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Procore

Otorgar una oferta ganadora y convertirla en un contrato

Objetivo

Seleccionar la oferta ganadora y convertirla en un nuevo contrato

Contexto 

Cuando selecciona una oferta ganadora, tiene la opción de convertirla en un contrato como se muestra a continuación. Después de la conversión, también puede enviar el contrato por correo electrónico al proveedor al que se le otorgó el alcance del trabajo.

Alternativamente, también puede convertir una oferta ganadora en una orden de compra. Para obtener más información, consulte Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en una orden de compra.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de "administrador" en la herramienta de licitación del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
  • Para compañías que utilizan Herramienta integraciones de ERP:Mostrar/Ocultar 
    • El botón Convertir a contrato es compatible.
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema de ERP integrado, debe establecer el tipo de costo del código de costo (consulte ¿Qué sistemas de ERP integrados son compatibles con el concepto de "Tipo de costo"?) en los contratos de la siguiente manera: 
      • Integration by Procore. Utilice el tipo de costo del código de costo configurado por defecto para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación. 
      • Integration by Ryvit. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustes y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para Viewpoint® Vista™. 
      • QuickBooks®. El tipo de costo para los subcontratos debe  configurarse siempre como Otro "O". 
      • Sage 100 Contractor®. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Configurar ajustes y, luego, seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato
      • Sage 300 CRE®. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustes  y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.

Requisitos previos

  • La herramienta Contratos debe estar habilitada para convertir las ofertas ganadoras.
  • La compañía que tiene la oferta convertida en un contrato debe agregarse al directorio del proyecto antes de la conversión de la oferta.
  • Para adjudicarle un contrato a la oferta ganadora, lo siguiente debe cumplirse:
    • La hoja de oferta debe ser posterior a su fecha/hora de vencimiento.
    • Se debe presentar al menos una (1) oferta de un licitante invitado (por ejemplo, un subcontratista/proveedor).

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Licitación del proyecto.
  2. Busque su paquete de licitación.
  3. Haga clic en Ver.
  4. En la pestaña Licitantes, ubique la compañía con la oferta ganadora.
  5. Haga clic en Ver.
    view-bidder.png
  6. En la barra lateral derecha, haga clic en Convertir a contrato.

    convert-bid-to-subcontract.png

    Notas:
    • La compañía con la oferta ganadora debe agregarse al Directorio de proyectos en la cuenta Procore de su compañía antes de crear una orden de compra o contrato.  Las compañías Y los usuarios individuales asociados con la compañía NO se agregan automáticamente al directorio de proyectos.
    • Si la conversión fue exitosa, aparece un banner para confirmarla.
      convert-bid-successful.png

      Procore lanza la herramienta Contratos del proyecto y abre la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se completa automáticamente en el nuevo contrato. 
  7. En la pestaña General del contrato, haga clic en la pestaña Partidas. Para obtener más información, consulte el Partidas.
  8. Si desea notificar a la compañía sobre las ofertas ganadoras, haga clic en Enviar contrato por correo electrónico.
    Esto revela la pestaña de Correos electrónicos del contrato.

    email-bid-contract.png
     
  9. En la pestaña Correos electrónicos, haga lo siguiente:
    • Para. Seleccione los nombres de los destinatarios deseados.
    • CC. Seleccione los nombres de las personas que se deben copiar en carbón en el correo electrónico.
    • Privado. Marque la casilla de verificación si solo desea que los destinatarios y usuarios con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puedan ver el correo electrónico. Esta es la configuración por defecto. 
    • Archivos adjuntos. Agregue uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si es apropiado para su situación, se recomienda que siempre agregue el formulario de contrato oficial de su compañía como un archivo adjunto.
    • Mensaje. Escriba el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Se recomienda que siempre proporcione instrucciones claras a sus destinatarios (por ejemplo, subcontratistas/) con respecto a cómo se deben firmar los contratos y documentos. Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que puede agregarse convenientemente como un archivo adjunto en su respuesta por correo electrónico.
      Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato. 
  10. Haga clic en Enviar.
    El sistema envía el contrato a los destinatarios designados. 

Ver también

 

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