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Procore

Agregar un tipo de correspondencia de plantilla

Objetivo

Para agregar un tipo de correspondencia de plantilla.

Fondo

Procore ha creado varios tipos de correspondencia de plantilla basados en casos de uso de construcción populares y prácticas recomendadas. Estos tipos de correspondencia de plantilla tienen conjuntos de campos predeterminados únicos y se pueden agregar a uno o más proyectos después de que se completen los pasos a continuación.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de Administrador a nivel compañía.
  • Los tipos de correspondencia de plantilla que ya se han agregado al cuenta Procore de su compañía no se incluyen en la lista "Elegir plantillas".
  • Si su compañía ya creó un tipo personalizado con el mismo nombre que un tipo de plantilla a continuación, es posible que el tipo de plantilla no se muestre en la lista "Elegir plantillas". 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador a nivel compañía.
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Correspondencia.
  3. Haga clic en la pestaña Tipos .
  4. Haga clic en +Crear.
  5. En la ventana "Agregar tipo de correspondencia", seleccione el botón Inicio de plantilla . (Consulte Crear un nuevo tipo de correspondencia para obtener información sobre la opción Hacer nuevo tipo personalizado).
  6. Marque la casilla de verificación junto a cada uno de los siguientes tipos de correspondencia de plantilla que desea agregar a su compañía:
    Nota: Lea la sección anterior Cosas para considerar para asegurarse de que comprenda por qué es posible que algunos tipos de plantilla no se muestren en la lista "Elegir plantillas". 
     
    Nombre de plantilla y prefijo Uso de ejemplo Configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables
    Anexo (ADD) Esta es una notificación formal de un cambio en el proyecto antes de que se haya emitido el contrato de construcción. Los anexos se pueden emitir para cambiar la fecha de licitación, agregar o eliminar alcances de trabajo, agregar requisitos de precio unitarios, cambiar las condiciones del proyecto y más. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Anexo" de Procore?
    Boletín (B) Esta es una notificación formal del cambio en el proyecto después de que se haya emitido el contrato de construcción. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Boletín" de Procore?
    Solicitud de cambio (CR) Este es un ajuste en el precio del contrato, una extensión del tiempo del contrato o una modificación al contrato. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla de "Solicitud de cambio" de Procore?
    Instrucción del cliente (CI) Esta es una directiva formal que generalmente se envía del cliente al creador para expandir la alcance de trabajo, agregar nuevos materiales al proyecto o abordar problemas y volver a trabajar. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Instrucción de cliente" de Procore?
    Restricciones (CON) Esto permite la identificación de restricciones (condición, agencia o fuerza que obstaculiza el progreso hacia un objetivo o objetivo). ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Restricciones" de Procore?
    Aviso de advertencia temprana (EWN) Esto permite a las partes dar una advertencia temprana de cualquier cosa que pueda retrasar el trabajo o aumentar los costos, tan pronto como se conozcan. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de plantilla de "Aviso de advertencia temprana" de Procore?
    extensión de tiempo (extensiones de tiempo) Sucesor en un aviso de retraso, esta es una comunicación aguas arriba del contratista al propietario o de la subcontratista al contratista que identifica el evento relevante que ha causado el retraso. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "extensión de tiempo" de Procore?
    Correspondencia General (GC) Esto se puede utilizar cuando una comunicación no encaja en un tipo específico. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia general de Procore?
    Lecciones aprendidos (LL) Esta es una identificación y una evaluación de las lecciones que se pueden aprender de un proyecto que podría aplicarse a otros proyectos. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Lecciones aprendidos" de Procore?
    Letras (L) Esta es una comunicación formal. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Cartas" de Procore?
    Cartas de intención (cartas de intención) Esto se puede utilizar para un rango de fines, pero se utiliza más comúnmente en la licitación para informar a un cliente de su intención de ofertar en un proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla de "Cartas de intención" de Procore?
    Solicitud de material (MR) Muchas compañías emite material (o compra) antes de una orden de compra en un esfuerzo por notificar a las partes responsables de los equipos o materiales necesarios para la finalización del proyecto. Las partes responsables suelen confirmar la disponibilidad de ítems solicitados dentro de la línea de tiempo requerida del proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla de "Solicitud de material" de Procore?
    Plan de mitigación (MP) Esto proporciona la habilidad para identificar y asignar planes para abordar eventos inesperados (riesgos) que surgen en un proyecto, lo que podría afectar negativamente las fechas planificadas originales de entrega o costos del proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Plan de mitigación" de Procore?
    Aviso de retraso (NOD) Abreviatura de extensión de tiempo, se utiliza para hacer un reclamo para extender la fecha de finalización o recuperar los costos de un proyecto. La mayoría de los contratos tienen cláusulas que tratan con retrasos o avisos de reclamaciones que deletren los requisitos para presentarlos. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla de retraso de Procore?
    Aviso para continuar (Ordenes de proceder) Una carta de notificación del propietario dirigida al contratista indicando la fecha en la que el contratista puede comenzar el trabajo del proyecto. La fecha marca el comienzo del período de ejecución del contrato. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de plantilla "Aviso para continuar" de Procore?
    Notificación de sobreprecio (NOB) Notificación proactiva al contratista responsable del trabajo no realizado a las expectativas, lo que indica una cantidad que se evaluará al contratista responsable si el problema no está remediodo por la fecha de vencimiento asignada. Esta es una versión anterior de un evento extraordinario o orden de cambio. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla de pago atrasado de Procore?
    Solicitud de permiso (POR) Se utiliza como método para identificar y rastrear el estatus de los permisos del proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla de "Solicitud de permiso" de Procore?
    Solicitud del proyecto (PR) Se utiliza como método para realizar un seguimiento de todos los proyectos potenciales que se podrían considerar, muchos de los cuales requieren un proceso formal de revisión y aprobación, antes de que se financia el proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Solicitud de proyecto" de Procore?
    Identificación de riesgo (RI) Proporciona la habilidad para identificar, exportar y asignar riesgos del proyecto (eventos inesperados que podrían afectar negativamente las fechas planificadas originales y los costos de entrega). ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla de "Identificación de riesgo" de Procore?
    Instrucción del sitio (SI) Esta es una directiva formal generalmente enviada a las partes interesadas relevantes del proyecto para expandir los alcance de trabajo o para comprar o probar nuevos materiales para el proyecto. Esto también se puede utilizar para abordar problemas de defecto y volver a trabajar. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Instrucción del sitio" de Procore?
    Transmittal (T)

    Este es un registro de prueba para la transmisión de información del proyecto, como archivos, muestras y otra documentación de construcción. Transmittals muestran a qué ítems se enviaron, cuando se enviaron y a quiénes se enviaron.
     

    Nota: Si este tipo no aparece en la lista, es posible que su compañía ya tenga un tipo de correspondencia configurado personalizado llamado "Transmittal".

    ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de la plantilla "Transmittal" de Procore?
     
  7. Opcional: Marque que los ítems son privados de forma predeterminada casilla de verificación si desea que todos los ítems que se crean bajo este tipo de correspondencia sean privados por defecto.
  8. Opcional: Marque los recordatorios por correo electrónico de envío de ítems vencidos casilla de verificación si desea que Procore envíe recordatorios automáticos por correo electrónico a las personas asignadas cuando un ítem al que están asignados esté vencido. La habilitación o desactivación de esta función afecta a todos los proyectos que utilizan este tipo de correspondencia. Esta es una función global que no se puede configurar para un solo proyecto.
  9. Haga clic en Agregar.
    Esto crea un conjunto de campos configurables para el tipo de correspondencia de plantilla que se puede aplicar a proyectos existentes, establecido como el conjunto de campos predeterminado para el tipo de correspondencia en nuevos proyectos o editados.