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Procore

Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados

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Objetivo

Configurar el Presupuesto estándar de Procore (Vista de reportes personalizados) para que funcione con la función de reportes personalizados en la herramienta Reportes a nivel de compañía y proyecto.

Fondo

Con la función de vista de presupuesto en la herramienta de administración de la compañía de Procore, puede crear una vista de presupuesto que luego se puede utilizar como fuente para crear reportes de presupuesto personalizados con la herramienta de reportes. El uso de este enfoque lo ayudará a generar reportes personalizados significativos que puede adaptar para satisfacer las necesidades comerciales específicas de su compañía. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permiso de usuario requerido :
    • Para crear un reporte de presupuesto personalizado y acceder a los datos presupuestarios de un proyecto:
      • "Administrador" en la herramienta Administrador de la compañía
        Y
      • "Estándar" o superiores en la herramienta Presupuesto del proyecto. 
    • Para ejecutar un reportes de presupuesto personalizado y ver los datos presupuestarios de un proyecto:
      • "Administrador" en la herramienta de Administrador de la compañía. 
  • Información adicional:
    • Como se detalla a continuación, primero debe configurar una nueva vista de presupuesto para usar con reportes personalizados. Para reconocerlo fácilmente, se recomienda que agregue "Vista de reportes personalizados" al título de la vista de presupuesto. 
    • Si cambia el nombre de su vista personalizada, busque la información sobre herramientas junto al nombre de la vista en la lista Vistas de presupuesto. La recomendación sobre herramientas mostrará este mensaje cuando pase el cursor del mouse sobre él: "Los reportes personalizados de presupuesto usarán columnas de esta vista. Las columnas se pueden configurar según sea necesario". 
    • Su "Vista de reportes personalizados" se puede utilizar para crear sus reportes de presupuesto personalizados. Se recomienda que utilice su vista personalizada, en lugar del reporte Resumen de partidas financieras.
  • Limitaciones:
    • Solo puede crear una (1) vista de reportes personalizados por cuenta de compañía de Procore.
    • En el caso de los proyectos integrados que no son de la ERP, se utiliza una columna de origen para extraer los datos de la herramienta de Costos indirectos cuando esta herramienta está activada y para extraer los datos de los Costos indirectos editables en línea cuando la herramienta de Costos indirectos está desactivada. Tenga en cuenta que el reporte solo extraerá los valores de los costos indirectos de un proyecto de acuerdo con la configuración actual de los costos indirectos de ese proyecto en particular.
    • Si la Vista de reporte personalizado utiliza el formato de “Porcentaje” para una columna, esos valores no se sumarán en el reporte personalizado.
  • Para compañías que utilizan la herramienta Integraciones de ERP:

Requisitos previos

  • Antes de que pueda crear las columnas calculadas que se muestran en este tutorial, primero deberá agregar las columnas ERP Origen. Para obtener más detalles, consulte Crear una columna de origen.

Pasos

Configurar una nueva vista de presupuesto para usar con reportes personalizados

  1. Vaya a la herramienta Administrador de la compañía. 
  2. En Configuraciones de la herramienta, haga clic enPresupuesto.
  3. Haga clic en Configurar nueva vista de presupuesto. 
  4. En Vistas estándar, seleccione Presupuesto estándar de Procore (Vista de reportes personalizados). 
     Notas
    • Por defecto, las columnas disponibles en el "Presupuesto estándar de Procore (Vista de reportes personalizados)" coinciden exactamente con las de la "Vista estándar de Procore" predeterminada.
    • Los cambios que realiza en una vista NO se reflejan automáticamente en la otra. Por ejemplo, si edita el "Presupuesto estándar de Procore (Vista de reportes personalizados)", esos cambios NO se reflejan automáticamente en la vista "Presupuesto estándar de Procore". 
    set-up-budget-view.png
     
  5. Edite el "Presupuesto estándar de Procore (Vista de reportes personalizados)" según sea necesario.
     Notas
    • Para obtener más información sobre las opciones que tiene al editar una vista del presupuesto, consulte Configurar una nueva vista del presupuesto.
    • Todas las columnas agregadas a una vista de presupuesto están disponibles cuando crea un reporte personalizado. Esto incluye columnas que están ocultas, visibles y ocultas. Es común que las columnas se oculten cuando se requiere el valor asociado con la columna para realizar una operación definida en una columna calculada visible. 
  6. Haz clic en Listo.
    Esto hace que cualquier cambio que haya realizado en 'Presupuesto estándar de Procore (vista de reportes personalizados)' esté disponible inmediatamente para su uso en la herramienta Reportes. 
    Ejemplo

    La siguiente ilustración muestra dónde puede encontrar las columnas de datos para su "Presupuesto estándar de Procore (Vista de reportes personalizados)" en la herramienta Reportes. 

    custom-budget-report.png

Beta   Establecer una columna de presupuesto para flujos de trabajo

La columna seleccionada será utilizada por flujos de trabajo personalizados para determinar si un paso condicional es verdadero o falso cuando se compara con el presupuesto. Consulte ¿Cuáles son los diferentes tipos de pasos en un flujo de trabajo personalizado?  

  1. Navegue hasta la vista de presupuesto de reportes personalizados.
  2.  En Configuración de columna , elija una columna de presupuesto para flujos de trabajo.
    Nota: Se debe agregar una columna a la vista de presupuesto de reportes personalizados antes de que aparezca como una opción.
    budget-view-workflow-column.png

Configurar una nueva vista de presupuesto para reportes personalizados con integraciones de ERP

Siga los pasos a continuación para configurar una nueva vista del presupuesto para reportes personalizados cuando la cuenta Procore de su compañía esté utilizando la herramienta Integraciones de ERP. Tenga en cuenta que los pasos que utilice a continuación dependen de si todos o algunos de los proyectos del portafolio de su compañía están utilizando la herramienta Integraciones de ERP para sincronizar los datos de Procore con un sistema de ERP integrado.

Vista de reportes personalizados con todos los proyectos ERP

Siga estos pasos cuando todos los proyectos de construcción de la cuenta Procore de su compañía se sincronicen con un sistema de ERP integrado. Si tiene una combinación de proyectos sincronizados y no sincronizados, consulte Vista de reportes personalizados con proyectos ERP mixtos.

  1. Complete los pasos en Configurar una vista de presupuesto de reportes personalizados
     Nota:
    Antes de que pueda crear las columnas calculadas que se muestran en este tutorial, primero deberá agregar las columnas ERP Origen. Para obtener más detalles, consulte Crear una columna de origen.
  2. Configure las siguientes columnas:
Costos de trabajos de ERP a la fecha

Esto agrega una columna calculada denominada "Costos de trabajos de ERP hasta la fecha". 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración de columna
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En Nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costos del trabajo a la fecha del ERP
    • Formato de columna. Moneda
    • Cálculo de columnas. Consulte la columna Configuración.  
  3. Coloque una marca de verificación en el cuadro Costos de trabajos de ERP hasta la fecha.
  4. Haga clic en Crear.

Detalle de costos indirectos de ERP
(+) Agregar
Requisiciones
Contrato ERP facturado

Esto agrega una columna de origen llamada 'Contrato ERP facturado'. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen.
  2. En Nueva columna de origen, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Contrato ERP facturado
    • Origen de la columna. Costos de proyecto de ERP
  3. Coloque una marca de verificación en la casilla Contrato ERP facturado. 
  4. Haga clic en Crear.
 N/D
Costos indirectos de la ERP

Esto agrega una columna calculada llamada 'Costos indirectos de ERP'. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En Nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costos indirectos de ERP
    • Formato de columna. Moneda
    • Cálculo de columnas. Consulte la columna Configuración.
  3. Haga clic en Crear.
 Costos de trabajo a la fecha de ERP
(-) Menos
Contrato ERP facturado
Costos proyectados

Esto agrega una columna calculada denominada "Costos proyectados'. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En Nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costos proyectados
    • Formato de columna. Moneda
    • Cálculo de columnas. Consulte la columna Configuración.
  3. Haga clic en Crear.
 Costos comprometidos
(+) Agregar
Detalle de costos indirectos de ERP
(+) Agregar
Cambios de costos pendientes
Opcional. Eliminar las columnas que no son de ERP

A continuación, elimine las columnas que no son de ERP:

  • En la barra lateral, seleccione Costos del trabajo hasta la fecha (no ERP) y haga clic en Borrar.
  • En la barra lateral, seleccione Costos indirectos (no ERP) y haga clic en Eliminar
    Nota: Si no puede eliminar esta columna inicialmente, primero cierre la vista de presupuesto haciendo clic en Listo. Una vez que vuelva a abrir la Vista de Reportes personalizados y vaya a "Configurar columnas", esta columna se puede eliminar.
  • En la barra lateral, seleccione Requisiciones(no-ERP) y haga clic en Eliminar.
Opcional. Reorganizar las columnas de la vista de presupuesto

Luego, puede reorganizar las columnas como desee utilizando una operación de arrastrar y soltar en las columnas de la vista de presupuesto. Cuando termine de configurar su vista de presupuesto, asegúrese de hacer clic en Listo. Ahora puede utilizar su nueva "vista de presupuesto ERP (vista de reportes personalizados)" cuando crea un reporte personalizado utilizando la herramienta Presupuesto como fuente de datos. Consulte Crear un reporte de compañía personalizado.

Vista de reportes personalizados con proyectos ERP mixtos

Si, durante la vida de un proyecto, se crearon costos indirectos en Procore, y luego se decidió integrar el proyecto y desactivar la herramienta de Costos indirectos, pueden seguir apareciendo valores de ambas fuentes para el proyecto en cuestión.

  1. Complete los pasos en Configurar una vista de presupuesto de reportes personalizados
  2. Configure las siguientes columnas:
Costos de trabajos de ERP a la fecha

Esto agrega una columna calculada denominada "Costos de trabajos de ERP hasta la fecha". 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración de columna
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En Nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costos del trabajo a la fecha del ERP
    • Formato de columna. Moneda
    • Cálculo de columnas. Consulte la columna Configuración.  
  3. Coloque una marca de verificación en el cuadro Costos de trabajos de ERP hasta la fecha.
  4. Haga clic en Crear.

Detalle de costos indirectos de ERP
(+) Agregar
Requisiciones
Contrato ERP facturado

Esto agrega una columna de origen denominada "Contrato de la ERP facturado". Si desea hacer coincidir el nombre de la versión que no es del ERP de esta columna, asígnele el nombre Requisición del ERP.contrato

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen.
  2. En Nueva columna de origen, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Contrato ERP facturado
    • Origen de la columna. Costos de proyecto de ERP
  3. Coloque una marca de verificación en la casilla Contrato ERP facturado. 
  4. Haga clic en Crear.
 N/D
Costos indirectos de la ERP

Esto agrega una columna calculada llamada 'Costos indirectos de ERP'. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En Nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costos indirectos de ERP
    • Formato de columna. Moneda
    • Cálculo de columnas. Consulte la columna Configuración.
  3. Haga clic en Crear.
 Costos de trabajo a la fecha de ERP
(-) Menos
Contrato ERP facturado
Costos proyectados

Esto agrega una columna calculada denominada "Costos proyectados'. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En Nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese el nombre: Costos proyectados
    • Formato de columna. Moneda
    • Cálculo de columnas. Consulte la columna Configuración.
  3. Haga clic en Crear.
 Costos comprometidos
(+)Agregar
Costos indirectos de ERP
(+) Agregar
Cambios de costos pendientes
Opcional. Cambiar el nombre de las columnas que no son de ERP

Si desea distinguir aún más las columnas no ERP de las versiones ERP similares, cambie el nombre de las columnas no ERP:

  • En la barra lateral, seleccione Costos del trabajo hasta la fecha (no ERP) , haga clic en Editar, nómbrelo nuevamente como Costos del trabajo hasta la fecha no ERP, haga clic en Actualizar.
  • En la barra lateral, seleccione Costos indirectos (no ERP), haga clic en Editar,  nómbrelo nuevamente Costos Indirectos no-ERP, haga clic en Actualizar.
  • En la barra lateral, seleccione Requisiciones (no ERP), haga clic en Editar, nómbrelo nuevamente Requisiciones no ERP, haga clic en Actualizar.
Opcional. Reorganizar las columnas de la vista de presupuesto

Luego, puede reorganizar las columnas como desee utilizando una operación de arrastrar y soltar en las columnas de la vista de presupuesto. Cuando termine de configurar su vista de presupuesto, asegúrese de hacer clic en Listo. Ahora puede utilizar su nueva "vista de presupuesto ERP (vista de reportes personalizados)" cuando crea un reporte personalizado utilizando la herramienta Presupuesto como fuente de datos. Consulte Crear un reporte de compañía personalizado.