Crear y emitir una instrucción
Objetivo
Para crear una nueva instrucción (por ejemplo, instrucción del sitiousando la herramienta Instructions a nivel proyecto.
Contexto
Con la herramienta Instructions del proyecto, puede crear instrucciones que incluyan archivos adjuntos de otras herramientas de Procore (por ejemplo, documentos, planos, fotos y más). También puede cargar archivos desde su computadora para adjuntarlos a una instrucción. Una vez que se crea la instrucción, puede enviarla a sus destinatarios, que suelen ser uno o más subcontratistas del proyecto. Toda esta información se captura y almacena en su proyecto de Procore en un registro que reside en la herramienta Instructions. Este registro histórico también está disponible en Procore para fines de auditoría.
Cosas para considerar
- Permiso de usuario requerido:
- Para crear instrucciones, permiso de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Instructions del proyecto.
- Requisitos previos:
- Para agregar una persona como destinatario en los campos "Atención" o "Distribución", la persona debe existir en el Directorio del proyecto y tener permisos de "Solo lectura" o superiores para la herramienta Instrucciones. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.
- Para seleccionar un grupo como destinatario en los campos 'Atención' o 'Distribución', el grupo debe existir en el directorio del proyecto. Consulte Agregar un grupo de distribución al directorio de proyectos.
- Información adicional:
- La herramienta Instructions se ha desarrollado específicamente para clientes de Procore en Australia, Nueva Zelanda y Canadá.
- Si crea una instrucción y la coloca en el estatus "Borrador", deberá editar la instrucción más adelante y luego hacer clic en el botón "Actualizar y emitir" para enviarla a sus destinatarios.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Instructions del proyecto.
- Haga clic en Crear.
- En Información general, complete la entrada de datos requerida de la siguiente manera:
Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.- * #. Procore asigna automáticamente números a las instrucciones en orden secuencial.
Notas:- Si la opción Instrucciones de número por tipo está habilitada, el prefijo se aplica al número nuevo de instrucción y el número no se puede editar. Para obtener más información sobre esta opción, consulte Configurar ajustes avanzados: instrucciones.
- Si la opción Numerar instrucciones por tipo está desactivada, el prefijo se aplica al nuevo número de instrucción y los usuarios pueden editar el número. NO se permiten números duplicados.
- *Tipo. Seleccione el tipo de instrucción deseado de la lista. Para saber cómo se selecciona, consulte Configurar ajustes avanzados: Instrucciones.
- *Título. Un tema descriptivo la instrucción.
- * #. Procore asigna automáticamente números a las instrucciones en orden secuencial.
- Continúe agregando información según sea necesario:
- Instrucciones de. Seleccione el nombre de la persona de quien se originaron las instrucciones.
- Fecha de recepción. Seleccione la fecha en la que se recibió la instrucción del originador (es decir, el originador es la persona que se menciona en el campo 'Instrucción de')
- Atención. Seleccione las personas o los grupos de distribución deseados del directorio de proyectos. Estos son los destinatarios a los que enviará la instrucción.
Notas:- Si hace clic en Crear y enviar, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico con una notificación sobre la instrucción a todos los destinatarios designados.
- Si hace clic en el botón Guardar como borrador, el sistema no enviará un correo electrónico a los destinatarios).
- Distribución. Seleccione personas o grupos de distribución del Directorio del Proyecto. Véase Añadir un grupo de distribución al directorio del proyecto. Esta acción copia la instrucción a las personas nombradas.
Nota: Si hace clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico o en el botón Guardar y enviar por correo electrónico (que sólo está disponible para usuarios con permisos de nivel "Administrador"), Procore envía automáticamente una notificación por correo electrónico para alertar a los destinatarios sobre la instrucción. - Especialidades. Seleccione la operación aplicable en el menú desplegable. Las especialidades se configuran a nivel compañía. Consulte Agregar o eliminar especialidades.
- Impacto en el programa: seleccione una de las siguientes opciones para indicar si la instrucción afectará el programa del proyecto (es decir, retrasará el programa planificado del proyecto): Sí, Sí (desconocido), No, Por determinar y N/D.
- Privado. Marque esta casilla de verificación para ocultar las instrucciones a todos, excepto a los usuarios con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Instructions, a los usuarios designados en el campo "Atención" y a los miembros del grupo de distribución predeterminado. Consulte Configurar opciones avanzadas: Instrucciones.
- Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones para indicar si el ítem de Punch list afectará el costo del proyecto (es decir, agregar costos al proyecto): Sí, Sí (Desconocido), No, Por determinar (TBD) y N/A.
- Descripción Ingrese una descripción más detallada de las instrucciones.
- Archivos adjuntos: para adjuntar un archivo, haga clic en el enlace Adjuntar archivos. Después seleccione el archivo deseado.
- Elija una de estas opciones:
- Si no desea enviar la instrucción (es decir, si NO está listo para enviarla a los destinatarios por correo electrónico), haga clic en Guardar como borrador. Se guardará la instrucción con el estatus Borrador en la vista de Lista.
O bien: - Si desea enviar las instrucciones a los destinatarios por correo electrónico, haga clic en Crear y emitir. Esto guarda las instrucciones en el estatus Emitido en la vista de Lista. (Nota: si ha guardado previamente las instrucciones en el estatus Borrador y las ha actualizado para poder emitirlas ahora, la etiqueta del botón mostrará Actualizar y Emitir).
- Si no desea enviar la instrucción (es decir, si NO está listo para enviarla a los destinatarios por correo electrónico), haga clic en Guardar como borrador. Se guardará la instrucción con el estatus Borrador en la vista de Lista.