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Procore

Crear una RFI

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Objetivo

Crear una RFI utilizando la herramienta RFI del proyecto. 

Antecedentes

En la industria de la construcción, las RFI se utilizan para aclarar ambigüedades, responder preguntas y llenar los vacíos de información que ocurren durante el proceso de construcción. Un escenario común para crear una RFI es cuando un subcontratista o superintendente requieren información específica sobre cómo completar un trabajo o una tarea del arquitecto o ingeniero del proyecto. Por ejemplo, el plano de un proyecto puede no estar claro, un requisito puede ser vago o la especificación de un producto puede estar desactualizada, ser inexacta o incompleta. En tales casos, es importante que las preguntas se respondan de la manera más rápida y concisa posible para evitar fallas de comunicación, retrasos en el proyecto o la necesidad de rehacer trabajos.

En Procore, las RFI se componen de los siguientes componentes:

  • Información general. Para asegurarse de que una pregunta se interprete correctamente, es importante incluir cualquier información adicional que proporcione información general relacionada y contexto sobre la pregunta, el problema o la ambigüedad específicos. 
  • Pregunta. Una pregunta formal relacionada con el proyecto de construcción que requiere una respuesta de otra persona. Por ejemplo, un subcontratista puede enviar la pregunta en una RFI porque un documento de construcción o una especificación de producto son ambiguos. También se pueden hacer preguntas en nombre de otra persona/proveedor. 
  • Respuestas: una respuesta enviada por una persona asignada en la RFI. Por ejemplo, un ingeniero de proyectos puede dar una respuesta a la pregunta de un subcontratista para aclarar una especificación ambigua.
  • Respuesta oficial: una respuesta (o múltiples respuestas) que se han designado como la "Respuesta oficial" para la RFI. El "Administrador de RFI" generalmente elige la respuesta oficial.

Para ver un flujo de trabajo común del proceso RFI, vea el Diagrama de flujo de trabajo interactivo.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una RFI en el estatus "Borrador" o "Abierto":
    • Para crear una RFI en el estatus "Borrador":
      • Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto.
 Importante
La opción de configuración "Mostrar solo respuestas oficiales a usuarios  estándar y de solo lectura" debe estar desactivada para que un creador de RFI de nivel "Estándar" pueda ver todas las respuestas a la RFI. Consulte Configurar opciones avanzadas: RFI. Si un creador de RFI de nivel "Estándar" también es el Administrador de RFI para una RFI, puede ver todas las respuestas a esa RFI.

Video

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema o puede estar desactualizado.

View as: Superintendent | Subcontractor

Pasos

Los pasos para crear una solicitud de información varían, según el nivel de permiso que se le haya asignado a la herramienta de solicitud de información del proyecto.

Crear una RFI como usuario con permiso de nivel "Administrador"

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear.
    create-rfi.png
  3. En la pestaña General , complete el formulario con la información correspondiente.
    Los campos obligatorios se indican con un asterisco ( * ).
  • Número *. Este es un campo obligatorio cuando un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI crea una RFI en el estado Abierto. NO es obligatorio cuando los usuarios con permiso de nivel 'Estándar' crean una RFI en borrador (consulte ¿Qué es una RFI en 'borrador'? ).
    Notas:

  • Fecha de vencimiento. Ingrese o seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la respuesta a la RFI. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
    Nota: El campo 'Fecha de vencimiento' se completa automáticamente en función del número predeterminado de días especificado en la página Configurar opciones de la herramienta RFI. Consulte Configurar opciones avanzadas: RFI. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.

  • Asunto *. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI se muestra como el título de la RFI en la vista de lista.

  • Personas asignadas. Este campo solo es visible y está disponible para usuarios con permiso de nivel "Administrador". Asigne la responsabilidad de enviar una respuesta a la pregunta de RFI a uno o más miembros del equipo del proyecto. Para solicitar una respuesta, coloque una marca de verificación junto al nombre de la persona asignada deseada. La primer persona asignada aparecerá en la lista como Persona responsable del RFI. El sistema envía una notificación automática por correo electrónico a las nuevas personas asignadas con el asunto "Se le ha nombrado como persona asignada a esta RFI".

  • Administrador de RFI *. Seleccione un Administrador de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de Administrador de RFI?
    Notas:

    • De forma predeterminada, el nombre del Administrador de RFI designado aparece aquí. Ver Designar al  Administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
    • Si es un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo u otro usuario con permiso de nivel 'Administrador' de la lista.
    • Si es un usuario con permiso de nivel 'Estándar', esta lista solo se completa con los nombres de los usuarios que tienen permiso de nivel 'Administrador' para la herramienta RFI. Solo puede seleccionar otro usuario con permiso de nivel 'Administrador' de la lista.
  • Distribución. Agregue usuarios con permiso de nivel Solo lectura o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la RFI utilizando al menos uno de varios métodos. Para obtener más información, consulte Responder a una RFI.

  • Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.

  • Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la compañía asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".

  • Número de plano: puede ingresar manualmente un número de plano en este sitio. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano esVincular una RFI a un plano.

  • Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la RFI de la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista.

  • Sección de especificaciones. Seleccione la sección relevante de su libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde provienen las selecciones de la lista desplegable 'Secciones de especificaciones'?

  • Código de costo. Seleccione un código de costo para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de costo, lo que es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte el presupuesto del proyecto y dé como resultado una orden de cambio. Consulte Crear una orden de cambio potencial (OCP).

  • Etapa del proyecto. Seleccione la etapa del proyecto adecuada para la RFI de la lista desplegable. Estas etapas las crea el Administrador de Procore de su compañía en la herramienta Administrador de nivel compañía. Consulte Agregar una etapa de proyecto personalizada.

  • Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad por la que se verá afectado el costo. Luego ingrese un número en el cuadro $ para indicar el impacto del costo.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el costo se verá afectado, pero no se conoce la cantidad.
    • No. Seleccione esta opción si no hay impacto en el costo.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en el costo.
    • N/A. Seleccione esta opción si el impacto en el costo no es aplicable a esta RFI.
  • Subproyecto * . Seleccione un subproyecto de la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos.

  • Impacto en el programa. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad de días que se verá afectado el programa. Luego ingrese un número en el cuadro Días para indicar el número total de días naturales.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el programa se verá afectado, pero no se conoce la cantidad de días.
    • No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en el programa.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en el programa.
    • N/A. Seleccione esta opción si un impacto en el programa no es aplicable a esta RFI.
  • Privada. Seleccione o No en la lista desplegable. Sí indica que las RFI serán marcadas como Privadas. No indica que las RFI NO serán marcadas como Privadas. Para obtener más información sobre la privacidad, pase el cursor del mouse sobre el icono del signo de interrogación (?) para ver información de la herramienta.

  • Referencia. Un campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.

  • Sitios personalizados. Si un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI ha configurado sitios personalizados para que aparezcan en su herramienta de solicitudes de información, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Configurar ajustes: RFI.

  1. Pregunta *. Si está creando la RFI, ingrese la pregunta. Si está editando la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que su pregunta siempre documente cualquier información de antecedentes adicionales que se requieran de la persona asignada para enviar una respuesta.

  1. Haga clic en uno (1) de estos botones:

    • Crea un borrador. Si desea crear una versión preliminar de la RFI, haga clic en este botón. Procore agrega la nueva RFI a la lista de borradores de la herramienta. Esto guarda la RFI como 'Borrador' y la persona responsable sigue siendo el Administrador de RFI.

    • O
    • Crear como abierto. Si desea crear una nueva RFI en el estado Abierto, haga clic en este botón. Procore agrega la nueva RFI a la lista abierta de la herramienta. El sistema también envía una notificación automática por correo electrónico a las personas nombradas en la lista de Personas asignadas y miembros de la Lista de distribución para la RFI. Además, la RFI se guarda como 'Abierta' y la persona responsable pasa a ser la Persona asignada.

Cree una RFI como usuario con permiso de nivel "Estándar" con el permiso granular "Actuar como administrador de RFI"

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear.
    create-rfi.png
  3. En la sección "Información general", complete lo siguiente:
    Los campos obligatorios se indican con un asterisco (*).
  • Número *. Este es un campo obligatorio cuando un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI crea una RFI en el estado Abierto. NO es obligatorio cuando los usuarios con permiso de nivel 'Estándar' crean una RFI en borrador (consulte ¿Qué es una RFI en 'borrador'? ).
    Notas:

  • Fecha de vencimiento. Ingrese o seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la respuesta a la RFI. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
    Nota: El campo 'Fecha de vencimiento' se completa automáticamente en función del número predeterminado de días especificado en la página Configurar opciones de la herramienta RFI. Consulte Configurar opciones avanzadas: RFI. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.

  • Asunto *. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI se muestra como el título de la RFI en la vista de lista.

  • Personas asignadas. Este campo solo es visible y está disponible para usuarios con permiso de nivel "Administrador". Asigne la responsabilidad de enviar una respuesta a la pregunta de RFI a uno o más miembros del equipo del proyecto. Para solicitar una respuesta, coloque una marca de verificación junto al nombre de la persona asignada deseada. La primer persona asignada aparecerá en la lista como Persona responsable del RFI. El sistema envía una notificación automática por correo electrónico a las nuevas personas asignadas con el asunto "Se le ha nombrado como persona asignada a esta RFI".

  • Administrador de RFI *. Seleccione un Administrador de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de Administrador de RFI?
    Notas:

    • De forma predeterminada, el nombre del Administrador de RFI designado aparece aquí. Ver Designar al  Administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
    • Si es un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo u otro usuario con permiso de nivel 'Administrador' de la lista.
    • Si es un usuario con permiso de nivel 'Estándar', esta lista solo se completa con los nombres de los usuarios que tienen permiso de nivel 'Administrador' para la herramienta RFI. Solo puede seleccionar otro usuario con permiso de nivel 'Administrador' de la lista.
  • Distribución. Agregue usuarios con permiso de nivel Solo lectura o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la RFI utilizando al menos uno de varios métodos. Para obtener más información, consulte Responder a una RFI.

  • Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.

  • Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la compañía asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".

  • Número de plano: puede ingresar manualmente un número de plano en este sitio. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano esVincular una RFI a un plano.

  • Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la RFI de la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista.

  • Sección de especificaciones. Seleccione la sección relevante de su libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde provienen las selecciones de la lista desplegable 'Secciones de especificaciones'?

  • Código de costo. Seleccione un código de costo para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de costo, lo que es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte el presupuesto del proyecto y dé como resultado una orden de cambio. Consulte Crear una orden de cambio potencial (OCP).

  • Etapa del proyecto. Seleccione la etapa del proyecto adecuada para la RFI de la lista desplegable. Estas etapas las crea el Administrador de Procore de su compañía en la herramienta Administrador de nivel compañía. Consulte Agregar una etapa de proyecto personalizada.

  • Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad por la que se verá afectado el costo. Luego ingrese un número en el cuadro $ para indicar el impacto del costo.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el costo se verá afectado, pero no se conoce la cantidad.
    • No. Seleccione esta opción si no hay impacto en el costo.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en el costo.
    • N/A. Seleccione esta opción si el impacto en el costo no es aplicable a esta RFI.
  • Subproyecto * . Seleccione un subproyecto de la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos.

  • Impacto en el programa. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad de días que se verá afectado el programa. Luego ingrese un número en el cuadro Días para indicar el número total de días naturales.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el programa se verá afectado, pero no se conoce la cantidad de días.
    • No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en el programa.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en el programa.
    • N/A. Seleccione esta opción si un impacto en el programa no es aplicable a esta RFI.
  • Privada. Seleccione o No en la lista desplegable. Sí indica que las RFI serán marcadas como Privadas. No indica que las RFI NO serán marcadas como Privadas. Para obtener más información sobre la privacidad, pase el cursor del mouse sobre el icono del signo de interrogación (?) para ver información de la herramienta.

  • Referencia. Un campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.

  • Sitios personalizados. Si un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI ha configurado sitios personalizados para que aparezcan en su herramienta de solicitudes de información, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Configurar ajustes: RFI.

  1. Pregunta *. Si está creando la RFI, ingrese la pregunta. Si está editando la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que su pregunta siempre documente cualquier información de antecedentes adicionales que se requieran de la persona asignada para enviar una respuesta.

  1. Haga clic en uno (1) de estos botones:

    • Crea un borrador. Si desea crear una versión preliminar de la RFI, haga clic en este botón. Procore agrega la nueva RFI a la lista de borradores de la herramienta. Esto guarda la RFI como 'Borrador' y la persona responsable sigue siendo el Administrador de RFI.

    • O
    • Crear como abierto. Si desea crear una nueva RFI en el estado Abierto, haga clic en este botón. Procore agrega la nueva RFI a la lista abierta de la herramienta. El sistema también envía una notificación automática por correo electrónico a las personas nombradas en la lista de Personas asignadas y miembros de la Lista de distribución para la RFI. Además, la RFI se guarda como 'Abierta' y la persona responsable pasa a ser la Persona asignada.

Cree una RFI como usuario con permiso de nivel "Estándar"

Si usted es capataz, superintendente o subcontratista en un proyecto, su gerente de proyecto o ingeniero puede otorgarle un permiso de nivel "Estándar" en la herramienta RFI de un proyecto. Esto le brinda la habilidad de crear una RFI en el estatus "Borrador" y enviarla a la persona que designe como administrador de RFI para su revisión. Luego, esa persona puede revisar su RFI, colocarla en el estatus "Abierto" y asignarla a los miembros apropiados del equipo del proyecto para una respuesta.  

Notas:

  • Como usuario con permiso de nivel "Estándar", NO verá todos los campos que están disponibles para los usuarios con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué campos de ingreso de datos de datos tengo permiso para ver al crear una RFI?
  • ¡Importante! Si tiene permiso de nivel "Estándar" para la herramienta RFI y desea ser notificado de la respuesta oficial a su RFI, deberán agregarlo a la lista de distribución de RFI. Si NO es miembro de la lista de distribución, NO se le notificará la respuesta oficial en las RFI que cree. 
  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en +Crear.
  3. En la sección "Información general", complete lo siguiente:
    Nota: Los campos obligatorios están resaltados con un asterisco ( * ).
  • Asunto *. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI se muestra como el título de la RFI en la vista de lista.

  • Administrador de RFI *. Seleccione un Administrador de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de Administrador de RFI?
    Notas:

    • De forma predeterminada, el nombre del Administrador de RFI designado aparece aquí. Ver Designar al  Administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
    • Si es un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo u otro usuario con permiso de nivel 'Administrador' de la lista.
    • Si es un usuario con permiso de nivel 'Estándar', esta lista solo se completa con los nombres de los usuarios que tienen permiso de nivel 'Administrador' para la herramienta RFI. Solo puede seleccionar otro usuario con permiso de nivel 'Administrador' de la lista.
  • Distribución. Agregue usuarios con permiso de nivel Solo lectura o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la RFI utilizando al menos uno de varios métodos. Para obtener más información, consulte Responder a una RFI.

  • Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.

  • Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la compañía asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".

  • Número de plano: puede ingresar manualmente un número de plano en este sitio. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano esVincular una RFI a un plano.

  • Sección de especificaciones. Seleccione la sección relevante de su libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde provienen las selecciones de la lista desplegable 'Secciones de especificaciones'?

  • Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la RFI de la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista.

  • Subproyecto * . Seleccione un subproyecto de la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos.

  • Impacto en el programa. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad de días que se verá afectado el programa. Luego ingrese un número en el cuadro Días para indicar el número total de días naturales.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el programa se verá afectado, pero no se conoce la cantidad de días.
    • No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en el programa.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en el programa.
    • N/A. Seleccione esta opción si un impacto en el programa no es aplicable a esta RFI.
  • Código de costo. Seleccione un código de costo para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de costo, lo que es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte el presupuesto del proyecto y dé como resultado una orden de cambio. Consulte Crear una orden de cambio potencial (OCP).

  • Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad por la que se verá afectado el costo. Luego ingrese un número en el cuadro $ para indicar el impacto del costo.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el costo se verá afectado, pero no se conoce la cantidad.
    • No. Seleccione esta opción si no hay impacto en el costo.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en el costo.
    • N/A. Seleccione esta opción si el impacto en el costo no es aplicable a esta RFI.
  • Referencia. Un campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.

  • Sitios personalizados. Si un usuario con permiso de nivel 'Administrador' en la herramienta RFI ha configurado sitios personalizados para que aparezcan en su herramienta de solicitudes de información, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Configurar ajustes: RFI.

  1. Pregunta *. Si está creando la RFI, ingrese la pregunta. Si está editando la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que su pregunta siempre documente cualquier información de antecedentes adicionales que se requieran de la persona asignada para enviar una respuesta.

  1. Enviar para revisión. Haga clic en este botón para guardar su nueva RFI en el estado "Borrador" y envíelo a la persona que designó en el campo Administrador de RFI . Esto transfiere la responsabilidad de Ball in Court al gerente de RFI.
    Nota : Como creador de RFI con permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta de RFI del proyecto, solo puede editar las secciones "Información general"' y "Pregunta" de la RFI mientras que el estado de la RFI es "Borrador". Cuando el estado de la RFI cambia a "Abierto", solo los usuarios con permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta de RFI del proyecto pueden editar la RFI.

 

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