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Procore

¿Cómo sincronizo datos entre Planificación de la fuerza laboral y Procore?

Contexto

Con la adquisición de LaborChart, Procore se centra en ofrecer una solución final a fin para la administración de la fuerza laboral de la construcción. Para comenzar, la experiencia actual de Diagrama de mano de obra estará disponible en Procore a medida que es nueva herramienta de Planificación de la mano de obra. A lo largo del tiempo, los usuarios comenzarán a ver de forma incremental las dos experiencias de usuario y los datos se integrarán en la plataforma Procore. Es importante que estos datos se mantengan sincronizados para que su fuerza laboral pueda planificarse, realizar un seguimiento y proyección precisos.

Hay dos piezas fundamentales de datos que deben integrarse para formar la base de una solución de Administración de mano de obra integrada: people (empleados) y proyectos. Ahora que el Diagrama de mano de obra está integrado en Procore como la herramienta Planificación de la mano de obra, podemos mantener estos datos sincronizados para evitar la entrada duplicada y garantizar la eficiencia y los datos precisos.

Tenga en cuenta que en el futuro, todas las nuevas personas y proyectos se mantendrán sincronizados entre Procore y Planificación de la fuerza laboral. 

Cómo comenzar

Para comenzar, trabajaremos juntos para identificar su sistema de registro donde agregará y administrará personas y proyectos. Una vez identificado, Procore vinculará y sincronizará a sus personas y proyectos para que sean los mismos en Planificación de la mano de obra (anteriormente Diagrama de mano de obra) y Procore. La sincronización de datos reduce la entrada duplicada, garantizando la eficiencia y la precisión de los datos.

Pasos

  1. Trabaje con su equipo de procore cuenta para identificar sus sistemas de registro donde agregará y administrará personas y proyectos. Consulte Mapeo de datos detallado de Planificación de la fuerza laboral y Procore.
  2. Trabaje con su equipo de procore cuenta para identificar si desea que todas las personas se sincronicen o si solo desea que los usuarios (personas marcadas como "Usuarios" o "Ambos" en planificación de la mano de obra) se sincronicen.
  3. Identifique si tiene alguna persona que exista actualmente en Planificación de la fuerza laboral (anteriormente Diagrama de mano de obra) y Procore y actualice su información para que sus registros de usuarios se puedan vincular.
     Nota:

    Es importante que se limpien los datos de antemano, de lo contrario, se pueden crear registros duplicados.

    Si todos los siguientes campos no coinciden, hay una gran posibilidad de que la sincronización severará y no podrá volver a vincular de esta manera creando registros duplicados.

    Las personas inactivas no están sincronizadas en esta configuración inicial. Sin embargo, después de completar este proceso de configuración inicial, los registros de personas inactivas se sincronizarán entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.

    Si existen personas en ambos sistemas, siga estos pasos para que los datos se puedan vinculado entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.
     Nota:

    Las personas se sincronizan de las siguientes maneras:

    • Las personas designadas como "Usuarios" o "Ambos" en planificación de la fuerza laboral se sincronizan como usuarios en Procore y pueden iniciar sesión para acceder tanto a Procore como a la herramienta Planificación de la fuerza laboral.
    • Las personas designadas como "Asignables" en Planificación de la fuerza laboral se sincronizan como contactos en Procore y no pueden iniciar sesión.
    1. Revise los campos de datos de sus personas entre la lista de personas en la planificación de la fuerza laboral y su directorio de Procore (usuarios y contactos). Los siguientes campos deben coincidir entre la lista de personas y su directorio de compañía de Procore antes de activar la sincronización de personas:
      • Nombre
      • Apellido
      • Dirección de correo electrónico
      • ID del empleado
      • Marque la casilla de verificación "Es empleado" para los usuarios en el directorio de Procore.
    2. Asegúrese de que los usuarios en su directorio de compañías de Procore que desee administrar en la planificación de la mano de obra son "usuarios" o "ambos" en su lista de personas de planificación de la fuerza laboral. Si los usuarios están en el Directorio de la compañía, pero aún no en la Lista de personas, siga estos pasos:
      1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
      2. Busque el usuario que debe agregarse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
      3. Asegúrese de que el casilla de verificación del empleado esté marcado. 
      4. Actualice el permiso del usuario para tener acceso de Solo lectura o superior a la herramienta Planificación de la fuerza laboral.
      5. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
      6. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
      7. Haga clic en Nuevo.
      8. Complete el formulario con la siguiente información:
        • Nombre. El nombre de la persona.
        • Apellido. El apellido de la persona.
        • Correo electrónico. Dirección de correo electrónico de la persona.
          Nota: Esto debe coincidir con la dirección de correo electrónico en el Directorio de la compañía.
        • Tipo. Seleccione Usuario o Ambos.
        • Permiso.Seleccione el nivel de permiso del usuario. 
          Nota: Al determinar el nivel de permiso apropiado para un usuario, es posible que deba crear un nuevo nivel de permiso en Planificación de la fuerza laboral para asegurarse de que no otorgue demasiado acceso o demasiado.
        • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
      9. Haga clic en Guardar.
      10. Una vez que haya realizado sus usuarios de Procore "Usuarios" o "Ambos", debe invitarlos a establecer su contraseña. en Procore.
      11. Una vez sincronizada la Planificación de la fuerza laboral y Procore, navegue hasta la herramienta Compañía Directorio .
      12. Haga clic en Usuarios.
      13. Busque a la persona a la que desea invitar.
      14. En la columna "Invitación" en el extremo derecho, elija la opción apropiada:
        • Si el usuario NO ha sido invitado a Procore, haga clic en Invitar

          invite-user-in-directory.png

          O
        • Si el usuario ha sido invitado anteriormente a Procore, haga clic en Reinvitar.

          reinvite-user-in-directory.png

          Procore envía a la persona una invitación a Procore usando su dirección correo electrónico en la Compañía Directorio.
          • Aparece un banner en la parte superior de la página para confirmar que el sistema ha enviado un correo electrónico de bienvenida a ese persona.
          • Si es la primera vez que invita a esa persona a unirse a Procore, la etiqueta del botón cambiará de "Invitar" a "Reinvitar". 
          • Si anteriormente ha invitado a esa persona a unirse a Procore, la etiqueta del botón siempre dirá "Reinvitar".
      15. Después de que un usuario acepte su invitación y establezca una contraseña, puede iniciar sesión en Procore y acceder a La Planificación de la fuerza laboral.

      16. Para acceder a la Planificación de la fuerza laboral, los usuarios naveguen hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía. 
      17. La primera vez que el usuario navega a la herramienta Planificación de la mano de obra, se le solicita "Autorizar planificación de la mano de obra". Deben hacer clic en Permitir.
        El usuario ahora puede acceder a la Planificación de la fuerza laboral a través de Procore y debe continuar accediendo a la Planificación de la fuerza laboral aquí.
    3. Asegúrese de que los contactos de su directorio de la compañía Procore que desee administrar en la planificación de la mano de obra son personas "asignables" en su lista de personas de planificación de la fuerza laboral.
      Nota: Omita este paso si elige solo sincronizar usuarios.
      1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
      2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
      3. Haga clic en Nuevo.
      4. Complete el formulario con la siguiente información:
        • Nombre. El nombre de la persona.
        • Apellido. El apellido de la persona.
        • ID del empleado. Id. del empleado de la persona.
          Nota: Esto debe coincidir con la ID del empleado en el Directorio de la compañía.
        • Tipo. Seleccione Asignable.
        • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
      5. Haga clic en Guardar.
         Nota:

        Si una persona necesita ser una usuario en Procore, pero debe ser asignable solo en Planificación de la fuerza laboral, esta usuario debe administrarse de forma independiente en Procore y Planificación de la fuerza laboral.

        En este caso, debe desactivar el registro de contacto de la persona y agregar la usuario a su Compañía directorio como usuario.

  4. Identifique si tiene algún proyecto que exista actualmente en Planificación de la mano de obra (anteriormente Diagrama de mano de obra) y Procore.
  5. Comuníquese con su punto de contacto de Procore para iniciar la sincronización de datos. Esto se puede hacer por correo electrónico o por correo electrónico support@procore.com
  6. Su equipo de cuenta de Procore ejecutará un proceso de vinculación de datos único que garantizará que los datos existentes del proyecto y del empleado se vinculen entre Procore y Planificación de la fuerza laboral. 
  7. Procore iniciará la sincronización de datos entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.
  8. En el futuro, todo el proyecto nuevo en su sistema de registro se mantendrá sincronizado entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.
  9. En el futuro, todas las nuevas personas se administran en la Lista de personas en planificación de la fuerza laboral y permanecerán sincronizadas entre la planificación de la fuerza laboral en Procore. Consulte Agregar personas a la planificación de la fuerza laboral.
    Notas:
    • Administre todos los empleados a través de Planificación de la fuerza laboral para garantizar que su Lista de personas y el Directorio de la compañía siempre estén sincronizados y evite mantener dos listas.
    • Las personas están sincronizadas con el Directorio de compañía de Procore después de que se complete cada sincronización de datos por hora. 
    • Al determinar el nivel de permiso apropiado para un usuario, es posible que deba crear un nuevo nivel de permiso en la herramienta PMA para asegurarse de que no otorgue demasiado acceso o demasiado.
    • Si agrega un usuario al directorio de compañía de Procore, los datos no se sincronizarán ya que esta sincronización de datos es una dirección de la lista de personas al directorio de compañía de Procore.  

Configuracion de cuenta

Para ver la Planificación de la fuerza laboral en Procore, cuentas debe configurarse tanto en Procore como en Planificación de la fuerza laboral.

Para configurar cuentas para sus empleados, consulte Agregar personas a la planificación de la fuerza laboral.

Para obtener ayuda para configurar su cuenta, consulte ¿Cómo configuro mi cuenta en Planificación de la fuerza laboral?

Sincronización de datos

Después del proceso inicial de configuración, los datos se mantienen sincronizados entre la herramienta Planificación de la fuerza laboral y la lista de Directorio y Proyectos a nivel compañía de Procore. Los datos se sincronizan entre Planificación de la fuerza laboral y Procore una vez cada hora.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el enlace de datos?

La vinculación de registro le permite vincular a las personas en Planificación de la fuerza laboral (anteriormente Diagrama de mano de obra) con los usuarios y contactos en Procore. También le permite vincular proyectos en Planificación de la fuerza laboral con proyectos en Procore.

Le recomendamos que haga este paso antes de sincronizar para evitar duplicados en todo el sistema. El enlace de datos se realiza internamente en Procore. Debe comunicarse con su Punto de contacto de Procore para vincular sus registros.

¿Qué es la sincronización de datos?

La sincronización de registros pasa información entre Planificación de la fuerza laboral y Procore para que la información esté disponible tanto en la plataforma Procore como en la herramienta Planificación de la mano de obra.

¿Con qué frecuencia se sincronizan los datos?

Las personas y los proyectos están sincronizados entre Planificación de la fuerza laboral y el resto de Procore una vez cada hora.

¿Se aplican plantillas de proyecto al sincronizarse desde Planificación de la fuerza laboral a Procore?

No. Si los proyectos se administran en Planificación de la fuerza laboral, cuando están sincronizados con los proyectos de Procore, se crean sin aplicar una plantilla.

Si Procore es el "sistema de registro" para proyectos, en qué grupos aparecerán en Planificación de la fuerza laboral?

De forma predeterminada, los proyectos se agregarán a todos los grupos. Esto se puede editar en Planificación de la fuerza laboral. Consulte Editar detalles del proyecto en Planificación de la fuerza laboral.

Si edito usuarios en el Directorio de la compañía, ¿veré esos cambios en Planificación de la fuerza laboral?

No. La información se sincroniza de una manera desde planificación de la fuerza laboral al directorio de la compañía. 

Si realiza un cambio en uno de los campos anteriores en el Directorio de la compañía, la información restablecerá lo que está en Planificación de la fuerza laboral la próxima vez que se sincronicen los datos. Si necesita realizar cambios en el perfil de un usuario, deberá hacerlo desde la herramienta Personas en Planificación de la fuerza laboral.

¿Los roles y asignaciones del proyecto se transfieren de Planificación de la fuerza laboral a Procore?

No. Los campos anteriores son los únicos datos relacionados con el usuario y los contactos que se sincronizan desde Planificación de la fuerza laboral al Directorio de la compañía.

¿Cómo funcionan los permisos a medida que migramos a Planificación de la fuerza laboral?

Actualmente, hay dos capas de permiso.

  1. Para acceder a la herramienta Planificación de la fuerza laboral en Procore, necesita permisos de "Solo lectura" o superior para la herramienta en el Directorio a nivel compañía. Esto es binario, lo que significa que los usuarios tendrán acceso a la herramienta Planificación de la fuerza laboral o no lo verán como una opción de menú.
    Puede otorgar permisos actualizando las plantillas de permisos de su compañía o actualizando los permisos de un usuario en su perfil de usuario a nivel compañía. Consulte Editar una plantilla de permisos de la compañía.
  2. Los permisos dentro de la herramienta Planificación de la mano de obra se administran en la configuración de la herramienta Planificación de la mano de obra. Consulte Crear plantillas de permisos para la planificación de la mano de obra.
    Los permisos y la configuración anterior del Diagrama de mano de obra permanecerán en su lugar para cada usuario siempre que su dirección de correo electrónico sea la misma. Administrar estos permisos será la misma experiencia que haya tenido anteriormente.

¿Qué nivel de permiso se le da a los usuarios cuando están sincronizados?

Para los usuarios existentes en Procore que ya tienen una plantilla de permisos asignada, NO modificaremos los permisos. Necesita actualizar manualmente sus permisos a "Solo lectura" o acceso superior para la herramienta Planificación de la mano de obra. Puede otorgar permisos actualizando las plantillas de permisos de su compañía o actualizando los permisos del usuario en su perfil. Consulte Editar una plantilla de permisos de la compañía o Editar una cuenta de usuario en el directorio de compañía.

Para los nuevos usuarios de Procore, otorgaremos acceso "Estándar" a la herramienta Planificación de la mano de obra y al nivel más bajo posible de permisos a todas las demás herramientas de Procore.

Nota: Permisos de "Solo lectura" o superior para la herramienta Planificación de la fuerza laboral solo permite a un usuario acceder a la herramienta Planificación de la fuerza laboral. Sus permisos dentro de la herramienta Planificación de la fuerza laboral se administran (aún) dentro de la configuración de la herramienta Planificación de la fuerza laboral.

¿Los nuevos usuarios agregados en Planificación de la fuerza laboral recibirán automáticamente la invitación para establecer su contraseña con Procore?

No. Los administradores del directorio deben enviar invitaciones por separado. Para hacerlo, siga estos pasos:

  1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
  2. Marque las casillas de verificación de los usuarios a los que desea invitar.
  3. En Acciones masivas, seleccione Invitar.
  4. Haga clic en Invitar.

Consulte Agregar personas a la planificación de la fuerza laboral para obtener instrucciones completas.

¿Las personas "asignables" en la Planificación de la fuerza laboral recibirán un inicio de sesión de Procore?

No. Los usuarios marcados como "Asignables" en Planificación de la fuerza laboral y no "Usuario" o "Ambos" se sincronizan en Procore como contacto, lo que no les permite iniciar sesión.

¿Qué sucede cuando cambio un recurso asignable a un usuario en Planificación de la fuerza laboral? ¿Cómo afecta eso al directorio de mi compañía?

Si un registro de persona está enlazado en el Directorio de la compañía y en la Lista de personas, la persona es un "Contacto" en el directorio de la compañía. Si el tipo de persona cambia en la Lista de personas, de "Asignable" a "Usuario" o "Ambos", después de la sincronización de datos, el registro de contacto en el Directorio de la compañía se desactiva y Procore intenta crear un nuevo registro de usuario en el Directorio de compañía de Procore.

Agrego accidentalmente un usuario en mi directorio de compañía en lugar de la lista de personas en la planificación de la mano de obra. ¿Qué debo hacer?

Para proyectos que utilizan Planificación de la fuerza laboral, las personas deben agregarse utilizando la herramienta Personas en Planificación de la fuerza laboral. Las personas agregadas en el Directorio a nivel compañía no estarán disponibles para la Planificación de la fuerza laboral.

Las personas agregadas en la Planificación de la fuerza laboral se agregarán al Directorio a nivel compañía como usuarios o contactos.

Si creó un usuario fuera de la Planificación de la fuerza laboral, y debe sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
  2. Busque el usuario que debe agregarse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
  3. Marque la casilla de verificación para es empleado de la cuenta [nombre de la compañía].
  4. Haga clic en Guardar.
  5. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  6. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  7. Haga clic en Nuevo.
  8. Complete el formulario con la siguiente información:
    • Nombre. El nombre de la persona.
    • Apellido. El apellido de la persona.
    • Correo electrónico. Dirección de correo electrónico de la persona.
      Nota: Esto debe coincidir con la dirección de correo electrónico en el Directorio de la compañía.
    • Permiso.Seleccione el nivel de permiso del usuario. 
    • Tipo. Seleccione Usuario o Ambos.
    • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
  9. Haga clic en Guardar.
  10. Comuníquese con su Punto de contacto de Procore para que puedan vincular los registros.

Los usuarios se sincronizarán según la dirección de correo electrónico y el usuario estará disponible en Planificación de la fuerza laboral.

 

Si creó un contacto fuera de la Planificación de la fuerza laboral y debe sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
  2. Haga clic en Contactos.
  3. Busque el contacto que debe agregarse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
  4. Ingrese su ID del empleado.
  5. Haga clic en Guardar.
  6. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  7. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  8. Haga clic en Nuevo.
  9. Complete el formulario con la siguiente información:
    • Nombre. El nombre de la persona.
    • Apellido. El apellido de la persona.
    • ID del empleado. Id. del empleado de la persona.
      Nota: Esto debe coincidir con la ID del empleado en el Directorio de la compañía.
    • Tipo. Seleccione Asignable.
    • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
  10. Haga clic en Guardar.
  11. Comuníquese con su Punto de contacto de Procore para que puedan vincular los registros.

Los contactos se sincronizarán según la ID del empleado y el usuario estará disponible en Planificación de la fuerza laboral.

¿Puedo conectar una sola cuenta de Procore a varios cuentas de diagrama de mano de obra?

No. Debido a que estamos incrustando LaborChart como una herramienta a nivel compañía en Procore, solo es posible asignarla a una cuenta de Procore. La sincronización de datos para la integración, que garantizará que los empleados y proyectos de Procore estén sincronizados con las listas de Personas y Proyectos de LaborChart, requiere una asignación de 1:1 entre cuentas. 

Para los clientes en este escenario, le recomendamos que seleccione una cuenta de Procore en la que se puede incrustar el Diagrama de mano de obra. Puede utilizar una de sus cuentas existentes o crear una nueva cuenta de Procore para acceder a la herramienta Planificación de la mano de obra (experiencia de diagrama de mano de obra incrustada).