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Procore

Establecer una Nueva vista del presupuesto

Objetivo

Crear una nueva vista del presupuesto para añadir a los proyectos de su compañía. 

Contexto

Con la función de vista del presupuesto de Procore en la herramienta de Administrador de la compañía, puede crear vistas personalizadas del presupuesto de su proyecto de construcción (es decir, un diseño visual personalizado para ver los datos del presupuesto). Esta "vista" puede incluir una amplia variedad de columnas de datos (por ejemplo, el monto del presupuesto original, las modificaciones del presupuesto, el presupuesto revisado, los cambios pendientes en el presupuesto y muchos más). También puede crear vistas múltiples para un solo proyecto, lo que le da la flexibilidad de incorporar una variedad de diseños diferentes para ver los datos de su presupuesto en Procore. Para configurar una o más vistas de presupuesto nuevas para su proyecto Procore, siga los Pasos a continuación como guía. 

 Recomendación
Además de asignar una vista de presupuesto a la herramienta de presupuesto del proyecto, también se puede utilizar como fuente de datos para reportes de presupuesto personalizados. Tenga en cuenta que si decide crear reportes personalizados utilizando una vista de presupuesto como fuente, cualquier usuario que desee ejecutar el reporte y ver sus datos debe recibir los permisos descritos en Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • "Administrador" en la herramienta Administrador de la compañía.
  • Información adicional:
  • Para compañías que utilizan la herramienta Integraciones de ERP: Mostrar / Ocultar 
    • Si la cuenta de su compañía utiliza la herramienta de integración de ERP, Procore le proporciona automáticamente una de las vistas del presupuesto que se nombran a continuación para su sistema de ERP integrado:
      • Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®: Vista de ERP
      • Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™. Presupuesto de costos directos de ERP de Procore 
      • QuickBooks®. Presupuesto de costos directos de ERP de Procore 
      • Sage 100 Contractor®. Presupuesto de costos directos de Procore ERP
      • Sage 300 CRE®. Presupuesto de costos directos de Procore ERP
        • Si su compañía utiliza la integración Procore + Sage 300 CRE® y desea sincronizar las transacciones de costos de proyecto de su proyecto desde Sage 300 CRE® a Procore,  se recomienda actualizar la vista del presupuesto de la ERP de Procore como se describe en Añada las columnas para la sincronización de las transacciones de costos de proyecto a una vista del presupuesto para integraciones de la ERP. 
    • Cualquier vista del presupuesto personalizada que cree para una integración de ERP debe contener todas las columnas de datos de la ERP necesarias. Esto asegura que Procore puede enviar los datos de presupuesto necesarios a la herramienta de integración de ERP de la compañía para su aceptación para la exportación al sistema de ERP integrado por un autorizador de contabilidad. Ver Enviar un Presupuesto a Integraciones de ERP para ser aceptado por Contabilidad.

Demostración

demo-setup-budget-view.gif

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador de la compañía. 
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Presupuesto
  3. Haga clic en Configurar una nueva vista de presupuesto.
  4. Complete los siguientes pasos en el orden recomendado:
    1. Configurar una vista de presupuesto estándar
    2. Nombre una vista de presupuesto
    3. Configurar las columnas para una vista de presupuesto
    4. Realice una vista previa de presupuesto
    5. Asigne una vista de presupuesto a proyectos

Configurar una vista de presupuesto estándar

 Nota
Procore ofrece a los nuevos clientes varias vistas de presupuesto estándar que contienen diferentes columnas. Este ejemplo le muestra cómo configurar la vista denominada "Presupuesto estándar de Procore", que se proporciona a todos los nuevos clientes de Procore. Sin embargo, puede utilizar cualquier Vista de presupuesto estándar como punto de partida para personalizar una vista de presupuesto que se adapte a sus necesidades comerciales específicas. 
  1. En la ventana "Configurar nueva vista de presupuesto'" en "Vistas estándar", resalte una de estas opciones:

    set-up-a-new-budget-view.png
    • Presupuesto estándar de Procore
      Esta es la vista predeterminada de la herramienta Presupuesto en todos los proyectos de Procore. Su nueva vista heredará todas estas columnas y podrá agregar o eliminar columnas más adelante: División, Proyectado Más/Menos, Categoría, Monto del presupuesto original Modificaciones del presupuesto, Proyecto, Subproyecto, OC aprobadas, Costos directos, Código de costo, Presupuesto revisado, Presupuesto proyectado, costos comprometidos, cambios de costos pendientes, costos proyectados, proyección para completar, costo estimado al finalizar y cambios de presupuesto pendientes
    • Vista de presupuesto en blanco
      Esta vista incluye un conjunto mínimo de columnas. Su nueva vista heredará estas columnas y podrá agregar o quitar columnas más adelante. Esta vista incluye las siguientes columnas: División, Código de costo, Categoría, Monto del presupuesto original, Modificaciones de presupuesto, Proyecto, Subproyecto y Proyección para completarVista de fuente no presupuestada. Esta vista muestra todas las fuentes financieras que están conectadas a un código de costo y tipo de costo y permite a los usuarios localizar fácilmente los ítems no presupuestados. 
    • Presupuesto estándar de Procore (varios niveles)
      Esta vista admite hasta cinco (5) niveles de códigos de costo (también conocidos como niveles, niveles de detalle, códigos, etc.). Esta estructura jerárquica proporciona a los clientes de Procore una cantidad significativa de flexibilidad para definir las estructuras de códigos de costos de la compañía y del proyecto. En el lado derecho de la ventana Configurar nueva vista de presupuesto, tenga en cuenta que cada nivel de código de costo en Procore tiene un nombre de columnacorrespondiente. 
    • Presupuesto de costos directos de ERP de Procore
      Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, puede configurar una vista que incluya estas columnas: División, Costos del proyecto hasta la fecha, Categoría, Monto del presupuesto original, Modificaciones del presupuesto, Proyecto, Subproyecto, OC aprobados, Costos directos, Código de costo, Presupuesto revisado, Presupuesto proyectado, Costos comprometidos, Cambios de costos pendientes, Costos proyectados, Proyección para completar, Costo estimado al finalizar, Proyectado sobre/por debajo de y Cambios de presupuesto pendientes. Nota: Si su compañía está utilizando la integración de Procore + Sage 300 CRE® y desea sincronizar las transacciones de costos de trabajo de su proyecto de Sage 300 CRE® a Procore, debe agregar las columnas descritas en Agregar las columnas para la sincronización de transacciones de costos de trabajo a una vista de presupuesto para integraciones de ERP para su vista de presupuesto.
    • Presupuesto estándar de Procore (Vista de reporte personalizada).
      Esta vista le permite ejecutar un reporte de presupuesto a nivel Compañía, permitiendo así que los datos se completen en reportes de presupuesto como el Tablero de evolución en la herramienta de Portafolio a nivel Compañía. También habilitará el Presupuesto como una herramienta en la herramienta de Reportes a nivel Compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para presupuestos personalizados.
       Notas
      • Después de crear una nueva vista de presupuesto, aparecerá con el nombre y la descripción que le proporcione en el área Mis vistas de la ventana Configurar nueva vista de presupuesto. Las vistas también están disponibles para usar como punto de partida cuando crea nuevas vistas de presupuesto. 
      • Tenga en cuenta que si decide crear reportes personalizados utilizando una vista de presupuesto como fuente, cualquier usuario que desee ejecutar el reporte y ver sus datos debe recibir los permisos descritos en Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.
  2. Haga clic en Crear .
    Esto abre una ventana de vista de presupuesto [Sin título #].
  3. Continue con el siguiente paso.

Nombrar una vista de presupuesto

  1. Nombre la vista de presupuesto de la siguiente manera:
    • Ver nombre. Escriba un nombre para la nueva vista. 
    • Ver descripción. Escriba una descripción para la nueva vista. 
       Nota
      Puede asignar la vista de presupuesto a uno (1) o más proyectos ahora usando las casillas de verificación en la lista desplegable Asignar a proyectos. También puede esperar para asignarla después de haber configurado las columnas. En este tutorial, la asignaremos a un proyecto después de que se complete la configuración de la columna. 
  2. Continúe con el siguiente paso. 

Configurar las columnas para una vista de presupuesto

Tiene varias opciones a la hora de configurar las columnas que aparecen en su vista de presupuesto. Estas opciones se describen a continuación.

Mostrar y ocultar columnas

Hay tres tipos de columnas disponibles para usar en vistas de presupuesto: Presupuesto estándar, Calculado y Fuente. 

  1. En la ventana de vista de presupuesto nuevo, haga clic en Configurar columnas.
    Esto abre la ventana Configurar columnas. 
  2. En Presupuesto estándar, Calculado y Fuente, tiene estas opciones:

    show-hide-columns.png
     
    • Para mostrar una columna en la vista de presupuesto, coloque una marca de verificación en una casilla para incluir la columna en la vista de presupuesto. 
    • Para ocultar una columna de la vista de presupuesto, quite la marca de verificación de una casilla para excluir que la columna se muestre en la vista de presupuesto. 
  3. Elija entre estas opciones:
    • Para guardar sus cambios y dejar de configurar columnas, haga clic en cerrar (x) en la esquina superior derecha de la ventana Configurar columnas. 
      O
    • Para continuar configurando columnas, continúe con las siguientes secciones. 

Crear una columna calculada

Una columna calculada le permite usar dos (2) o más columnas le permite elegir un formato de valor (por ejemplo, Moneda, Número o Porcentaje). También le permite escribir expresiones simples para realizar operaciones usando dos o más valores de las columnas de datos disponibles. Las operaciones que puede realizar son sumar (+), restar (-), multiplicar (*) o dividir (/).

  1. Elija una de estas opciones:
    • Haga clic en + Crear columna calculada.
      O
    • Haga clic en Crear en la parte superior derecha y elija Calculado
  2. En Nuevo nombre de columna, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Ingrese un nombre para su nueva columna calculada.
    • Formato. Elija un formato para el resultado de su nueva columna calculada. Sus opciones incluyen:
      • Moneda: Formatea el valor de la nueva columna para que muestre dos puntos decimales de números en una columna. Por ejemplo: $ 2,400,999.00
      • Número: Formatea el valor de la nueva columna como un número entero. Por ejemplo: 2,400,000
      • Por ciento Formatea el valor de la nueva columna como porcentaje. Por ejemplo: 240.000.000,00%
  3. En la primera lista Elija una columna, seleccione una de las columnas disponibles. 
  4. En la lista de operaciones, elija el operador que desea aplicar:
     Nota
    Los cálculos siempre siguen el orden matemático de las operaciones, que es multiplicar y dividir antes de sumar o restar. 
    • Sumar (+)
    • Restar (-)
    • Multiplicar (*)
    • Dividir (/)
  5. Seleccione la segunda columna en el cálculo de la siguiente lista Elija una columna
  6. Continúe agregando operadores y columnas hasta que su cálculo esté completo.
  7. Haga clic en Crear para guardar la nueva columna calculada.
     Nota
    • El nuevo cálculo aparece en la parte inferior de la lista Calculados a la izquierda.
    • La nueva columna está resaltada y aparece una marca de verificación en su cuadro para que se muestre por defecto en su vista. Puede ACTIVARLA / DESACTIVARLA según sea necesario.
    • La nueva columna aparecerá en el extremo derecho de la vista en la herramienta Presupuesto del proyecto.

Crear una columna de origen

Una columna de origen extrae sus valores directamente de una columna de datos en una de las herramientas de proyecto de Procore. También tiene una variedad de opciones de fuentes. La mayoría de las opciones de fuente también le brindan la habilidad de elegir configuraciones avanzadas para filtrar y refinar los datos en su vista de presupuesto.

  1. Elija una de estas opciones:
    • Haga clic en + Crear columna calculada.
      O
    • Haga clic en Crear en la parte superior derecha y elija Origen
  2. En Nuevo nombre de columna, haga lo siguiente:
    1. Nombre de la columna. Ingrese un nombre para su nueva columna de origen.
    2. Origen de la columna. Elija la columna de origen que desea utilizar. Sus opciones incluyen:
      • Primario. Esta opción obtiene sus datos de la herramienta Contratos primarios. Tiene estas opciones:
        • Contrato primario. Coloque una marca de verificación en esta casilla para incluir el monto del contrato primario en la vista del presupuesto. 
        • Órdenes de cambio. Coloque una marca de verificación en esta casilla para incluir Órdenes de cambio de contrato primario (OCCP) en la vista de Proyección. También puede colocar una marca de verificación en las siguientes casillas para aplicar estos filtros:
          • Estatus. Para filtrar los datos en la columna para incluir solo los OCCP que coinciden con los estatus seleccionados, coloque una marca de verificación en una o más casillas. Para obtener más información sobre cada estatus, consulte Crear una orden de cambio de contrato primario (OCCP).
          • Alcance. Para filtrar los datos de la columna por el alcance de la orden de cambio, coloque una marca de verificación en el cuadro Por determinar , Dentro del alcance , Fuera del alcance o Sin alcance asociado. Para obtener más información sobre los alcances, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal (OCCP).
      • Cantidad por unidad primaria Esta opción obtiene sus datos de la cantidad por unidad en las órdenes de cambio. Tiene las siguientes opciones:
        •  Cantidad de unidades de órdenes de cambio de contrato primario (PCCO). Coloque una marca de verificación en esta casilla para incluir la cantidad por unidad de los PCCO en la vista de presupuesto. También puede colocar una marca de verificación en los siguientes campos para aplicar estos filtros:
          • Estatus. Para filtrar los datos en la columna para incluir solo los OCCP que coinciden con los estatus seleccionados, coloque una marca de verificación en una o más casillas. Para obtener más información sobre cada estatus, consulte Crear una orden de cambio de contrato primario (OCCP).
          • Alcance. Para filtrar los datos de la columna según el alcance del OCCP, coloque una marca de verificación en una o más casillas. Tiene las siguientes opciones:
            • TBD. Este valor se establece en OCCP con la herramienta Eventos extraordinarios. 
            • En alcance. Este valor se establece en OCCP con la herramienta Eventos extraordinarios. 
            • Fuera de alcance. Este valor se establece en OCCP con la herramienta Evento extraordinario. 
            • Sin alcance asociado. Coloque una marca de verificación en esta casilla cuando se cumpla una de las siguientes condiciones:
              • La herramienta Eventos extraordinarios está deshabilitada en sus proyectos.
                O
              • La herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en sus proyectos, pero las partidas de orden de cambio de su proyecto NO están asociadas con una partida de evento extraordinario. 
        • Cantidad unitaria de órdenes de cambio potenciales . Coloque una marca de verificación en esta casilla para incluir la cantidad de unidades de los PCO principales en la vista de presupuesto. También puede colocar una marca de verificación en los siguientes campos para aplicar estos filtros:
           Nota
          En Procore, las órdenes de cambio potenciales solo se utilizan cuando la herramienta Contratos primarios está configurada para usar una estructura de órdenes de cambio de 2 o 3 niveles. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio? y configurar el número de niveles de orden de cambio de contrato primario.
          • Estatus. Para filtrar los datos en la columna para incluir solo los OCCP que coinciden con los estatus seleccionados, coloque una marca de verificación en una o más casillas. Para obtener más información sobre cada estatus, consulte Crear una orden de cambio de contrato primario (OCCP).
          • Alcance. Para filtrar los datos de la columna por el alcance de la orden de cambio, coloque una marca de verificación en el cuadro Por determinar , Dentro del alcance , Fuera del alcance o Sin alcance asociado. Para obtener más información sobre los alcances, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal (OCCP).
      • Contrato
        • De manera predeterminada, las Órdenes de cambio muestran el valor del nivel más bajo.
        • El filtro "No asociado al alcance" debe ser usado para cualquiera de los dos:
          • Proyectos que utilizan la herramienta de Eventos extraordinarios con una partida de orden de cambio que no está asociada con una partida de evento extraordinario.
            O
          • Proyectos en los que la herramienta de Eventos extraordinarios está desactivada.
        • Las opciones de "Alcance" para las órdenes de cambio se obtienen de la herramienta de Eventos extraordinarios..
        • Coloque una marca de verificación en las casillas Contratos, Contratos de orden de compra o Órdenes de cambio para extraer los datos de la columna de la herramienta Contratos del proyecto. Luego seleccione los filtros deseados.
          Notas:
      • Costos directos
        Coloque una marca de verificación en el cuadro Costo directo para extraer los datos de la columna de la herramienta Costo directo del proyecto.
        Notas:
      • Factura del propietario
        Coloque una marca de verificación en el cuadro Factura del propietario para extraer los datos de la columna de la Factura del propietario más reciente de un contrato primario. Puede seleccionar una fuente "Neto" que son los valores del "Total completado y almacenado hasta la fecha - Retención actualmente retenida" y los valores de la fuente "Bruto" que son los valores del "Total completado y almacenado hasta la fecha".
      • Costos de proyecto de la ERP
        Ponga una marca en las casillas Costos del trabajo de la ERP a la fecha o Contrato de la ERP facturado.
        Notas:
        • Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integración de ERP, puede aplicar estas opciones a su vista del presupuesto.
        • Si la vista se asigna a un proyecto que no está integrado en la ERP, estas columnas estarán en blanco cuando se vea la vista del presupuesto en la herramienta de Presupuesto. 
      • Requisiciones
        Coloque una marca en las casillas de verificación Requisiciones. Puede seleccionar una fuente "Neto" que son los valores del "Total completado y almacenado hasta la fecha - Retención actualmente retenida" y los valores de la fuente "Bruto" que son los valores del "Total completado y almacenado hasta la fecha".
  3. Haga clic en Crear para guardar la nueva columna de origen.

Editar una columna

  1. En la ventana Configurar columnas, haga clic en la columna Presupuesto estándar, Calculado o Fuente que desea editar. 
  2. Cuando aparezcan los detalles de la columna, haga clic en Editar.
  3. Según el tipo de columna, puede actualizar los detalles según sea necesario:
    • Columnas de presupuesto estándar . Puede cambiar el nombre de la columna.
    • Columnas calculadas. Puede cambiar el nombre de la columna, el formato y los cálculos.
    • Columnas de origen. Puede cambiar el nombre de la columna, la fuente de la columna y otras opciones avanzadas según estén disponibles para la selección.
       Recomendación
      También puede editar columnas en el modo de vista previa; consulte el siguiente paso para obtener más detalles. 
  4. Elija entre estas opciones:
    • Para actualizar la columna ya existente, haga clic en Actualizar.
      O
    • Para mantener la columna ya existente y guardar los cambios como una nueva columna, haga clic en Guardar como nueva

Eliminar una columna

Puede eliminar las columnas que desee eliminar de forma permanente de una vista de presupuesto. Sin embargo, si simplemente no desea que se muestre una columna, se recomienda que oculte la columna como se describe en Mostrar y ocultar columnas .

  1. En la ventana Configurar columnas, resalte la columna Presupuesto estándar, Calculado o Fuente que desea eliminar. 
     Nota
    Una columna no se puede eliminar si se utiliza en el cálculo de otra columna. Aparece un mensaje de advertencia para informarle de cualquier condición que exista que le impida eliminar una columna. 
  2. Haga clic en Eliminar
  3. En el mensaje de confirmación que aparece, haga clic en Eliminar columna .

Completar la configuración de la columna

La ventana Configuración de columna guarda automáticamente la configuración de mostrar/ocultar y cualquier disposición que establezca para las columnas Presupuesto estándar, Calculado y Fuente. Cuando esté listo para cerrar la ventana de configuración de la columna, simplemente haga clic en el símbolo de cerrar (x) en la esquina superior derecha. 

Realice una vista previa de presupuesto

Después de cerrar la ventana Configurar columnas, el sistema lo regresa a la ventana de la nueva vista de presupuesto. En Configuración de columna, puede tener una idea de cómo se verá su vista de presupuesto en Procore, seleccionando un proyecto de la lista desplegable Vista previa con proyecto

Asignar una vista de presupuesto a proyectos

Después de obtener una vista previa de la vista de su presupuesto y determinar que se adapta a las necesidades de su negocio, puede asignarle uno o más proyectos de Procore. 

    Haga clic en la lista desplegable Asignar a proyectos.

    assign-to-projects.png
     
  1. Coloque una marca de verificación en la casilla junto a una o más de las siguientes opciones:
    1. Todos los proyectos seleccionados. Esto asigna la nueva vista de presupuesto a todos sus proyectos de Procore. 
    2. Todos los proyectos que utilizan costos directos de ERP. Esto asigna la nueva vista de presupuesto a los proyectos que utilizan la vista de presupuesto de Costos directos de ERP. 
    3. Todos los proyectos que utilizan los costos directos de Procore. Esto asigna la nueva vista de presupuesto a los proyectos que utilizan la herramienta Costos directos a nivel proyecto. 
    4. [Proyectos individuales]. Esto asigna la nueva vista de presupuesto solo a los proyectos que seleccione. 
  2. Haga clic en Hecho.