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Procore

Cargar y enviar un submittal

Objetivo

Responder a una solicitud de acción sobre un submittal como subcontratista en un proyecto de construcción (es decir, para subir archivos adjuntos y responder a una solicitud del contratista general para la acción en un submittal).

Contexto

Si el contratista general para un proyecto de construcción le asigna el rol de "remitente" en un flujo de trabajo del submittal, significa que se le pedirá que realice una acción en un submittal. Por ejemplo, se le puede solicitar que cargue planos, bocetos u otros documentos como adjuntos al submittal para cumplir con los requisitos de submittal y luego proceder con la revisión del diseño.

Normalmente, los submittals en Procore son creados por un campo del administrador de submittals (sin embargo, el rol de administrador de submittal puede ser reasignado). Esa persona nombra el ítem de submittal y luego completa la ingreso de datos básico en el submittal. Esa persona también designa a los miembros del equipo del proyecto como "Remitentes" o "Aprobadores" en el flujo de trabajo de submittal.

Si se lo designa como "Remitente" (generalmente, un subcontratista), Procore le enviará un mensaje de correo electrónico automatizado con el asunto "Acción requerida en un submittal para avisarle que el contratista general requiere su respuesta en el submittal. 

Dependiendo de los requisitos específicos de su acuerdo, es posible que se le solicite que cargue adjuntos (es decir, documentos, bocetos, planos, etc.) al submittal, que luego se enviarán al equipo de diseño para su revisión y aprobación. Para ayudarlo con este proceso, la notificación por correo electrónico (ver la ilustración a continuación) contiene un enlace Ver en línea. También puede contener archivos adjuntos que puede necesitar descargar y revisar antes de responder a su solicitud de acción. 

 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para responder a una solicitud de acción sobre un submittal, permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals. 
      Nota:  Si usted es un subcontratista, puede determinar si en su cuenta de usuario de Procore se le ha asignado el nivel de permiso apropiado navegando a la herramienta Submittals. Si puede ver el botón Crear submittal, puede responder al submittal. 
  • Requerimientos:
    • Para que el sistema le envíe una notificación automática por correo electrónico, debe tener (1) una cuenta de usuario de Procore en la que se le haya otorgado como mínimo el permiso de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto y (2) estar designado como el "Remitente" en el flujo de trabajo de submittal. Adicionalmente, el usuario que creó el submittal (o el "Administrador de submittal") debe hacer clic en el botón Crear y enviar correos electrónicos en el submittal. 
  • Información adicional:
    • Dependiendo de las preferencias del CG, puede recibir un correo electrónico cuando se realizan varias acciones en el submittal, como cuando el revisor deja un comentario, se carga un archivo adjunto y cuando un revisor cambia su respuesta al submittal.

Pasos

Responder a la solicitud de acción

  1. Elija una de estas opciones:
    • Abra el mensaje de correo electrónico y haga clic en el enlace Ver en línea. Si aún no ha iniciado sesión en Procore, se le pedirá que inicie sesión (ver Iniciar sesión en Procore Web). 



      O
    • Inicie sesión en Procore y navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto. A continuación, localice el submittal deseado en la vista "Ítems" y haga clic en el enlace Ver. (Nota: Su nombre aparecerá en el campo "Persona responsable"). 



      Esto abre el submittal en modo de vista. Aparece un banner AMARILLO en la parte superior de la página que indica que el submittal requiere su atención. 


       
  2. Envíe la información requerida para el submittal de la siguiente manera:
    • Fecha de vencimiento. Revise la fecha de vencimiento en el submittal. Esta es la fecha en la que se le pedirá que envíe una respuesta. 
    • Cuadro de texto. En el cuadro provisto, ingrese su respuesta oficial al submittal. 
    • Adjuntar archivo(s). Haga clic en el enlace para cargar los archivos requeridos. (Nota: También puede mover archivos desde su computadora al cuadro Arrastrar y soltar archivos). 


       
  3. Haga clic en Enviar.
    El sistema carga los archivos para el submittal en la herramienta Submittals del proyecto. El sistema cambia automáticamente la "Respuesta" en el flujo de trabajo del submittal a "Enviada". También aparece un indicador de progreso junto a los archivos adjuntos en el área "Última respuesta". La carga del archivo adjunto puede tardar unos minutos en completarse. 
    Nota: puede cerrar sesión en Procore antes de que se complete la carga.



    Después de la carga, el sistema responde de la siguiente manera:
    • El sistema envía una notificación por correo electrónico al "Administrador de submittal" para avisarle que el submittal fue actualizado (es decir, el correo electrónico tendrá la línea de asunto "Respuesta del aprobador y comentario modificado para el submittal").
    • Si hay otros aprobadores en el paso del flujo de trabajo, el sistema esperará a que todos los usuarios requeridos envíen una respuesta hasta que la responsabilidad pase al flujo de trabajo siguiente. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo del submittal, consulte ¿Qué sucedió con la aprobación secuencial y paralela en el flujo de trabajo de submittal?
    • Después de que cada aprobador presente una respuesta "Aprobada" en el flujo de trabajo del submittal, el sistema le enviará al "Administrador de submittal" una notificación automática por correo electrónico para avisarle de la respuesta. Este correo electrónico tiene la línea de asunto "Respuesta del aprobador y comentario modificado para submittal". Cuando se envía la aprobación final, el "Creador de submittals" se convierte en la Persona responsable del submittal. El submittal puede ser distribuido al equipo. Ver Distribuir un submittal o Distribuir los submittals en un paquete

Ver también

 

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