Introducción a la administración de documentos: distribución de documentos con la herramienta de correspondencia
Descripción general
Contexto
Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones para un proyecto. Adjuntar y enviar documentos por correo electrónico manualmente fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones desactualizadas y hace que sea difícil encontrar y referirse a las comunicaciones cuando sea necesario.
La herramienta correspondencias de Procore sirve como un lugar de central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de administración de documentos se pueden adjuntar y enlazar directamente en una ítem de correspondencia, lo que proporciona fácil acceso a los documentos junto con un historial claro de comunicación.
Cómo funciona
Cuando necesite distribuir o discutir cualquier cosa relacionada con sus documentos, puede utilizar la herramienta de correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta Administración de documentos. Por ejemplo, puede crear una tipo de correspondencia para transmittals compartir paquetes de planos aprobados.
Compartir documentos a través de una ítem de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no copias) están enlazados directamente desde la herramienta Administración de documentos, lo que significa que se conservan el historial, el contexto y los permisos completos para los documentos.
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Mejores prácticas
Antes de configurar las plantillas de correspondencia para su proyecto, considere lo siguiente:
- ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo del proyecto y cuándo deben emitirlas?
- ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencias? Si es así, ¿cómo lo está utilizando hoy y cómo podría ser posible que ese cambio una vez que comience a usar la herramienta Administración de documentos?
- ¿Quién debe enviar y administrar las comunicaciones?
- Considere la permisos que se requieren para la herramienta Correspondencias: permisos de nivel "Estándar" o superior en la tipo de correspondencia de ítem. O permisos de nivel "Solo lectura" en la ítem tipo de correspondencia con la granular permiso "Crear Ítem" habilitada en su plantilla de permisos.
Ejemplo
Consideremos Mecánica de M, una contratista mecánica que ha obtenido con éxito su aprobación para un paquete de planos de taller mecánicos. Es crucial para ellos distribuir esta información a su equipo de campo. Esto asegura que todos los miembros del proyecto estén bien informados sobre el plano emitido más reciente y pueden trabajar con el conjunto de planes más actualizado.
Para lograr esto, M's Mechanical creará un nuevo tipo de correspondencia en la herramienta administrador Nivel compañía para transmittals. Después de ingresar los detalles, asignarán este tipo de correspondencia al proyecto.
En la herramienta Correspondencias, creará un nuevo ítem de correspondencia y seleccionará el tipo de Transmittal. Completarán la información necesaria y adjuntarán la planos de taller mecánica aprobada.
Una vez creadas y emitidas las correspondencias, estos planos recién aprobados se distribuirán rápidamente por correo electrónico a cada miembro equipo del proyecto que tenga los permisos adecuados de administración de documentos. Por ejemplo, las personas asignadas de correspondencia deben tener acceso a la planos de taller mecánica aprobada para poder acceder a los documentos adjuntos.
Siguiente lección: Documento distribución con correspondencia - Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre cómo distribuir documentos a través de la herramienta Correspondencias, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
Nota:
- Si ya ha configurado la herramienta Correspondencias para su proyecto en Procore, puede saltarse los dos primeros ítems de acción.
- La herramienta Correspondencias no se mostrará en un proyecto hasta que se haya creado al menos una tipo de correspondencia y se haya creado una conjunto de campos configurables para al menos una tipo de correspondencia se haya aplicado al proyecto.
1. Crear un Tipo de correspondencia
En la página Correspondencias de la herramienta administrador Nivel compañía (en Configuración de herramientas), cree un tipo de correspondencia.
2. Crear y aplicar una conjunto de campos configurables de correspondencia a un proyecto
En la pestaña "Conjuntos de campos configurables" de la página correspondencia en la herramienta Administrador Nivel compañía, cree una nueva conjunto de campos configurables o edite una existente. En el enlace "Proyectos asignados" para la conjunto de campos configurables, elija los proyectos a los que desea aplicar la conjunto de campos configurables de correspondencia.
3. Crear un Ítem de correspondencia
En la herramienta Correspondencias del proyecto, cree uno o más ítems de correspondencia que utilizará para compartir archivos desde la herramienta Administración de documentos.
