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Procore

¿Cómo completa Procore automáticamente los montos en una factura ascendentes?

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Contexto

Al crear una factura de aguas arriba, Procore puede tomar datos ingresados en otras herramientas de Procore y completar automáticamente los campos correspondientes en la factura. Esto incluye:

Respuesta

Después de crear una factura de aguas arriba, un mensaje de confirmación le solicita que decida si desea que Procore complete automáticamente los campos de la factura utilizando los montos ingresados en las órdenes de cambio de su proyecto, costos indirectos y las facturas posteriores.

 Importante

Para asegurarse de que Procore incluya los valores en dólares previstos en la factura ascendente, los siguientes ítems deben coincidir exactamente con la "División" o el "Código de costo" en la partida de un contrato:

  • El código de costo y el tipo de costo de la factura deben coincidir exactamente con el código de costo y el tipo de costo en una partida del contrato o en las partidas del contrato.  Para que Procore complete automáticamente la factura con una división y código de costo específico (01-100), el código de costo debe coincidir exactamente (01-100) una partida en las partidas.
  • El código de costo y el tipo de costo en cualquier partida de costo deben coincidir exactamente con el código de costo y el tipo de costo en el contrato o la financiación.  
Ejemplo

El siguiente ejemplo muestra el mensaje para completar automáticamente una factura aguas arriba. En este ejemplo, el mensaje es para una factura ascendente creada en la herramienta Contratos primarios. 

prefill-owner-invoice.png

Al responder a este mensaje, tiene las siguientes opciones:

 
 
  • Cancelar. Cierra la ventana.
  • No gracias. NO permite que Procore realice automáticamente la factura.
  • Sí. Permite a Procore completar automáticamente los importes de la factura. Procore incluye solo los montos del período de facturación actual. La factura está diseñada para facturar por 'División' y 'Código de costo'. También incluye automáticamente datos de las columnas 'Trabajo completo' y 'Materiales almacenados actualmente'.

Cuando haga clic en Sí en el mensaje de confirmación, los PDF de facturas relevantes y cualquier factura y costo indirecto archivos PDF adjuntos del período glossary-of-terms#Commitment de facturación del contrato seleccionado se combinarán en un solo archivo PDF y se adjuntarán automáticamente a su nueva factura aguas arriba en el campo Archivos adjuntos.

Cómo Procore usa sus datos para autocompletar la requisición 

Para que Procore complete correctamente una factura utilizando los montos de su factura y los costos indirectos para el período de facturación de un contrato, debe cumplirse lo siguiente:

Para importes de costos indirectos

  • Los montos de los costos indirectos deben tener el estatus de Aprobado.
  • La "Fecha de recepción" en la costo indirecto (consulte Crear un costo directo) debe estar entre la "Fecha de inicio" y la "Fecha de finalización" del período de facturación de una factura. Consulte Crear períodos de facturación automáticos y Crear períodos de facturación manuales. 
  • Solo costos indirectos de la herramienta Costos directos del proyecto se completan automáticamente. 
     Importante
    • Los usuarios pueden trabajar con su Punto de contacto de Procore para solicitar que el equipo de ERP de Procore configure un ajuste en el cliente de sincronización hh2 para establecer la "Fecha de contabilidad" o la "Fecha de transacción" del contrato Sage 300 CRE® como la "Fecha de recepción del costo directo" en Procore. Esto permite que las transacciones de costos de proyecto de su ERP sistema completen automáticamente las facturas del propietario en Procore para el período de facturación relevante. 
    • Para los clientes que utilizan  integraciones ERP, costos indirectos solo se pueden rellenar previamente en una factura del propietario cuando utilicen las integraciones de Procore +Sage 300 CRE® Viewpoint® Vista™Integración de Ryvit, o Procore + .

Para montos de requisiciones intermedios

Las facturas posteriores incluyen tanto las requisiciones subcontratista como las facturas del contratista creadas en la herramienta Contratos a nivel proyecto.

  • La factura intermedio debe estar asociada con el período de facturación de contrato seleccionado.
  • La factura intermedio debe tener un estatus de Aprobado, Aprobado como se anotó o Pendiente de aprobación del propietario.
  • La factura intermedio debe tener al menos una (1) partida.
  • Las partidas de la factura intermedio deben cumplir una de las siguientes condiciones: 
    • El código de costo y el tipo de costo en la partida deben coincidir con el código de costo y el tipo en la factura ascendente o costo indirecto partida.
      O
    • El código de costo de la partida debe ser miembro de la división. Por ejemplo, supongamos que hay una partida en una factura posterior para el código de costo 03-300 y una partida separada para la división 03. En este escenario, el monto de la partida para el código de costo 03-300 se copiará en la partida para la división 03.
       Precaución

      Si una factura intermedio tiene varias partidas en una requisición de subcontratista o costo indirecto partida que comparte el mismo código de costo y tipo de costo, es importante tener en cuenta que Procore duplicará el monto en ambas partidas en la factura aguas arriba, duplicando el monto en la factura.  Para evitar este comportamiento, es importante asegurarse de que solo tenga una partida por combinación de código de costo/tipo de costo.  

  • Si elige compilar una copia de seguridad de factura, Procore adjunta la copia de seguridad compilada a la factura intermedio. Si se utiliza la integración DocuSign©, la copia de seguridad también incluye archivos PDF. 

Para costos indirectos y montos de requisiciones intermedios

  • Una vez creada una factura de aguas arriba, no puede copiar automáticamente los valores de las facturas posteriores o costos indirectos a la factura de aguas arriba en otro momento. En su lugar, debe ingresar manualmente las cantidades.
  • Solo se copian las facturas intermedios y los montos costos indirectos. Si la factura posterior copiada y costo indirecto se revisa después de que se complete la copia acción, la factura aguas arriba no se actualiza con los montos revisados.
  • Si la método contable de un contrato se basa en unidades/cantidades, solo se basa en el valor. La cantidad NO se refleja en la factura de aguas arriba. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?

Información adicional

  • Los montos facturados para órdenes de cambio se completan automáticamente tomando valores de la factura intermedio e incluyéndolos en la factura ascendente cuando las partidas tienen lo siguiente:
    • El contrato o orden de cambio de los fondos y su orden de cambio de contrato correspondiente deben ser mismas partidas que el evento extraordinario que se crearon los ítems. Tenga en cuenta que sus proyectos deben tener habilitada la herramienta Eventos extraordinarios.
    • Las partidas tienen órdenes de cambio desglosadas por partida. De forma predeterminada, esta función está habilitada automáticamente a menos que su proyecto de Procore se haya creado antes del 29 de marzo de 2018. 
  • Al completar automáticamente los datos, estos datos se copian de las facturas posteriores (o costos indirectos) y se ingresan en la pestaña "Detalles" de su factura aguas arriba:
    • Los montos de la columna "Trabajo completado (este período)" en las facturas posteriores y costos indirectos se copian en la columna "Trabajo completado (este período)" de la factura aguas arriba.
    • Los montos de la columna "Materiales almacenados actualmente" en las facturas posteriores se copian en la columna "Materiales almacenados actualmente" de la factura anterior.