Mejores prácticas: configuraciones de submittals del proyecto

Introducción

Para aprovechar al máximo la herramienta Submittals, querrá asegurarse de que tenga todas las configuraciones a nivel proyecto antes de crear submittals. Este artículo pasará por la mejores prácticas para las configuraciones más notables. ¿Estás listo?

Número de submittals por sección de especificaciones

Esta configuración habilita una opción para prefijo el número de submittal y la revisión con la sección de especificaciones vinculada. Por ejemplo, si se identifica una sección de especificaciones N° 03 30 00 en el campo Sección de especificaciones de un submittal, luego el número de submittal (como el N° 007) y el número de revisión (como el N° 01) se formateará como N° 03 30 00 007.01 cuando la configuración esté habilitada. Si la configuración no está habilitada, el número de submittal y el número de revisión se formateará como N° 007.01.

Además, los submittals en cada sección de especificaciones se numerarán secuencialmente e independientemente de los submittals en otra sección de especificaciones cuando esta configuración esté habilitada. Por ejemplo:

• Sección de especificaciones: 03 30 00
  • N° 03 30 00-001: Diseño de mezcla de concreto
  • N° 03 30 00-002: Datos del producto
  • N° 03 30 00-003: Diseño de unión de expansión
• Sección de especificaciones: 07 45 00
  • N° 07 45 00-001: Datos del producto
  • N° 07 45 00-002: Muestras

Fechas de vencimiento dinámicas

Las fechas de vencimiento dinámicas son una configuración opcional pero recomendada que define las duraciones del paso del flujo de trabajo en lugar de las fechas de vencimiento fijas. Esto asegura que cada paso y rol de flujo de trabajo tenga su marco de tiempo contractualmente obligado a revisar y responder a cada ítem de submittal. A medida que se completan los pasos del flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del siguiente paso se ajusta automáticamente (si el paso anterior fue tarde) o hacia atrás (si el paso anterior fue temprano) para cumplir siempre con las duraciones definidas. Las reglas vencidas aún se aplican si los pasos del flujo de trabajo no responden en su fecha de vencimiento. Consulte ¿Qué son las fechas de vencimiento del aprobador dinámico?

Cálculos de programa de submittal

Los cálculos de programación de submittal son una función opcional pero muy recomendada que muestra fechas de hitos relevantes para una ítem de submittal. Estos campos constan de lo siguiente:

• Fecha requerida en el sitio: Un campo de entrada de usuario para la fecha en que se instalará o utilizará el submittal en el sitio. 
• Tiempo de entrega: Un campo de entrada de usuario para la cantidad de días naturales que el submittal requiere para procesar, fabricación y envío. 
• Tiempo de revisión del equipo de diseño: Un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos externos revisen y aprueben el submittal.
• Tiempo de revisión interna: Un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos internos revisen el submittal.
• Fecha de devolución planificada: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere un submittal aprobado de sus revisores externos para cumplir con el hito de fecha obligatorio en el sitio, también conocido comúnmente como la "fecha de muerto".
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio: Hora de entrega
• Fecha de finalización prevista de revisión interna: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere un submittal revisado de sus revisores internos para cumplir con el hito de fecha obligatorio en el sitio.
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Hora de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño
• Fecha de presentación prevista: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere que se envíe un submittal desde su rol de remitente para cumplir con el hito de fecha requerido en el sitio.
  • El cálculo que se utiliza para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Hora de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño - Tiempo de revisión interna

Estos campos admiten la habilidad para calcular las fechas de vencimiento planificadas para cada miembro del proceso de flujo de trabajo según las fechas específicas requeridas en el sitio, los tiempos de entrega y los tiempos de revisión asignados. Esta configuración facilita el reporte sobre el progreso de un submittal para determinar si está en marcha.

Cuando la opción "Cálculos de programa de submittal" está activada:

• Primero ingrese una fecha en el campo Fecha requerida en el sitio . 
• A continuación, ingrese los días en el campo Tiempo de entrega . Por ejemplo, si ingresa 10 días, el sistema agregará automáticamente la Fecha de devolución planificada restando el tiempo de entrega de 10 días de la fecha requerida en el sitio.
• Lo mismo es cierto para las fechas ingresadas en el campo Tiempo de revisión del equipo de diseño . Por ejemplo, si ingresa 7 días, el sistema resta 7 días de la Fecha de devolución planificada para calcular la entrada automática para la Fecha de finalización de la revisión interna prevista. 
• Finalmente, ingrese los días en el campo Tiempo de revisión interna . Por ejemplo, si ingresa 5 días, el sistema restará 5 días de la fecha de hora de revisión interna para calcular automáticamente la fecha de presentación prevista por fecha.

Habilitar Flujos de trabajo de rechazo

Esta configuración es muy recomendada. Cuando está habilitada, las respuestas de submittal de "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" desde un aprobador flujo de trabajo enrutan automáticamente a la persona responsable del submittal para determinar el siguiente paso.

• El Administrador de Submittals será notificado por correo electrónico de que ahora es la persona responsable debido a una respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar". Cuando la persona responsable se enruta al administrador de submittal, puede elegir:
  • Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
  • Regrese la persona responsable al paso anterior en la flujo de trabajo.
  • Reanude el flujo de trabajo.
    • Cuando se reanuda un flujo de trabajo, se recogerá donde queda. Por ejemplo:
      • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo se mueve al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
      • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no hayan respondido, el flujo de trabajo reanudará al mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.

Correos electrónicos de submittals

Esta configuración regulan qué roles de submittal se copiarán en las notificaciones por correo electrónico resultantes de una acción de submittal específica. Estas notificaciones se pueden configurar según sea necesario para cambiar el número de notificaciones que se envían. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta Submittals notificaciones por correo electrónico a los usuarios de Procore?

Definir roles de remitente, aprobador y revisor

Estos roles identifican la acciones específica requerida de la persona asignada en un ítem de submittal. Los roles y sus acciones específicos incluyen:

• Remitente: Como opcional pero recomendado primer paso en el flujo de trabajo, el rol del remitente es responsable de enviar la documentación solicitada. Se pueden agregar varios usuarios al rol de "Remitente", pero solo puede haber un paso de remitente en un flujo de trabajo. 
• Aprobador: Estos usuarios son responsables de responder a la ítem de submittal. Las opciones de respuesta se pueden configurar dentro de las configuraciones de la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Administrar respuestas de submittal personalizadas.
• Revisor: Este rol se utiliza comúnmente para proporcionar la flexibilidad del rol de aprobador para enviar un ítem para su revisión a otro usuario que no se haya agregado previamente al mismo paso de flujo de trabajo. Un aprobador solo puede hacerlo cuando el ítem esté bajo responsabilidad. Una vez que el ítem lo reenvía, el revisor puede tomar una respuesta similar acciones como aprobador. La persona responsable vuelve a la persona responsable para su respuesta final. Consulte Reenviar un submittal para revisión.

Consulte Submittals - Diagramas de flujo de trabajo para obtener una imagen de cómo estos roles funcionan juntos en el ciclo de vida de un submittal.

Respuestas a submittals

Esta configuración le permite personalizar las respuestas que los revisores y aprobadores pueden utilizar. Por ejemplo, puede agregar "Revisado" como respuesta preferida de su proyecto en lugar de "Aprobado". Los administradores de submittal pueden crear hasta 12 respuestas personalizadas para cada respuesta predeterminada, excepto "Pendiente" y "Enviado", que cada uno permite una respuesta personalizada. Las respuestas personalizadas no se pueden eliminar si se están utilizando en un submittal. Se pueden editar, pero tenga en cuenta que la respuesta editada reemplazará la respuesta anterior en todos los lugares en que se utilizó la respuesta anterior. Consulte Administrar respuestas de submittal personalizadas.

Plantillas de flujo de trabajo

Durante el transcurso de un proyecto, los equipos reutilizan constantemente el mismo flujo de trabajo en varios Submittals. Los equipos deben poder definir estos flujos de trabajo como plantillas y aplicarlos cuando sea necesario, en lugar de tener que volver a crear el mismo flujo de trabajo para varios submittals manualmente. Si un ingeniero de proyectos va a crear el mismo flujo de trabajo en 10 ítems diferentes, que es mucho tiempo adicional que se gasta en realizar un acción repetitivo. Con esta función, las plantillas se pueden crear y reutilizar según sea necesario. 

Siguientes pasos

Ahora que las configuraciones de submittal de su proyecto están en su lugar, puede comenzar a crear submittals. Los métodos más rápidos para crear un registro de submittals utilizan el Creador de submittal de Procore o Las importaciones de submittals. Consulte Mejores prácticas: Creador de submittal y mejores prácticas: Importaciones de submittal para obtener más información y recomendaciones para usar estos métodos.