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Objetivo
Crear una RFI utilizando la herramienta RFI del proyecto.
Fondo
En la industria de la construcción, las RFI se utilizan para aclarar ambigüedades, responder preguntas y llenar los vacíos de información que ocurren durante el proceso de construcción. Un escenario común para crear una RFI es cuando un subcontratista o superintendente requieren información específica sobre cómo completar un trabajo o una tarea del arquitecto o ingeniero del proyecto. Por ejemplo, el plano de un proyecto puede no estar claro, un requisito puede ser vago o la especificación de un producto puede estar desactualizada, ser inexacta o incompleta. En tales casos, es importante que las preguntas se respondan de la manera más rápida y concisa posible para evitar fallas de comunicación, retrasos en el proyecto o la necesidad de rehacer trabajos.
En Procore, las RFI se componen de los siguientes componentes:
- Información general. Para asegurarse de que una pregunta se interprete correctamente, es importante incluir cualquier información adicional que proporcione información general relacionada y contexto sobre la pregunta, el problema o la ambigüedad específicos.
- Pregunta. Una pregunta formal relacionada con el proyecto de construcción que requiere una respuesta de otra persona. Por ejemplo, un subcontratista puede enviar la pregunta en una RFI porque un documento de construcción o una especificación de producto son ambiguos. También se pueden hacer preguntas en nombre de otra persona/proveedor.
- Respuestas: una respuesta enviada por una persona asignada en la RFI. Por ejemplo, un ingeniero de proyectos puede dar una respuesta a la pregunta de un subcontratista para aclarar una especificación ambigua.
- Respuesta oficial: una respuesta (o múltiples respuestas) que se han designado como la "Respuesta oficial" para la RFI. El "Administrador de RFI" generalmente elige la respuesta oficial.
Para ver una flujo de trabajo común del proceso RFI, vea el diagrama Flujo de trabajo.
Cosas para considerar
- Permisos de usuario requeridos:
- Para crear una RFI en el estatus "Borrador" o "Abierto":
- Para crear una RFI en el estatus "Borrador":
- Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto.
Importante
- La configuración "Mostrar solo respuestas oficiales a usuarios estándar y de solo lectura" debe estar desactivada para que un usuario con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto vea todas las respuestas a una RFI que crearon.Consulte Configurar opciones avanzadas: RFI.
- Los usuarios con el permiso granular "Actuar como administrador de RFI" habilitado en sus plantillas de permisos pueden ver todas las respuestas a las RFI que crean (solo "Estándar") o que están designados como Administrador de RFI para incluso si esta configuración está activada.
- Requisitos previos:
- Requerimientos:
- Para guardar una RFI en el estatus "Abierto", los siguientes campos son obligatorios: Número, Asunto, Persona asignada, Fecha de vencimiento y Pregunta.
- NO se permiten números de RFI duplicados. Consulte ¿Puedo crear una RFI con un número duplicado?
- Información adicional:
Pasos
Los pasos para crear una solicitud de información varían según el nivel de permiso que se le haya asignado a la herramienta de solicitud de información del proyecto.
Crear una RFI como usuario con permiso de nivel "Administrador"
- Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
- Haga clic en +Crear.
- En la pestaña General , complete el formulario con la información correspondiente.
Los campos obligatorios se indican con un asterisco ( * ).
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Número*: este es un campo obligatorio cuando un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI crea una RFI en el estado Abierto . NO es obligatorio cuando los usuarios con permiso de nivel "Estándar" crean un Borrador de RFI (consulte ¿Qué es un Borrador de RFI?).
Notas:
-
Fecha de vencimiento. Ingrese o seleccione una fecha del calendario para que venzque la respuesta a la RFI. Este campo solo está visible y disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificados en la página Configurar ajustes de la herramienta RFI. Consulte Configurar opciones avanzadas: RFI. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto.Consulte Establecer días laborables del proyecto.
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Asunto*. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI aparece como el título de la RFI en la vista de lista.
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Personas asignadas. Seleccione uno o más usuarios para que sean responsables de responder a la RFI. Marque la casilla de verificación Hacer respuesta requerida junto al nombre de una persona asignada para que se requiera su respuesta a la RFI. Nota: Las personas asignadas con la responsabilidad actual Persona responsable en una RFI pueden agregar otros usuarios como Personas asignadas a la RFI o reenviar la RFI a otro usuario para su revisión. Consulte Agregar personas asignadas a una RFI como persona asignada en una RFI y reenviar una RFI para revisión.
-
Gerente de RFI *: seleccione un administrador de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de administrador de RFI?
Notas:
- De forma predeterminada, el nombre del administrador de RFI designado aparece aquí. Consulte Designación del administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
- Si usted es un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo o a otro usuario con permiso de nivel "Administrador" de la lista.
- Si es un usuario con permiso de nivel "Estándar", esta lista solo contiene los nombres de los usuarios que tienen permiso de nivel "Administrador" para la herramienta RFI. Sólo puede seleccionar otro usuario con permiso de nivel "Administrador" de la lista.
-
Distribución.Agregue usuarios con permiso de nivel de "Solo lectura" o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la RFI utilizando al menos uno de varios métodos. Para obtener más detalles, consulte Responder a una RFI.
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Recibido de. Seleccione la persona de la que se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.
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Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la compañía asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".
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Número de plano: puede ingresar manualmente un número de plano en este campo. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano es Vincular una RFI a un plano.
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Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.
- Sí. Seleccione esta opción si conoce la cantidad por la que se verá afectado el costo. Luego ingrese un número en el cuadro $ para indicar el impacto del costo.
- Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el costo recibirá un impacto, pero no se sabe la cantidad.
- N° Seleccione esta opción si no hay impacto en el costo.
- TBD. Seleccione esta opción si aún debe determinar si hay un impacto en el costo.
- N/A. Seleccione esta opción si el impacto en el costo no es aplicable a esta RFI.
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Impacto en el programa. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.
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Sí. Seleccione esta opción si conoce el número de días en los que el programa se verá impactado. A continuación, introduzca un número en la casilla Días para indicar el número total de días naturales.
- Sí (Desconocido): seleccione esta opción si sabe que el programa se verá afectado, pero no se conoce la cantidad de días.
- No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en la programación.
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Por determinar. Seleccione esta opción si aún no ha determinado si se produce un impacto en el programa.
-
N/A. Seleccione esta opción si un impacto en el programa no es aplicable a esta RFI.
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Privada. Seleccione Sí o No en la lista desplegable. Sí indica que las RFI serán marcadas como Privadas. No indica que las RFI NO serán marcadas como Privadas. Para obtener más información sobre la privacidad, pase el cursor del mouse sobre el icono del signo de interrogación (?) para ver información de la herramienta.
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Referencia. Un campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.
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Campos personalizados. Si un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI ha configurado para que aparezcan campos personalizados en su herramienta RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Configurar ajustes: RFI.
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Pregunta *. Si está creando la RFI, ingrese la pregunta. Si está editando la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que su pregunta siempre registre cualquier información adicional que se requiera de la persona asignada para enviar una respuesta.
-
Haga clic en uno (1) de estos botones:
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Crear un borrador. Si desea crear una versión "Borrador" de la RFI, haga clic en este botón. Esto guarda la RFI como "Borrador". La Persona responsable responsabilidad permanece con el Administrador de RFI y los correos electrónicos se envían de acuerdo con la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
- O
-
Crear como abierto. Si desea crear una nueva RFI como "Abierta", haga clic en este botón. Los usuarios designados como Personas asignadas de la RFI tienen la primera Persona responsable responsabilidad. El sistema cambia la Persona responsable responsabilidad de los usuarios designados como Personas asignadas y correos electrónicos de la RFI se envían de acuerdo con la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
Cree una RFI como usuario con permiso de nivel "Estándar" con el permiso granular "Actuar como administrador de RFI"
- Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
- Haga clic en +Crear.
- En la sección "Información general", complete lo siguiente:
Los campos obligatorios se indican con un asterisco (*).
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Número*: este es un campo obligatorio cuando un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI crea una RFI en el estado Abierto . NO es obligatorio cuando los usuarios con permiso de nivel "Estándar" crean un Borrador de RFI (consulte ¿Qué es un Borrador de RFI?).
Notas:
-
Fecha de vencimiento. Ingrese o seleccione una fecha del calendario para que venzque la respuesta a la RFI. Este campo solo está visible y disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificados en la página Configurar ajustes de la herramienta RFI. Consulte Configurar opciones avanzadas: RFI. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto.Consulte Establecer días laborables del proyecto.
-
Asunto*. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI aparece como el título de la RFI en la vista de lista.
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Personas asignadas. Seleccione uno o más usuarios para que sean responsables de responder a la RFI. Marque la casilla de verificación Hacer respuesta requerida junto al nombre de una persona asignada para que se requiera su respuesta a la RFI. Nota: Las personas asignadas con la responsabilidad actual Persona responsable en una RFI pueden agregar otros usuarios como Personas asignadas a la RFI o reenviar la RFI a otro usuario para su revisión. Consulte Agregar personas asignadas a una RFI como persona asignada en una RFI y reenviar una RFI para revisión.
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Gerente de RFI *: seleccione un administrador de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de administrador de RFI?
Notas:
- De forma predeterminada, el nombre del administrador de RFI designado aparece aquí. Consulte Designación del administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
- Si usted es un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo o a otro usuario con permiso de nivel "Administrador" de la lista.
- Si es un usuario con permiso de nivel "Estándar", esta lista solo contiene los nombres de los usuarios que tienen permiso de nivel "Administrador" para la herramienta RFI. Sólo puede seleccionar otro usuario con permiso de nivel "Administrador" de la lista.
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Distribución.Agregue usuarios con permiso de nivel de "Solo lectura" o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la RFI utilizando al menos uno de varios métodos. Para obtener más detalles, consulte Responder a una RFI.
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Recibido de. Seleccione la persona de la que se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.
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Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la compañía asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".
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Número de plano: puede ingresar manualmente un número de plano en este campo. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano es Vincular una RFI a un plano.
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Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.
- Sí. Seleccione esta opción si conoce la cantidad por la que se verá afectado el costo. Luego ingrese un número en el cuadro $ para indicar el impacto del costo.
- Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el costo recibirá un impacto, pero no se sabe la cantidad.
- N° Seleccione esta opción si no hay impacto en el costo.
- TBD. Seleccione esta opción si aún debe determinar si hay un impacto en el costo.
- N/A. Seleccione esta opción si el impacto en el costo no es aplicable a esta RFI.
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Impacto en el programa. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.
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Sí. Seleccione esta opción si conoce el número de días en los que el programa se verá impactado. A continuación, introduzca un número en la casilla Días para indicar el número total de días naturales.
- Sí (Desconocido): seleccione esta opción si sabe que el programa se verá afectado, pero no se conoce la cantidad de días.
- No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en la programación.
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Por determinar. Seleccione esta opción si aún no ha determinado si se produce un impacto en el programa.
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N/A. Seleccione esta opción si un impacto en el programa no es aplicable a esta RFI.
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Privada. Seleccione Sí o No en la lista desplegable. Sí indica que las RFI serán marcadas como Privadas. No indica que las RFI NO serán marcadas como Privadas. Para obtener más información sobre la privacidad, pase el cursor del mouse sobre el icono del signo de interrogación (?) para ver información de la herramienta.
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Referencia. Un campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.
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Campos personalizados. Si un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI ha configurado para que aparezcan campos personalizados en su herramienta RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Configurar ajustes: RFI.
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Pregunta *. Si está creando la RFI, ingrese la pregunta. Si está editando la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que su pregunta siempre registre cualquier información adicional que se requiera de la persona asignada para enviar una respuesta.
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Haga clic en uno (1) de estos botones:
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Crear un borrador. Si desea crear una versión "Borrador" de la RFI, haga clic en este botón. Esto guarda la RFI como "Borrador". La Persona responsable responsabilidad permanece con el Administrador de RFI y los correos electrónicos se envían de acuerdo con la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
- O
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Crear como abierto. Si desea crear una nueva RFI como "Abierta", haga clic en este botón. Los usuarios designados como Personas asignadas de la RFI tienen la primera Persona responsable responsabilidad. El sistema cambia la Persona responsable responsabilidad de los usuarios designados como Personas asignadas y correos electrónicos de la RFI se envían de acuerdo con la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
Cree una RFI como usuario con permiso de nivel "Estándar"
Si usted es capataz, superintendente o subcontratista en un proyecto, su gerente de proyecto o ingeniero puede otorgarle un permiso de nivel "Estándar" en la herramienta RFI de un proyecto. Esto le brinda la habilidad de crear una RFI en el estatus "Borrador" y enviarla a la persona que designe como administrador de RFI para su revisión. Luego, esa persona puede revisar su RFI, colocarla en el estatus "Abierto" y asignarla a los miembros apropiados del equipo del proyecto para una respuesta.
Notas:
- Como usuario con permiso de nivel "Estándar", NO verá todos los campos que están disponibles para los usuarios con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta.
- ¡Importante! Si tiene permiso de nivel "Estándar" para la herramienta RFI y desea ser notificado de la respuesta oficial a su RFI, deberán agregarlo a la lista de distribución de RFI. Si NO es miembro de la lista de distribución, NO se le notificará la respuesta oficial en las RFI que cree.
- Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
- Haga clic en +Crear.
- En la sección "Información general", complete lo siguiente:
Nota: Los campos obligatorios están resaltados con un asterisco ( * ).
-
Asunto*. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI aparece como el título de la RFI en la vista de lista.
-
Gerente de RFI *: seleccione un administrador de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de administrador de RFI?
Notas:
- De forma predeterminada, el nombre del administrador de RFI designado aparece aquí. Consulte Designación del administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
- Si usted es un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo o a otro usuario con permiso de nivel "Administrador" de la lista.
- Si es un usuario con permiso de nivel "Estándar", esta lista solo contiene los nombres de los usuarios que tienen permiso de nivel "Administrador" para la herramienta RFI. Sólo puede seleccionar otro usuario con permiso de nivel "Administrador" de la lista.
-
Distribución.Agregue usuarios con permiso de nivel de "Solo lectura" o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la RFI utilizando al menos uno de varios métodos. Para obtener más detalles, consulte Responder a una RFI.
-
Recibido de. Seleccione la persona de la que se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.
-
Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la compañía asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".
-
Número de plano: puede ingresar manualmente un número de plano en este campo. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano es Vincular una RFI a un plano.
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Impacto en el programa. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.
-
Sí. Seleccione esta opción si conoce el número de días en los que el programa se verá impactado. A continuación, introduzca un número en la casilla Días para indicar el número total de días naturales.
- Sí (Desconocido): seleccione esta opción si sabe que el programa se verá afectado, pero no se conoce la cantidad de días.
- No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en la programación.
-
Por determinar. Seleccione esta opción si aún no ha determinado si se produce un impacto en el programa.
-
N/A. Seleccione esta opción si un impacto en el programa no es aplicable a esta RFI.
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-
Impacto en el costo. Seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable.
- Sí. Seleccione esta opción si conoce la cantidad por la que se verá afectado el costo. Luego ingrese un número en el cuadro $ para indicar el impacto del costo.
- Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el costo recibirá un impacto, pero no se sabe la cantidad.
- N° Seleccione esta opción si no hay impacto en el costo.
- TBD. Seleccione esta opción si aún debe determinar si hay un impacto en el costo.
- N/A. Seleccione esta opción si el impacto en el costo no es aplicable a esta RFI.
-
Referencia. Un campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.
-
Campos personalizados. Si un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI ha configurado para que aparezcan campos personalizados en su herramienta RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Configurar ajustes: RFI.
-
Pregunta *. Si está creando la RFI, ingrese la pregunta. Si está editando la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que su pregunta siempre registre cualquier información adicional que se requiera de la persona asignada para enviar una respuesta.
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Enviar para revisión. Haga clic en este botón para guardar su nueva RFI en el estado "Borrador" y envíelo a la persona que designó en el campo Administrador de RFI . Esto transfiere la responsabilidad de Ball in Court al gerente de RFI.
Nota : Como creador de RFI con permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta de RFI del proyecto, solo puede editar las secciones "Información general"' y "Pregunta" de la RFI mientras que el estado de la RFI es "Borrador". Cuando el estado de la RFI cambia a "Abierto", solo los usuarios con permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta de RFI del proyecto pueden editar la RFI.