Crear y emitir una instrucción

Objetivo

Para crear una nueva instrucción (por ejemplo, instrucción del sitiousando la herramienta Instructions a nivel proyecto. 

Contexto

Con la herramienta Instructions del proyecto, puede crear instrucciones que incluyan archivos adjuntos de otras herramientas de Procore (por ejemplo, documentos, planos, fotos y más). También puede cargar archivos desde su computadora para adjuntarlos a una instrucción. Una vez que se crea la instrucción, puede enviarla a sus destinatarios, que suelen ser uno o más subcontratistas del proyecto. Toda esta información se captura y almacena en su proyecto de Procore en un registro que reside en la herramienta Instructions. Este registro histórico también está disponible en Procore para fines de auditoría. 

Cosas para considerar

• Permiso de usuario requerido:
  • Para crear instrucciones, permiso de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Instructions del proyecto.
• Requisitos previos:
  • Para agregar una persona como destinatario en los campos "Atención" o "Distribución", la persona debe existir en el Directorio del proyecto y tener permisos de "Solo lectura" o superiores para la herramienta Instrucciones. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.
  • Para seleccionar un grupo como destinatario en los campos 'Atención' o 'Distribución', el grupo debe existir en el directorio del proyecto. Consulte Agregar un grupo de distribución al directorio de proyectos.
• Información adicional:
  • La herramienta Instructions se ha desarrollado específicamente para clientes de Procore en Australia, Nueva Zelanda y Canadá.  
  • Si crea una instrucción y la coloca en el estatus "Borrador", deberá editar la instrucción más adelante y luego hacer clic en el botón "Actualizar y emitir" para enviarla a sus destinatarios.

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Instructions del proyecto.
2. Haga clic en Crear.
3. En Información general, complete la entrada de datos requerida de la siguiente manera:
   Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
   • * #. Procore asigna automáticamente números a las instrucciones en orden secuencial.
     Notas:
     • Si la opción Instrucciones de número por tipo está habilitada, el prefijo se aplica al número nuevo de instrucción y el número no se puede editar. Para obtener más información sobre esta opción, consulte Configurar ajustes avanzados: instrucciones.
     • Si la opción Numerar instrucciones por tipo está desactivada, el prefijo se aplica al nuevo número de instrucción y los usuarios pueden editar el número. NO se permiten números duplicados.
   • *Tipo. Seleccione el tipo de instrucción deseado de la lista. Para saber cómo se selecciona, consulte Configurar ajustes avanzados: Instrucciones.
   • *Título. Un tema descriptivo la instrucción.
4. Continúe agregando información según sea necesario:
   1. Instrucciones de. Seleccione el nombre de la persona de quien se originaron las instrucciones.
   2. Fecha de recepción. Seleccione la fecha en la que se recibió la instrucción del originador (es decir, el originador es la persona que se menciona en el campo 'Instrucción de')
   3. Atención. Seleccione las personas o los grupos de distribución deseados del directorio de proyectos. Estos son los destinatarios a los que enviará la instrucción.
      Notas:
      • Si hace clic en Crear y enviar, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico con una notificación sobre la instrucción a todos los destinatarios designados.
      • Si hace clic en el botón Guardar como borrador, el sistema no enviará un correo electrónico a los destinatarios). 
   4. Distribución. Seleccione personas o grupos de distribución del Directorio del Proyecto. Véase Añadir un grupo de distribución al directorio del proyecto. Esta acción copia la instrucción a las personas nombradas.
      Nota: Si hace clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico o en el botón Guardar y enviar por correo electrónico (que sólo está disponible para usuarios con permisos de nivel "Administrador"), Procore envía automáticamente una notificación por correo electrónico para alertar a los destinatarios sobre la instrucción.
   5. Especialidades. Seleccione la operación aplicable en el menú desplegable. Las especialidades se configuran a nivel compañía. Consulte Agregar o eliminar especialidades.
   6. Impacto en el programa: seleccione una de las siguientes opciones para indicar si la instrucción afectará el programa del proyecto (es decir, retrasará el programa planificado del proyecto): Sí, Sí (desconocido), No, Por determinar y N/D.
   7. Privado. Marque esta casilla de verificación para ocultar las instrucciones a todos, excepto a los usuarios con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Instructions, a los usuarios designados en el campo "Atención" y a los miembros del grupo de distribución predeterminado. Consulte Configurar opciones avanzadas: Instrucciones.
   8. Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones para indicar si el ítem de Punch list afectará el costo del proyecto (es decir, agregar costos al proyecto): Sí, Sí (Desconocido), No, Por determinar (TBD) y N/A.
   9. Descripción Ingrese una descripción más detallada de las instrucciones. 
   10. Archivos adjuntos: para adjuntar un archivo, haga clic en el enlace Adjuntar archivos. Después seleccione el archivo deseado. 
5. Elija una de estas opciones:
   • Si no desea enviar la instrucción (es decir, si NO está listo para enviarla a los destinatarios por correo electrónico), haga clic en Guardar como borrador. Se guardará la instrucción con el estatus Borrador en la vista de Lista.
     O bien:
   • Si desea enviar las instrucciones a los destinatarios por correo electrónico, haga clic en Crear y emitir. Esto guarda las instrucciones en el estatus Emitido en la vista de Lista. (Nota: si ha guardado previamente las instrucciones en el estatus Borrador y las ha actualizado para poder emitirlas ahora, la etiqueta del botón mostrará Actualizar y Emitir).

Ver también

• Actualizar y volver a enviar una instrucción