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Procore

Crear una Plantilla de reunión

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Objetivo

Crear plantillas de reuniones personalizadas para usar en la herramienta Reuniones de los proyectos de su compañía.

Fondo

Si usted es el Administrador Procorede su compañía, puede crear plantillas de reuniones para usar en los proyectos de su compañía en la herramienta Reuniones a nivel proyecto de Procore. La creación de plantillas de reuniones a nivel compañía es la forma más sencilla de crear agendas de reuniones, ya que ayuda a su organización a desarrollar plantillas de reuniones comunes que funcionan bien para sus equipos del proyecto. También limita la cantidad de ingreso de datos repetitivos para los miembros de su equipo del proyecto, minimizando la necesidad de volver a ingresar completamente una nueva agenda cada semana. Una vez que se crean las plantillas de reuniones de su compañía siguiendo los pasos a continuación, los miembros del equipo del proyecto pueden utilizar la herramienta Reuniones del proyecto para crear una reunión a partir de una plantilla.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Administrador de nivel compañía.
  • Campos soportados:
    Puede crear plantillas de reuniones que incluyan los siguientes campos:
    • Nombre de la Reunión (este campo es obligatorio)
    • Visión general
    • Archivos adjuntos
    • Reunión privada
    • Categorías de reuniones
      • Nombre de la categoría
    • Ítems de la reunión
      • Nº de temario
      • Título
      • Descripción
      • Archivo adjunto
      • Prioridad
  • Información Adicional:
    • Se recomienda que NO incluya información específica del proyecto en una plantilla de reunión, ya que la plantilla que cree estará disponible para los usuarios en la herramienta Reuniones en todos los proyectos de su compañía.
    • Después de guardar una nueva plantilla de reunión, estará disponible para los usuarios con permisos suficientes como una selección en la herramienta Reuniones del proyecto. Consulte Crear una reunión a partir de una plantilla.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Administrador a nivel de compañía .
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Reuniones. 
  3. Haga clic en Crear plantilla de reunión.

    btn-create-meet-temp.png
     
  4. En la página Nueva plantilla de reunión, complete lo siguiente:

    • Nombre de la reunión: escriba un nombre, título o línea de asunto descriptivo para la reunión.

    • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes programados y los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Reuniones. 

    • Resumen: ingrese un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para darle formato a su vista general. 

    • Archivos adjuntos.Adjunte cualquier archivo relevante. Tiene estas opciones:

      • Haga clic en Adjuntar archivos y luego elija la opción adecuada en el menú de acceso directo que aparece.
        O
      • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su computadora al cuadro gris Arrastrar y soltar archivos.
  5. Haga clic en Crear y continuar con el cronograma.
    Esto creará una nueva plantilla de reunión y la colocará en modo de Edición.
  6. Siga los pasos a continuación para completar el Cronograma de la reunión de la plantilla de la reunión.
    Nota: De forma predeterminada, una nueva plantilla de reunión incluye una categoría predeterminada titulada "1-Ítems sin categorizar". Haga clic en el nombre de la categoría 1-Ítems sin categorizar e ingrese el nombre de la categoría de reunión que desea incluir en la plantilla. Por ejemplo, escriba: Apertura de negocio. 
    • Agregue un Ítem de reunión a una categoría de una Plantilla de reunión:
      1. En la categoría deseada, haga clic en +Añadir ítem.
        Con esto, se muestra la ventana del ítem Añadir una reunión. 
      2. Introduzca un título para el ítem.
        Por ejemplo, escriba: Asistencia/votación nominal
      3. Seleccione Baja, Media o Alta en la lista de prioridades.
      4. Asegúrese de que la categoría deseada esté seleccionada en la lista Categoría.
      5. Ingrese cualquier información o instrucciones deseadas en el campo Descripción.
      6. En el campo Archivos adjuntos, agregue cualquier archivo adjunto que desee haciendo clic en el enlace Adjuntar archivos o moviendo cualquier archivo desde su computadora hacia el área de Arrastrar y soltar archivos. 
      7. Elija entre estas opciones:
        • Para guardar el ítem de la reunión sin crear otro, haga clic en Guardar.
          O bien:
        • Para guardar el ítem de la reunión y crear otro ítem, haga clic en Guardar y crear otro. Repita los pasos anteriores para agregar otro ítem de la reunión.
    • Añadir una categoría a una plantilla de reunión:
      1. Haga clic en +Crear categoría.
        Con esto, se muestra la ventana de Agregar una categoría.
      2. Ingrese un nombre de categoría. 
        Por ejemplo, escriba:  Actualizaciones de estatus
      3. Haga clic en Crear.
        El sistema añade su nueva categoría al Temario de la reunión. 
    • Reordenar categorías de reuniones e ítems en una plantilla de reunión
      1. Arrastre el botón de la hamburguesa (≡)  que está al lado del ítem o la categoría de la reunión.
      2. Mediante una operación de arrastrar y soltar, mueva el elemento ítem o la categoría a la posición deseada.
  7. Cuando haya terminado de crear su plantilla de reunión, haga clic en Listo.
    El sistema crea una nueva plantilla de reunión.

    meeting-template-created.png

    La plantilla ahora estará disponible para los usuarios como una selección de menú desplegable en el proyecto. Consulte Crear una nueva reunión a partir de una plantilla.

Ver también