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Editar una vista guardada en la herramienta Administración de documentos

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regional availability
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Objetivo

Editar una vista guardada en la herramienta Administración de documentos del proyecto.

Fondo​

A saved view is a saved set of search filters for quick access to documents in the Document Management tool. Saved views visually organize your documents while also meeting the needs of a particular context, such as the saved view 'Published Electrical Drawings' for electricians who only want to see the latest approved versions of a specific document type. Unlike traditional folders, saved views don't require users to specify an upload location; they automatically absorb past, present, and future revisions of the same document. 

Admins can create saved views for everyone on the project, and individual users can create saved views that are only visible to them. Each saved view is kept inside a collection, which is a parent category with its own set of filters determined by project Admins. 

Los filtros de una colección afectan qué filtros se pueden elegir para cualquier vista guardada dentro de ella. Por ejemplo, al crear una vista guardada "Eléctrico" dentro de la colección "En revisión", la colección ya filtra todos los documentos, excepto aquellos con el estatus IR en revisión , por lo que la vista guardada solo necesita agregar el filtro E-Electric en el menú desplegable de disciplina. Un usuario no puede agregar el estatus DR-Borrador  porque la colección "En revisión" excluye esas.  En otras palabras, las colecciones y las vistas guardadas tienen una relación principal. Las vistas guardadas (niños) adoptar los filtros de su colección (padre).

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para editar su propia vista guardada, permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" para la herramienta Administración de documentos
    • Para editar una vista guardada de un proyecto, Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos. 
  • Información adicional:
    • Las vistas guardadas que se crearon para "Todos en el proyecto" no se pueden cambiar a vistas personales. 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
  2. Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.
  3. En el panel Vistas guardadas, haga clic en la vista que desee actualizar. 
    Nota: Si los paneles Vista guardada están ocultos, haga clic en el icono Mostrar vistas icon-show-saved-views.pngguardadas en la parte superior de la tabla. 
  4. Las siguientes acciones están disponibles:

Actualizar filtros de vista guardados

Siga los pasos a continuación si desea realizar cambios en los documentos que se muestran en una vista guardada que creó. También puede modificar los filtros de una vista guardada creada por un administrador, pero para guardar sus nuevos filtros, debe crear una nueva vista guardada. 

  1. Haga clic en el nombre de la vista guardada.
  2. En el menú Más filtros icon-filter2.png, agregue o elimine filtros para cambiar los documentos que se muestran en la vista.
    • Una vez realizado un cambio, aparece un botón "Actualizar" junto al nombre de la vista guardada y el botón "Crear" se activa en caso de que desee crear una vista guardada completa .
    • Si no ve el botón "Actualizar", la vista guardada no la creó, y no puede editarla. 
    • Consulte Buscar y filtrar documentos para más información acerca del filtrado, incluido dónde se encuentra el filtro Revisiones/Todas las revisiones. 
  3. Haga clic en Actualizar junto al nombre de la vista guardada. Los cambios se aplican automáticamente a la vista guardada.
    2024-07-02_Update a saved view.png

Actualizar columnas de vista guardadas

Puede guardar las preferencias de columna para que formen parte de una vista guardada. Realice cambios en las columnas y luego haga clic en el botón "Actualizar" que aparece junto al nombre de la vista guardada. Puede guardar ajustes como qué columnas están visibles, su orden y si alguna está anclada a la izquierda o a la derecha. Siga instrucciones detalladas, consulte Configurar su vista en la herramienta Administración de documentos. 

Editar el nombre o la descripción de una vista guardada 

Siga los pasos a continuación si desea realizar cambios en el nombre o la descripción de una vista guardada. También puede cambiar una vista guardada para que sea visible para todos los usuarios del proyecto si tiene permisos de "Administrador" para la herramienta Administración de documentos.

  1. En la sección "Vistas guardadas", haga clic en los puntos suspensivos verticales icon-ellipsis-vertical.png junto a la vista guardada para la que desea editar los detalles.
    Nota: Debe ser el creador de la vista guardada o un administrador del proyecto para ver este icono y editar los detalles de una vista guardada. 
  2. Haga clic en Editar nombre y descripción. 
    Esto abre la ventana "Actualizar vista guardada".
  3. Actualice los campos Nombre y Descripción según sea necesario. 
    Nota: Si tiene permisos de "Administrador" para la herramienta Administración de documentos, también puede optar por cambiar su vista guardada personal a una de las que todos los que estén en el proyecto pueden ver seleccionando "Todos en el proyecto" en el campo "Ver acceso". Sin embargo, las vistas del proyecto no se pueden cambiar a las vistas personales.   
  4. Haga clic en Actualizar. 
    2024-07-02_Edit name and description of saved view.png