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Procore

¿Cómo sincronizo datos entre Planificación de la fuerza laboral y Procore?

Contexto

Con la adquisición de LaborChart, Procore se centra en ofrecer una solución final a fin para la administración de la fuerza laboral de la construcción. Para comenzar, la experiencia actual de Diagrama de mano de obra estará disponible en Procore a medida que es nueva herramienta de Planificación de la mano de obra. A lo largo del tiempo, los usuarios comenzarán a ver de forma incremental las dos experiencias de usuario y los datos se integrarán en la plataforma Procore. Es importante que estos datos se mantengan sincronizados para que su fuerza laboral pueda planificarse, realizar un seguimiento y proyección precisos.

Hay dos piezas fundamentales de datos que deben integrarse para formar la base de una solución de Administración de mano de obra integrada: people (empleados) y proyectos. Ahora que el Diagrama de mano de obra está integrado en Procore como la herramienta Planificación de la mano de obra, podemos mantener estos datos sincronizados para evitar la entrada duplicada y garantizar la eficiencia y los datos precisos.

Tenga en cuenta que en el futuro, todas las nuevas personas y proyectos se mantendrán sincronizados entre Procore y Planificación de la fuerza laboral. Como cliente conjunto de LaborChart y Procore, le brindamos un período para limpiar los datos y optar antes de este momento.

En este artículo:

Cómo comenzar

Para comenzar, trabajaremos juntos para identificar su sistema de registro donde agregará y administrará personas y proyectos. Una vez identificado, Procore vinculará y sincronizará a sus personas y proyectos para que sean los mismos en Planificación de la mano de obra (anteriormente Diagrama de mano de obra) y Procore. La sincronización de datos reduce la entrada duplicada, garantizando la eficiencia y la precisión de los datos.

Pasos

  1. Trabaje con su equipo de procore cuenta para identificar sus sistemas de registro donde agregará y administrará personas y proyectos. Consulte Mapeo de datos detallado de Planificación de la fuerza laboral y Procore.
  2. Identifique si tiene alguna persona que exista actualmente en Planificación de la fuerza laboral (anteriormente Diagrama de mano de obra) y Procore y actualice su información para que sus registros de usuarios se puedan vincular.
     Nota:

    Es importante que se limpien los datos de antemano, de lo contrario, se pueden crear registros duplicados.

    Si todos los siguientes campos no coinciden, hay una gran posibilidad de que la sincronización severará y no podrá volver a vincular de esta manera creando registros duplicados.


    Las personas inactivas no están sincronizadas en esta configuración inicial. Sin embargo, después de completar este proceso de configuración inicial, los registros de personas inactivas se sincronizarán entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.

    Si existen personas en ambos sistemas, siga estos pasos para que los datos se puedan vincular entre Planificación de la fuerza laboral y Procore:
    1. Revise los campos de datos de sus personas entre la lista de personas en la planificación de la fuerza laboral y su directorio de Procore (usuarios y contactos). Los siguientes campos deben coincidir entre la lista de personas y su directorio de compañía de Procore antes de activar la sincronización de personas:
      • Nombre
      • Apellido
      • Dirección de correo electrónico
      • ID del empleado
      • Marque la casilla de verificación "Es empleado" para los usuarios en el directorio de Procore.
    2. Asegúrese de que los usuarios en su directorio de compañías de Procore que desee administrar en la planificación de la mano de obra son "usuarios" o "ambos" en su lista de personas de planificación de la fuerza laboral. Si los usuarios están en el Directorio de la compañía, pero aún no en la Lista de personas, siga estos pasos:
      1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
      2. Busque el usuario que debe agregarse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
      3. Asegúrese de que el casilla de verificación del empleado esté marcado. 
      4. Actualice el permiso del usuario para tener acceso de Solo lectura o superior a la herramienta Planificación de la fuerza laboral.
      5. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
      6. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
      7. Haga clic en Nuevo.
      8. Complete el formulario con la siguiente información:
        • Nombre. El nombre de la persona.
        • Apellido. El apellido de la persona.
        • Correo electrónico. Dirección de correo electrónico de la persona.
          Nota: Esto debe coincidir con la dirección de correo electrónico en el Directorio de la compañía.
        • Tipo. Seleccione Usuario o Ambos.
        • Permiso.Seleccione el nivel de permiso del usuario. 
          Nota: Al determinar el nivel de permiso apropiado para un usuario, es posible que deba crear un nuevo nivel de permiso en Planificación de la fuerza laboral para asegurarse de que no otorgue demasiado acceso o demasiado.
        • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
      9. Haga clic en Guardar.
      10. Una vez que haya realizado sus usuarios de Procore "Usuarios" o "Ambos", reciben un correo electrónico de LaborChart para configurar su contraseña. Consulte ¿Cómo configuro mi cuenta en Planificación de la fuerza laboral?
      11. Una vez que el usuario haya establecido su contraseña en LaborChart, puede iniciar sesión a través de login.procore.com.
      12. Para acceder a la Planificación de la fuerza laboral, los usuarios naveguen hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía. 
      13. La primera vez que el usuario navega a la herramienta Planificación de la mano de obra, se le solicita "Autorizar planificación de la mano de obra". Deben hacer clic en Permitir.
        El usuario ahora puede acceder a la Planificación de la fuerza laboral a través de Procore y debe continuar accediendo a la Planificación de la fuerza laboral aquí.
    3. Asegúrese de que los contactos de su directorio de la compañía Procore que desee administrar en la planificación de la mano de obra son personas "asignables" en su lista de personas de planificación de la fuerza laboral.
      1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
      2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
      3. Haga clic en Nuevo.
      4. Complete el formulario con la siguiente información:
        • Nombre. El nombre de la persona.
        • Apellido. El apellido de la persona.
        • ID del empleado. Id. del empleado de la persona.
          Nota: Esto debe coincidir con la ID del empleado en el Directorio de la compañía.
        • Tipo. Seleccione Asignable.
        • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
      5. Haga clic en Guardar.
  3. Identifique si tiene algún proyecto que exista actualmente en Planificación de la mano de obra (anteriormente Diagrama de mano de obra) y Procore.
  4. Comuníquese con su punto de contacto de Procore para iniciar la sincronización de datos. Esto se puede hacer por correo electrónico o por correo electrónico support@procore.com
  5. Su equipo de cuenta de Procore ejecutará un proceso de vinculación de datos único que garantizará que los datos existentes del proyecto y del empleado se vinculen entre Procore y Planificación de la fuerza laboral. 
  6. Procore iniciará la sincronización de datos entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.
  7. En el futuro, todo el proyecto nuevo en su sistema de registro se mantendrá sincronizado entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.
  8. En el futuro, todas las nuevas personas se administran en la Lista de personas en planificación de la fuerza laboral y permanecerán sincronizadas entre la planificación de la fuerza laboral en Procore. Consulte Agregar personas a la planificación de la fuerza laboral.
    Notas:
    • Administre todos los empleados a través de Planificación de la fuerza laboral para garantizar que su Lista de personas y el Directorio de la compañía siempre estén sincronizados y evite mantener dos listas.
    • Las personas están sincronizadas con el Directorio de compañía de Procore después de que se complete cada sincronización de datos por hora. 
    • Al determinar el nivel de permiso apropiado para un usuario, es posible que deba crear un nuevo nivel de permiso en la herramienta PMA para asegurarse de que no otorgue demasiado acceso o demasiado.
    • Si agrega un usuario al directorio de compañía de Procore, los datos no se sincronizarán ya que esta sincronización de datos es una dirección de la lista de personas al directorio de compañía de Procore.  

Configuracion de cuenta

Para ver la Planificación de la fuerza laboral en Procore, cuentas debe configurarse tanto en Procore como en Planificación de la fuerza laboral.

Para configurar cuentas para sus empleados, consulte Agregar personas a la planificación de la fuerza laboral.

Para obtener ayuda para configurar su cuenta, consulte ¿Cómo configuro mi cuenta en Planificación de la fuerza laboral?

Sincronización de datos

Después del proceso inicial de configuración, los datos se mantienen sincronizados entre la herramienta Planificación de la fuerza laboral y la lista de Directorio y Proyectos a nivel compañía de Procore. Los datos se sincronizan entre Planificación de la fuerza laboral y Procore una vez cada hora.

Gente

Para proyectos que utilizan herramientas de planificación de la mano de obra y productividad de campo, puede administrar su fuerza laboral utilizando la lista de personas en la planificación de la fuerza laboral. Las personas que agregue aquí se pueden utilizar para asignaciones de mano de obra, así como en las herramientas Cuadrillas y Hojas de tiempo. Consulte Agregar personas a la planificación de la fuerza laboral.

Tiene tres opciones al crear personas en Planificación de la fuerza laboral:

  • Usuario. Las personas creadas como "Usuarios" pueden iniciar sesión en Procore según su grupo y nivel de permiso. Los usuarios solo pueden asignarse como recursos para los proyectos de Planificación de la fuerza laboral. 
  • Asignable. Las personas creadas como "Asignables" se pueden asignar como recursos en los proyectos de Planificación de la fuerza laboral. Las personas que son asignables NO pueden iniciar sesión en Procore.
  • Ambos. Las personas creadas como "Ambos" se crean como usuario y pueden iniciar sesión en Procore. Además, se pueden asignar como recursos en proyectos de Planificación de la fuerza laboral. 

Las personas se sincronizan de una manera única desde la herramienta Planificación de la fuerza laboral al directorio de Procore. Al agregar a alguien que es un "Usuario" o "Ambos" en Planificación de la fuerza laboral, el usuario se agrega al Directorio de compañía como empleado de su compañía. Cuando agrega una persona "Asignable" a Procore, se agregan como un contacto al Directorio de compañía y su registro se puede ver en la pestaña "Contactos" del Directorio de compañía.

Notas: 

  • Todas las personas de la herramienta de planificación de la fuerza laboral se consideran empleados, por lo que todos se sincronizarán con el directorio de Procore como empleados.
  • Los datos deben sincronizarse para que las personas agregadas en Planificación de la fuerza laboral se agreguen al Directorio de la compañía. La sincronización de datos ocurre una vez cada hora. Para obtener más información, consulte ¿Por qué veo personas en Planificación de la fuerza laboral, pero no Procore?

Los siguientes campos están sincronizados desde Planificación de la fuerza laboral al Directorio de la compañía:

Planificación de la fuerza laboral Procore
Nombre Nombre
Apellido Apellido
ID del empleado ID del empleado
Teléfono móvil Teléfono móvil
Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico
Dirección Dirección 1
Ciudad/Ciudad Ciudad
Estado/Provincia Estado
Código postal Código postal
País País
Título laboral Título laboral
Estatus* ¿Activo?*

Campos en Planificación de la fuerza laboral sin asignaciones directas, como grupos y campos personalizados, no se sincronicen con el Directorio de la compañía pero están disponibles en Planificación de la fuerza laboral. 

*El estatus es el único campo que sincroniza bi-direccionalmente entre el Directorio de la compañía y La Planificación de la fuerza laboral.

Proyectos

Los proyectos se pueden crear en Procore o Planificación de la fuerza laboral, pero su compañía debe elegir uno como sistema de registro. 

Con su equipo de cuenta de Procore, su compañía decidirá si el sistema de registro para la creación y administración de proyectos será Planificación de la mano de obra o Procore. En el futuro, todos los proyectos se crearán en Procore y se sincronizarán con Planificación de la fuerza laboral.

Si Procore es el sistema de registro (recomendado), los proyectos creados en Procore se sincronizarán con la Planificación de la fuerza laboral.
Nota: Si Procore es el sistema de registro, los proyectos aún se pueden crear en Planificación de la fuerza laboral, pero no se sincronizarán con Procore. Si desea asegurarse de que los proyectos sean los mismos en ambas aplicaciones, le recomendamos que deshabilite el permiso de planificación de la fuerza laboral para "Crear proyectos" y "Eliminar proyectos". Para obtener más información, consulte Crear plantillas de permisos para planificación de la fuerza laboral.

Si la Planificación de la fuerza laboral es el sistema de registro, los proyectos creados en Planificación de la fuerza laboral se sincronizarán con Procore. Consulte Crear proyectos en planificación de la fuerza laboral.
Nota: Si la Planificación de la fuerza laboral es el sistema de registro, los proyectos aún se pueden crear en Procore, pero no se sincronizarán con la Planificación de la fuerza laboral. Si desea asegurarse de que los proyectos sean los mismos en ambas aplicaciones, le recomendamos que deshabilite la configuración de Procore para "Crear nuevos proyectos" en el Directorio de la compañía siguiendo estos pasos:

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía .
  2. Busque el perfil del usuario. Luego haga clic en Editar.
  3. Desplácese hacia abajo hasta el área "Configuraciones del proyecto".
  4. En el área Configuración del nuevo proyecto, desmarpe el casilla de verificación para permitir que [Nombre de usuario] cree nuevos proyectos. 
  5. Haga clic en Guardar.

Los siguientes campos están sincronizados desde Planificación de la fuerza laboral al Directorio del proyecto:

Planificación de la fuerza laboral Procore
Nombre Nombre
Número de proyecto Número de proyecto
Estatus Activo/Inactivo
Fecha de inicio Fecha de inicio
Fecha de finalización planificada/Est. Fecha de Finalización Fecha de finalización
Dirección Dirección
Ciudad/Ciudad Ciudad
Código postal Código postal
Zona horaria Zona horaria

crear proyectos fuera del "sistema de registro"

Los proyectos creados fuera del sistema de registro NO se sincronizarán automáticamente.

Si creó accidentalmente un proyecto fuera del sistema de registro y debe sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. En Procore, navegue hasta la herramienta Administrador a nivel proyecto .
  2. En "Configuración del proyecto", haga clic en General.
  3. Actualice o verifique el número de proyecto.
  4. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.
  5. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  6. Haga clic en Proyectos y seleccione Lista de proyectos.
  7. Haga clic en el nombre del proyecto.
  8. Busque la sección "Información" y haga clic en Editar.
  9. Actualice o verifique el número del proyecto para que coincida con el número de proyecto en Procore.
  10. Comuníquese con su Administrador de cuentas para que puedan vincular los registros.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el enlace de datos?

La vinculación de registro le permite vincular a las personas en Planificación de la fuerza laboral (anteriormente Diagrama de mano de obra) con los usuarios y contactos en Procore. También le permite vincular proyectos en Planificación de la fuerza laboral con proyectos en Procore.

Le recomendamos que haga este paso antes de sincronizar para evitar duplicados en todo el sistema. El enlace de datos se realiza internamente en Procore. Debe comunicarse con su Procore point of contact para vincular sus registros.

¿Qué es la sincronización de datos?

La sincronización de registros pasa información entre Planificación de la fuerza laboral y Procore para que la información esté disponible tanto en la plataforma Procore como en la herramienta Planificación de la mano de obra.

¿Con qué frecuencia se sincronizan los datos?

Las personas y los proyectos están sincronizados entre Planificación de la fuerza laboral y el resto de Procore una vez cada hora.

¿Se aplican plantillas de proyecto al sincronizarse desde Planificación de la fuerza laboral a Procore?

No. Si los proyectos se administran en Planificación de la fuerza laboral, cuando están sincronizados con los proyectos de Procore, se crean sin aplicar una plantilla.

Si Procore es el "sistema de registro" para proyectos, en qué grupos aparecerán en Planificación de la fuerza laboral?

De forma predeterminada, los proyectos se agregarán a todos los grupos. Esto se puede editar en Planificación de la fuerza laboral. Consulte Editar detalles del proyecto en Planificación de la fuerza laboral.

Si edito usuarios en el Directorio de la compañía, ¿veré esos cambios en Planificación de la fuerza laboral?

No. Con la excepción del campo "Activo", la información se sincroniza una forma de Planificación de la fuerza laboral al Directorio de la compañía. 

Si realiza un cambio en uno de los campos anteriores en el Directorio de la compañía, la información restablecerá lo que está en Planificación de la fuerza laboral la próxima vez que se sincronicen los datos. Si necesita realizar cambios en el perfil de un usuario, deberá hacerlo desde la herramienta Personas en Planificación de la fuerza laboral.

¿Los roles y asignaciones del proyecto se transfieren de Planificación de la fuerza laboral a Procore?

No. Los campos anteriores son los únicos datos relacionados con el usuario y los contactos que se sincronizan desde Planificación de la fuerza laboral al Directorio de la compañía.

¿Cómo funcionan los permisos a medida que migramos a Planificación de la fuerza laboral?

Actualmente, hay dos capas de permiso.

  1. Para acceder a la herramienta Planificación de la fuerza laboral en Procore, necesita permisos de "Solo lectura" o superior para la herramienta en el Directorio a nivel compañía. Esto es binario, lo que significa que los usuarios tendrán acceso a la herramienta Planificación de la fuerza laboral o no lo verán como una opción de menú.
    Puede otorgar permisos actualizando las plantillas de permisos de su compañía o actualizando los permisos de un usuario en su perfil de usuario a nivel compañía. Consulte Editar una plantilla de permisos de la compañía.
  2. Los permisos dentro de la herramienta Planificación de la mano de obra se administran en la configuración de la herramienta Planificación de la mano de obra. Consulte Crear plantillas de permisos para la planificación de la mano de obra.
    Los permisos y la configuración anterior del Diagrama de mano de obra permanecerán en su lugar para cada usuario siempre que su dirección de correo electrónico sea la misma. Administrar estos permisos será la misma experiencia que haya tenido anteriormente.

¿Qué nivel de permiso se le da a los usuarios cuando están sincronizados?

Para los usuarios existentes en Procore que ya tienen una plantilla de permisos asignada, NO modificaremos los permisos. Necesita actualizar manualmente sus permisos a "Solo lectura" o acceso superior para la herramienta Planificación de la mano de obra. Puede otorgar permisos actualizando las plantillas de permisos de su compañía o actualizando los permisos del usuario en su perfil. Consulte Editar una plantilla de permisos de la compañía o Editar una cuenta de usuario en el directorio de compañía.

Para los nuevos usuarios de Procore, otorgaremos acceso "Estándar" a la herramienta Planificación de la mano de obra y al nivel más bajo posible de permisos a todas las demás herramientas de Procore.

Nota: Permisos de "Solo lectura" o superior para la herramienta Planificación de la fuerza laboral solo permite a un usuario acceder a la herramienta Planificación de la fuerza laboral. Sus permisos dentro de la herramienta Planificación de la fuerza laboral se administran (aún) dentro de la configuración de la herramienta Planificación de la fuerza laboral.

¿Los nuevos usuarios agregados en Planificación de la fuerza laboral recibirán automáticamente la invitación para establecer su contraseña con Procore?

No. Los administradores del directorio deben enviar invitaciones por separado. Para hacerlo, siga estos pasos:

  1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
  2. Marque las casillas de verificación de los usuarios a los que desea invitar.
  3. En Acciones masivas, seleccione Invitar.
  4. Haga clic en Invitar.

Consulte Agregar personas a la planificación de la fuerza laboral para obtener instrucciones completas.

¿Las personas "asignables" en la Planificación de la fuerza laboral recibirán un inicio de sesión de Procore?

No. Los usuarios marcados como "Asignables" en Planificación de la fuerza laboral y no "Usuario" o "Ambos" se sincronizan en Procore como contacto, lo que no les permite iniciar sesión.

¿Qué sucede cuando cambio un recurso asignable a un usuario en Planificación de la fuerza laboral? ¿Cómo afecta eso al directorio de mi compañía?

Si un registro de persona está enlazado en el Directorio de la compañía y en la Lista de personas, la persona es un "Contacto" en el directorio de la compañía. Si el tipo de persona cambia en la Lista de personas, de "Asignable" a "Usuario" o "Ambos", después de la sincronización de datos, el registro de contacto en el Directorio de la compañía se desactiva y Procore intenta crear un nuevo registro de usuario en el Directorio de compañía de Procore.

Agrego accidentalmente un usuario en mi directorio de compañía en lugar de la lista de personas en la planificación de la mano de obra. ¿Qué debo hacer?

Para proyectos que utilizan Planificación de la fuerza laboral, las personas deben agregarse utilizando la herramienta Personas en Planificación de la fuerza laboral. Las personas agregadas en el Directorio a nivel compañía no estarán disponibles para la Planificación de la fuerza laboral.

Las personas agregadas en la Planificación de la fuerza laboral se agregarán al Directorio a nivel compañía como usuarios o contactos.

Si creó un usuario fuera de la Planificación de la fuerza laboral, y debe sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
  2. Busque el usuario que debe agregarse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
  3. Marque la casilla de verificación para es empleado de la cuenta [nombre de la compañía].
  4. Haga clic en Guardar.
  5. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  6. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  7. Haga clic en Nuevo.
  8. Complete el formulario con la siguiente información:
    • Nombre. El nombre de la persona.
    • Apellido. El apellido de la persona.
    • Correo electrónico. Dirección de correo electrónico de la persona.
      Nota: Esto debe coincidir con la dirección de correo electrónico en el Directorio de la compañía.
    • Permiso.Seleccione el nivel de permiso del usuario. 
    • Tipo. Seleccione Usuario o Ambos.
    • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
  9. Haga clic en Guardar.
  10. Comuníquese con su Procore point of contact para que puedan vincular los registros.

Los usuarios se sincronizarán según la dirección de correo electrónico y el usuario estará disponible en Planificación de la fuerza laboral.

 

Si creó un contacto fuera de la Planificación de la fuerza laboral y debe sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. Navegue hasta el directorio de la compañía.
  2. Haga clic en Contactos.
  3. Busque el contacto que debe agregarse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
  4. Ingrese su ID del empleado.
  5. Haga clic en Guardar.
  6. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  7. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  8. Haga clic en Nuevo.
  9. Complete el formulario con la siguiente información:
    • Nombre. El nombre de la persona.
    • Apellido. El apellido de la persona.
    • ID del empleado. Id. del empleado de la persona.
      Nota: Esto debe coincidir con la ID del empleado en el Directorio de la compañía.
    • Tipo. Seleccione Asignable.
    • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
  10. Haga clic en Guardar.
  11. Comuníquese con su Procore point of contact para que puedan vincular los registros.

Los contactos se sincronizarán según la ID del empleado y el usuario estará disponible en Planificación de la fuerza laboral.

¿Puedo conectar una sola cuenta de Procore a varios cuentas de diagrama de mano de obra?

No. Debido a que estamos incrustando LaborChart como una herramienta a nivel compañía en Procore, solo es posible asignarla a una cuenta de Procore. La sincronización de datos para la integración, que garantizará que los empleados y proyectos de Procore estén sincronizados con las listas de Personas y Proyectos de LaborChart, requiere una asignación de 1:1 entre cuentas. 

Para los clientes en este escenario, le recomendamos que seleccione una cuenta de Procore en la que se puede incrustar el Diagrama de mano de obra. Puede utilizar una de sus cuentas existentes o crear una nueva cuenta de Procore para acceder a la herramienta Planificación de la mano de obra (experiencia de diagrama de mano de obra incrustada).