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Procore

Acerca de la gestión de ofertas experiencia mejorada

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Actualizado: 02 de marzo de 2023

Nueva experiencia de administración de ofertas

Se está introduciendo una experiencia nueva y mejorada de administración de ofertas en la herramienta de licitación de Procore. Esta experiencia incluye funciones como formularios de licitación, nivelamiento de licitación y una integración con la red de construcción de Procore. Hasta que la nueva experiencia esté disponible para todos los cuentas de Procore, puede habilitarla por proyecto o para todos los proyectos de sus cuenta.

Para saber cómo optar por la nueva experiencia de Administración de ofertas, consulte ¿Cómo puedo optar por la nueva experiencia de licitación? sección a continuación.

Vídeo

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema y/o puede estar desactualizado.

 

 

Crear y administrar formularios de licitación personalizados

Los formularios de licitación facilitan la desglosación del alcance y la información de costos y ayudan a estandarizar las respuestas que se reciben de los licitantes. Además, el uso de formularios de licitación permite que se a nivele la oferta en las ofertas enviadas. Consulte Crear un formulario de licitación.

Detalles

  • Puede haber varios formularios de licitación por paquete de licitación.
  • Puede obtener una vista previa del formulario de licitación antes de enviarlo.
  • Los licitantes podrán agregar sus propias inclusiones, exclusiones, comentarios y archivos adjuntos a su presentaciones de oferta.
  • Si crea una nueva compañía en la pestaña Licitantes, el contacto se agregará a la herramienta Directorio a nivel compañía.

Visión general

Al crear un nuevo formulario de licitación, puede agregar partidas y detalles a las secciones "Oferta base" y "Alternativas" en la pestaña Formulario de licitación . Todas las partidas agregadas a las secciones Licitación Base y Alternativas se enviarán a los licitantes invitados al formulario de licitación.
Nota: Puede agregar secciones adicionales a licitación base y alternativas.

create-bid-form-base-bid.png

Después de completar la información necesaria, puede agregar licitantes en la pestaña Licitantes . Consulte Buscar e invitar licitantes a un formulario de licitación.

bid-form-bidders-tab.png

Las compañías se extraen de la herramienta Directorio a nivel compañía. Si una compañía aún no está en la herramienta Directorio, puede hacer clic en Agregar compañía en la pestaña Licitantes para agregarlas como un nuevo contacto.

bid-form-add-new-company.png

Cuando esté listo para invitar a los licitantes a ofertar, puede hacer clic en Invitar en el menú desplegable o en el banner "Invitar licitantes pendientes".

bid-form-invite.png

 

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Nivel y comparar ofertas enviadas

La función de nivelado de licitación para los formularios de licitación en la herramienta Licitación le permite comparar las ofertas lado a lado para que pueda decidir fácilmente a quién adjudicar un contrato. Consulte Licitaciones a nivel de un formulario de licitación para obtener más información.

Detalles

  • Puede nivelar y comparar ofertas después de que las ofertas se hayan enviado para un formulario de licitación.
  • Puede configurar columnas (elija entre 3 alturas de fila diferentes y mostrar u ocultar columnas) y exportar los datos a nivel de oferta a un archivo CSV.

Visión general

Para comenzar a comparar ofertas, haga clic en la pestaña Nivelado de oferta para el formulario de licitación correspondiente.

view-bid-leveling-tab.png

Las ofertas se muestran a lado por lado, con los valores enviados agregados. Dependiendo de la cantidad de datos y del tamaño de la ventana de su navegador, es posible que deba desplazarse hacia la derecha para ver datos adicionales.

bid-leveling.png

Haga clic en Configurar columnas para elegir qué columnas desea ver y también ajustar el tamaño si es necesario.

 

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Adjudicar una oferta y convertirla en un contrato o orden de compra

Al igual que la experiencia de licitación original, ahora puede adjudicar una oferta y convertirla en un contrato en la herramienta Contratos del proyecto. Consulte Adjudicar una oferta y convertirla en un contrato o orden de compra.

Una vez que haya decidido a adjudicar la oferta, puede hacer clic en el menú desplegable Adjudicar licitante , que es visible después de hacer clic en el nombre de la compañía licitante o en la vista de tabla como se muestra a continuación.

bidding-award-bidder-menu.png

Después de seleccionar el tipo de contrato al que desea convertir la oferta, se le dirigirá a la pestaña Partidas en la herramienta Contratos del proyecto, donde luego puede enviar por correo electrónico el contrato.

 

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Buscar e invitar compañías desde la red de construcción de Procore

 En Versión Beta
Esta función está actualmente en versión beta.

Como parte de la nueva experiencia de administración de ofertas, los abogados de licitaciones pueden buscar a través de la red de construcción de Procore para encontrar compañías adicionales para invitar a licitar en un proyecto. Consulte Buscar e invitar licitantes desde la red de construcción de Procore.bidding-find-in-pcn.png

En lugar de poder invitar a los contactos que ya existen en el directorio de su compañía en Procore para ofertar, puede descubrir y elegir entre miles de compañías en la red de construcción de Procore.

Visión general

  • Se muestra la siguiente información para cada compañía, en función de su información en la red de construcción: dirección principal, hacer negocios como, sitio weby servicios proporcionados.

    pcn-view-companies.png
  • Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar compañías específicas y utilizar la opción Filtros para filtrar los resultados mediante los siguientes detalles: Ubicación del proyecto, Servicios proporcionados, Tipo de compañía y Sector de construcción.
  • Las compañías de la red de construcción de Procore que invita a ofertar se agregarán al Directorio a nivel compañía en Procore. Puede optar por editar los contactos de licitación en la herramienta Directorio más tarde si es necesario.

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¿Cómo puedo optar por la nueva experiencia de licitación?

La nueva experiencia de administración de ofertas se puede habilitar en proyectos específicos o todos los proyectos en la cuenta.

  • Los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta de licitación de un proyecto pueden habilitar la experiencia a nivel proyecto para ese proyecto en particular.
  • Solo los usuarios administradores a nivel compañía pueden habilitar la experiencia de todos los proyectos en la cuenta.

Nota: Si se ejecuta en un mensaje de error que necesita actualizar los códigos de costo, consulte ¿Qué sucede si obtengo un mensaje de error que necesito agregar códigos de costo faltantes? sección a continuación.

 Advertencia

Actualizar proyectos a la nueva experiencia de administración de ofertas es final. Después de aceptar los términos y confirmar que desea actualizar, los proyectos no se pueden volver a la experiencia heredada.

Si desea probar la nueva experiencia, le recomendamos habilitarlo dentro de un proyecto específico en lugar de habilitarlo para todos los proyectos.

Habilitar para un proyecto específico

  1. Navegue hasta la herramienta Licitación del proyecto.
    Se muestra un banner "Presentación de la experiencia mejorada de administración de ofertas" en la parte superior de la página que describe la nueva experiencia de licitación.
    bid-mgmt-2.0-beta-banner.png
  2. Haga clic en Revisar términos.
  3. Lea el mensaje que explica la versión beta.
  4. Haga clic en "términos beta de los participantes" junto a la casilla de verificación.
    Esto abre los términos en una nueva pestaña.
  5. Lea el "Acuerdo beta de Procore para participantes".
  6. Si acepta los términos, marque la casilla de verificación y haga clic en Aceptar términos.
    bm2.0-agree-accept-terms.png
  7. Lea el mensaje explicando cómo funcionará la actualización.
  8. Si está seguro de que desea actualizar a la nueva experiencia, haga clic en Actualizar.
    El proyecto comenzará a actualizarse a la nueva experiencia a medianoche (12:00 a.m.) en la zona horaria del proyecto. Se muestra un banner de "Actualización en curso" dentro del proyecto mientras se produce la actualización. Evite editar paquetes de licitación durante este tiempo para evitar la posibilidad de pérdida de datos.

Habilitar para todos los proyectos

 Precaución
Solo habilite la nueva experiencia a nivel compañía si está seguro de que desea actualizar TODOS los proyectos en la cuenta a la nueva experiencia. Los proyectos no se pueden volver a la experiencia heredada después de aceptar actualizar.
  1. Navegue hasta la herramienta de Administrador a nivel Compañía.
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Licitación.
    Se muestra un banner "Presentación de la experiencia mejorada de administración de ofertas" en la parte superior de la página que describe la nueva experiencia de licitación.
    bid-mgmt-2.0-beta-banner.png
  3. Haga clic en Revisar términos.
  4. Lea el mensaje que explica la versión beta.
  5. Haga clic en "términos beta de los participantes" junto a la casilla de verificación.
    Esto abre los términos en una nueva pestaña.
  6. Lea el "Acuerdo beta de Procore para participantes".
  7. Si acepta los términos, marque la casilla de verificación y haga clic en Aceptar términos.
    bm2.0-agree-accept-terms.png
     
  8. Lea el mensaje explicando cómo funcionará la actualización.
  9. Si está seguro de que desea actualizar a la nueva experiencia, haga clic en Actualizar.
    Cada proyecto comenzará a actualizarse a la nueva experiencia a medianoche (12:00 a.m.) en la zona horaria del proyecto. Se muestra un banner de "Actualización en curso" dentro del proyecto mientras se produce la actualización. Evite editar paquetes de licitación durante este tiempo para evitar la posibilidad de pérdida de datos.

¿Qué sucede si obtengo un mensaje de error que necesito agregar códigos de costo faltantes?

Si un proyecto procore tiene algún paquete de licitación con partidas que faltan códigos de costo, el proyecto no se puede actualizar a la experiencia mejorada de administración de ofertas. Cuando comience el proceso de unir la versión beta para migrar a la nueva experiencia, verá un mensaje de error que debe actualizar los códigos de costo.

Esto puede ser un resultado de las siguientes situaciones:

  • Un licitante presentó una oferta, pero no seleccionó un código de costo para una o más partidas en la herramienta Sala de planificación.
  • Un abogado de licitación eliminó un código de costo que se utilizó anteriormente en una oferta.

Pasos

Desde el nivel proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Revisar términos en el banner "Presentación de la experiencia mejorada de administración de ofertas".

    bidding-2.0-beta-banner.pngSi el proyecto falta códigos de costo para las partidas de licitación, verá un mensaje de error "Acción requerida para paquetes de licitación".
     
  3. Elija si desea asignar automáticamente un código de costo a todas las partidas afectadas o agregarlas manualmente:
    • Automático:
      1. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un código de costo y seleccione el código de costo que desea agregar.
        bidding-auto-add-cost-code.png
      2. Haga clic en Siguiente.
        Procore agregará automáticamente los códigos de costo faltantes para todos los paquetes de licitación afectados y se lo llevará a la página "Aceptar términos" para la versión beta.
    • Manual:
      1. Recomendamos abrir la herramienta Licitación en una nueva pestaña para que pueda volver a consultar la lista de paquetes y compañías de licitación afectados.
      2. Haga clic en Ver en un paquete de licitación afectado.
      3. En la pestaña Licitantes, haga clic en Ver en la compañía que faltan códigos de costo.
      4. En la sección Hoja de oferta, seleccione un código de costo para aplicar a la partida.
        bidding-cost-code.png
      5. Repita este proceso para cada paquete de licitación afectado. Después de agregar los códigos de costo necesarios, el nombre del paquete de licitación se eliminará de la lista de áreas en el mensaje de error (después de hacer clic en Revisar términos en el banner nuevamente).

Desde el nivel compañía

  1. Navegue hasta la herramienta de Administrador a nivel Compañía.
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Ofertas.
  3. Haga clic en Revisar términos en el banner "Presentación de la administración de ofertas 2.0".

    bidding-2.0-beta-banner.pngSi falta algún proyecto para las partidas de licitación, verá un mensaje de error "Acción requerida para actualizar proyectos" con una lista de proyectos afectados.
     
  4. Elija si desea asignar automáticamente un código de costo a todas las partidas afectadas o agregarlas manualmente:
    • Automático:
      1. Haga clic en el nombre del proyecto.
        Esto lo dirigirá a la página "Agregar códigos de costo faltantes" para el proyecto.
      2. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un código de costo y seleccione el código de costo que desea agregar.
        bidding-auto-add-cost-code.png
      3. Haga clic en Siguiente.
        Procore agregará automáticamente los códigos de costo faltantes para todos los paquetes de licitación afectados.
      4. Regrese a la página Revisar términos y repita este proceso para cada proyecto que aparezca.
      5. Una vez que se hayan agregado todos los códigos de costo faltantes, se lo llevará a la página "Aceptar términos" para la versión beta.
    • Manual:
      1. Recomendamos abrir la herramienta Licitación en una nueva pestaña para que pueda volver a consultar la lista de proyectos afectados. Haga clic con el botón derecho en un nombre de proyecto para abrir la herramienta Licitación del proyecto en una nueva pestaña.
      2. Haga clic en Ver en un paquete de licitación afectado.
      3. En la pestaña Licitantes, haga clic en Ver en la compañía que faltan códigos de costo.
      4. En la sección Hoja de oferta, seleccione un código de costo para aplicar a la partida.
        bidding-cost-code.png
      5. Repita este proceso para cada paquete de licitación afectado y proyecto. Después de agregar los códigos de costo necesarios, el nombre del paquete de licitación se eliminará de la lista de áreas en el mensaje de error (después de hacer clic en Revisar términos en el banner nuevamente). Cuando se hayan agregado todos los códigos de costo faltantes, se lo llevará a la página "Aceptar términos" para la versión beta.

 

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Preguntas más frecuentes

¿Por qué usar formularios de licitación?

Los formularios de licitación facilitan la desglosación del alcance y la información de costos y ayudan a estandarizar las respuestas que se reciben de los licitantes. Además, el uso de formularios de licitación permite que se a nivele la oferta en las ofertas enviadas.

¿Qué permisos se requieren para ver un formulario de licitación?

Los usuarios deben tener permisos de "Solo lectura" o de nivel superior para la herramienta licitación del proyecto y agregarse al "Grupo CC de licitación".

¿Puedo modificar las columnas en un formulario de licitación?

Sí. Puede ajustar el tamaño de las columnas y fijarlas a un lado determinado. Consulte Modificar columnas en un formulario de licitación.

¿Puedo volver a la experiencia de licitación anterior?

No. Una vez que actualice un proyecto a la nueva experiencia, no se puede volver a cambiar.

¿Se agregarán más funciones?

Sí. La nueva experiencia de licitación aún es una fase beta y se planean funciones adicionales para el desarrollo.
 

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