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Procore

Crear una Plantilla de reunión

Objetivo

Crear plantillas de reuniones personalizadas para usar en la herramienta Reuniones de los proyectos de su compañía.

Contexto

Si usted es el Administrador de Procorede su compañía,  puede crear plantillas de reuniones para usar en proyectos de su compañía en la herramienta de Reuniones a nivel Proyecto de Procore. La creación de plantillas de reunión a nivel Compañía es la forma más sencilla de crear temarios de reuniones, ya que ayuda a su organización a desarrollar plantillas de reunión comunes que funcionan bien para sus equipos del proyecto. También limita la cantidad de ingreso de datos repetitivos para los miembros de su equipo del proyecto, minimizando la necesidad de reintroducir un nuevo temario por completo cada semana. Una vez que se crean las plantillas de reunión de su compañía con los Pasos a continuación, los miembros del equipo del proyecto pueden utilizar la herramienta de Reuniones del proyecto para Crear una reunión a partir de una plantilla.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Administrador de nivel compañía.
  • Campos soportados:
    Puede crear plantillas de reuniones que incluyan los siguientes campos:
    • Nombre de la Reunión (este campo es obligatorio)
    • Vista general
    • Archivos adjuntos
    • Reunión privada
    • Categorías de reuniones
      • Nombre de la categoría
    • Ítems de la reunión
      • Nº de temario
      • Título
      • Descripción
      • Archivo adjunto
      • Prioridad
  • Información adicional:
    • Se recomienda que NO incluya información específica del proyecto en una plantilla de reunión, ya que la plantilla que cree estará disponible para los usuarios en la herramienta Reuniones en todos los proyectos de su compañía.
    • Después de guardar una nueva plantilla de reunión, estará disponible para los usuarios que cuentan con los permisos suficientes como una selección en la herramienta de Reuniones del proyecto. Consulte Crear una reunión a partir de una plantilla

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Administrador a nivel de compañía .
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Reuniones
  3. Haga clic en Crear plantilla de reunión.


     
  4. En la página Nueva plantilla de reunión, complete lo siguiente:
    • ​​​​​Nombre de la reunión: Escriba un nombre, título o línea de asunto descriptivo para la reunión.

    • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes programados y los usuarios con permisos de nivel 'Administrador' para la herramienta Reuniones.

    • Descripción general: ingrese un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para dar formato a su descripción general.

  5. Haga clic en Crear y continuar con el cronograma.
    Esto creará una nueva plantilla de reunión y la colocará en modo de Edición.
  6. Siga los pasos a continuación para completar el Cronograma de la reunión de la plantilla de la reunión.
    Nota: De forma predeterminada, una nueva plantilla de reunión incluye una categoría predeterminada titulada "1-Ítems sin categorizar". Haga clic en el nombre de la categoría 1-Ítems sin categorizar e ingrese el nombre de la categoría de reunión que desea incluir en la plantilla. Por ejemplo, escriba: Apertura de negocio
    • Agregue un Ítem de reunión a una categoría de una Plantilla de reunión:
      1. En la categoría deseada, haga clic en +Añadir ítem.
        Con esto, se muestra la ventana del ítem Añadir una reunión. 
      2. Introduzca un título para el ítem.
        Por ejemplo, escriba: Asistencia/votación nominal
      3. Seleccione Baja, Media o Alta en la lista de prioridades.
      4. Asegúrese de que la categoría deseada esté seleccionada en la lista Categoría.
      5. Ingrese cualquier información o instrucciones deseadas en el campo Descripción.
      6. En el campo Archivos adjuntos, agregue cualquier archivo adjunto que desee haciendo clic en el enlace Adjuntar archivos o moviendo cualquier archivo desde su computadora hacia el área de Arrastrar y soltar archivos. 
      7. Elija entre estas opciones:
        • Para guardar el ítem de la reunión sin crear otro, haga clic en Guardar.
          O bien:
        • Para guardar el ítem de la reunión y crear otro ítem, haga clic en Guardar y crear otro. Repita los pasos anteriores para agregar otro ítem de la reunión.
    • Añadir una categoría a una plantilla de reunión:
      1. Haga clic en +Crear categoría.
        Con esto, se muestra la ventana de Agregar una categoría.
      2. Ingrese un nombre de categoría
        Por ejemplo, escriba:  Actualizaciones de estatus
      3. Haga clic en Crear.
        El sistema añade su nueva categoría al Temario de la reunión. 
    • Reordenar categorías de reuniones e ítems en una plantilla de reunión
      1. Arrastre el botón de la hamburguesa (≡)  que está al lado del ítem o la categoría de la reunión.
      2. Mediante una operación de arrastrar y soltar, mueva el elemento ítem o la categoría a la posición deseada.
  7. Cuando haya terminado de crear la plantilla de reunión, haga clic en Listo
    El sistema crea una nueva plantilla de reunión.



    La plantilla ahora estará a disposición de los usuarios como una selección de menú desplegable en el proyecto. Consulte Crear una nueva reunión a partir de una plantilla

Ver también

 

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