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Procore

Adjudicar una Oferta Ganadora y convertirla en una Orden de compra

Objetivo

Seleccionar la oferta ganadora y convertirla en una nueva orden de compra que pueda enviar por correo electrónico al proveedor al que se le adjudicó el alcance del trabajo.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de Oferta y Contratos de su proyecto.
  • Requisitos previos:
    • La herramienta de Contratos debe estar activada para convertir ofertas ganadoras.
    • Para adjudicarle un contrato a la oferta ganadora, lo siguiente debe cumplirse:
      • La Hoja de Oferta debe haber pasado su fecha/hora de vencimiento.
      • Un licitante invitado (es decir, un proveedor/vendedor) debe enviar al menos una (1) oferta.
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integración de ERP:
    • El botón de Convertir en Orden de compra  está soportado.
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema ERP integrado, debe establecer el tipo de costo del código de costo (ver ¿Qué sistemas ERP integrados soportan el concepto de "Tipo de costo"?) en las órdenes de compra de la siguiente manera: 
      • Integration by Procore. Utilice el tipo de costo del código de costo configurado por defecto para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación.
      • Integration by Ryvit. Navegue hasta la herramienta de Integraciones de ERP , haga clic en Configurar ajustes , a continuación, seleccione manualmente un tipo de costo del código de costo por defecto para Viewpoint® Vista™
      • QuickBooks® . El tipo de costo para las órdenes de compra siempre debe establecerse en Otra 'O'.
      • Sage 100 Contractor®. Navegue hasta la herramienta de Integraciones de ERP , haga clic en Configurar ajustes , a continuación, seleccione manualmente un tipo de costo del código de costo por defecto para la orden de compra.
      • Sage 300 CRE®. Navegue hasta la herramienta de Integraciones de ERP , haga clic en Configurar ajustes , a continuación, seleccione manualmente un tipo de costo del código de costo por defecto para la orden de compra.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Licitación del proyecto.
  2. Localice su paquete de ofertas.
  3. Haga clic en Ver.
  4. En la subpestaña de Licitantes , localice la compañía con la oferta ganadora. 
  5. Haga clic en Ver.
    view-bidder.png
  6. En la barra lateral derecha, haga clic en Convertir en Orden de compra.

    convert-bid-to-purchase-order.png

    Notas:
    • La compañía con la oferta ganadora se agrega automáticamente al Directorio del proyecto en la cuenta de Procore de su compañía. Los usuarios individuales asociados con la compañía NO se agregan automáticamente al Directorio del proyecto.
    • Si la conversión fue exitosa, aparecerá una pancarta amarilla para confirmarla.
      convert-bid-successful.png
      El sistema lo redirige automáticamente a la herramienta Contratos del proyecto y abre la pestaña General del nuevo contrato en modo vista. El contrato incluye toda la información apropiada que se convirtió a partir de las ofertas ganadoras de la herramienta de Licitación del proyecto.
  7. En la pestaña General de la orden de compra, haga clic en la subpestaña Cronograma de valores  para ver un desglose del alcance de trabajo.
  8. Si desea notificar a la compañía sobre las ofertas ganadoras, haga clic en Enviar contrato por correo electrónico.
    Esto revela la pestaña de Correos electrónicos del contrato.

    email-bid-contract.png
     
  9. En la pestaña Correos electrónicos, haga lo siguiente:
    • Para. Seleccione los nombres de los destinatarios deseados.
    • CC. Seleccione los nombres de las personas que deben copiarse en el correo electrónico.
    • Privado. Marque la casilla de verificación si solo desea que los destinatarios y usuarios con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puedan ver el correo electrónico. Esta es la configuración por defecto. 
    • Archivos adjuntos. Agregue uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si es apropiado para su situación, se recomienda que siempre agregue el formulario de contrato oficial de su compañía como un archivo adjunto.
    • Mensaje. Escriba el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Se recomienda que siempre les proporcione instrucciones claras a sus destinatarios (es decir, proveedores/subcontratistas) con respecto a cómo deben firmarse los contratos y los documentos. Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que puede agregarse de forma conveniente como un archivo adjunto en su respuesta por correo electrónico.
      Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato. 
  10. Haga clic en Enviar.
    El sistema envía el contrato a los destinatarios designados.