Mejores prácticas: configuración de submittal a nivel compañía
Nota:
Esta página describe las mejores prácticas recomendadas para configurar la herramienta Submittals del proyecto. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Antes de que su equipo comience a crear submittals, querrá asegurarse de que tenga todas las configuraciones a nivel compañía en su lugar. Esto ayudará a prevenir problemas y volver a trabajar más tarde. ¿Estás listo?
¿Por qué debo hacerlo ahora?
Ahora debe definir estas configuraciones para estandarizar los datos ingresados por sus equipos del proyecto desde el inicio. Esto lo ayudará a guardarlo de necesitar editar submittals existentes para cambiar o agregar información faltante más tarde. Aunque puede editar submittals de forma masiva, solo puede editar campos específicos en un solo proyecto.
Tipos de submittals personalizados
Con la herramienta Submittals de Procore, puede enrutar cualquier tipo de documento que pueda requerir una flujo de trabajo de aprobación en su proyecto. Los tipos de submittals le permiten organizar esos documentos creando categorías separadas de submittals. Consulte Crear tipos de submittals personalizados. Su equipo del proyecto puede filtrar e informar sobre submittals según su tipo para encontrar fácilmente los datos que necesitan.
Mejores prácticas
Le recomendamos que cree tipos adicionales para que los utilicen los equipos de su proyecto. Aquí hay algunos tipos populares que recomendamos:
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¿Por qué debo hacerlo ahora?
Los tipos de submittals personalizados le permiten organizar sus submittals de manera más eficiente. Debe crear tipos de submittals personalizados al comienzo de su proyecto para que su equipo del proyecto pueda usarlos tan pronto como comiencen a crear submittals. La mejor práctica es crear submittals separados para cada tipo según sea necesario en lugar de combinar submittals juntos debajo de un tipo que no sea aplicable a todos los ítems. Esto ayuda a asegurarse de que está cumplan con los requisitos de submittal de su proyecto y facilita que sus equipos del proyecto busquen información de submittal específica rápidamente.
Los tipos de submittals personalizados le permiten definir las categorías y las convenciones de nomenclatura basadas en las preferencias de su compañía. Dado que diferentes equipos de diseño pueden usar una terminología diferente, le recomendamos definirlos antes de tiempo para que no termine con varias versiones de "Información del producto", por ejemplo.
Consideraciones adicionales: Creador de submittal
Si planea utilizar Submittal Builder para crear su registro de submittals a partir de especificaciones, la tipo de submittal solo se completa automáticamente si hay una coincidencia exacta para el tipo en su cuenta de Procore. Los plurales se consideran una coincidencia exacta. Por ejemplo, el "Plano de la tienda" coincide con "Planos de la tienda". Si no se encuentra una coincidencia exacta, el Creador de submittal selecciona "Otro" como la tipo de submittal. Si agrega tipos de submittals personalizados después de usar Submittal Builder, debe actualizar manualmente cualquier submittal existente con los nuevos tipos si es necesario.
Consulte Mejores prácticas: Creador de submittal para obtener más consideraciones y recomendaciones.
Estatus de submittal personalizados
Procore proporciona 3 estatus predeterminados para submittals: Abierto, Cerrado y Borrador. Sin embargo, es posible que desee agregar más estatus para mostrar exactamente dónde está un submittal en su proceso de envío y aprobación.
Un submittal "Abierto" puede ser:
- Un submittal que se ha solicitado, pero aún no recibido
- Un submittal que se ha recibido y que se está revisando (interno o externomente)
Un submittal "Cerrado" puede ser:
- Un submittal que haya sido aprobado, con o sin excepciones
- Un submittal que ha sido rechazado o marcado como "Revisar y volver a enviar"
Mejores prácticas
Recomendamos agregar estatus de submittal personalizados para adaptarse a los procesos de su compañía. Consulte Crear estatus de registro de submittals personalizados. Aquí hay algunas recomendaciones comunes:
- En espera de envío (considerado "Abierto")
- Revisión pendiente (considerada "Abierta")
- Aprobado/Sin Excepciones (considerado "Cerrado")
- Aprobado con comentarios/excepciones tomadas (consideradas "cerradas ")
- Revisar y volver a enviar (considerado "Cerrado")
- Rechazado (considerado "Cerrado")
- Anulado (considerado "Cerrado")
- Solo para registro (considerado "Cerrado")
¿Por qué debo hacerlo ahora?
Debe agregar estatus de submittal personalizados al comienzo de un proyecto para que las opciones estén disponibles para que los equipos del proyecto utilicen enseguida. Con estatus claros, los equipos pueden ver si un submittal está en riesgo de retrasarse y confirmar si es la versión más actual y aprobada. Sin estatus personalizados como "Aprobado/Sin excepciones" o "Rechazados", podría ser difícil para que los usuarios encuentre la versión final de un submittal si todas sus revisiones tenían "Cerrado" como su estatus.
Conjuntos de campos configurables
Utilice conjuntos de campos configurables para ayudar a asegurarse de que su equipo del proyecto solo vea y complete los campos que sean aplicables a los procesos de su compañía. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.
¿Por qué debo hacerlo ahora?
Debe definir el conjunto de campos de Submittals de su proyecto al comienzo de su proyecto para simplificar su proceso de submittal y asegurarse de que sus equipos ingresen la información correcta en Procore de acuerdo con sus necesidades comerciales desde el inicio. Esto aumenta la adopción de Procore y limita la necesidad de editar manualmente los submittals más adelante. Aunque puede editar más de un submittal a la vez, solo puede editar de forma masiva ciertos campos en un solo proyecto.
Campos personalizados
Los campos personalizados permiten a sus equipos capturar datos exclusivos de su compañía o proyecto. Consulte Crear nuevos campos personalizados.
¿Por qué debo hacerlo ahora?
Como los conjuntos de campos configurables, definir campos personalizados al comienzo de un proyecto ayuda a garantizar que los equipos del proyecto estén capturando los datos importantes para sus procesos comerciales. Aunque los campos personalizados se pueden agregar en cualquier momento durante un proyecto, Procore no admite agregar datos a campos personalizados de forma masiva para submittals existentes.
Ejemplos comunes
Campos personalizados
- ¿Submittal LEED? (utilizando el tipo de campo personalizado "Casilla de verificación")
- Prioridad (utilizando el tipo de campo personalizado "Selección múltiple")