Saltar al contenido principal
Procore

(Beta) Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada

 En versión beta
Esta página detalla la funcionalidad que no está disponible en el entorno de producción de Procore. El acceso a las funciones documentadas aquí está limitada a clientes específicos de Procore que hayan firmado el acuerdo requerido para participar en el programa Beta de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía de Procore. El contenido de esta página es únicamente con fines informativos y todo el contenido de esta página está sujeto a cambios sin previo aviso. Para obtener más información, consulte Acerca del programa Beta de flujos de trabajo.
 Importante
Este artículo describe los pasos para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Algunas funciones enumeradas se encuentran en una versión beta cerrada y es posible que no estén disponibles. Para obtener más información sobre qué herramientas están disponibles en la versión beta abierta, consulte Acerca del programa beta de flujos de trabajo.

Objetivo 

Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel compañía:
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
        O
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía con el permiso granular "Ver flujos de trabajo personalizados" y "Crear y editar plantillas de flujo de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.

Pasos

Agregar un flujo de trabajo personalizado

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. Haga clic en el botón Crear.
  3. En el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo", haga lo siguiente:
    • Nombre *. Ingrese un nombre para su nuevo flujo de trabajo.
    • Herramienta *. Seleccione la herramienta y el ítem para los que está creando el nuevo flujo de trabajo.
      • Requisición
      • Correspondencia/Herramientas personalizadas
         Nota: Si selecciona Correspondencia/Herramientas personalizadas, también se le pedirá que elija un tipo antes de continuar con el siguiente paso.
      • Contrato primario
      • Contrato
      • Orden de compra
      • Cambio del presupuesto
      • Orden de cambio de contrato primario: un solo nivel
      • orden de cambio del contrato - Nivel único
      • Orden de Cambio Potencial Primaria
      • Orden de Cambio Potencial del Contrato
  4. Haga clic en Crear.
    Procore abre automáticamente el creador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted. 

Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo personalizado 

  1. Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará para el comienzo del flujo de trabajo. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. En el creador de flujo de trabajo, nombre el primer paso del flujo de trabajo de la siguiente manera:
    • Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso "Sin título" en el panel derecho. 

      O
    • Haga clic en el título actual en el panel derecho y escriba sobre el paso "Sin título".
  3. Opcional: Si está utilizando un paso de condición para el paso inicial, consulte Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado.
  4. En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
  • Rol de persona asignada*. Seleccione un rol o grupo de la lista desplegable. Sus opciones para roles son:
    • Creador del ítem
    • Contacto de factura
    • Asignado a 
    • Agregar asignado en el rol del proyecto
    • Revisor designado
  • Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días hábiles de días hábiles de la lista desplegable. La opción predeterminada de Procore es Días calendario. Esto define la cantidad de días en que el "Rol de persona asignada" debe completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pase la cantidad de días, Procore envía un recordatorio automatizado una vez por día hasta que se complete el paso.
  • Estatus del ítem*. Seleccione el estatus en el que el ítem debe estar en la lista desplegable. Esto define el estatus en el que debe estar el contrato antes de que se pueda realizar el paso en el flujo de trabajo personalizado. Sus opciones para este paso inicial son:
    • Borrador
    • Fuera de licitación
    • Fuera de firma
  • Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____.  Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados anteriormente. Los grupos predeterminados incluyen:
    • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
    • Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
    • Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
  1. Elija entre las siguientes opciones para agregar los siguientes pasos a su flujo de trabajo personalizado:

Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado 

Los pasos de condición permiten que una ruta de flujo de trabajo se enrutar de manera diferente según si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación. 

  1. Resalte un paso existente en el flujo de trabajo personalizado o haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png icono en un paso en el creador de flujo de trabajo y elija "Condicional".
    O
    En la sección "Respuestas" en el panel derecho de un paso existente, haga lo siguiente:
    • Si la respuesta es. Seleccione la respuesta deseada de la lista desplegable. Estas opciones corresponden al acciones realizado por el "Rol de persona asignada" asignado al paso de flujo de trabajo.
      • Devolución
      • Rechazar
      • Aprobar
    • Ir a paso. Seleccione el tipo de paso que desea crear.
    • Haga clic en Agregar paso.Nota: Si ya ha creado el paso condicional que desea utilizar, puede seleccionarlo de la lista desplegable "Ir a paso" en lugar de hacer clic en Agregar paso.
  2. Elija Paso de condición de la lista de tipos de pasos y nombre el paso.
  3. Haga clic en Crear nuevo paso.
  4. Después de crear el paso condicional, haga clic en él en el creador de flujo de trabajo para comenzar a definir las condiciones:
    • Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta
      • Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto especificado, querrá elegir esta opción e ingresar una cantidad en el campo a la derecha.
        O
      • Menos que. Si desea que el paso funcione cuando el arrendatario es inferior a un número especificado.
      • Es. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un campo determinado para un campo personalizado.
      • Está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marca una casilla de verificación de campo personalizado.
      • Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elija una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
  • Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso.
  • De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso. Este es el paso que será el siguiente si no se cumplen las condiciones del paso.

Declaraciones condicionales por herramienta

Cambios de presupuesto... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Monto El monto total de las partidas del presupuesto que se aprueban.

Contratos... Mostrar/ocultar   

Condición Definición Ejemplo
Monto del contrato original El monto total de partidas del contrato que se aprueba.

Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.

Cantidad total de objetos de costo aprobados

El monto total de partidas de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados

Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos está por encima o por debajo de un monto especificado.

Monto total de todos los objetos de costo

La cantidad total de partidas de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes = cantidad total de todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada

Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto sobre presupuesto en objetos de costos aprobados

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*

Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + Costos indirectos aprobados y pendientes - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto sobre el presupuesto por una cantidad específica.*

% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *

% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*

Órdenes de cambio del contrato... Mostrar/ocultar    

Condición Definición Ejemplo
Monto El monto total del SOV de la orden de cambio aprobado.

Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.

Cantidad total de objetos de costo aprobados

El monto total de partidas de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados

Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos está por encima o por debajo de un monto especificado.

Monto total de todos los objetos de costo

La cantidad total de partidas de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes = cantidad total de todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada

Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto sobre presupuesto en objetos de costos aprobados

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*

Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo

El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + Costos indirectos aprobados y pendientes - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto sobre el presupuesto por una cantidad específica.*

% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados

Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *

% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos.

Fórmula... Mostrar/ocultar   

(Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo

Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*

Correspondencias/Herramientas personalizadas... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Valor de impacto en el costo El monto ingresado en el campo "Impacto en el costo" en el ítem de correspondencia.

Contratos primarios... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Monto del contrato original El monto total de partidas del contrato que se aprueba.

Órdenes de cambio de contrato primario... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Monto El monto total del SOV de la orden de cambio aprobado.

Requisiciones... Mostrar/ocultar   

Condición Definición
Monto neto El monto facturado en la factura con retención aplicada.
Valor del contrato original El contrato de monto del SOV original asociado con la factura.

*Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en la cantidad total de la columna de presupuesto seleccionada en la Vista de presupuesto de reportes personalizados ubicada en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.

 

Agregar un paso de respuesta a un flujo de trabajo personalizado  

  1. Haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso.
     Propina

    También se pueden realizar nuevos pasos al crear respuestas para los pasos existentes. En el menú desplegable "Ir a paso", elija Agregar paso.

  2. Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
    • Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
      O
    • Haga clic en el cuadro de texto en el panel derecho y escriba un título.
  3. En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
    • Rol de persona asignada*. Seleccione un rol o grupo de la lista desplegable. De forma predeterminada, "Creador del ítem" es la única opción disponible. Para contratos, un "Creador de ítems" es la persona que creó un contrato en un proyecto.
    • Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días hábiles de días hábiles de la lista desplegable. La opción predeterminada de Procore es Días calendario. Esto define la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pase la cantidad de días, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso. 
    • Estatus del ítem*. Seleccione el estatus en el que debe estar el ítem para activar el paso en el flujo de trabajo.
    • Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____.  Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados anteriormente. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo.Los grupos predeterminados incluyen:
  • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  • Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
  • Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.

Agregar un paso final (exitoso) a un flujo de trabajo personalizado 

Un paso final define el final de un flujo de trabajo. Por ejemplo, en su flujo de trabajo de contrato, agregaría un paso final para indicar que se ha aprobado un contrato o orden de compra y que se han cumplido todas las condiciones. Un paso final indica que el flujo de trabajo personalizado está completo.

  1. Haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (exitoso). 
    • Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
      • Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
        O
      • Haga clic en el cuadro de texto en el panel derecho y escriba un título.
  2. En el panel derecho, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
    • Estatus del ítem*.
      • Aprobado
      • Completo
    • Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo.Los grupos predeterminados incluyen:
  • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  • Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
  • Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
  1. Elija entre estas opciones:
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Agregar un paso final (no se llevó a cabo correctamente) a un flujo de trabajo personalizado 

  1. Haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (no exitoso). 
    • Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
      • Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
        O
      • Haga clic en el cuadro de texto en el panel derecho y escriba un título.
  2. En el panel derecho, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
    • Estatus del ítem*.
      • Rescindido
      • Anulado
    • Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo.Los grupos predeterminados incluyen:
  • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  • Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
  • Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
  1. Elija entre estas opciones:
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.