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Mejores prácticas: paquetes de submittals : ítems de submittal

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 Nota:
Esta página describe las mejores prácticas recomendadas para usar paquetes de submittal. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.

Introducción

Una vez que haya determinado cómo organizará sus paquetes de submittal, el siguiente paso está decidiendo cómo desglosar los ítems de submittal dentro de cada paquete (generalmente llamado registro de submittals). No hay una forma correcta o incorrecta de configurar su registro de submittals, pero ciertamente hay pros y cons para cada opción.

Un registro de submittals comienza tradicionalmente con la especificación, por lo que vamos a comenzar allí. Aquí hay una subpestaña típica de libro de especificaciones para submittals de artefactos de iluminación:

best-practices-submittals-spec-book-example.png

Le recomendamos que comience a construir su registro de submittals creando una partida individual para cada uno de los ítems identificados como requisitos en la especificación. En nuestra sección de especificaciones de ejemplo anterior, estos ítems son: Datos del producto, Planos de taller, Datos de calificación, Certificados de producto, Reportes de control de calidad de campo, O&Ms y Garantía.

Opciones de ítems

Opción 1: Ítems amplios

Dado que el proyecto puede tener 50 artefactos de iluminación separados, por lo que cada una de estas líneas de submittals en este ejemplo podría contener potencialmente 50 documentos separados para cada artefacto que se revisará y aprobará. Puede optar por detenerse aquí al organizar su registro, pero esta opción tiene tanto ventajas como desventajas.

#165000-1.0: Paquete de artefactos de iluminación
Sección de especificaciones Presentación # Revisión # Título Tipo Estatus
16 50 00 Iluminación 16 50 00-1 0 Datos del producto del artefacto de iluminación Datos del producto Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-2 0 Planos de la tienda de artefactos de iluminación Plano de taller Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-3 0 Datos de calificación de artefactos de iluminación Calificaciones/Certificaciones Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-4 0 Certificados de productos de artefactos de iluminación Calificaciones/Certificaciones Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-5 0 Reportes de control de calidad de artefactos de iluminación otros Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-6 0 Datos de O&M del artefacto de iluminación Manuales de operación y mantenimiento (O&Ms) Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-7 0 Datos de garantía de artefactos de iluminación Garantía del producto Abierto

Ventajas

  • Es más fácil cargar todos los documentos para los datos del producto en un solo submittal en lugar de crear submittals separados para cada artefacto.
  • Es más rápido revisar todos los documentos para los datos del producto en un submittal, en lugar de revisar submittals separados para cada artefacto.

Desventajas

  • Debido a que los ítems se agrupan y se enumeran ampliamente, hay una probabilidad más alta de que se pase por alto un ítem de submittal crítico. Si no un revisor no está prestando atención, es posible que solo reciban datos de submittal para 40 de los 50 artefactos del proyecto.
  • Cuando se necesitan revisiones, puede llevar a varios submittals aprobados parcialmente "Datos del producto de artefactos de iluminación" y confusión sobre qué revisión es la versión más actual.
  • El personal de campo pasa más tiempo buscando en documentos grandes que pueden tener varias revisiones.

Opción 2: Ítems específicos

En lugar de detener con amplias ítems, puede continuar creando el registro más adelante y obtener más específicos con sus ítems. Utilizando el mismo ejemplo de la sección de especificaciones anterior, puede crear tantas líneas de submittal individuales como necesite su proyecto para los datos de productos de cada artefacto, planos de taller, etc.

#165000-1.0: Paquete de artefactos de iluminación
Sección de especificaciones Presentación # Revisión # Título Tipo Estatus
16 50 00 Iluminación 16 50 00-1 0 Subdivisión BRM9-1-28T5-SPR-20/80 Datos del producto Datos del producto Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-2 0 Pinnacle E4A-35-28-G9G Datos del producto Datos del producto Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-3 0 Gotham SQ-30-10-4AR Datos del producto Datos del producto Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-4 0 Pinnacle F36-A-35-G-120 Datos del producto Datos del producto Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-5 0 Pinnacle EV3WG-35-28-SFS Datos del producto Datos del producto Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-6 0 Pinnacle F48-CL-35-S-120 Datos del producto Datos del producto Abierto
16 50 00 Iluminación 16 50 00-7 0 Gotham ALEXA-CYL-30-10-6AR Datos del producto Datos del producto Abierto

Dependiendo de cuántos ítems estén en un paquete y en su proyecto, es posible que encuentre que desea separar sus paquetes de submittal aún más. Por ejemplo, en lugar de crear un paquete de "Artefactos de iluminación", puede crear paquetes basados en las ubicaciones, fases, tipos de submittals o incluso paquetes separados para cada artefacto con todos los ítems de submittal correspondientes (datos de producto, garantía, O&M, etc.). 

Ventajas

  • Debido a que los ítems se enumeran individualmente, la probabilidad de que se tenga por alto un submittal o componente crítico se pasa por alto se reduce significativamente. 
  • Los ítems individuales permiten que los submittals se acelerarán más fácilmente en cualquier punto.
  • Los ítems individuales se pueden revisar tantas veces como sea necesario y se pueden mostrar solo para mostrar la versión más actual en cualquier momento. Esto reduce el riesgo de que los equipos de campo hacen referencia a una versión anterior.
  • Debido a que los ítems se enumeran individualmente, el personal de campo puede encontrar lo que necesitan más rápido y gastar menos tiempo en buscar en documentos grandes que contienen varios ítems.

Desventajas

  • Requiere más tiempo y esfuerzo durante la creación del registro de submittals.
  • Los equipos de diseño pueden sentirse vencidos por la cantidad de ítems que requieren revisión y aprobación.
  • La distribución de submittals puede ser tediosa porque la distribución de Procore solo está disponible a nivel de ítem.

¿Qué opción se recomienda?

La respuesta simple es ambas opciones que se recomiendan para diferentes propósitos. La mejor opción realmente baja a las necesidades del proyecto y del equipo, pero puede usar ambos dentro del mismo proyecto. Para los ítems tales como accesorios de paneles de yeso que rara vez se rechazan o hacen referencia, agruparlos todos juntos tienen sentido para rechazarlos. Sin embargo, con ítems comúnmente revisados, como artefactos de iluminación, adquisición de datos en paquetes para artefactos individuales es probable que sea la mejor opción.

Procore permite la flexibilidad de admitir muchos casos de uso y proyectos diferentes para que siempre pueda organizar sus submittals de la manera que mejor admita al equipo del proyecto. Si aún no está seguro de qué opción elegir, en última instancia recomendamos gastar un poco más de tiempo al comenzar creando ítems de submittal más específicos.