Administración de documentos: permisos de usuario
Administración de documentos
Importante
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Los usuarios pueden tomar el acción con este nivel de permiso.
Los usuarios pueden tomar la acción con este nivel de permiso Y los permisos granulares adecuados o la configuración del grupo de permisos de administración de documentos.
Nota:
- El nivel de permiso "Solo lectura" no existe para la herramienta Administración de documentos.
- La herramienta administración de documentos utiliza grupos permiso y otras configuraciones, además de los niveles y permiso granular de permiso la herramienta regular. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Administración de documentos?
- Los usuarios solo pueden ver y tomar acciones en los documentos a los que tienen acceso a través de un grupo permiso.
| Acción | Ninguno | Solo lectura | Estándar | Administrador | Notas |
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Agregar anotaciones |
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De forma predeterminada, los usuarios solo pueden agregar anotaciones mientras son el "Paso actual Persona asignada" para una flujo de trabajo. Nota: La permiso "Crear anotación" se puede habilitar para roles adicionales (" Flujo de trabajo personas asignadas" y "Administrador de Flujo de trabajo" o deshabilitado para todos los usuarios. Consulte View y Administrar permisos Flujo de trabajo. |
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Completar información para documentos |
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Los usuarios deben formar parte de una herramienta de administración de documentos permiso grupo con la permiso "Cargar nuevos archivos" habilitados. | ||
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Configurar ajustes: Administración de documentos |
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Configure su vista |
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Crear un grupo de permisos |
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Crear una vista guardada |
Los usuarios con permiso de nivel "Estándar" pueden crear sus propias vistas guardadas que solo son visibles para ellos. Los usuarios con permiso de nivel "Administrador" pueden crear sus propias vistas Y vistas del proyecto que sean visibles para todos los usuarios del proyecto. |
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Eliminar un grupo de permisos |
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Eliminar una vista guardada |
Los usuarios con permiso de nivel "Estándar" solo pueden eliminar sus propias vistas guardadas. Los usuarios con permiso de nivel "Administrador" pueden eliminar sus propias vistas Y las vistas del proyecto que son visibles para todos los usuarios del proyecto. |
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Descargar documentos |
Los usuarios solo pueden descargar documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. | ||||
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Duplicar un grupo de permisos |
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Editar un grupo de permisos |
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Editar una vista guardada |
Los usuarios con permiso de nivel "Estándar" solo pueden editar sus propias vistas guardadas. Los usuarios con permiso de nivel "Administrador" pueden editar sus propias vistas Y las vistas del proyecto que son visibles para todos los usuarios del proyecto. |
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Editar información para documentos |
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Los usuarios deben formar parte de un grupo de permiso con el documento "Editar atributos" permiso habilitado. | ||
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Editar revisiones |
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Los usuarios deben formar parte de un grupo de permiso con el documento "Editar atributos" permiso habilitado. | ||
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Editar el estándar de nomenclatura |
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Editar requisitos de carga |
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Exportar información |
Los usuarios solo pueden exportar información para documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. | ||||
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Importar opciones de campo |
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Los usuarios también deben tener permiso de nivel "Administrador" para la herramienta administrador Nivel compañía. | |||
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Administrar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados |
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Los usuarios también deben tener permiso de nivel "Administrador" para la herramienta administrador Nivel compañía. Nota: Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos pueden mostrar u ocultar opciones de campo predeterminadas dentro de la página Configurar ajustes de la herramienta. |
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Administrar usuarios en un grupo de permisos |
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Revisar un documento en un flujo de trabajo |
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Los usuarios también deben agregarse como persona asignada para una flujo de trabajo. | ||
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Buscar y filtrar documentos |
Los usuarios solo pueden encontrar documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. | ||||
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Establecer un grupo de permisos de administración de documentos para un nuevo usuario |
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Los usuarios deben tener permisos de nivel "Administrador" para la herramienta A nivel de proyecto Directorio. | |||
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Compartir documentos en un ítem de correspondencia |
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Los usuarios deben tener permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la tipo de correspondencia del ítem. O Permisos de nivel "Solo lectura" en la tipo de correspondencia del ítem con la permiso granular "Crear ítem" habilitado en la plantilla de permisos. |
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Iniciar un Flujo de trabajo para documentos |
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Los usuarios también deben tener uno de los siguientes permisos:
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Enviar documentos |
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Los usuarios deben formar parte de una herramienta de administración de documentos permiso grupo con la permiso "Enviar nuevos archivos" habilitados. | ||
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Cargar documentos |
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Los usuarios deben formar parte de una herramienta de administración de documentos permiso grupo con la permiso "Cargar nuevos archivos" habilitados. | ||
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Ver y administrar permisos de documento |
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Ver archivos de administración de documentos en un ítem de correspondencia |
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Los usuarios deben tener permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la tipo de correspondencia. Nota: Dependiendo del estatus y la configuración de privacidad del ítem de correspondencia, es posible que los usuarios también deban asignar roles específicos o permiso granular para ver el ítem. |
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Ver documentos |
Los usuarios solo pueden ver documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. Nota: Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos pueden ver todos los archivos que se han agregado a la pestaña "Cargas". Los usuarios con permiso "Estándar" solo pueden ver los archivos que hayan cargado. |
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Ver historial de cambios para documentos |
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Ver grupos de permisos |