Introducción a la gestión de documentos: introducción a la herramienta
Acerca de la herramienta
La herramienta Administración de documentos de Procore es un sistema de administración de documentos que organiza automáticamente sus documentos de acuerdo con sus atributos. Encuentre rápidamente los documentos que necesita con confianza en que está abriendo la última revisión aprobada y que solo las personas que deban verla tengan acceso.
Esta herramienta está diseñada para compañías que necesitan una solución unificada y configurable para administrar la información y las aprobaciones en todas las etapas de un proyecto de construcción.
Con la herramienta Administración de documentos, las compañías pueden:
- Configure los permisos del documento según los atributos de cada revisión, como estatus, tipo o disciplina.
- Ayude a los miembros del equipo a acceder, revisar, aprobar y administrar documentos de una manera optimizada desde un sistema centralizado.
- Tenga los mismos beneficios que se gana con la herramienta Documentos originales en Procore, mientras agrega funciones como flujos de trabajo de aprobación de documentos con anotaciones, permisos más precisos, etiquetado de metadatos y convenciones de nomenclatura exigibles.
Para tutoriales, videos y recursos adicionales, consulte Administración de documentos (Web) ] (iOS) ] (Android).
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Ver las características
Proceso general de la herramienta
Una vez configurados los ajustes (como se explica más adelante en esta guía), el proceso general para utilizar la herramienta Gestión de documentos es el siguiente:
Nota:
Más adelante en esta guía se tratan temas adicionales, como la configuración y los permisos de las herramientas, las vistas guardadas y los flujos de trabajo de aprobación.Diagrama de flujo de trabajo
Carga, revisión y envío de documentos
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Carga de documentos
La herramienta Administración de documentos carga documentos de manera similar a la herramienta Documentos original de Procore. Sin embargo, la herramienta Administración de documentos utiliza el aprendizaje automático en el contenido del documento y el nombre del archivo para rellenar automáticamente los datos, como el tipo de documento, el número de plano y la descripción del plano.
Nota: Configurará los campos, los estándares de nomenclatura y los requisitos de carga en la siguiente sección de esta guía.
VER TUTORIALRevisión y finalización de los atributos del documento
Una vez que se procesan las cargas, los campos obligatorios restantes se revisan y completan para que puedan enviarse al proyecto para un acceso más amplio. Configurará estos requisitos en una sección posterior de esta guía.
Presentación y aprobación de documentos
Los documentos con campos obligatorios completados se envían al proyecto para que se pueda acceder a ellos en la pestaña "Documentos".
Revisión de documentos con flujos de trabajo
Si los documentos tienen flujos de trabajo de aprobación configurados con la herramienta Flujos de trabajo, los usuarios pueden acceder a ellos en vistas guardadas como "Asignado a mí" para que puedan revisar, proporcionar comentarios y responder con un resultado de aprobación.
Ver, descargar y compartir documentos
Una vez que los documentos se envían al proyecto, las personas con los permisos adecuados pueden ver, compartir y descargar los documentos que necesitan.
Nota: Los permisos de documento se configuran más adelante en esta guía.
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Visualización de documentos
Se accede a los documentos enviados a través de la pestaña "Documentos". La información del documento se puede ver en la tabla o abrir en el visor de documentos de Procore. Dependiendo de cómo el administrador configuró las colecciones del proyecto y de la vista guardada que esté viendo, es posible que se muestre la última revisión dentro de un contenedor de documentos determinado de forma predeterminada, pero también se puede acceder rápidamente a las revisiones anteriores.
También se puede acceder y ver fácilmente a los documentos en la aplicación móvil de Procore para iOS y Android.
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Descarga de documentos
Los documentos se pueden descargar individualmente desde la tabla o el visualizador, y de forma masiva desde la tabla en la aplicación web de Procore.
Compartir documentos
Los documentos se pueden agregar como archivos adjuntos para ítems (como transmittals) en la herramienta de correspondencia.
Los destinatarios de la correspondencia que tienen permiso para esos documentos en la herramienta Administración de documentos pueden ver y descargar los documentos.
