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Procore

Enviar una factura de propietario por correo electrónico

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Objetivo

Enviar una factura ascendente al colaborador aguas arriba de su proyecto de Procore por correo electrónico. 

Fondo

Después de crear una factura aguas arriba que factura contra un contrato cliente, fondos o contrato primario, puede enviar una copia de la pestaña "Detalles" de la factura a su colaborador aguas arriba para revisar. Una vez revisado, su colaborador puede responder directamente a ese mensaje para indicar que han aprobado su factura para el pago (o para proporcionarle una razón para rechazar su factura). Para asegurarse de que la respuesta de su colaborador se capture por escrito, Procore guarda todas las respuestas a la dirección "Desde" de su mensaje saliente en la pestaña Correos electrónicos de la factura. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos de cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Información adicional:
    • Al hacer clic en el botón Enviar factura por correo electrónico , se envía una copia de la pestaña "Detalle" de la factura a los destinatarios designados.
    • Los datos de la pestaña "PDF configurable" de la factura NO se proporcionan con este mensaje de correo electrónico. 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación a nivel proyecto o Facturación en progreso . 
  2. Haga clic en la pestaña Propietario. 
  3. En la tabla, busque la factura que desea enviar. 
  4. Haga clic en el enlace Número de factura para abrirlo. 
    Esto abre la factura en la ventana de su navegador. 
  5. Haga clic en el botón Enviar factura por correo electrónico. 
    Esto inicia la ventana "Reenviar factura #[#] para el número de contrato primario[#] - [Inicio del período de facturación - Fin del período de facturación]" en la pestaña Correos electrónicos de la factura. 
     Notas
    • El botón Enviar factura por correo electrónico envía una copia de la pestaña "Detalle" de la factura a los destinatarios designados.
    • Los datos de la pestaña "PDF configurable" de la factura NO se proporcionan con este mensaje de correo electrónico. 
    email-invoice.png
  6. Complete los siguientes campos:
    • Para. Ingrese el nombre de la persona a la que está solicitando el pago.
    • CC. Ingrese los nombres de las personas que desea que se copien en el hilo de correo electrónico. Su nombre aparece en este campo de forma predeterminada. 
    • Privado. Marque esta casilla de verificación si solo desea que la factura esté disponible para el administrador de facturas y las personas designadas en los campos Para/CC.
    • Asunto. Este campo se completará con el número de la factura.
    • Archivos adjuntos. Adjunte todos los documentos o archivos relacionados.
    • Mensaje. Incluya un mensaje adicional sobre la factura. 
  7. Haga clic en Enviar.
    Aparece un banner AMARILLO de "Comunicación creada" para confirmar que se ha creado el mensaje saliente y se ha agregado a la cola de correo electrónico saliente de Procore.
     Nota
    • Se guarda un registro de su mensaje saliente en la pestaña "Correos electrónicos" de la factura.
    • Cualquier mensaje enviado a la dirección "Desde" en su mensaje saliente se guarda automáticamente en la pestaña "Correos electrónicos" de la factura. Esto proporciona a sus destinatarios de mensajes la conveniencia de usar la función de respuesta en su programa de correo electrónico. También captura las respuestas de aprobación o rechazo de su colaborador por escrito. 

Ver también