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Procore

Configuraciones avanzadas: RFI

Objetivo

Configurar los ajustes y preferencias de la herramienta RFI del proyecto.

Fondo

Los usuarios con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto pueden establecer los ajustes de configuración para la herramienta RFI del proyecto. El área de ajustes de configuración también permite a los usuarios crear reportes de RFI personalizados y configurar el permiso del usuario para la herramienta RFI. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.

Video

 

Tareas

Configurar los ajustes de RFI

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustesicons-settings-gear.png.
  3. Navegue a la página de configuración de RFI.
  4. Configure uno o más de los siguientes ajustes:
    • Gerente de RFI. Consulte ¿Qué es el rol de administrador de RFI?
      • Haga clic en el botón junto a "Si un usuario estándar crea una RFI, puede seleccionar cualquier usuario administrador como Administrador de RFI".
        Nota: Los usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto con el permiso granular "Actuar como administrador de RFI" habilitado en su plantilla de permisos también se pueden seleccionar como administrador de RFI si se selecciona esta opción.
        O
      • Haga clic en el botón junto a 'Si un usuario estándar crea una RFI, el Administrador de RFI será:' para seleccionar un usuario como Administrador de RFI predeterminado del proyecto. Consulte Designación del administrador de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto .
        Nota: Seleccionar el administrador de RFI predeterminado del proyecto solo afecta a las nuevas RFI creadas después de que se actualizó la configuración.
    • Distribución predeterminada: agregue miembros del proyecto a quienes se les debe enviar correos electrónicos de notificación sobre todas o la mayoría de las solicitudes de información generadas en su proyecto en Procore.
    • Permitir RFI privadas. Marque esta casilla de verificación para otorgar a los usuarios con permisos de nivel "Estándar" y "Administrador" a la herramienta RFI la capacidad de establecer la visibilidad de los RFI que creen como "Privadas" (Nota: de manera predeterminada, los RFI "Privadas" solo son visibles para los miembros de la lista de distribución de RFI y los usuarios con permiso de nivel "Administrador" a la herramienta RFI). 
    • RFI privados por defecto. Coloque una marca de verificación en esta casilla para que el sistema establezca automáticamente los nuevos RFI como "Privados".
      Notas:
      • Esta casilla de verificación solo se puede seleccionar cuando la casilla de verificación Permitir solicitudes de información privadas también está seleccionada.
      • Cuando se establece una nueva RFI como "Privada", solo un "Administrador" puede eliminar la configuración. Los usuarios estándar a los que se les ha otorgado permiso para crear RFI NO tienen la habilidad de eliminar esta configuración de privacidad. 
    • Se vencerán las respuestas a las nuevas preguntas de RFI. Establezca cuántos días naturales después de la fecha de creación desea que vencieron las RFI.
      Nota: La fecha de vencimiento respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
    • Habilitar recordatorios de correo electrónico para RFI vencidos. Marque esta casilla de verificación si desea que el sistema envíe correos electrónicos diarios de recordatorio a las Personas asignadas en el RFI cuando el RFI esté vencida.
    • Etiqueta para el campos personalizado 1 y 2. Si desea agregar campos adicionales a la página RFI, puede agregarlos como campos personalizados. Aparecen como 'Campo personalizado 1' y 'Campo personalizado 2' en la captura de pantalla anterior.  
      Notas:
      • Estos campos se pueden informar en la herramienta Reportes .
      • Hay un límite máximo de 255 caracteres en cada campo personalizado.
    • Solo mostrar respuesta oficial a usuarios estándar y de solo lectura. Marque esta casilla de verificación para mostrar solo las respuestas marcadas como "Oficiales" para los usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" y "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto en las notificaciones automáticas por correo electrónico de Procore y en la herramienta (incluidos archivos PDF exportados desde la aplicación web Procore).
      Notas:
      • Esta configuración no afecta los ARCHIVOS PDF exportados desde correos electrónicos de RFI que se reenviaron manualmente desde la herramienta RFI del proyecto.Consulte Reenviar un RFI por correo electrónico.
      • Esta configuración excluye a los miembros de la lista de distribución y personas asignadas de una RFI, lo que significa que los usuarios con esos roles podrán ver todas las respuestas en la RFI independientemente de sus permisos, incluso si esta casilla de verificación está marcada.
      • En proyectos nuevos, esta configuración está habilitada de forma predeterminada.
    • Las respuestas de las personas asignadas son obligatorias de forma predeterminada. Coloque una marca de verificación en esta casilla para marcar automáticamente a los usuarios que han sido designados como "Persona asignada" como requieren una respuesta. Si el casilla de verificación está en blanco, los usuarios tendrán la opción de responder a los respondedores requeridos designados.
  5. En el área Prefijo de RFI por etapa del proyecto, haga lo siguiente:

     Importante
    • La configuración de "Números de RFI de prefijo por etapa del proyecto" no se puede desactivar después de habilitarla para un proyecto.
    • Si la configuración está habilitada para un proyecto con RFI existentes con etapas de proyecto seleccionadas, los números de RFI se actualizarán automáticamente para incluir el prefijo de la etapa del proyecto. Las RFI sin una etapa de proyecto seleccionada no tendrán un prefijo agregado al cambiar la configuración.
    • Si ha agregado prefijos manualmente a los números de RFI antes de habilitar esta configuración, podría resultar en dos prefijos que se muestran en un número de RFI.Consulte ¿Por qué algunos de los números de RFI de nuestro proyecto tienen dos prefijos?
    • Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Cómo configuro un prefijo y un número inicial para las RFI de un proyecto
  1. Para incluir una etapa de proyecto seleccionada en los números de RFI del proyecto (la etapa se selecciona cuando se crea la RFI), marque la casilla de verificación "Números de RFI de prefijo por etapa del proyecto" y haga clic en Habilitar en la ventana.
  2. Marque la casilla de verificación "Etapa de prefijo habilitada" junto a cada etapa que desee poner a disposición para numerar las RFI. Para agregar etapas a esta lista, consulte Agregar una etapa de proyecto personalizada
  3. Ingrese un prefijo único para cada etapa del proyecto seleccionada. Los prefijos pueden incluir una combinación de caracteres alfanuméricos.
  4. Haga clic en Actualizar en la parte inferior de la página de configuración.

rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png6. En Correos electrónicos de RFI, marque o borre la casilla de verificación Habilitar correo electrónico para determinar qué eventos de correo electrónico enviarán automáticamente las notificaciones por correo electrónico correspondientes. Marque o desmarque las casillas de verificación debajo de cada rol de usuario para determinar quién recibirá las notificaciones por correo electrónico de cada evento de correo electrónico.

 Nota


rfi-configure-settings-rfi-emails.png

7. Haga clic en Actualizar.

Trabajar con reportes de RFI personalizados

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
    Esto revela la página RFI. 
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png . 
    Esto revela la página de ajustes de RFI. 
  3. Haga clic en Reportes personalizados.

    rfi-config-custom-reports.png

    Esto revela las listas Reportes personalizados y Mis reportes. 
  4. En esta página, tiene estas opciones:
    • Crear informe personalizado. Haga clic en este botón para crear un informe personalizado. Consulte Crear y ver un informe RFI personalizado.
    • Editar. Localice un reporte en una de las listas. Luego, haga clic en este botón para colocarlo en modo de edición.  
    • Ver. Busque un informe en una de las listas. Luego haga clic en este botón para colocarlo en modo de visualización. Luego puede exportar o compartir el informe. Consulte Exportar RFI.

Establecer permisos de usuario para RFI

  1. Navegue hasta la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustesicons-settings-gear.png.
  3. Haga clic en Tabla de permisos.
  4. Establezca el permiso de cada usuario de acuerdo a sus preferencias.
    • check.pngAcceso
    • x.pngNo hay acceso
      Como se ilustra a continuación, a este usuario se le han otorgado permisos de nivel "Estándar".

      user permissions rfis.png

      Notas:
      • Si aparece una X gris y no puede cambiar una configuración, su Administrador de Procore está administrando los permisos con una plantilla. Consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto.
      • Para obtener una lista de lo que los usuarios pueden hacer en cada nivel de permiso en las solicitudes de información, consulte la Matriz de permisos.

 

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