Mejores prácticas: paquetes de submittals - Introducción
Nota:
Esta página describe las mejores prácticas recomendadas para usar paquetes de submittal. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Entender cómo desea organizar sus submittals dentro de su proyecto antes de comenzar a crearlos y enviarlos darán lugar a muchos menos problemas más adelante. Considere no solo lo que funciona mejor para sus equipos de diseño, pero también asegúrese de tomar en cuenta sus equipos de campo. A menudo, los equipos de campo no se consideran lo suficientemente en esta etapa, lo que les puede llevar a encontrar documentos aprobados más adelante. Además, cambiar los planes de la organización de submittals es mucho más difícil después de que algunos submittals ya se hayan enviado para su aprobación debido a una posible numeración de submittals entre usted y sus equipos de diseño.
Problemas alrededor del empaquetado y aprobaciones de documentos
Normalmente, un submittal se considera cualquier documento enviado por el contratista al equipo de diseño con el fin de recibir aprobación para su uso en un proyecto (equipo, materiales, etc.). Históricamente, la mayoría de los profesionales de la construcción piensan en un paquete de submittals como un solo PDF que incluye una hoja de portada y todos sus ítems de submittal. Cuando un paquete como esto se envía al equipo de diseño, puede proporcionar comentarios sobre los ítems individuales, pero generalmente proporciona una sola respuesta como "Aprobado" o "Revisar y volver a enviar" para todo el paquete. Cuando las aprobaciones se refieren a un paquete completo, puede crear dificultades según el proceso de revisión de submittals de su compañía.
Opción 1: solo vuelva a enviar los ítems rechazados en una revisión del paquete
En la imagen de arriba, puede ver que el paquete de submittal original fue aprobado parcialmente, con que los ítems rechazados se aprueben en las revisiones posteriores. Este es el método de revisión más común ya que generalmente es el más rápido. Sin embargo, como se muestra en este ejemplo, hay tres versiones de documentos aprobados relacionados con el mismo paquete de submittals. Esto fuerza a los equipos de campo a perder tiempo buscando en varias revisiones de submittal para un solo pedazo de datos. También, porque los ítems no aparecen en un registro de submittal individualmente, es fácil para que los ítems se pierdan o se olviden.
Opción 2: vuelva a enviar el paquete completo en una revisión del paquete
Esto no es tan común como la Opción 1, pero este es el mejor método desde la perspectiva de control de documentos. Sin embargo, este método puede causar retrasos para ítems aprobados ya y llevar a que los equipos de diseño perdan el tiempo en casi duplicados revisiones. También hay potencial para los ítems "Aprobados" que cambian entre revisiones, ya que los revisores tienden a no prestar una atención tan estrecha a los ítems aprobados en las revisiones posteriores.
Al igual que la opción anterior, porque los ítems no se enumeran individualmente, los ítems pueden perderse fácilmente entre las revisiones del paquete, especialmente si los ítems aprobados anteriormente se cambian más tarde. Además, el personal de campo necesita leer muchos documentos más grandes cuando probablemente busquen datos específicos.
Ambas opciones de revisión de documentos de submittal se desarrollaron bien antes de que los archivos digitales se convirtieran en un lugar común y administrar los submittals aún era un proceso en papel. Ninguna opción es la forma más eficiente de proporcionar acceso de datos a todo el equipo del proyecto. Como resultado, Procore desarrolló un nuevo concepto para paquetes.
Paquetes de submittals en Procore
En Procore, los ítems individuales en un paquete de submittals tienen sus propios flujos de trabajo y aprobaciones, en lugar del paquete en su totalidad. Dentro de Procore, los ítems individuales son más configurables para los paquetes familiares descritos anteriormente y los paquetes de submittal son más similares a una agrupación flexible de ítems relacionados.
La mayor diferencia con el uso de paquetes de submittals en Procore es cómo se administran las reenviaciones. En Procore, cuando vuelve a enviar un paquete, solo se vuelven a enviar los ítems rechazados, pero todos los ítems permanecen en el mismo paquete, eliminando la necesidad de buscar en varias versiones de documento. Procore muestra las versiones más actuales de ítems de submittal dentro de los paquetes.
Si se siente demasiado extraño, las revisiones también se pueden mover a un paquete diferente (actuar como revisión del paquete) si el equipo de diseño prefiere mantenerlos separados de las presentaciones anteriores (ejemplo a continuación). Sin embargo, tenga en cuenta que no recomendamos esta opción ya que puede ser ineficiente para el personal de campo que necesitaría ver varios paquetes para encontrar aprobaciones de ítems.
El concepto de paquete de submittal único de Procore aborda muchas de las dificultades de administración de documentos experimentadas por los equipos del proyecto, especialmente el personal de campo.
- Debido a que se recomienda que los ítems se enumeran individualmente, se pasa por alto la probabilidad de que se tenga por alto un submittal crítico.
- La organización de ítems individuales permite que se acelerarán submittals específicos en cualquier punto, pero permanezcan conectados bajo su paquete asociado.
- Los ítems individuales se pueden revisar tantas veces como sea necesario, pero solo se muestra la versión más actual en cualquier momento. Esto reduce el riesgo de que los equipos del proyecto haga referencia a una versión anterior.
- Cuando se enumeran ítems individualmente, el personal de campo gasta menos tiempo buscando en paquetes separados y archivos PDF grandes que contienen varios ítems.
¿Cómo deben organizarse los paquetes de submittal en Procore?
La mayoría de los contratistas utilizan una de tres opciones para organizar sus paquetes: Especialidad/Contratista responsable, División de especificaciones o Sección de especificaciones. Recomendamos organizar sus paquetes por sección de especificaciones, ya que el empaquetado por División de especificaciones o Especialidad/Contratista responsable puede ser demasiado amplio y llevar a grandes paquetes que son más difíciles de administrar. Además, el empaquetado por sección de especificaciones suele ser más servicial y menos desafiante para varias especialidades involucradas en alcances similares de trabajo.
Ejemplo 1: Paquete por división de especificaciones
| N° 23 Paquete Mecánico | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Sección de especificaciones | Presentación # | Revisión # | Título | Tipo | Estatus |
| 23 21 13 Tubería hidronic | 1 | 0 | Datos del producto de tubería hidronic | Datos del producto | Abierto |
| 23 21 13 Tubería hidronic | 2 | 0 | Datos del producto de bombas hidronices | Datos del producto | Abierto |
| 23 23 00 Tubería de refrigeración | 3 | 0 | Datos del producto de tubería de refrigeración | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 HVAC tratamiento de agua | 4 | 0 | HVAC datos del producto de tratamiento de agua | Datos del producto | Abierto |
| 23 31 13 Conductos metálicos | 5 | 0 | Datos del producto de ductos de metal | Datos del producto | Abierto |
Ejemplo 2: Paquete por sección de especificaciones, combinado por tipo de submittal
| N° 23 HVAC Paquete de tratamiento de agua | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Sección de especificaciones | Presentación # | Revisión # | Título | Tipo | Estatus |
| 23 25 00 HVAC tratamiento de agua | 1 | 0 | Evitar datos del producto de los feeders | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 HVAC tratamiento de agua | 2 | 0 | Datos del producto de los controladores pH | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 HVAC tratamiento de agua | 3 | 0 | Datos del producto de las bombas de inyección | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 HVAC tratamiento de agua | 4 | 0 | Datos del producto Evaporal | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 HVAC tratamiento de agua | 5 | 0 | Datos del producto de filtros multimedia | Datos del producto | Abierto |
Si elige organizar sus paquetes por sección de especificaciones (ejemplo 2), aún puede haber instancias en las que tenga varios contratistas responsables involucrados con un solo paquete. La a prueba de incendios es un buen ejemplo y, en estos casos, hay dos opciones principales para garantizar que cada compañía reciba la información adecuada.
- Cree un paquete separado para cada contratista responsable utilizando la misma sección de especificaciones. Por ejemplo, cree los paquetes "Paquete de a prueba de incendios para mecánica" y "Paquete de a prueba de incendios para eléctricos"
- Cree un ítem de submittal separado en el mismo paquete para cada contratista responsable diferente y procese los ítems individuales por separado. Por ejemplo, cree un "Paquete de a prueba de incendios" con datos de productos de finalización de incendios - Eléctricos" y "Datos del producto de finalización de incendios - Mecánico" como los submittals dentro del paquete.
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Mejores prácticas: paquetes de submittals : ítems de submittal