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Procore

Adjudicar una oferta y convertirla en un contrato o orden de compra

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 Nota:
El contenido a continuación describe la funcionalidad que forma parte de la nueva experiencia de administración de ofertas mejorada. Consulte Acerca de la gestión de ofertas experiencia mejorada.

Objetivo

Seleccionar la oferta ganadora y convertirla en un nuevo contrato o orden de compra.

Contexto

Cuando selecciona una oferta para adjudicar, tiene la opción de convertirla en un contrato o orden de compra. Después de la conversión, también puede enviar el contrato por correo electrónico al proveedor al que se le otorgó la alcance de trabajo.

Si aún no desea crear un contrato, también puede "adjudicar suavemente" una oferta. Consulte Adjudicación suave de una oferta.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de "administrador" en la herramienta de licitación del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  
    • Se admiten los botones Convertir a Contrato y Convertir a Contrato .
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema de ERP integrado, debe establecer el tipo de costo del código de costo (consulte ¿Qué sistemas de ERP integrados admiten el concepto de "Tipo de costo"?) en los contratos de la siguiente manera: 
      • Integración de Procore. Utilice el tipo de costo del código de costo configurado por defecto para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación. 
      • Integración de Ryvit. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustesicons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para Viewpoint® Vista™. 
      • QuickBooks® Desktop. El tipo de costo para los subcontratos debe  configurarse siempre como Otro "O". 
      • QuickBooks® Online. Navegue hasta la herramienta integraciones ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.pngy luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.
      • Sage 100 Contractor®. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png y, luego, seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato
      • Sage 300 CRE®. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.
      • Xero™. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.

Requisitos previos

  • La herramienta Contratos debe estar habilitada para convertir las ofertas ganadoras.
  • Se debe presentar al menos una (1) oferta de un licitante invitado.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Ver en el paquete de licitación para el que desea adjudicar una oferta.
  3. Haga clic en el icono de interes junto al formulario de licitación relevante para mostrar la información.
  4. En la columna Licitantes, haga clic en el nombre de la compañía que desea seleccionar como oferta ganadora.
    Nota: Alternativamente, puede colocar el cursor sobre el nombre de la compañía en la vista de tabla y hacer clic en el icono de puntos suspensivos icon-ellipsis-vertical.pngverticales.
    bidding-award-bidder-menu.png
  5. Haga clic en el menú Adjudicar licitante y seleccione Convertir en orden de compra o Convertir en contrato.
  6. Haga clic en Adjudicación y Convertir para confirmar la acción.
    Nota: Una vez convertida la oferta con éxito, la herramienta Contratos del proyecto se abre en la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se copia automáticamente en el nuevo contrato.
  7. En la pestaña "General" del contrato, haga clic en la pestaña Partidas . Para obtener más información, consulte Partidas.
  8. Para notificar a la compañía sobre la oferta ganadora:
    1. Haga clic en Contrato por correo electrónico.
    2. En la pestaña Correos electrónicos , complete la siguiente información:
      • Para: seleccione los nombres de los destinatarios.
      • CC: seleccione los nombres de las personas que deben copiarse en el correo electrónico.
      • Privado: marque la casilla de verificación si solo desea que los destinatarios y los usuarios con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Contratos vean el correo electrónico. Esta es la configuración predeterminada. 
      • Archivos adjuntos: agregue uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si corresponde, se recomienda que agregue el formulario de contrato oficial de su compañía como un archivo adjunto.
      • Mensaje: escriba el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Se recomienda proporcionar instrucciones claras a sus destinatarios (es decir, subcontratistas) con respecto a cómo deben firmarse los contratos y los documentos. Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que se puede agregar convenientemente como un archivo adjunto en su respuesta por correo electrónico.
        Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato.
    3. Cuando esté listo para enviar el contrato por correo electrónico, haga clic enEnviar.
      El sistema envía el contrato a los destinatarios designados. 

Ver también