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Procore

Crear un RFI

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Objetivo

Crear una solicitud de información (RFI) con la herramienta de RFIs del proyecto.

Contexto

En la industria de la construcción, los RFIs se utilizan para aclarar ambigüedades, responder preguntas y solucionar diferencias o brechas de información que se producen durante el proceso de construcción. Un escenario común para crear un RFI es cuando un subcontratista o residente de obra requiere información específica del arquitecto o ingeniero del proyecto sobre cómo completar un trabajo o tarea. Por ejemplo, puede que un plano del proyecto no sea claro, que un requisito sea impreciso, o que una especificación de producto esté desactualizada, incompleta o sea inexacta. En tales casos, es importante que se respondan las preguntas tan rápida y sucintamente como sea posible para evitar errores de comunicación, retrasos en los proyectos, y/o doble trabajo.

En Procore, los RFIs están compuestos de los siguientes elementos:

  • Información General. Para asegurarse de que una pregunta se interprete correctamente, es importante incluir cualquier información adicional que proporcione antecedentes relacionados y contexto sobre la pregunta, el asunto, o la ambigüedad específica.
  • Pregunta. Una pregunta formal relacionada con el proyecto de construcción que requiere una respuesta de otra persona. Por ejemplo, un subcontratista podría enviar la pregunta en un RFI porque un documento de construcción, o la especificación de un producto son ambiguos. Las preguntas también se pueden hacer en nombre de otra persona/proveedor.
  • Respuestas: Una respuesta enviada por una persona asignada en el RFI. Por ejemplo, un ingeniero de proyecto podría proporcionar una respuesta a la pregunta de un subcontratista para aclarar una especificación ambigua.
  • Respuesta Oficial: Una respuesta (o respuestas múltiples) que se han designado como la “Respuesta oficial” para el RFI. El “Administrador del RFI” completa esta designación.

 

Para ver un flujo de trabajo común del proceso de un RFI, consulta Interactive Workflow Diagram.

Cosas para considerar

Pasos

  1. Navega a la herramienta de RFIs del proyecto.
  2. Haz clic en Crear RFI.
    • 2017-12-19_13-56-05.jpg
  3. En la pestaña General, llena el formulario con la información correspondiente. (Los campos requeridos se resaltan con un *.)

 

RFI 2.jpg

  • No. de RFI. Procore asigna números automáticamente a los RFIs nuevos en orden secuencial. Por ejemplo, 1, 2, 3 y así sucesivamente. También se permiten los números duplicados. Consulta Can I create an RFI with a duplicate number? Para obtener información sobre otras opciones para la numeración de RFIs, consulta What options do I have for numbering RFIs in Procore?
  • Borrador. Coloca una marca de verificación en esta casilla para crear un RFI en estatus de “Borrador”. Elimina la marca de verificación para crear un RFI “Abierto”. La información en el cuadro Pregunta solo se puede editar cuando un RFI está en estatus de “Borrador”. Los usuarios con permiso de nivel “Estándar” solo pueden crear RFIs con estatus de borrador en Procore. Los usuarios con permiso de nivel “Administrador” pueden crear un RFI en cualquier estatus. Para obtener información sobre los RFIs con estatus de “Borrador”, consulta What is a Draft RFI? y Who can view a 'Draft' RFI?
  • Asunto*. Proporciona un título descriptivo para el RFI. El asunto del RFI se muestra como el título del RFI en la lista.
  • Administrador de RFIs. Selecciona a un Administrador de RFIs de la lista desplegable. Consulta See What is the RFI Manager role?

Notas:

  • El nombre del Administrador de RFIs designado aparece aquí por defecto. Consulta Designate the Default RFI Manager for a Project's RFIs.
  • Si eres un usuario con permiso de nivel “Administrador” en la herramienta de RFIs, puedes seleccionarte a ti mismo u otro usuario con permiso de nivel “Administrador” de la lista.
  • Si eres un usuario con permiso de nivel “Estándar”, la lista solo muestra los nombres de los usuarios que tienen permiso de nivel “Administrador” en la herramienta de RFIs.
  • Asignar a*. Este campo solo está disponible para usuarios con permiso de nivel "Administrador". Asigna la responsabilidad de proporcionar una respuesta a la pregunta del RFI a uno o más
    miembros del equipo del proyecto. Estos usuarios aparecerán como Persona Responsable para el RFI. El sistema envía una notificación automatizada por email al usuario asignado a este RFI.
  • Fecha de Vencimiento. Este campo solo está disponible para usuarios con permiso de nivel "Administrador". Selecciona la fecha en la que se requiere una respuesta de la persona asignada. Por defecto, los RFIs vencen luego de tres (3) días calendario. Sin embargo, un usuario con permisos de “Administrador” en la herramienta de RFIs puede configurar la fecha de vencimiento. Consulta Configure Advanced Settings: RFIs.
  • Contratista Responsable. Este campo se llena automáticamente con el nombre de la compañía asociada a la persona seleccionada en el campo “Pregunta Originada Por”.
  • Pregunta Originada Por. Selecciona el nombre de la persona que solicitó la información. Un usuario “Administrador” o “Estándar” puede crear un RFI en nombre de un subcontratista que no tiene permisos “Estándar” en la herramienta de RFIs. Es importante recordar que esta persona no recibirá notificaciones por email a menos que se encuentre en la lista de distribución.
  • Distribución. Agrega usuarios con permiso de nivel “Solo lectura” o superior a la lista de distribución de RFIs. Según el nivel de permiso del usuario, pueden responder al RFI usando uno de varios métodos. Para obtener más detalles, consulta Respond to an RFI.
  • Ubicación. Selecciona la ubicación correspondiente al RFI desde la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir a los usuarios crear ubicaciones (Consulta Allow or Disallow Users to Create Locations Within a Tool), puedes hacer clic en el botón Crear una Ubicación Nueva en la parte inferior de la lista.
  • Número de Plano: En este campo puedes ingresar manualmente un número de plano. Sin embargo, el proceso
    recomendado para asociar un RFI a un plano es Vincular un RFI a un Plano. Consulta Link an RFI to a Drawing.
  • Sección de Especificaciones. Selecciona la sección relevante de tu libro de especificaciones. Consulta Where do the selections from the 'Spec Sections' drop-down list come from?
    lista desplegable “Secciones de Especificaciones”?
  • Código de Costo. Selecciona un código de costo para el RFI. Esto vincula el RFI con el código de costo, lo cual es útil más adelante si el alcance de trabajo del RFI afecta el presupuesto del proyecto y deriva en una orden de cambio. Consulta Create a Potential Change Order (PCO).
  • Impacto en el Programa: Especifica si crees que este RFI podría impactar el programa actual del proyecto. Si
    conoces el impacto aproximado en el programa, puedes ingresar la cantidad estimada de días. También puedes elegir
    “Sí (Desconocido)” o “Por Determinar” y agregar el impacto en el programa más adelante.
  • Referencia: Un campo opcional que puede servir como una etiqueta de referencia útil. Haz doble clic en el campo para obtener una lista de referencias usadas recientemente.
  • Impacto en el Costo:
    Elige una de las siguientes opciones de la lista desplegable:
    • Sí. Si hay un impacto en el costo conocido en relación con el RFI, selecciona “Sí” y luego ingresa un valor numérico en el cuadro de texto que aparece (Nota: No se permite ingresar una coma (,) en este campo).
    • Sí (Desconocido). Si el RFI tendrá un impacto en el costo, pero la cantidad es actualmente desconocida, selecciona esta opción. (Nota: Puedes editar el RFI en otro momento.)
    • No. Si el RFI no tiene un impacto en el costo, selecciona “No”.
    • Por Determinar. Si en este momento no estás seguro si el RFI tiene un impacto en el costo, selecciona la opción Por Determinar.
    • N/A. Si el impacto en el costo es irrelevante para el RFI, puedes seleccionar “N/A” (No Aplicable).
  • Privado: Marca esta casilla para restringir la visibilidad del RFI solo para ti y los usuarios con permisos de nivel “Administrador” en la herramienta de RFIs, la persona asignada y los miembros de la lista de distribución del ítem. Deja la casilla desmarcada para que el RFI sea visible para todos los usuarios con permisos de nivel “Solo lectura” o superior en la herramienta de RFIs.
  • Campos Personalizados 1 y 2: Si has definido que aparezcan campos personalizados en la pestaña de tu RFI (consulta Configure Advanced Settings: RFIs), aparecerán en la página de creación como se muestra.

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  • Pregunta:* Ingresa tu pregunta y cualquier antecedente adicional que pueda ser necesario para
    responder la pregunta (Nota: Esta información solo se puede editar después si el RFI se guarda en el estatus
    “Borrador”. Una vez que un RFI se guarda en el estatus “Abierto”, la pregunta no se puede cambiar).
  • Adjuntos: Puedes agregar archivos desde tu computadora, Procore (p. ej., Documentos, Planos o Fotos) u otras fuentes. 
  1. Haz clic en Crear.
    Según el estatus del RFI, el sistema hace lo siguiente:
    (Nota: Si intentas crear un RFI con un número duplicado, aparece un mensaje de alerta. Consulta Can I create an RFI with a duplicate number?
    • Si el RFI está en modo “Borrador”, Procore agrega el RFI a la lista de Borrador de la herramienta.
      O
    • Si el RFI no está en modo “Borrador”, Procore agrega el RFI a la lista de RFIs Abiertos de la herramienta. También se envía una notificación por email a los Asignados y a los miembros de la Lista de Distribución del ítem.
       

Próximos Pasos

Ver También

 

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