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Procore

Crear una Plantilla de reunión

Objetivo

Crear plantillas de reunión personalizadas para usar con la herramienta de Reuniones del proyecto.

Contexto

Si usted es el Administrador de Procorede su compañía,  puede crear plantillas de reuniones para usar en proyectos de su compañía en la herramienta de Reuniones a nivel Proyecto de Procore. La creación de plantillas de reunión a nivel Compañía es la forma más sencilla de crear temarios de reuniones, ya que ayuda a su organización a desarrollar plantillas de reunión comunes que funcionan bien para sus equipos del proyecto. También limita la cantidad de ingreso de datos repetitivos para los miembros de su equipo del proyecto, minimizando la necesidad de reintroducir un nuevo temario por completo cada semana. Una vez que se crean las plantillas de reunión de su compañía con los Pasos a continuación, los miembros del equipo del proyecto pueden utilizar la herramienta de Reuniones del proyecto para Crear una reunión a partir de una plantilla.

Cosas para considerar

  • Se requiere un permiso de usuario:
    • Permiso de nivel "Administrador" en la herramienta de Administrador de la compañía. 
  • Campos soportados:
    Puede crear plantillas de reuniones que incluyan los siguientes campos:
    • Nombre de la Reunión (este campo es obligatorio)
    • Vista general
    • Archivos adjuntos
    • Reunión privada
    • Categorías de reuniones
      • Nombre de la categoría
    • Ítems de la reunión
      • Nº de temario
      • Título
      • Descripción
      • Archivo adjunto
      • Prioridad
  • Información adicional:
    • Se recomienda que NO incluya​​información específica del proyecto en una plantilla de reunión, ya que la plantilla que cree se pondrá a disposición de los usuarios en la herramienta de Reuniones en todos los proyectos de su compañía.
    • Después de guardar una nueva plantilla de reunión, estará disponible para los usuarios que cuentan con los permisos suficientes como una selección en la herramienta de Reuniones del proyecto. Ver Crear una reunión a partir de una plantilla
  • Plataformas soportadas:
    • Web de Procore

 

Flujo de trabajo

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de  Administrador de la compañía.
  2. En "Configuración de la herramienta", haga clic en Reuniones. 
  3. Haga clic en Crear plantilla de reunión.



    Con esto, se abre la página de la Nueva plantilla de reunión.
  4. En la página de la Nueva plantilla de reunión, haga lo siguiente:
     
  5. Haga clic en Crear y acceder al temario.
    Con esto, se crea una nueva plantilla de reunión y se pone en modo de edición. De forma predeterminada, una nueva plantilla de reunión incluye los siguientes campos:
    • 1- Ítems sin categorizar. Esta es una categoría predeterminada. Haga clic en este campo y escriba sobre este nombre el nombre de la categoría deseada. Por ejemplo, escriba: Apertura de negocio.
    • Continúe con la adición de cualquier ítem de la reunión a esta categoría.  
  6. En el área de Temario de la reunión, personalice lo siguiente para su plantilla de reunión: 
    1. Agregue un Ítem de reunión a una categoría de una Plantilla de reunión:
      1. En la categoría deseada, haga clic en +Añadir ítem.
        Con esto, se muestra la ventana del ítem Añadir una reunión. 
      2. Introduzca un título para el ítem.
        Por ejemplo, escriba:Asistencia/votación nominal
      3. Seleccione Baja, Media o Alta en la lista de prioridades
      4. Asegúrese de que la categoría deseada esté seleccionada en la lista de Categorías
      5. Introduzca la información o las instrucciones que desee en el campo deDescripción
      6. En el campo Archivos adjuntos, añada cualquier archivo adjunto que desee haciendo clic en el enlace Adjuntar archivos o moviendo cualquier archivo desde su computadora hacia el área de Arrastrar y soltar archivos. 
      7. Elija entre estas opciones:
        • Para guardar el ítem de la reunión sin crear otro, haga clic en Guardar
          O
        • Para guardar el ítem de la reunión y crear otro ítem, haga clic en Guardar y crear otro. Repita los pasos anteriores para añadir otro ítem de la reunión. 
    2. Añadir una categoría a una plantilla de reunión:
      1. Haga clic en +Crear categoría.
        Con esto, se muestra la ventana de Agregar una categoría.
      2. Introduzca un nombre de categoría
        Por ejemplo, escriba:Actualizaciones de estatus
      3. Haga clic en Crear.
        El sistema añade su nueva categoría al Temario de la reunión. 
    3. Reorganizar las categorías de reuniones y los ítems de una plantilla de reunión
      1. Arrastre el botón de la hamburguesa (≡)  que está al lado del ítem o la categoría de la reunión.
      2. Mediante una operación de arrastrar y soltar, mueva el elemento ítem o la categoría a la posición deseada.
  7. Cuando haya terminado de crear la plantilla de reunión, haga clic en Listo
    El sistema crea una nueva plantilla de reunión.



    La plantilla ahora estará a disposición de los usuarios como una selección de menú desplegable en el proyecto. Ver Crear una Nueva reunión a partir de una plantilla

Ver también

 

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