Saltar al contenido principal
Procore

Cargar y enviar un submittal

Objetivo

Cargar un submittal como remitente en el flujo de trabajo de un submittal.

Contexto

Si el contratista general de un proyecto de construcción le asigna el rol de "Remitente" en un flujo de trabajo de submittal, significa que se le pedirá que realice una acción en un submittal. Por ejemplo, es posible que deba cargar planos, planes u otros documentos como archivos adjuntos al submittal para cumplir con los requisitos del submittal y luego proceder con la revisión del diseño.

Normalmente, un administrador de submittals crea los submittals en Procore, (sin embargo, se puede reasignar el rol de administrador de submittals). Esa persona nombra el ítem de submittal y luego completa el ingreso de datos básicos en el submittal. El administrador de submittals también designa a los miembros del equipo del proyecto como "Remitentes" o "Aprobadores" en el flujo de trabajo de submittals.

Si se le designa como 'Remitente' (normalmente un subcontratista), Procore le enviará un mensaje de correo electrónico automatizado con el asunto 'Acción requerida en un envío' para alertarle que el contratista general requiere su respuesta en el envío.

Dependiendo de los requisitos específicos de su acuerdo, es posible que deba cargar archivos adjuntos (documentos, planos, planos, etc.) en la presentación, que luego se enviarán al equipo de diseño para su revisión y aprobación. Para ayudarlo con este proceso, la notificación por correo electrónico (vea la ilustración a continuación) contiene un enlace Ver en línea. También puede contener archivos adjuntos que es posible que deba descargar y revisar antes de responder a su solicitud de acción.

 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para responder a una solicitud de acción sobre un submittal, permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals.
  • Requerimientos:
    • Para que el sistema le envíe una notificación automática por correo electrónico, debe tener (1) una cuenta de usuario de Procore a la que se le haya otorgado un permiso mínimo de nivel 'Estándar' en la herramienta Envíos del proyecto y (2) ser designado como el 'Remitente' en flujo de trabajo de envío. Además, el usuario que creó el envío (o el 'Administrador de envío') debe haber hecho clic en el botón Crear y enviar correos electrónicos en el envío.
  • Información adicional:
    • El estado del envío debe ser "Abierto".
    • Es posible que reciba notificaciones por correo electrónico adicionales en varias etapas de la revisión del envío, según la configuración del proyecto.

Pasos

Responder a la solicitud de acción

  1. Elija una de estas opciones:
    • Abra el mensaje de correo electrónico y haga clic en el enlace Ver en línea. Si no ha iniciado sesión actualmente en Procore, se le pedirá que inicie sesión. Consulte Iniciar sesión en Procore Web.



      O
    • Inicie sesión en Procore y navegue hasta la herramienta Envíos del proyecto. A continuación, ubique el envío en la vista 'Elementos' y haga clic en Ver junto al envío. Su nombre aparecerá en el campo 'Persona responsable'.



  2. Revise la información de la presentación y los adjuntos incluidos.
  3. Haga clic en Responder junto a su nombre en la tabla 'Flujo de trabajo de envío'.

    submittals-upload-submit-submittal-1.png
  4. Agregue la siguiente información:
    • Respuesta. El sistema selecciona automáticamente "Enviado" como su respuesta, o selecciona la respuesta personalizada configurada para un elemento "Enviado".
      Nota: La respuesta seleccionada automáticamente puede ser diferente si se configuró una respuesta personalizada en la configuración avanzada de la herramienta.
    • Comentarios. Opcional. Ingrese cualquier comentario para incluirlo con la respuesta.
    • Adjuntar archivos. Opcional. Adjunte cualquier archivo para incluirlo con la respuesta.

      submittals-upload-submit-submittal-2.png
  5. Haga clic en Vista previa.
  6. Obtenga una vista previa de la información y haga clic en una de las siguientes opciones:
    • Haga clic en Responder para guardar su información y enviar el envío.
    • Haga clic en Atrás si necesita cambiar la información que agregó.
    • Haga clic en Cancelar para cerrar la ventana y regresar a la página del envío. Nota: No se guardará la información que agregó antes de cerrar la ventana.

      Nota: Si hay otro paso en el flujo de trabajo del envío, el nombre del usuario o el grupo de nombres de usuarios del siguiente paso se mostrará en el campo "Siguiente en el flujo de trabajo".

      submittals-upload-submit-submittal-3.png

El sistema envía una notificación por correo electrónico a cualquier tipo de usuario seleccionado en la configuración de correo electrónico "Envíos del rol del remitente (a través del flujo de trabajo)" después de guardar su respuesta.Consulte ¿Cuándo envía la herramienta Submittals notificaciones por correo electrónico a los usuarios de Procore? 

El sistema espera hasta que todos los usuarios requeridos en cada paso del flujo de trabajo de un submittal respondan antes de cambiar a la persona responsable del siguiente paso.

Ver también