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Procore

Configuraciones avanzadas: RFI

Objetivo

Configurar los ajustes y preferencias de la herramienta RFI del proyecto.

Contexto

Los usuarios con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto pueden establecer los ajustes de configuración para la herramienta RFI del proyecto. El área de ajustes de configuración también permite a los usuarios crear reportes de RFI personalizados y configurar el permiso del usuario para la herramienta RFI. 

Cosas a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.

Vídeo

 

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Tareas

Configurar los ajustes de RFI

  1. Navegue hasta la herramienta de solicitudes de información del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes.
  3. Navegue a la página de configuración de RFI.
  4. Configure uno o más de los siguientes ajustes:
    • Gerente de RFI. Consulte ¿Qué es el rol de administrador de RFI?
      • Haga clic en el botón junto a "Si un usuario estándar crea una solicitud de información, puede seleccionar cualquier usuario administrador como Administrador de solicitudes de información".
        Nota: Los usuarios con permisos de nivel 'Solo lectura' o 'Estándar' en la herramienta de RFI del proyecto con el permiso granular 'Actuar como administrador de RFI' habilitado en su plantilla de permisos también pueden seleccionarse como administrador de RFI si se selecciona esta opción.
        O
      • Haga clic en el botón junto a 'Si un usuario estándar crea una RFI, el Administrador de RFI será:' para seleccionar un usuario como Administrador de RFI predeterminado del proyecto. Consulte Designación del administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto .
        Nota: Seleccionar el administrador de RFI predeterminado del proyecto solo afecta a las nuevas RFI creadas después de que se actualizó la configuración.
    • Distribución predeterminada: agregue miembros del proyecto a quienes se les debe enviar correos electrónicos de notificación sobre todas o la mayoría de las solicitudes de información generadas en su proyecto en Procore.
    • Permitir RFI privadas. Marque esta casilla de verificación para otorgar a los usuarios con permisos de nivel "Estándar" y "Administrador" a la herramienta RFI la capacidad de establecer la visibilidad de los RFI que creen como "Privadas" (Nota: de manera predeterminada, los RFI "Privadas" solo son visibles para los miembros de la lista de distribución de RFI y los usuarios con permiso de nivel "Administrador" a la herramienta RFI). 
    • RFI privados por defecto. Coloque una marca de verificación en esta casilla para que el sistema establezca automáticamente los nuevos RFI como "Privados".
      Notas:
      • Esta casilla de verificación solo se puede seleccionar cuando la casilla de verificación Permitir solicitudes de información privadas también está seleccionada.
      • Cuando se establece una nueva RFI como "Privada", solo un "Administrador" puede eliminar la configuración. Los usuarios estándar a los que se les ha otorgado permiso para crear RFI NO tienen la habilidad de eliminar esta configuración de privacidad. 
    • Se entregarán las respuestas a las nuevas preguntas de RFI. Establezca cuántos días calendario después de la fecha de creación desea que vencen las solicitudes de información.
      Nota: La fecha de vencimiento respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
    • Habilitar recordatorios de correo electrónico para RFI vencidos. Marque esta casilla de verificación si desea que el sistema envíe correos electrónicos diarios de recordatorio a las Personas asignadas en el RFI cuando el RFI esté vencida.
    • Etiqueta para el campos personalizado 1 y 2. Si desea agregar campos adicionales a la página RFI, puede agregarlos como campos personalizados. Aparecen como 'Campo personalizado 1' y 'Campo personalizado 2' en la captura de pantalla anterior.  
      Notas:
    • Solo mostrar la respuesta oficial a usuarios estándar y de solo lectura. Coloque una marca de verificación en esta casilla para permitir que el sistema limite la herramienta RFI a los usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" y "Estándar", para que solo puedan ver "Respuestas oficiales" en las notificaciones automáticas por correo electrónico de Procore, en archivos PDF exportados y al acceder a la herramienta RFI en Procore Web. Esta configuración no afecta a las RFI enviadas con el botón Correo electrónico. Consulte Reenviar por correo electrónico una RFI. Esta configuración también excluye a la persona asignada en una RFI y a los miembros de la lista de distribución. Nota: En proyectos nuevos, esta opción de configuración está habilitada por defecto. 
    • Las respuestas de los cesionarios son requeridas por defecto. Coloque una marca de verificación en esta casilla para marcar automáticamente a los usuarios que han sido designados como 'Asignatarios' como que requieren una respuesta. Si la casilla de verificación está en blanco, los usuarios tendrán la opción de designar a los respondedores requeridos.
      Nota: Debe colocar una marca de verificación en esta casilla si va a utilizar el proceso Adelante y RFI para Revisión en las RFI de su proyecto.
  5. En el área Número de prefijo de RFI por etapa de proyecto, haga lo siguiente:
    1. Si desea utilizar la función de prefijo de RFI, marque la casilla de verificación "Una vez habilitada y en uso, esta configuración no se puede deshabilitar". Para obtener más información sobre esta función, consulte ¿Cómo configuro un prefijo y un número inicial para las RFI de un proyecto?
      Nota: Si desea agregar o eliminar etapas de esta lista, consulte Agregar una etapa del proyecto personalizada.
    2. Marque la casilla de verificación 'Etapa de prefijo habilitada' junto a las etapas que le gustaría usar para prefijar los números de RFI. Solo las etapas con casillas de verificación marcadas estarán disponibles al crear y numerar nuevas RFI.
    3. Ingrese un prefijo para cada etapa del proyecto seleccionada. Los prefijos pueden incluir una combinación de caracteres alfanuméricos.

      rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png
  6. En Correos electrónicos de RFI, coloque una marca de verificación en la casilla Activar correo electrónico para activar una notificación por correo electrónico para el evento correspondiente. Luego, coloque marcas en las casillas de verificación de roles deseados para especificar sus preferencias de notificación por correo electrónico para las RFI en el proyecto (por ejemplo, Creador, Gerente, Asignado, Grupo de distribución).
     Nota
    • Los correos electrónicos de "Acción requerida" no se pueden activar ni desactivar.
    • Para obtener más información sobre estas opciones y la configuración predeterminada de Procore, consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
    • Para restablecer las personalizaciones a la configuración predeterminada de Procore, haga clic en Restablecer a los valores predeterminados.

    rfi-configure-settings-rfi-emails.png
  7. Haga clic en Actualizar

Trabajar con reportes de RFI personalizados

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
    Esto revela la página RFI. 
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes  . 
    Esto revela la página de ajustes de RFI. 
  3. Haga clic en Reportes personalizados.



    Esto revela las listas Reportes personalizados y Mis reportes. 
  4. En esta página, tiene estas opciones:
    • Crear informe personalizado. Haga clic en este botón para crear un informe personalizado. Consulte Crear y ver un informe RFI personalizado.
    • Editar. Localice un reporte en una de las listas. Luego, haga clic en este botón para colocarlo en modo de edición.  
    • Ver. Busque un informe en una de las listas. Luego haga clic en este botón para colocarlo en modo de visualización. Luego puede exportar o compartir el informe. Consulte Exportar RFI.

Establecer permisos de usuario para RFI

  1. Navegue hasta la herramienta de solicitudes de información del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes.
  3. Haga clic en Tabla de permisos.
  4. Establezca el permiso de cada usuario de acuerdo a sus preferencias.
    • check.png Acceso
    • x.png Sin acceso
      Como se ilustra a continuación, a este usuario se le han otorgado permisos de nivel "Estándar".

      user permissions rfis.png

      Notas:
      • Si aparece una X gris y no puede cambiar una configuración, su administrador de Procore está administrando los permisos con una plantilla. Consulte Administrar plantillas de permisos.
      • Para obtener una lista de lo que los usuarios pueden hacer en cada nivel de permiso en las solicitudes de información, consulte la Matriz de permisos.

 

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