Introducción a la administración de documentos: introducción a la herramienta
Acerca de la herramienta
La herramienta Administración de documentos de Procore es un sistema de administración de documentos que organiza automáticamente sus documentos de acuerdo con sus atributos. Encuentre rápidamente los documentos que necesita con confianza en que está abriendo la última revisión aprobada y que solo las personas que deban verla tengan acceso.
Esta herramienta está diseñada para compañías que necesitan una solución unificada y configurable para administrar la información y las aprobaciones en todas las etapas de un proyecto de construcción.
Con la herramienta Administración de documentos, las compañías pueden:
- Configure los permisos del documento según los atributos de cada revisión, como estatus, tipo o disciplina.
- Ayude a los miembros del equipo a acceder, revisar, aprobar y administrar documentos de una manera optimizada desde un sistema centralizado.
- Tenga los mismos beneficios que se gana con la herramienta Documentos originales en Procore, mientras agrega funciones como flujos de trabajo de aprobación de documentos con anotaciones, permisos más precisos, etiquetado de metadatos y convenciones de nomenclatura exigibles.
Para tutoriales, videos y recursos adicionales, consulte Administración de documentos (Web) ] (iOS) ] (Android).
Vídeo
Ver las funciones
Proceso de herramienta general
Una vez que se configuran los ajustes (como se explica más adelante en esta guía), el proceso general para usar la herramienta Administración de documentos es lo siguiente:
Nota:
Temas adicionales, como configuración de herramientas y permisos, vistas guardadas y flujos de trabajo de aprobación se cubren más adelante en esta guía.diagrama de Flujo de trabajo
Carga, revisión y envío de documentos
Vídeo
Cargar documentos
La herramienta Administración de documentos carga documentos de una manera similar a la herramienta Documentos originales de Procore. Sin embargo, la herramienta Administración de documentos utiliza aprendizaje automático en el contenido del documento y el nombre del archivo para completar automáticamente los datos, como el tipo de documento, el número de plano y la descripción del plano.
Nota: Configurará sus campos, estándares de nomenclatura y requisitos de carga en la siguiente sección de esta guía.
VER TUTORIALRevisar y completar atributos de documento
Una vez que se procesa la carga, los campos obligatorios restantes se revisan y completan para que puedan enviarse al proyecto para un acceso más amplio. Configurará estos requisitos en una sección posterior de esta guía.
Enviar y aprobar documentos
Los documentos con campos obligatorios completados se envían al proyecto para que puedan accederse a ellos en la pestaña "Documentos".
Revisar documentos con flujos de trabajo
Si los documentos tienen flujos de trabajo de aprobación configurados con la herramienta Flujos de trabajo, los usuarios pueden acceder a ellos en vistas guardadas como "Asignados a mí" para que puedan revisar, proporcionar comentarios y responder con un resultado de aprobación.
Ver, descargar y compartir documentos
Una vez que se envían documentos al proyecto, las personas con los permisos adecuados pueden ver, compartir y descargar los documentos que necesitan.
Nota: Los permisos del documento se configuran más tarde en esta guía.
Video
Ver documentos
Los documentos enviados se acceden a través de la pestaña "Documentos". La información del documento se puede ver en la tabla o abrirla en el visualizador de documentos de Procore. Dependiendo de cómo el administrador configuró las colecciones del proyecto y qué vista guardada está viendo, la última revisión dentro de un contenedor de documento determinado puede mostrarse de forma predeterminada, pero las revisiones anteriores se pueden acceder rápidamente.
Los documentos también tienen acceso fácil y se ven en la aplicación móvil de Procore para iOS y Android.
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Video: ver en el dispositivo móvil |
Descargar documentos
Los documentos se pueden descargar individualmente desde la tabla o el visualizador, y en masivo desde la tabla en la aplicación web de Procore.
Compartir documentos
Los documentos se pueden agregar como archivos adjuntos para ítems (como transmittals) en la herramienta de correspondencia.
Los documentos pueden ser vistos y descargados por destinatarios de la correspondencia que tienen permiso a esos documentos en la herramienta Administración de documentos.
