyecto guardadas, pero que todos pueden crear sus propias vistas personalizadas.
Nota: Actualmente, las vistas guardadas del proyecto deben crearse dentro de cada proyecto individualmente, pero en el futuro podrá estandarizar las vistas guardadas en varios proyectos dentro de su compañía.
Próxima lección: Distribución de documentos con correspondencia: descripción general
Descripción general
Contexto
Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones para un proyecto. Adjuntar y enviar documentos por correo electrónico manualmente fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones desactualizadas y hace que sea difícil encontrar y referirse a las comunicaciones cuando sea necesario.
La herramienta correspondencias de Procore sirve como un lugar de central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de administración de documentos se pueden adjuntar y enlazar directamente en una ítem de correspondencia, lo que proporciona fácil acceso a los documentos junto con un historial claro de comunicación.
Cómo funciona
Cuando necesite distribuir o discutir cualquier cosa relacionada con sus documentos, puede utilizar la herramienta de correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta Administración de documentos. Por ejemplo, puede crear una tipo de correspondencia para transmittals compartir paquetes de planos aprobados.
Compartir documentos a través de una ítem de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no copias) están enlazados directamente desde la herramienta Administración de documentos, lo que significa que se conservan el historial, el contexto y los permisos completos para los documentos.
Vídeo
Mejores prácticas
Antes de configurar las plantillas de correspondencia para su proyecto, considere lo siguiente:
- ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo del proyecto y cuándo deben emitirlas?
- ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencias? Si es así, ¿cómo lo está utilizando hoy y cómo podría ser posible que ese cambio una vez que comience a usar la herramienta Administración de documentos?
- ¿Quién debe enviar y administrar las comunicaciones?
- Considere la permisos que se requieren para la herramienta Correspondencias: permisos de nivel "Estándar" o superior en la tipo de correspondencia de ítem. O permisos de nivel "Solo lectura" en la ítem tipo de correspondencia con la granular permiso "Crear Ítem" habilitada en su plantilla de permisos.
Ejemplo
Consideremos Mecánica de M, una contratista mecánica que ha obtenido con éxito su aprobación para un paquete de planos de taller mecánicos. Es crucial para ellos distribuir esta información a su equipo de campo. Esto asegura que todos los miembros del proyecto estén bien informados sobre el plano emitido más reciente y pueden trabajar con el conjunto de planes más actualizado.
Para lograr esto, M's Mechanical creará un nuevo tipo de correspondencia en la herramienta administrador Nivel compañía para transmittals. Después de ingresar los detalles, asignarán este tipo de correspondencia al proyecto.
En la herramienta Correspondencias, creará un nuevo ítem de correspondencia y seleccionará el tipo de Transmittal. Completarán la información necesaria y adjuntarán la planos de taller mecánica aprobada.
Una vez creadas y emitidas las correspondencias, estos planos recién aprobados se distribuirán rápidamente por correo electrónico a cada miembro equipo del proyecto que tenga los permisos adecuados de administración de documentos. Por ejemplo, las personas asignadas de correspondencia deben tener acceso a la planos de taller mecánica aprobada para poder acceder a los documentos adjuntos.
Siguiente lección: Documento distribución con correspondencia - Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre cómo distribuir documentos a través de la herramienta Correspondencias, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
Nota:
- Si ya ha configurado la herramienta Correspondencias para su proyecto en Procore, puede saltarse los dos primeros ítems de acción.
- La herramienta Correspondencias no se mostrará en un proyecto hasta que se haya creado al menos una tipo de correspondencia y se haya creado una conjunto de campos configurables para al menos una tipo de correspondencia se haya aplicado al proyecto.
1. Crear un Tipo de correspondencia
En la página Correspondencias de la herramienta administrador Nivel compañía (en Configuración de herramientas), cree un tipo de correspondencia.
2. Crear y aplicar una conjunto de campos configurables de correspondencia a un proyecto
En la pestaña "Conjuntos de campos configurables" de la página correspondencia en la herramienta Administrador Nivel compañía, cree una nueva conjunto de campos configurables o edite una existente. En el enlace "Proyectos asignados" para la conjunto de campos configurables, elija los proyectos a los que desea aplicar la conjunto de campos configurables de correspondencia.
3. Crear un Ítem de correspondencia
En la herramienta Correspondencias del proyecto, cree uno o más ítems de correspondencia que utilizará para compartir archivos desde la herramienta Administración de documentos.
Próxima lección: Conclusión
Conclusión
Ha completado la Guía!
Esperamos que esta guía le ayude a comprender mejor cómo funciona la herramienta Administración de documentos y cómo podrá usarla en sus proyectos.
Para obtener una lista completa de tutoriales de Administración de documentos, preguntas frecuentes, videos y más, visite la página de inicio de Administración de documentos.