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Procore

Adjudicar una oferta y convertirla en un contrato o orden de compra

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 Note
The content below describes functionality that is part of the new Bid Management Enhanced Experience. See About Bid Management Enhanced Experience.

 

Objetivo

Seleccionar la oferta ganadora y convertirla en un nuevo contrato o orden de compra.

Contexto

Con Procore, ahora tiene la flexibilidad de elegir si convertir la oferta original o la versión de oferta nivelada en un subcontrato u orden de compra. Una vez que se adjudica y convierte una oferta (incluida una oferta nivelada), puede enviar inmediatamente por correo electrónico el contrato resultante al proveedor.

Si aún no desea crear un contrato, también puede "adjudicar suavemente" una oferta. Consulte Adjudicación suave de una oferta.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de "administrador" en la herramienta de licitación del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
  • En el caso de las empresas que utilizan el icon-erp-synced2.png Herramienta de Integraciones de ERP: Mostrar/Ocultar  
    • Los botones Convertir en contrato y Convertir en contrato solo son compatibles cuando se convierte una oferta original.
      • Las ofertas niveladas no se pueden convertir en un contrato cuando el proyecto está sincronizado con ERP.
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema de ERP integrado, debe establecer el tipo de costo del código de costo (consulte ¿Qué sistemas de ERP integrados admiten el concepto de "Tipo de costo"?) en los contratos de la siguiente manera: 
      • Integración de Procore. Utilice el tipo de costo de código de costo predeterminado configurado para Punto de vista ® Spectrum® durante el proceso de implementación. 
      • Integración de Procore. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.pngy luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para Vista. 
      • Escritorio de QuickBooks®. El tipo de costo para los contratos siempre debe establecerse en Otro 'O'. 
      • QuickBooks® en línea. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.pngy luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.
      • Contratista® de Sage 100. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP , haga clic en Configurar opciones icons-settings-gear.pngy luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato
      • Salvia 300 CRE.® Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP , haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.pngy luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.
      • Xero™. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP , haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.pngy luego seleccione manualmente un tipo de costo de código de costo predeterminado para el contrato.

Requisitos previos

  • La herramienta Contratos debe estar habilitada para convertir las ofertas ganadoras.
  • Se debe presentar al menos una (1) oferta de un licitante invitado.

Pasos

Convertir una oferta original en un contrato

  1. Navegue hasta la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Ver en el paquete de licitación para el que desea adjudicar una oferta.
  3. Haga clic en el nombre de la compañía que desea seleccionar como oferta ganadora.
    O
    Haga clic en los puntos suspensivos verticales icon-ellipsis-vertical.pngjunto a la compañía seleccionada.
    Nota: La empresa seleccionada debe estar en estatus 'Premiado'.
  4. Haga clic en el menú Adjudicar licitante y seleccione Convertir en orden de compra o Convertir en contrato.
  5. Haga clic en Otorgar y convertir.
    Nota: Una vez que la oferta se convierte correctamente, la herramienta Contratos del proyecto se abre en la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se copia automáticamente en el nuevo contrato.
  6. Continúe completando los detalles del contrato a continuación.

Convertir una oferta nivelada en un contrato

  1. Navegue hasta la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Ver o en el nombre del paquete de licitación correspondiente.
    Nota: También puede hacer clic en el nombre del paquete de licitación.
  3. Haga clic en el nombre del formulario de licitación.
  4. Haga clic en la pestaña Nivelación de ofertas.
  5. Haga clic en la vista Ofertas niveladas .
  6. Haga clic en los puntos suspensivos verticales icon-ellipsis-vertical.pngjunto al nombre de la empresa que desea seleccionar como oferta ganadora.
  7. Seleccione Convertir en subcontrato
    O
    Seleccione Convertir en orden de compra
  8. Cuando se abra la ventana Adjudicar, licitar y convertir contrato , elija una de las siguientes opciones:
    • Oferta nivelada: solo incluye los ajustes de oferta más recientes, las partidas privadas y las alternativas.
    • Oferta enviada: incluye la oferta original presentada por o en nombre de sus licitantes.
  9. Haga clic en Otorgar y convertir.
    Nota: Una vez que la oferta se convierte correctamente, la herramienta Contratos del proyecto se abre en la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se copia automáticamente en el nuevo contrato.

Detalles completos del contrato

  1. En la pestaña "General" del contrato, haga clic en la pestaña Partidas . Para obtener más información, consulte Partidas.
  2. Para notificar a la compañía sobre la oferta ganadora:
    1. Haga clic en Contrato por correo electrónico.
    2. En la pestaña Correos electrónicos , complete la siguiente información:
      • Para: seleccione los nombres de los destinatarios.
      • CC: seleccione los nombres de las personas que deben copiarse en el correo electrónico.
      • Privado: marque la casilla de verificación si solo desea que los destinatarios y los usuarios con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Contratos vean el correo electrónico. Esta es la configuración predeterminada. 
      • Archivos adjuntos: agregue uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si corresponde, se recomienda que agregue el formulario de contrato oficial de su compañía como un archivo adjunto.
      • Mensaje: escriba el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Se recomienda proporcionar instrucciones claras a sus destinatarios (es decir, subcontratistas) con respecto a cómo deben firmarse los contratos y los documentos. Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que se puede agregar convenientemente como un archivo adjunto en su respuesta por correo electrónico.
        Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato.
    3. Cuando esté listo para enviar el contrato por correo electrónico, haga clic enEnviar.
      El sistema envía el contrato a los destinatarios designados. 

Ver también