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Procore

Adjudicar una Oferta Ganadora y convertirla en una Orden de compra

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Si su proyecto se ha actualizado a la experiencia mejorada de administración de ofertas, consulte Adjudicar una oferta y convertirla en un contrato o orden de compra para conocer los pasos actualizados. 

Objetivo

Para seleccionar una oferta ganadora y convertirla en una nueva orden de compra.

Fondo

Cuando selecciona una oferta ganadora, tiene la opción de convertirla en una orden de compra como se muestra a continuación. Después de la conversión, también puede enviar la orden de compra por correo electrónico al proveedor al que se le otorgó el alcance del trabajo.

Alternativamente, también puede convertir una oferta ganadora en un subcontrato. Para obtener más información, consulte Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un subcontrato.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta de licitación del proyecto
      Y
    • Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  
    • Se admite el botón Convertir en orden de compra.
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema ERP integrado, debe establecer el tipo de costo del código de costo (consulte ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto 'Tipo de costo') en las órdenes de compra de la siguiente manera:
      • Integración de Procore. Utilice el tipo de costo del código de costo predeterminado configurado para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación.
      • Integración de Ryvit. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para Viewpoint® Vista™
      • QuickBooks® Desktop . El tipo de costo para las órdenes de compra siempre debe establecerse en Otra 'O'.
      • Sage 100 Contractor®. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Configurar ajustesicons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para la orden de compra
      • Sage 300 CRE®. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Configurar ajustesicons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para la orden de compra.
      • Xero™. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.

Requisitos previos

  • Agregue la herramienta Contratos al proyecto. Consulte Agregar y quitar herramientas de proyecto.
  • Para otorgar una orden de compra al licitante ganador, se debe cumplir lo siguiente:
    • La Hoja de Oferta debe haber pasado su fecha/hora de vencimiento.
    • Se debe presentar al menos una (1) oferta de un licitante invitado.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Licitación del proyecto.
  2. Localice su paquete de ofertas.
  3. Haga clic en Ver.
  4. En la pestaña Licitadores, ubique la empresa con la oferta ganadora.
  5. Haga clic en Ver.
    view-bidder.png
  6. En la barra lateral derecha, haga clic en Convertir en orden de compra.

    convert-bid-to-purchase-order.png

    Notas:
    • La compañía con la oferta ganadora se agrega automáticamente al Directorio del proyecto en la cuenta de Procore de su compañía. Los usuarios individuales asociados con la compañía NO se agregan automáticamente al Directorio del proyecto.
    • Si la conversión fue exitosa, aparece un banner amarillo para confirmarlo.
      convert-bid-successful.png
      Procore lanza la herramienta Contratos del proyecto y abre la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se completa automáticamente en el nuevo contrato.
  7. En la pestaña General del contrato, haga clic en la pestaña Partidas. Para obtener más información, consulte Partidas.
  8. Si desea notificar a la compañía sobre la oferta ganadora, haga clic en Enviar contrato por correo electrónico.
    Esto abre la pestaña Correos electrónicos en el contrato.

    email-bid-contract.png
     
  9. En la pestaña Correos electrónicos, haga lo siguiente:
    • Para. Seleccione los nombres de los destinatarios deseados.
    • CC. Seleccione los nombres de las personas que se deben copiar en carbón en el correo electrónico.
    • Privado. Marque la casilla de verificación si solo desea que los destinatarios y usuarios con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puedan ver el correo electrónico. Esta es la configuración por defecto. 
    • Archivos adjuntos. Agregue uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si es apropiado para su situación, se recomienda que siempre agregue el formulario de contrato oficial de su empresa como archivo adjunto.
    • Mensaje. Escriba el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Se recomienda que siempre proporcione instrucciones claras a sus destinatarios (por ejemplo, subcontratistas/proveedores) con respecto a cómo se deben firmar los contratos y documentos. Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que puede agregarse convenientemente como un archivo adjunto en su respuesta por correo electrónico.
      Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato.
  10. Haga clic en Enviar.
    El sistema envía el contrato a los destinatarios designados.