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Procore

Añadir una cuenta de usuario al directorio del proyecto

También disponible en    

Objetivo

Agregar una persona al directorio del proyectos.

Contexto

En Procore, un usuario es una persona cuya información de contacto se ha añadido a la aplicación Procore. Procore identifica de forma única a sus usuarios por su dirección de correo electrónico. Para añadir una persona a Procore (también conocido como crear una nueva cuenta de usuario), los requisitos mínimos son:

  • Apellido. Este es el apellido del usuario.

  • Dirección de correo electrónico. Este es el identificador único para un usuario en Procore. Un usuario puede ser miembro de una o más cuentas de diferentes compañías (por ejemplo, un subcontratista que esté trabajando para dos contratistas generales diferentes (por ejemplo, Nelson General Contractors) podría ser añadido como usuario de ambas compañías utilizando la misma dirección de correo electrónico (por ejemplo, juan@ejemplo.com). Al iniciar sesión en Procore, se le presentará la opción de elegir la cuenta de la compañía que desea ver. También puede cambiar de compañía mientras está conectado).

  • Plantilla de permisos. La configuración de una plantilla de permisos define cuáles herramientas de Procore pueden acceder los usuarios, qué tareas pueden realizar y qué información pueden editar o ver en cada herramienta. Las plantillas de su compañía son administradas por su administrador de Procore. Consulte Administrar plantillas de permisos.

En función de sus permisos, los usuarios pueden añadirse a la cuenta de una compañía en dos lugares: (1) El directorio a nivel compañía, o (2) El directorio a nivel de proyecto. (Nota: Añadir una persona al directorio a nivel proyecto también añadirá automáticamente el perfil del usuario al directorio a nivel compañía. Consulte Añadir una persona al directorio de la compañía). Este artículo describe cómo añadir una persona al directorio del proyecto. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requerido:

    • Para añadir o editar personas en las pestañas Usuarios y Usuarios inactivos, permisos de nivel ''Administrador'' en la herramienta Directorio del proyecto.
      O

    • Para añadir o editar personas en la pestaña Usuarios como un usuario con permisos de nivel "Estándar" o "Solo lectura" a la herramienta de directorio del proyecto, el permiso granular "Crear y editar usuarios" debe estar habilitado en la plantilla de permisos asociada con su cuenta de usuario en el proyecto.

  • Campos mínimos requeridos:

    • Apellido

    • Dirección de correo electrónico

    • Plantilla de permisos:

  • Información adicional:

    • Al crear un nuevo usuario en un directorio de proyecto, el usuario también se añade automáticamente al directorio de la compañía.

    • Los cambios en el perfil de un usuario en un directorio de proyectos se reflejan en todos los proyectos a los que el usuario tiene acceso, así como en el directorio de la compañía.

    • Los avatares personales sólo pueden ser añadidos a Procore por el usuario final.

Pasos

Para agregar un registro a Procore, complete las tareas siguientes:

Agregar a una persona

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio del proyecto.
  2. En el panel derecho, haga clic en Agregar persona.
  3. (Recomendado) Si desea buscar en Procore para ver si la persona ya existe en el Directorio de la compañía, comience escribiendo el nombre de la compañía en la lista Avanzado. Si existe una coincidencia, selecciónela y el sistema llenará automáticamente los campos de esta ventana con la información del usuario. Luego, salte al paso 5.  
  4. Si buscó a la persona en el paso anterior y NO existe, complete los siguientes campos en la ventana "Agregar a una persona a <Nombre del proyecto >":
    • Nombre. Ingrese el nombre del nuevo usuario. 
    • *Apellido. Ingrese el apellido del nuevo usuario. 
    • *Dirección de correo electrónico. Ingrese la dirección de correo electrónico del nuevo usuario. Este será el correo electrónico que la persona usa para iniciar sesión en Procore. Para agregar el registro, la entrada de la dirección de correo electrónico debe usar el formato adecuado (p. ej., jsmith@example.com). 
    • * Plantilla de permiso. Seleccione una (1) de estas opciones de la lista desplegable:
      Nota: Para obtener más información sobre los permisos de usuario, consulte Administrar Plantillas de permisos
      • Plantilla de permisos del proyecto. Si su compañía ha definido permisos para diferentes herramientas de Procore a nivel proyecto, seleccione la plantilla adecuada para el nuevo rol del usuario en el proyecto. (Por ejemplo, si el nuevo usuario es miembro del equipo de diseño, seleccione Arquitecto/Ingeniero. Si el nuevo usuario será el especialista en hormigón en el lugar de trabajo, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguno, Solo lectura, Estándar, o Administrador) que haya definido para ese rol.
        O
      • Plantilla de permisos de la compañía. Si su compañía ha definido permisos para diferentes herramientas de Procore a nivel compañía, seleccione la plantilla adecuada para el nuevo rol del usuario. (Por ejemplo, si el nuevo usuario es miembro del equipo de diseño, seleccione Arquitecto/Ingeniero. Si el nuevo usuario será el especialista en concreto en el lugar de trabajo, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguno, Solo lectura, Estándar, o Administrador) que haya definido para ese rol. 
        O
      • Aplicar una plantilla de permisos más tarde. Si desea definir los permisos del usuario para las herramientas del proyecto más adelante, seleccione esta opción. 
  5. Cuando haya ingresado datos en todos los campos obligatorios, haga clic en Agregar.
    Esto cierra la ventana "Agregar a una persona" y lo lleva a la página "Editar información de contacto" del nuevo usuario.

Actualizar la información de la compañía de la persona

Nota: Un usuario "estándar" NO tiene permiso para agregar un nuevo registro de proveedor/compañía al Directorio de proyectos ingresando nueva "Información de la compañía" en la página Editar contacto. Aunque el usuario puede registrar la "Información de la compañía" del usuario en el registro de la persona, al hacerlo, NO se creará un nuevo registro de compañía/proveedor en el Directorio. Esa posibilidad solo está disponible para usuarios "Administrador".

  1. En el área "Información de la compañía", comience escribiendo el nombre de la compañía de la persona en el cuadro y luego:
    • Si aparece una coincidencia apropiada para su entrada, la compañía ya existe en el Directorio de compañías de Procore. Querrá seleccionar a esa compañía desde la lista desplegable. (Nota: Siempre verifique que está seleccionando la coincidencia de compañía adecuada. La información de contacto para esa compañía llenará automáticamente los campos dirección, ciudad, país/estado, Zip, teléfono de compañía y fax). 
      O
    • Si no aparece una coincidencia apropiada para su entrada, puedes ingresar manualmente la información de la compañía de la persona en los campos indicados. Agregar un nombre de compañía único en este cuadro también agregará un nuevo registro de compañía en las herramientas Directorio de Procore a nivel proyecto y compañía.
      ¡Importante! Al agregar una nueva compañía a un proyecto, se recomienda que le preste mucha atención a cómo se deletrean los registros de proveedores/compañías existentes en todos los proyectos de Procore de su compañía (por ejemplo, "ABC Concreto" vs "ABC Concreto LLC").  Cualquier ingreso de datos único para el nombre de la compañía puede dar lugar a la presencia de dos (2) o más registros de una sola entidad en el Directorio a nivel compañía.
  2. Si necesita eliminar toda la información en el área "Información de la compañía", haga clic en Eliminar compañía.
  3. Continúe con Actualizar la información de contacto de la persona.

Actualizar la información de contacto de la persona

  1. En el área de "Información personal", verifique que la siguiente información sea correcta:
    • Nombre
    • Apellido
    • Iniciales
    • Dirección de correo electrónico
  2. Elija una de estas opciones para ingresar la dirección de la persona:
    • Si desea rellenar los campos con la dirección de la compañía, haga clic en Usar la dirección de la compañía. A continuación, puede personalizar cualquiera de estos campos con información específica de la persona.
      O
    • Ingrese la información manualmente en los campos Dirección, Ciudad, Estado País, Zip, Teléfono laboral y Fax laboral. Si la persona tiene una extensión de teléfono, ingrésela en el campo Ext..
  3. Ingrese el número de móvil de la persona en la casilla Teléfono celular.
  4. Ingrese el título profesional de la persona en la casilla Título laboral.
  5. Seleccione el rol funcional de esa persona en el proyecto de construcción desde la lista Roles del proyecto
    Nota: Las selecciones en esta lista se crean en la herramienta Portafolio. Ver Agregar roles del proyecto personalizados
  6. Si desea facilitar la búsqueda de la persona en el Directorio de proyectos, ingrese cualquier palabra clave relevante en el campo Etiquetas/Palabras clave. Por ejemplo, si la persona se especializa en Best Value Source Selection (BVSS), es posible que desee ingresar el acrónimo BVSS. Este es un campo de texto libre, por lo que puede crear su propio sistema de clasificación de etiquetas/palabras clave para satisfacer las necesidades específicas de su organización. 
  7. Saltar a la casilla ¿Activo? . Esta configuración solo se puede cambiar en el Directorio de compañías.
  8. Desde la lista desplegable Enviar mensajes a este usuario , seleccione Por correo electrónico o Para nada. 
  9. Si la persona es un empleado de su organización, marque el cuadro Es empleado de <Nombre de su compañía>.
  10. Si desea designar a esta persona como administrador de seguros, coloque una marca en el cuadro Es un Administrador de seguros de <Nombre de su compañía>. Ver Designar un Administrador de seguros para su compañía Procore.
  11. Si desea adjuntar licencias, fotos u otra documentación relevante para esa persona, haga lo siguiente:
    • Haga clic en Adjuntar archivos. Luego, adjunte los archivos deseados al perfil del nuevo usuario. 
      O
    • Mueva cualquier archivo de su computadora al área GRIS para Arrastrar y soltar archivo(s).
  12. Continúe con Actualizar la plantilla de permisos de proyecto de la persona.

Actualizar los permisos de proyecto de la persona

  1. En el área "Plantillas de permisos del proyecto", la configuración de permisos que especificó anteriormente se selecciona desde la lista desplegable. 
    Nota: Cuando selecciona una plantilla, el permiso de acceso de ese usuario no puede ser modificado desde dentro del Directorio de un Proyecto. En su lugar, puede modificar la plantilla en el Directorio de la compañía (ver Editar una plantilla de permisos en el directorio de la compañía) o elija "No aplicar una plantilla de permisos" y cree permisos personalizados para la persona como se detalla a continuación. 
  2. Si desea cambiar los permisos del usuario, seleccione una (1) de estas opciones de la lista desplegable Plantilla de permisos del proyecto:
    Nota: Para obtener mejores resultados, se recomienda que siempre seleccione una Compañía o una Plantilla de permisos del proyecto por los motivos que se describen a continuación. 
    • No aplicar una plantilla de permisos. Si desea crear permisos personalizados para el usuario del proyecto, seleccione esta opción; los botones de radio están habilitados para que pueda personalizar los permisos del usuario para las herramientas de Procore en el proyecto.
      O
    • Plantilla de permisos de la compañía. Si su compañía ha definido permisos para las diferentes herramientas de Procore a nivel compañía (consulte Administrar plantillas de permisos), seleccione la plantilla adecuada para el nuevo rol del usuario (por ejemplo, si el nuevo usuario es miembro del equipo de diseño, seleccione Arquitecto/Ingeniero. Si el nuevo usuario será el especialista en hormigón en el lugar de trabajo, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguna, Solo lectura, Estándar, o Administrador) que haya definido para ese rol. 
      O
    • Plantilla de permisos del proyecto. Si su compañía ha definido permisos para diferentes herramientas de Procore a nivel proyecto, seleccione la plantilla adecuada para el nuevo rol del usuario en el proyecto. (Por ejemplo, si el nuevo usuario es miembro del equipo de diseño, seleccione Arquitecto/Ingeniero. Si el nuevo usuario será el especialista en hormigón en el lugar de trabajo, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguna, Solo lectura, Estándar, o Administrador) que haya definido para ese rol. 
  3. Continúe con Agregar al usuario a un grupo de distribución.

Agregar a la persona a los grupos de distribución del proyecto

Si su compañía o proyecto contiene cualquier grupo de distribución, esos grupos aparecerán en el área apropiada:

  • Al agregar a una nueva persona, no aparecerá información en el área Grupos de distribución de <Nombre de su compañía>. Para una persona existente, esta área mostraría los nombres de los grupos de distribución a nivel compañía a los que se ha agregado a la persona. Ver Agregar un grupo de distribución al directorio de la compañía
  • En el área Grupos de distribución de <Nombre del proyecto>, marque la casilla de verificación que corresponda a los grupos de distribución deseados. Para crear grupos adicionales para usar en el proyecto, vea Agregar un grupo de distribución al directorio de proyectos

Establecer las notificaciones de correo electrónico predeterminadas de la persona

Muchas herramientas de Procore están diseñadas para enviar notificaciones automáticas a los usuarios finales. Por ejemplo, para notificar al contratista responsable cuando se requiera su aporte o para notificar a las partes interesadas cuando una fecha de vencimiento del proyecto está pendiente o un ítem está vencido. También se pueden enviar notificaciones automáticas para mantener a los miembros de un grupo de distribución en el bucle de comunicación. 

  1. En el área "Notificaciones de correo electrónico por defecto", marque una (1) o más de estas casillas de verificación: 
    • Correos electrónicos (por defecto). Incluye a la persona como destinatario para las notificaciones distribuidas desde la herramienta Correos electrónicos. 
    • RFI (por defecto). Incluye a la persona como destinatario para las notificaciones distribuidas desde la herramienta RFI.
    • Submittals (por defecto). Incluye a la persona como destinatario para las notificaciones distribuidas desde la herramienta Submittals.
    • Ítems de Punch List (por defecto): Incluye a la persona como destinatario para las notificaciones distribuidas desde la herramienta Punch List.
    • Retraso climático (por correo electrónico). Incluye a la persona en notificaciones sobre retrasos climáticos del proyecto.
    • Retraso climático (por teléfono): Incluye a la persona en las notificaciones telefónicas sobre los retrasos climáticos del proyecto.
      Nota: Para aprender más sobre las notificaciones del retraso climático, ver Habilitar las alertas de retraso climático por teléfono o correo electrónico.
    • Observaciones (por defecto). Incluye a la persona en las notificaciones distribuidas desde la herramienta Observaciones.
  2. Continúe con Establecer las notificaciones de programa de la persona.

Establecer las notificaciones de Schedule de la persona

Si la herramienta Schedule es una herramienta activa en el proyecto, aparece el área de notificaciones de Schedule. Si la herramienta Schedule NO está activa, estas selecciones NO son visibles. 
Nota: Algunas funciones solo son compatibles cuando Integra un programa de Microsoft Project utilizando Procore Drive.

  1. En el área de "notificaciones de Schedule", configure las opciones deseadas de la siguiente manera:
    • Todas las tareas del proyecto (semanales)Marque esta casilla de verificación para que el usuario reciba automáticamente una notificación cada semana para todas las tareas del proyecto.
    • Tareas de recursos asignadas a. Si tiene Microsoft Project integrado a su schedule, puede asignar recursos al usuario para que se le notifique cada vez que ese recurso se asigna a una tarea del scheduled.
    • En caso de cambios de Schedule. Marque esta casilla de verificación para que el usuario reciba una notificación para cada cambio de schedule que se produzca.
    • En caso de solicitudes de Schedule. Marque esta casilla de verificación para que el usuario reciba una notificación por cada solicitud de cambio de schedule.
  2. Continúe con Guardar o Guardar/Enviar un correo electrónico al usuario.

Guardar el registro de la persona

Cuando guarda el registro de una persona, puede elegir enviarle a la persona una invitación/notificación para iniciar sesión en Procore como usuario o simplemente puede guardar la información de contacto de esa persona en la herramienta Directorio. 

Guardar y enviar al usuario una Invitación/Notificación
  • Si este es un nuevo usuario y quiere invitar a la persona a unirse a Procore, haga clic en Guardar y enviar invitación a Procore. (Nota: Este botón solo está disponible cuando el usuario no ha iniciado sesión en Procore. También envía a la persona una notificación por correo electrónico para unirse a la organización Procore de su compañía como usuario).
    O
  • Si ha actualizado un usuario existente y desea notificarlo del cambio, haga clic en Guardar y enviar notificación. (Nota: Este botón solo está disponible cuando el usuario ha iniciado sesión previamente en Procore. Envía una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de la persona). 
Guardar a la persona como contacto
  • Si se trata de un contacto y simplemente desea guardar el registro de la persona en su sistema, haga clic en Guardar. El sistema NO enviará una invitación o notificación por correo electrónico a la persona. Sin embargo, el nombre de esa persona estará disponible en la aplicación Procore en caso de que sus usuarios necesiten seleccionar el nombre de esa persona para fines de mantenimiento de registros en Procore. Si le gustaría que la persona se una a su organización Procore como usuario en un momento posterior, vea Invitar o volver a invitar a una persona a un proyecto.

Ver también