Configurar un prefijo y un número inicial para RFI
Contexto
Para obtener los mejores resultados, los usuarios con permiso de nivel "Administrador" siempre deben configurar la herramienta RFI al inicio de un proyecto. Para ayudar con ese paso de configuración, es importante comprender las diferentes opciones disponibles.
Opciones de configuración
Los números de RFI en Procore siempre se deben configurar para usar un número inicial. Dependiendo de las necesidades de su entorno, los usuarios con permiso de nivel "Administrador" también pueden configurar la herramienta RFI en su proyecto para usar un prefijo personalizado o un prefijo manual. En la siguiente tabla se describen las opciones:
| Opción de configuración de RFI | Prefijo | Número inicial | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Número inicial predeterminado | Ninguno | 1 | 1, 2… |
| Número inicial personalizado de longitud consistente | Ninguno | Definido por el usuario (p. ej., 0001 o 1001) | 0001, 0002… 1001, 1002… |
| Prefijo manual y número inicial predeterminado | Definido por el usuario (p. ej., RFI-) | 1 | RFI-1, RFI-2… |
| Prefijo manual y número inicial personalizado de longitud consistente | Definido por el usuario (por ejemplo, RFI-) | Definido por el usuario (por ejemplo, 001 o 101) | RFI-001, RFI-002… RFI-101, RFI-102… |
| Prefijo de etapa del proyecto y número inicial predeterminado | Etapa personalizada (por ejemplo, BID, PRE, RFI, PST, WAR) | 1 | LICITACIÓN-1, LICITACIÓN-2… |
| Prefijo de etapa del proyecto y número inicial personalizado de longitud consistente | Etapa personalizada (por ejemplo, BID, PRE, RFI, PST, WAR) | Definido por el usuario (p. ej., 0001 o 1001) | BID-0001, BID-0002… BID-1001, BID-1002… |
Mejores prácticas
Para obtener los mejores resultados al configurar sus prefijos RFI o la numeración en un proyecto, Procore recomienda usar las siguientes pautas:
- El número inicial siempre debe ser mayor a cero (0). Se recomienda empezar siempre con uno (1) (por ejemplo, 1, 01, 001, 0001, 00001, 000001, etc.).
- El prefijo debe usar un nombre significativo que comunique claramente la etapa del proyecto o la intención de uso. Por ejemplo, licitación (BID).
- El prefijo debe tener entre un (1) carácter y 30 caracteres de longitud. Se recomienda de uno (1) a tres (3) caracteres.
- El prefijo puede contener cualquier carácter UTF-8. Los caracteres UTF-8 más comunes para usar con la numeración son el guión (-) y el subrayado (_).
Limitaciones
Tenga en cuenta las siguientes limitaciones de prefijo y numeración:
- NO se permiten prefijos duplicados
Por ejemplo, no puede utilizar "PCST" o "P-CST" para representar tanto la preconstrucción como la posconstrucción. En su lugar, Procore recomienda usar los prefijos predeterminados para preconstrucción (PRE) y posconstrucción (PST), o crear un prefijo único para cada etapa. - NO se permiten números duplicados
Por ejemplo, no puede tener dos RFI con el mismo número. - Los números RFI eliminados NUNCA se reutilizan
El sistema NO reutiliza los números de las RFI eliminadas.
Si su proyecto se ha configurado para utilizar prefijos RFI, tenga en cuenta lo siguiente:
- Procore siempre separa el prefijo del número RFI con un guión (por ejemplo, LICITACIÓN-1, LICITACIÓN-001, etc.). Este guión no se puede eliminar.
Recomendación
Si un usuario autorizado habilita la opción prefijo RFI por etapa del proyecto DESPUÉS de que se hayan creado las RFI de su proyecto, el prefijo automático se aplicará a los números existentes que hayan ingresado prefijos manualmente. Esto a veces puede resultar en algunos números que tienen dos prefijos. Para abordar esta limitación conocida, consulte ¿Por qué algunos de los números de RFI de nuestro proyecto tienen dos prefijos?Pasos
- Configurar un prefijo manual y un número inicial
O - Configurar un prefijo de etapa del proyecto y un número inicial
Configurar un prefijo manual y un número inicial
Haga lo siguiente al crear el primer RFI para su proyecto. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Crear un RFI.
- Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
Esto revela la página RFI. - Haga clic en Crear RFI.
Esto abre la nueva página RFI. - En el campo Número, escriba el número de inicio deseado en la secuencia personalizada.
Ejemplos:- Para configurar un número inicial de longitud consistente, escriba: 0001 o 1001
- Para configurar un prefijo manual seguido de un número inicial, escriba: RFI0001 o RFI-1001
- Continúe creando el RFI como se describe en Crear un RFI.
La próxima vez que cree una RFI, el sistema utilizará su formato personalizado para asignar el siguiente número a un RFI. Puede cambiar el esquema de numeración en cualquier momento, aunque NO se recomienda.
Configurar un prefijo de etapa del proyecto y un número inicial
Debe tener permiso de nivel "Administrador" para realizar los siguientes pasos:
- Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
Esto revela la página RFI. - Haga clic en Configurar ajustes.
Esto abre la página de configuración de RFI. - Junto al área de Número de prefijo de RFI: prefijo por etapa, coloque una marca de verificación en la casilla Una vez habilitada y en uso, esta configuración no se puede deshabilitar.
Se mostrará una lista de etapas del proyecto de la herramienta Administrador a nivel compañía.
Nota: Su administrador de Procore puede configurar Procore para usar las etapas de proyecto predeterminadas o crear etapas de proyecto personalizadas en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Agregar una etapa de proyecto personalizada. - Marque la casilla de verificación 'Etapa de prefijo habilitada' en cada etapa que desee utilizar para utilizar el prefijo en los números RFI.
- Ingrese un prefijo para cada etapa del proyecto seleccionado. Puede ingresar una combinación de caracteres alfanuméricos en este cuadro.
- Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Actualizar para guardar sus cambios.