(Beta) Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada

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Esta página detalla la funcionalidad que no está disponible en el entorno de producción de Procore. El acceso a las funciones documentadas aquí está limitada a clientes específicos de Procore que hayan firmado el acuerdo requerido para participar en el programa Beta de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía de Procore. El contenido de esta página es únicamente con fines informativos y todo el contenido de esta página está sujeto a cambios sin previo aviso. Para obtener más información, consulte Acerca del programa Beta de flujos de trabajo.

Importante

Este artículo describe los pasos para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Algunas funciones enumeradas se encuentran en una versión beta cerrada y es posible que no estén disponibles. Para obtener más información sobre qué herramientas están disponibles en la versión beta abierta, consulte Acerca del programa beta de flujos de trabajo.

Objetivo

Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

Aspectos a tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Para ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel compañía:
  - Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
    O
  - Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía con el permiso granular "Ver flujos de trabajo personalizados" y "Crear y editar plantillas de flujo de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.

Pasos

Agregar un flujo de trabajo personalizado

Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
Haga clic en el botón Crear.
En el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo", haga lo siguiente:
- Nombre *. Ingrese un nombre para su nuevo flujo de trabajo.
- Herramienta *. Seleccione la herramienta y ítem para la que está creando la nueva flujo de trabajo.
  - Requisición
  - Correspondencia/Herramientas personalizadas
    Nota: Si selecciona Correspondencia/Herramientas personalizadas, también se le pedirá que elija un tipo antes de continuar con el siguiente paso.
  - Contrato primario
  - Contrato
  - Orden de compra
  - Cambio del presupuesto
  - Orden de cambio de contrato primario: un solo nivel
  - Orden de cambio de contrato primario: dos o tres niveles
  - orden de cambio del contrato - Nivel único
  - orden de cambio del contrato - Dos o tres niveles
  - Orden de Cambio Potencial Primaria
  - Orden de Cambio Potencial del Contrato
  - Administración de documentos
Haga clic en Crear.
Procore abre automáticamente el creador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.

Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo personalizado

Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará al inicio del flujo de trabajo.
Siga las instrucciones del tipo de paso seleccionado:
- Agregar un paso de respuesta a un flujo de trabajo personalizado
- Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado

Agregar un paso de respuesta a un flujo de trabajo personalizado

Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione Paso de respuesta.
- Estatus del ítem. Ingrese el estatus del ítem que se asociará con este paso de flujo de trabajo.
- Días para completar. Ingrese la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso del flujo de trabajo. Luego seleccione Días calendario o Días hábiles de la lista desplegable. Una vez que pase el número de días establecidos, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados en Días para completar. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
Ingrese la siguiente información en la sección Personas asignadas :
- Rol de persona asignada. Seleccione el rol del usuario asignado a este paso.
  - Opcional: Haga clic en Crear rol de plantilla para crear un rol único para este flujo de trabajo personalizado.
- Tipo de decisión. Seleccione el tipo de decisión que se está realizando para este paso:
  - El primer responder decide. Puede haber varias personas asignadas pero solo se requiere una respuesta para progresar al siguiente paso en el flujo de trabajo.
  - Múltiples respuestas deciden. Puede haber varias personas asignadas y varias respuestas. Puede determinar el siguiente paso cuando todos los responder (no asignados) seleccionen la misma respuesta. También puede elegir el siguiente paso cuando todos los responder no estén de acuerdo.
Ingrese la siguiente información en la sección Respuestas :
- Si la respuesta es O si todos los responderes deciden. Seleccione una respuesta de la lista.
- Ir a paso. Seleccione otro paso de flujo de trabajo para convertirse en el paso actual si se elige la respuesta anterior.
  - Opcional: Haga clic en Agregar paso si desea que el flujo de trabajo avance a un paso que aún no se haya creado. Se le pedirá que elija un tipo y un nombre para el nuevo paso.
- De lo contrario. Si el tipo de decisión se establece en Múltiples respuestas decide, seleccione o cree el siguiente paso en el flujo de trabajo si las respuestas NO son afirmativas.
Repita el paso anterior para continuar agregando respuestas a este paso del flujo de trabajo.
Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado

Los pasos de condición permiten que una ruta de flujo de trabajo se enrutar de manera diferente según si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación.

Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione Paso de condición.
- Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
  - Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para montos mayores o iguales a un monto especificado, querrá elegir esta opción e ingresar una cantidad en el campo a la derecha.
    O
  - Menos que. Si desea que el paso funcione cuando el arrendatario es inferior a un número especificado.
  - Es. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un campo determinado para un campo personalizado.
  - Está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marca una casilla de verificación de campo personalizado.
  - Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elija una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
- Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso.
- De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso . Este es el paso que se realizará junto en el flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones del paso actual.
Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Declaraciones condicionales por herramienta

Cambios de presupuesto... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Monto	El monto total de las partidas del presupuesto que se aprueban.

Contratos... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto del contrato original	El monto total de partidas del contrato que se aprueba.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Cantidad total de objetos de costo aprobados	El monto total de partidas de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados	Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos está por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo	La cantidad total de partidas de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes = cantidad total de todos los objetos de costo	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto sobre presupuesto en objetos de costos aprobados	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + Costos indirectos aprobados y pendientes - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto sobre el presupuesto por una cantidad específica.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en el.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo.	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio del contrato... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto	El monto total del SOV de la orden de cambio aprobado.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Cantidad total de objetos de costo aprobados	El monto total de partidas de los contratos "Aprobados", las órdenes de cambio del contrato y los costos indirectos del proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados = cantidad total de objetos de costo aprobados	Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos está por encima o por debajo de un monto especificado.
Monto total de todos los objetos de costo	La cantidad total de partidas de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos en el proyecto. La cantidad de partidas del ítem del flujo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes = cantidad total de todos los objetos de costo	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el monto total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos de cualquier estatus están por encima o por debajo de una cantidad especificada
Monto por encima del presupuesto en objetos de costo aprobados	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados - Monto total del presupuesto = Monto sobre presupuesto en objetos de costos aprobados	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por una cantidad específica.*
Monto por encima del presupuesto en todos los objetos de costo	El monto total del presupuesto del proyecto restó del monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + Costos indirectos aprobados y pendientes - Monto total del presupuesto = Monto adicional del presupuesto en todos los objetos de costo	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto sobre el presupuesto por una cantidad específica.*
% del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por la cantidad total combinada de Contratos "Aprobados", Órdenes de cambio del contrato y Costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Contratos aprobados + OCC aprobados + Costos indirectos aprobados) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a objetos de costos aprobados	Enruta la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se aprueba y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	El porcentaje del monto total del presupuesto del proyecto utilizado por el monto total combinado de todos los contratos "Aprobados" y "Pendientes", órdenes de cambio del contrato y costos indirectos. Fórmula... Mostrar/ocultar (Contratos aprobados y pendientes + OCC aprobados y pendientes + costos directos aprobados y pendientes) ÷ monto total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de costo	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que está aprobado y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos indirectos van a tomar su proyecto por un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en el conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo.	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Correspondencias/Herramientas personalizadas... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Valor de impacto en el costo	El monto ingresado en el campo "Impacto en el costo" en el ítem de correspondencia.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en el conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo.

Contratos primarios... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto del contrato original	El monto total de partidas del contrato que se aprueba.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en el conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo.	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio de contrato primario... Mostrar/ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Monto	El monto total del SOV de la orden de cambio aprobado.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación según la cantidad del contrato que se aprueba.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos Selección única y Selección múltiple deben estar marcados como Obligatorios* en el conjunto de campos configurables.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo basado en el valor del campo personalizado tal como se configura dentro del creador de plantilla de flujo de trabajo.	Enrutar la ruta de aprobación del flujo de trabajo basada en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Nº de edificio". Si el "Nº de construcción" es 2, enruta el flujo de trabajo a John. Si el "Nº de edificio" es 1, enruta el flujo de trabajo a Susan.

Requisiciones... Mostrar/ocultar

Condición	Definición
Monto neto	El monto facturado en la factura con retención aplicada.
Valor del contrato original	El contrato de monto del SOV original asociado con la factura.

*Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en la cantidad total de la columna de presupuesto seleccionada en la Vista de presupuesto de reportes personalizados ubicada en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para reportes personalizados.

Agregar un paso final (exitoso) a un flujo de trabajo personalizado

Un paso final define el final de un flujo de trabajo. Un paso final indica que el flujo de trabajo personalizado está completo.

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (exitoso).
Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Estatus del ítem. Seleccione Aprobado o Completo.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Agregar un paso final (no se llevó a cabo correctamente) a un flujo de trabajo personalizado

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el creador de flujo de trabajo y elija Paso final (no exitoso).
Ingrese la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Ingrese un nombre para el paso.
- Estatus del ítem. Seleccione Terminado.
- Opcional: Destinatarios de notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
  - Creador del ítem. Un creador de ítems es un usuario de Procore que creó el ítem en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador" del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Siguiente paso

Asignar un flujo de trabajo personalizado a un proyecto

Ver también

Configurar una plantilla de flujo de trabajo personalizada en un proyecto