Mejores prácticas: submittals

Introducción

Antes de que su equipo comience a crear submittals, querrá asegurarse de que tenga todas las configuraciones a nivel compañía en su lugar. Esto ayudará a prevenir problemas y volver a trabajar más tarde. ¿Estás listo?

Tipos de submittals personalizados

Con la herramienta Submittals de Procore, puede enrutar cualquier tipo de documento que pueda requerir una flujo de trabajo de aprobación en su proyecto. Los tipos de submittals le permiten organizar esos documentos creando categorías separadas de submittals. Consulte Crear tipos de submittals personalizados. Su equipo del proyecto puede filtrar e informar sobre submittals según su tipo para encontrar fácilmente los datos que necesitan.

Estatus de submittal personalizados

Procore proporciona 3 estatus predeterminados para submittals: Abierto, Cerrado y Borrador. Sin embargo, es posible que desee agregar más estatus para mostrar exactamente dónde está un submittal en su proceso de envío y aprobación.

Un submittal "Abierto" puede ser:

• Un submittal que se ha solicitado, pero aún no recibido
• Un submittal que se ha recibido y que se está revisando (interno o externomente)

Un submittal "Cerrado" puede ser:

• Un submittal que haya sido aprobado, con o sin excepciones
• Un submittal que ha sido rechazado o marcado como "Revisar y volver a enviar"

Conjuntos de campos configurables 

Utilice conjuntos de campos configurables para ayudar a asegurarse de que su equipo del proyecto solo vea y complete los campos que sean aplicables a los procesos de su compañía. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.

Campos personalizados

Los campos personalizados permiten a sus equipos capturar datos exclusivos de su compañía o proyecto. Consulte Crear nuevos campos personalizados.

Introducción

Para aprovechar al máximo la herramienta Submittals, querrá asegurarse de que tenga todas las configuraciones a nivel proyecto antes de crear submittals. Este artículo pasará por la mejores prácticas para las configuraciones más notables. ¿Estás listo?

Número de submittals por sección de especificaciones

Esta configuración habilita una opción para prefijo el número de submittal y la revisión con la sección de especificaciones vinculada. Por ejemplo, si se identifica una sección de especificaciones N° 03 30 00 en el campo Sección de especificaciones de un submittal, luego el número de submittal (como el N° 007) y el número de revisión (como el N° 01) se formateará como N° 03 30 00 007.01 cuando la configuración esté habilitada. Si la configuración no está habilitada, el número de submittal y el número de revisión se formateará como N° 007.01.

Además, los submittals en cada sección de especificaciones se numerarán secuencialmente e independientemente de los submittals en otra sección de especificaciones cuando esta configuración esté habilitada. Por ejemplo:

• Sección de especificaciones: 03 30 00
  • N° 03 30 00-001: Diseño de mezcla de concreto
  • N° 03 30 00-002: Datos del producto
  • N° 03 30 00-003: Diseño de unión de expansión
• Sección de especificaciones: 07 45 00
  • N° 07 45 00-001: Datos del producto
  • N° 07 45 00-002: Muestras

Fechas de vencimiento dinámicas

Las fechas de vencimiento dinámicas son una configuración opcional pero recomendada que define las duraciones del paso del flujo de trabajo en lugar de las fechas de vencimiento fijas. Esto asegura que cada paso y rol de flujo de trabajo tenga su marco de tiempo contractualmente obligado a revisar y responder a cada ítem de submittal. A medida que se completan los pasos del flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del siguiente paso se ajusta automáticamente (si el paso anterior fue tarde) o hacia atrás (si el paso anterior fue temprano) para cumplir siempre con las duraciones definidas. Las reglas vencidas aún se aplican si los pasos del flujo de trabajo no responden en su fecha de vencimiento. Consulte ¿Qué son las fechas de vencimiento del aprobador dinámico?

Cálculos de programa de submittal

Los cálculos de programación de submittal son una función opcional pero muy recomendada que muestra fechas de hitos relevantes para una ítem de submittal. Estos campos constan de lo siguiente:

• Fecha requerida en el sitio: Un campo de entrada de usuario para la fecha en que se instalará o utilizará el submittal en el sitio. 
• Tiempo de entrega: Un campo de entrada de usuario para la cantidad de días naturales que el submittal requiere para procesar, fabricación y envío. 
• Tiempo de revisión del equipo de diseño: Un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos externos revisen y aprueben el submittal.
• Tiempo de revisión interna: Un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos internos revisen el submittal.
• Fecha de devolución planificada: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere un submittal aprobado de sus revisores externos para cumplir con el hito de fecha obligatorio en el sitio, también conocido comúnmente como la "fecha de muerto".
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio: Hora de entrega
• Fecha de finalización prevista de revisión interna: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere un submittal revisado de sus revisores internos para cumplir con el hito de fecha obligatorio en el sitio.
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Hora de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño
• Fecha de presentación prevista: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere que se envíe un submittal desde su rol de remitente para cumplir con el hito de fecha requerido en el sitio.
  • El cálculo que se utiliza para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Hora de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño - Tiempo de revisión interna

Estos campos admiten la habilidad para calcular las fechas de vencimiento planificadas para cada miembro del proceso de flujo de trabajo según las fechas específicas requeridas en el sitio, los tiempos de entrega y los tiempos de revisión asignados. Esta configuración facilita el reporte sobre el progreso de un submittal para determinar si está en marcha.

Cuando la opción "Cálculos de programa de submittal" está activada:

• Primero ingrese una fecha en el campo Fecha requerida en el sitio . 
• A continuación, ingrese los días en el campo Tiempo de entrega . Por ejemplo, si ingresa 10 días, el sistema agregará automáticamente la Fecha de devolución planificada restando el tiempo de entrega de 10 días de la fecha requerida en el sitio.
• Lo mismo es cierto para las fechas ingresadas en el campo Tiempo de revisión del equipo de diseño . Por ejemplo, si ingresa 7 días, el sistema resta 7 días de la Fecha de devolución planificada para calcular la entrada automática para la Fecha de finalización de la revisión interna prevista. 
• Finalmente, ingrese los días en el campo Tiempo de revisión interna . Por ejemplo, si ingresa 5 días, el sistema restará 5 días de la fecha de hora de revisión interna para calcular automáticamente la fecha de presentación prevista por fecha.

Habilitar Flujos de trabajo de rechazo

Esta configuración es muy recomendada. Cuando está habilitada, las respuestas de submittal de "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" desde un aprobador flujo de trabajo enrutan automáticamente a la persona responsable del submittal para determinar el siguiente paso.

• El Administrador de Submittals será notificado por correo electrónico de que ahora es la persona responsable debido a una respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar". Cuando la persona responsable se enruta al administrador de submittal, puede elegir:
  • Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
  • Regrese la persona responsable al paso anterior en la flujo de trabajo.
  • Reanude el flujo de trabajo.
    • Cuando se reanuda un flujo de trabajo, se recogerá donde queda. Por ejemplo:
      • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo se mueve al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
      • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no hayan respondido, el flujo de trabajo reanudará al mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.

Correos electrónicos de submittals

Esta configuración regula qué roles de submittal se copiarán en las notificaciones por correo electrónico que resulten de una acción de submittal específica. Estas notificaciones se pueden configurar según sea necesario para cambiar el número de notificaciones que se envían. Consulte ¿Quién recibe un correo electrónico cuando se crea o actualiza un submittal?

Definir roles de remitente, aprobador y revisor

Estos roles identifican la acciones específica requerida de la persona asignada en un ítem de submittal. Los roles y sus acciones específicos incluyen:

• Remitente: Como opcional pero recomendado primer paso en el flujo de trabajo, el rol del remitente es responsable de enviar la documentación solicitada. Se pueden agregar varios usuarios al rol de "Remitente", pero solo puede haber un paso de remitente en un flujo de trabajo. 
• Aprobador: Estos usuarios son responsables de responder a la ítem de submittal. Las opciones de respuesta se pueden configurar dentro de las configuraciones de la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Administrar respuestas de submittal personalizadas.
• Revisor: Este rol se utiliza comúnmente para proporcionar la flexibilidad del rol de aprobador para enviar un ítem para su revisión a otro usuario que no se haya agregado previamente al mismo paso de flujo de trabajo. Un aprobador solo puede hacerlo cuando el ítem esté bajo responsabilidad. Una vez que el ítem lo reenvía, el revisor puede tomar una respuesta similar acciones como aprobador. La persona responsable vuelve a la persona responsable para su respuesta final. Consulte Reenviar un submittal para revisión.

Consulte Submittals - Diagramas de flujo de trabajo para obtener una imagen de cómo estos roles funcionan juntos en el ciclo de vida de un submittal.

Respuestas a submittals

Esta configuración le permite personalizar las respuestas que los revisores y aprobadores pueden utilizar. Por ejemplo, puede agregar "Revisado" como respuesta preferida de su proyecto en lugar de "Aprobado". Los administradores de submittal pueden crear hasta 12 respuestas personalizadas para cada respuesta predeterminada, excepto "Pendiente" y "Enviado", que cada uno permite una respuesta personalizada. Las respuestas personalizadas no se pueden eliminar si se están utilizando en un submittal. Se pueden editar, pero tenga en cuenta que la respuesta editada reemplazará la respuesta anterior en todos los lugares en que se utilizó la respuesta anterior. Consulte Administrar respuestas de submittal personalizadas.

Plantillas de flujo de trabajo

Durante el transcurso de un proyecto, los equipos reutilizan constantemente el mismo flujo de trabajo en varios Submittals. Los equipos deben poder definir estos flujos de trabajo como plantillas y aplicarlos cuando sea necesario, en lugar de tener que volver a crear el mismo flujo de trabajo para varios submittals manualmente. Si un ingeniero de proyectos va a crear el mismo flujo de trabajo en 10 ítems diferentes, que es mucho tiempo adicional que se gasta en realizar un acción repetitivo. Con esta función, las plantillas se pueden crear y reutilizar según sea necesario. 

Siguientes pasos

Ahora que las configuraciones de submittal de su proyecto están en su lugar, puede comenzar a crear submittals. Los métodos más rápidos para crear un registro de submittals utilizan el Creador de submittal de Procore o Las importaciones de submittals. Consulte Mejores prácticas: Creador de submittal y mejores prácticas: Importaciones de submittal para obtener más información y recomendaciones para usar estos métodos.

Introducción

Submittal Imports es el método más eficiente para generar de forma masiva un registro de submittals con datos detallados para los submittals y paquetes de su proyecto. Esta guía le mostrará las mejores prácticas para ayudarlo a maximizar la eficiencia al usar Submittal Imports. ¿Estás listo?

Usar la plantilla de importación

Primero, descargue la plantilla de importación de envíos directamente desde la aplicación Procore Imports o desde nuestro sitio de soporte aquí: Descargue la plantilla de importación de envíos.

Siguientes pasos

Ahora que se ha creado su registro de submittals a partir de la importación, le recomendamos que utilice la función Paquetes de submittal de Procore para iniciar un flujo de trabajo para varios ítems de submittal. Consulte Mejores prácticas: paquetes de submittal: creación y revisión.

Alternativamente, la función de acciones masiva de Procore puede agregar un flujo de trabajo a varios ítems de submittal desde la vista de lista. Consulte Mejores prácticas: configuraciones de proyectos de submittal.

Introducción

Es probable que el Creador de submittal de Procore sea uno de los métodos más rápidos para crear un Registro de submittals si su proyecto tiene un libro de especificaciones publicado. El Creador de submittal puede encontrar submittals basados en formato específico en una libro de especificaciones y crear un registro básico de submittals. Esta guía le mostrará las mejores prácticas para ayudarlo a maximizar la eficiencia al usar Submittal Builder. ¿Estás listo?

¿Por qué debo usar Submittal Builder?

Generar un registro de submittals al comienzo de un proyecto ayuda a evitar que se olviden los submittals críticos. Lo que tardaría una semana en hacer manualmente se puede completar con significativamente menos tiempo y esfuerzo utilizando Submittal Builder.

Formato de especificación ideal para el creador de submittals

Creador de submittal busca componentes específicos cuando procesa un libro de especificaciones. Si faltan estos componentes, se detectarán pocos o no ítems de submittal. Revise la información a continuación y revise su libro de especificaciones para asegurarse de que se sigan estas reglas:

1. OCR tecnología es confiada en la calidad del documento PDF. Por este motivo, le recomendamos que utilice archivos PDF basados en Vector siempre que sea posible. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre el contenido rasterizado y vectorial en archivos PDF? para obtener más información.
2. Creador de submittal solo busca información de submittal dentro de los encabezados de la sección que tienen la palabra inglesa "submittals" en él.
3. Dentro de las subsecciones "submittals", los ítems deben estar endenados para ser capturados correctamente como ítems de submittal individuales.
4. En el nombre de cada ítem, el Creador de submittal busca cualquier coincidencia exacta en los tipos de submittals de su compañía (predeterminado o personalizado) antes de un colon (:)). Si no se detecta ninguna coincidencia exacta, el tipo de submittal se seleccionará como "Otro" de forma predeterminada.

Creación de ítems de submittal a partir del creador de submittal

Antes de confirmar los submittals en el proceso de revisión del Creador de submittal, debe saber cómo desea que los submittals de su proyecto se organicen en Procore. Para comprender mejor la organización de submittals en Procore, consulte Mejores prácticas: Paquetes de submittal - Introducción.

El Creador de submittal crea ítems de submittal con los siguientes campos de usuario confirmados:

• Título
  • Nota: Dado que el título generalmente contiene texto relacionado con el tipo de submittal, verifique que el campo "Tipo de submittal" sea preciso antes de configurar y aplicar el título. La aplicación del título configurado actualizará automáticamente los títulos existentes en los submittals esperando ser confirmados. Cambiar el "Tipo" de un submittal manualmente después de configurar los títulos no actualizará automáticamente el "Título" del submittal.
• Tipo
• Descripción
• Administrador de submittals

El Creador de submittal crea ítems de submittal con los siguientes campos rellenados previamente por el sistema:

• Número de sección de especificaciones & Descripción
• Estatus (Todos los submittals creados se incluirán en estatus Borrador).
• Número de submittal
  • Nota:
    • Si el proyecto tiene habilitada la configuración "Número de submittals por sección de especificaciones", entonces los submittals se numerarán como corresponda dentro de su sección de especificaciones. Por ejemplo: 
      • 06 25 09 - 001
      • 06 25 09 - 002
      • 06 25 09 - 003
    • Si el proyecto tiene la configuración "Número de submittals por sección de especificaciones", entonces la lista completa de submittals revisados se numerará secuencialmente, independientemente del número de sección de especificaciones.

Siguientes pasos

Ahora que se ha creado su registro de submittals con los campos mencionados anteriormente, hay muchos más campos que deben actualizarse para contexto adicional. Para agregar esta información restante en sus submittals, le recomendamos que utilice la función de acciones masiva de Procore para editar varios ítems de submittal dentro de los paquetes. Consulte Edición masiva de submittals en un paquete. La función de acciones masiva de Procore también se puede utilizar para editar varios ítems de submittal fuera de los paquetes. Consulte Usar acciones masivas > Editar en la herramienta Submittals.

Ver también

Mejores prácticas: paquetes de submittals: creación y revisión

Introducción

Entender cómo desea organizar sus submittals dentro de su proyecto antes de comenzar a crearlos y enviarlos darán lugar a muchos menos problemas más adelante. Considere no solo lo que funciona mejor para sus equipos de diseño, pero también asegúrese de tomar en cuenta sus equipos de campo. A menudo, los equipos de campo no se consideran lo suficientemente en esta etapa, lo que les puede llevar a encontrar documentos aprobados más adelante. Además, cambiar los planes de la organización de submittals es mucho más difícil después de que algunos submittals ya se hayan enviado para su aprobación debido a una posible numeración de submittals entre usted y sus equipos de diseño.

Problemas alrededor del empaquetado y aprobaciones de documentos

Normalmente, un submittal se considera cualquier documento enviado por el contratista al equipo de diseño con el fin de recibir aprobación para su uso en un proyecto (equipo, materiales, etc.). Históricamente, la mayoría de los profesionales de la construcción piensan en un paquete de submittals como un solo PDF que incluye una hoja de portada y todos sus ítems de submittal. Cuando un paquete como esto se envía al equipo de diseño, puede proporcionar comentarios sobre los ítems individuales, pero generalmente proporciona una sola respuesta como "Aprobado" o "Revisar y volver a enviar" para todo el paquete.  Cuando las aprobaciones se refieren a un paquete completo, puede crear dificultades según el proceso de revisión de submittals de su compañía.

Paquetes de submittals en Procore

En Procore, los ítems individuales en un paquete de submittals tienen sus propios flujos de trabajo y aprobaciones, en lugar del paquete en su totalidad. Dentro de Procore, los ítems individuales son más configurables para los paquetes familiares descritos anteriormente y los paquetes de submittal son más similares a una agrupación flexible de ítems relacionados.

La mayor diferencia con el uso de paquetes de submittals en Procore es cómo se administran las reenviaciones. En Procore, cuando vuelve a enviar un paquete, solo se vuelven a enviar los ítems rechazados, pero todos los ítems permanecen en el mismo paquete, eliminando la necesidad de buscar en varias versiones de documento. Procore muestra las versiones más actuales de ítems de submittal dentro de los paquetes.

Si se siente demasiado extraño, las revisiones también se pueden mover a un paquete diferente (actuar como revisión del paquete) si el equipo de diseño prefiere mantenerlos separados de las presentaciones anteriores (ejemplo a continuación). Sin embargo, tenga en cuenta que no recomendamos esta opción ya que puede ser ineficiente para el personal de campo que necesitaría ver varios paquetes para encontrar aprobaciones de ítems. 

El concepto de paquete de submittal único de Procore aborda muchas de las dificultades de administración de documentos experimentadas por los equipos del proyecto, especialmente el personal de campo.

• Debido a que se recomienda que los ítems se enumeran individualmente, se pasa por alto la probabilidad de que se tenga por alto un submittal crítico.
• La organización de ítems individuales permite que se acelerarán submittals específicos en cualquier punto, pero permanezcan conectados bajo su paquete asociado.
• Los ítems individuales se pueden revisar tantas veces como sea necesario, pero solo se muestra la versión más actual en cualquier momento. Esto reduce el riesgo de que los equipos del proyecto haga referencia a una versión anterior.
• Cuando se enumeran ítems individualmente, el personal de campo gasta menos tiempo buscando en paquetes separados y archivos PDF grandes que contienen varios ítems.

Siguiente en esta serie

Mejores prácticas: paquetes de submittals : ítems de submittal

Ver también

• Mejores prácticas: paquetes de submittals: creación y revisión
• Mejores prácticas: paquetes de submittals: distribución y revisión
• Mejores prácticas: configuración de submittal a nivel compañía

Introducción

Una vez que haya determinado cómo organizará sus paquetes de submittal, el siguiente paso está decidiendo cómo desglosar los ítems de submittal dentro de cada paquete (generalmente llamado registro de submittals). No hay una forma correcta o incorrecta de configurar su registro de submittals, pero ciertamente hay pros y cons para cada opción.

Un registro de submittals comienza tradicionalmente con la especificación, por lo que vamos a comenzar allí. Aquí hay una subpestaña típica de libro de especificaciones para submittals de artefactos de iluminación:

Le recomendamos que comience a construir su registro de submittals creando una partida individual para cada uno de los ítems identificados como requisitos en la especificación. En nuestra sección de especificaciones de ejemplo anterior, estos ítems son: Datos del producto, Planos de taller, Datos de calificación, Certificados de producto, Reportes de control de calidad de campo, O&Ms y Garantía.

Opciones de ítems

Siguiente en esta serie

Mejores prácticas: paquetes de submittals: creación y revisión

Ver también

• Mejores prácticas: paquetes de submittals - Introducción
• Mejores prácticas: paquetes de submittals: distribución y revisión
• Mejores prácticas: configuración de submittal a nivel compañía

Introducción

En este artículo, encontrará la secuencia recomendada de eventos para maximizar el uso de paquetes de submittal.

Paso 1: crear paquetes e ítems de submittal

Paso 2: (Opcional) Administre la numeración de ítems de submittal en un paquete

Le recomendamos que utilice 0 como marcador de posición temporal para los números de sus submittals cuando los cree porque puede ser difícil saber el orden en el que recibirá y los enviará. A medida que recibe los ítems de submittal pero antes de enviarlos para su revisión, haga clic en el botón "Editar" en el paquete. En este modo de edición, puede editar en línea los números de submittal. Una vez que se establecen los números de submittal, continúe con el siguiente paso para editar de forma masiva el paquete y enviar los ítems para su revisión. 

Paso 3: edición masiva de ítems de submittal en un paquete

Cuando se crea un registro de submittals temprano (antes de la compra, por ejemplo), los detalles conocidos dentro de los ítems de submittal generalmente están limitados. A través del botón "Edición masiva" dentro de un paquete de submittal, puede agregar rápidamente los datos faltantes a varios ítems de submittal dentro de un paquete como se conoce la información. También puede aplicar un flujo de trabajo desde la misma pantalla. Sin usar paquetes, esto sería dos pasos separados para cada grupo de submittals si hizo lo mismo a través de la opción de edición masiva de lista.

Paso 4: inicie notificaciones por correo electrónico e inicie notificaciones por correo electrónico

Una vez que se han agregado flujos de trabajo a los ítems dentro del paquete de submittals, ahora está listo para enviar los correos electrónicos de "Acción requerida" a la primera persona del flujo de trabajo. A diferencia de crear submittals individualmente donde se envían múltiples correos electrónicos de notificación una vez que haga clic en "Crear y enviar correo electrónico", los paquetes toman un enfoque diferente que da como resultado un solo correo electrónico enviado a cada usuario.

Una vez que se ha agregado un flujo de trabajo a al menos un submittal en un paquete, aparecerá un nuevo banner de alerta en la página de vista del paquete. Este banner permite que un usuario administrador inicie un solo correo electrónico de "Acción requerida" en la primera persona del flujo de trabajo. Menos correos electrónicos de submittals son un beneficio importante para usar la funcionalidad del paquete.

Le recomendamos que envíe correos electrónicos para todos los ítems de submittal dentro de un paquete al mismo tiempo. Puede agregar nuevos ítems a un paquete en cualquier momento, pero hacer clic en "Enviar ahora" en el banner de alerta del paquete también reenviará cualquier correo electrónico enviado anteriormente, lo que podría causar confusión para sus remitentes/aprobadores.

Paso 5: Rol del remitente : Revisión y respuesta del paquete

Una vez que haga clic en el botón "Enviar ahora", el correo electrónico "Acción requerida" muestra al destinatario todos los submittals que ahora requieren su respuesta (4 ítems en este ejemplo). Pueden hacer clic en el enlace "Revisar en Procore" para ir directamente a la página en Procore donde pueden enviar su respuesta y documentos solicitados.

En la página de revisión de ejemplo a continuación, puede ver que todos los cuatro ítems tienen al Contratista de puerta enumerado como la "Persona responsable". Esta vista es donde los usuarios pueden ver y responder a todos sus ítems desde una sola página y es otro beneficio importante para usar paquetes. Al hacer clic en "Revisar" para cada ítem, se muestra su Fecha de vencimiento e incluye los campos para que los usuarios ingresen su respuesta, comentarios y archivos adjuntos.

Debido a que los flujos de trabajo existen en los ítems de submittal individuales, no es necesario que las fechas de vencimiento sean las mismas para cada submittal en un paquete. En el ejemplo anterior, incluimos un ítem de submittal para una garantía de cierre que no vence durante varios meses. Si el contratista de puerta no está listo para enviar este ítem en este momento, puede enviar los otros tres ítems sin retrasarse en este ítem de cierre. El contratista de puerta permanecerá en la lista como la "Persona responsable" para la garantía hasta que se envíe. Las notificaciones por correo electrónico vencidas también se enviarán al contratista de puerta si no envían por la fecha de vencimiento. Esta es una excelente manera de mantenerse en marcha para los entregables de cierre. Si los equipos de diseño de su proyecto prefieren recibir paquetes "completos", puede mover fácilmente cualquier ítem de cierre a un paquete separado. 

Paso 6: rol de aprobador: revisión y respuesta del paquete

El proceso del aprobador es similar al proceso del remitente descrito anteriormente. El aprobador recibe un solo correo electrónico de "Acción requerida" con los tres ítems de ese paquete que necesitan revisar. Después del enlace "Revisar en Procore" en el correo electrónico, la pantalla de revisión es casi idéntico al rol de remitente. Las únicas diferencias son las selecciones disponibles en el menú desplegable "Respuesta" y la sección "Respuesta anterior".

De nuevo, porque los flujos de trabajo existen en los ítems de submittal individuales, pueden reenviarse a otro usuario o aprobado por separado. Independientemente de cómo continúan los ítems de submittal, cada usuario permanece en la lista como la "Persona responsable" hasta que publiquen su respuesta.

Siguiente en esta serie

Mejores prácticas: paquetes de submittals: distribución y revisión

Ver también

• Mejores prácticas: paquetes de submittals - Introducción
• Mejores prácticas: paquetes de submittals : ítems de submittal

Introducción

En este artículo del paquete de submittals final, hablaremos sobre cerrar un submittal, emitirlo nuevamente al creador, crear revisiones y otra información útil.

Distribución de paquetes

Una vez que los flujos de trabajo de submittal se hayan completado, el Administrador de submittals generalmente envía ítems individuales al Contratista responsable/Remitente. Dado que cada ítem de submittal tiene su propio flujo de trabajo y aprobaciones, todos los ítems de submittal se distribuyen a través de correos electrónicos separados como se describe en Distribuir un submittal.

Revisión del paquete

Como distribución, no hay revisiones a nivel paquete ya que los ítems de submittal se aprueban individualmente a través de flujos de trabajo separados. Referencia a las mejores prácticas: paquetes de submittal - Introducción, esto evita que necesite elegir entre las dos opciones identificadas en el paquete "Industria". Solo los ítems que deben enviarse se procesan, lo que acelera el tiempo general para las aprobaciones. Las revisiones de ítems en un paquete se pueden administrar de varias formas, pero aquí son los dos más comunes:

Conclusión

Esperamos que estos artículos adúrense al propósito y beneficios de la funcionalidad del paquete de submittals de Procore. Mientras se da cuenta de que esta funcionalidad puede no ser la mejor opción para cada proyecto o equipo, considere estos pensamientos de cierre a medida que piensa sobre cómo organizar los submittals en su próximo proyecto.

1. Los paquetes de submittal se pueden utilizar como simplemente una herramienta organizativa sin enviar notificaciones de flujo de trabajo desde los paquetes. Piense en él como otra forma de ver y agrupar ítems de submittal.
2. Si aún no está seguro de cómo puede utilizar paquetes de submittals, le recomendamos que les brinde una oportunidad de usar ítems amplios. Esta opción puede mirar más cerca de cómo ha procesado los ítems antes. Si decide que no es para usted, no tendrá un ton de ítems de submittal para administrar.
3. Si bien el uso de paquetes de submittals puede no ser la opción correcta para su proyecto actualmente, la funcionalidad continuará evolucionando a lo largo del tiempo y puede trabajar para usted mejor más tarde o para otro proyecto. Para mantenerse informado sobre las nuevas versiones, le recomendamos que se registre en nuestro seminario web de nueva versión.

Ver también

• Mejores prácticas: paquetes de submittals - Introducción
• Mejores prácticas: paquetes de submittals : ítems de submittal
• Mejores prácticas: paquetes de submittals: creación y revisión

Introducción

La sección de flujo de trabajo habilita los componentes de seguimiento de la herramienta Submittals y de persona responsable. Los flujos de trabajo brindan el beneficio de la progresión automática del flujo de trabajo y acción/notificaciones vencidas. Este artículo discutirá las mejores prácticas para editar flujos de trabajo de submittal. ¿Estás listo?

Acciones masivas > aplicar flujo de trabajo

Esta función permite a los usuarios administradores seleccionar varios ítems de submittal de forma masiva y aplicar un nuevo flujo de trabajo o plantilla de flujo de trabajo creados previamente. Para aplicar un flujo de trabajo de forma masiva, todos los ítems de submittal deben estar en borrador Y no tienen un flujo de trabajo aplicado previamente. Las dos opciones para agregar flujos de trabajo de forma masiva a los submittals se describen a continuación.

Reemplazar masivamente un usuario

Las personas se mueven y salen periódicamente de los proyectos, por lo que debe haber una forma de reemplazar a un usuario flujo de trabajo con otro usuario fácilmente. Si necesita reemplazar a un aprobador, remitente o revisor en un gran número de submittals, un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto puede hacerlo en los ajustes de configuración de la herramienta Submittals. Consulte Configurar ajustes: herramienta Submittals.

Rechazar Flujo de trabajo y revertir persona responsable a un paso anterior

En muchos escenarios, es posible que un administrador deba revertir la persona responsable en un submittal a un paso de flujo de trabajo anterior. Algunos escenarios de ejemplo incluyen:

• Un usuario del flujo de trabajo olvida cargar un archivo adjunto o carga el archivo adjunto incorrecto en su respuesta
• Un usuario del flujo de trabajo proporcionó la respuesta incorrecta
• El submittal fue enrutado a aprobadores incorrectos

En cualquier momento, un Administrador de submittal puede revertir la persona responsable a un paso anterior. Para obtener una experiencia más automática basada en respuestas específicas, le recomendamos habilitar la configuración "Rechazar Flujo de trabajo". Consulte Configurar ajustes: habilitar Flujos de trabajode rechazo.

Revisión de submittals

La funcionalidad "Crear revisión" crea una copia de los detalles del ítem original (en un número de revisión), excluyendo cualquier dato ingresado anteriormente dentro del flujo de trabajo. Los pasos del flujo de trabajo se copiarán pero el orden se reiniciará desde el paso uno para que pueda solicitar un nuevo envío desde el rol de remitente. Esta funcionalidad asegura que todos los datos históricos se mantengan dentro del ítem de submittal original mientras permite que se agreguen nuevos datos a la revisión.