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Procore

Configuraciones avanzadas: RFI

Objetivo

Configurar los ajustes y preferencias de la herramienta RFI del proyecto.

Contexto

Los usuarios con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto pueden establecer los ajustes de configuración para la herramienta RFI del proyecto. El área de ajustes de configuración también permite a los usuarios crear reportes de RFI personalizados y configurar el permiso del usuario para la herramienta RFI. 

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.

Tareas

Configurar los ajustes de RFI

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
    Esto revela la página RFI. 
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes  . 
    Esto revela la página de ajustes de RFI. 
  3. Configurar los ajustes de la siguiente manera:
    • Administrador de RFI. Elija el botón de opción apropiado para designar al administrador de RFI del proyecto (ver ¿Cuál es el rol del Administrador de RFI?). Para más detalles, ver: Designar al Administrador predeterminado de RFI para los RFI de un proyecto
    • Distribución por defecto: Agregar a los miembros del proyecto a los que se deben enviar correos electrónicos de notificación en todas o la mayoría de los RFI generadas en su proyecto en Procore.
    • Permitir RFI privadas. Marque esta casilla de verificación para otorgar a los usuarios con permisos de nivel "Estándar" y "Administrador" a la herramienta RFI la capacidad de establecer la visibilidad de los RFI que creen como "Privadas" (Nota: de manera predeterminada, los RFI "Privadas" solo son visibles para los miembros de la lista de distribución de RFI y los usuarios con permiso de nivel "Administrador" a la herramienta RFI). 
    • RFI privadas por defecto. Marque esta casilla de verificación para que la configuración predeterminada para los nuevos RFI se establezca como "Privada". Notas:
      • Esta configuración solo se puede habilitar cuando la casilla de verificación "Permitir RFI privadas" está seleccionada.
      • Un creador de RFI o Administrador de RFI puede eliminar esta casilla de verificación al crear o editar un RFI individual.
    • Las respuestas a las nuevas preguntas de RFI estarán vencidas. Establecer a cuántos días calendario después de la fecha de creación le gustaría que los RFI se venzan. 
    • Habilitar recordatorios de correo electrónico para RFI vencidos. Marque esta casilla de verificación si desea que el sistema envíe correos electrónicos diarios de recordatorio a las Personas asignadas en el RFI cuando el RFI esté vencida.
    • Etiqueta para campo personalizado 1 y 2. Si desea añadir campos adicionales a la página RFI, puede agregarlos como campos personalizados. Aparecen como "Campo personalizado 1" y "Campo personalizado 2" en la captura de pantalla anterior.  
      Notas:
    • Mostrar solo la respuesta oficial a usuarios Estándar y de Solo lectura. Coloque una marca de verificación en este cuadro para permitir que el sistema limite a los usuarios con permiso de nivel "Solo lectura" y "Estándar" en la herramienta RFI a que solo puedan ver las "Respuestas oficiales" en las notificaciones automáticas de correo electrónico de Procore, en los PDF exportados y al acceder a la herramienta RFI en Procore Web. Esta configuración no afecta a las RFI reenviadas utilizando el botón Correo electrónico. Ver Reenviar un RFI por correo electrónico. Esta configuración también excluye a la Persona asignada del RFI y a los miembros de la Lista de distribución. Nota: En nuevos proyectos, el ajuste de esta configuración está habilitado por defecto. 
    • Las respuestas de las Personas asignadas son obligatorias por defecto. Coloque una marca de verificación en esta casilla para marcar automáticamente que requiere una respuesta de los usuarios que han sido designados como "Personas asignadas". Si la casilla de verificación está en blanco, los usuarios tendrán la opción de responder a las respuestas requeridas.
      Nota: Debe colocar una marca de verificación en esta casilla si va a utilizar el proceso Reenviar un RFI para su revisión en los RFI de su proyecto. 
  4. En el área Número de prefijo de RFI por etapa de proyecto, haga lo siguiente:
    1. Si desea utilizar la función de prefijo de RFI, coloque una marca de verificación en el cuadro Una vez habilitada y en uso, esta configuración no se puede deshabilitar. Para obtener más información sobre esta función, consulte ¿Cómo configuro un prefijo y un número de inicio para los RFI de un proyecto?
    2. Ingrese el prefijo deseado para cada etapa del proyecto. Los prefijos pueden incluir una combinación de caracteres alfanuméricos. 
      Nota: Si desea agregar o eliminar etapas de esta lista, consulte Agregar una etapa de proyecto personalizado

      rfi-prefix-config.png
  5. En el área de correos electrónicos de RFI, coloque una marca de verificación en el cuadro Habilitar correo electrónico para activar una notificación de correo electrónico para el evento correspondiente. Luego, coloque la(s) marca(s) en las casillas de verificación del rol deseado para especificar sus preferencias de notificación de correo electrónico para los RFI en el proyecto (por ejemplo, Creador, Administrador, Persona asignada, Grupo de distribución). 
    Notas
  6. Haga clic en Actualizar
    El sistema guarda las configuraciones.

Trabajar con reportes de RFI personalizados

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
    Esto revela la página RFI. 
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes  . 
    Esto revela la página de ajustes de RFI. 
  3. Haga clic en Reportes personalizados.



    Esto revela las listas Reportes personalizados y Mis reportes. 
  4. En esta página, tiene estas opciones:
    • Crear reporte personalizado. Haga clic en este botón para crear un reporte personalizado. Ver Crear y ver un reporte de RFI personalizado.
    • Editar. Localice un reporte en una de las listas. Luego, haga clic en este botón para colocarlo en modo de edición.  
    • Ver. Localice un reporte en una de las listas. Luego, haga clic en este botón para colocarlo en modo de vista. A continuación, puede exportar o compartir el reporte. Ver Exportar RFI.

Establecer permisos de usuario para RFI

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en Configuraciones 
  3. Haga clic en Tabla de permisos.
  4. Establezca el permiso de cada usuario de acuerdo a sus preferencias.
    • check.png Acceso
    • x.png Sin acceso
      Como se ilustra a continuación, a este usuario se le han otorgado permisos de nivel "Estándar".

      user permissions rfis.png

      Notas:
      • Si aparece una X gris y no puede cambiar una configuración, su Administrador de Procore está administrando los permisos con una plantilla. Ver Administrar plantilla de permisos
      • Para obtener una lista de lo que los usuarios pueden hacer en cada nivel de permiso en las RFI, consulte la Matriz de permisos.
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