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Procore

Crear Reportes de presupuesto personalizados

Objetivo

Crear reportes personalizados sobre la base de una vista del presupuesto configurada, lo que proporciona una mayor flexibilidad para adaptarse a los diferentes procesos de la compañía.

Cosas para considerar

  • Se requieren permisos de usuario: “”Permisos de Administrador en la herramienta de Administrador a nivel compañía y“ permisos Estándar” o superiores en la herramienta de Presupuesto del proyecto. Los usuarios sólo verán los datos financieros de los proyectos en los que son usuarios “Estándar” o superiores de Presupuesto.

  • Los reportes de presupuesto personalizados solo pueden informar sobre una única vista del presupuesto: la vista del presupuestos personalizados. La vista de reportes personalizados debe configurarse antes de que se pueda crear un reporte de presupuesto personalizado.

    • NOTA: Si ya ha creado una vista del presupuesto sobre la que desea hacer un reporte, tendrá que crear nuevamente esa vista siguiendo los pasos que se indican a continuación. Actualmente no existe la opción de copiar o duplicar una vista del presupuesto para reportar sobre ella.

  • En el caso de los proyectos integrados que no son de la ERP, se utiliza una columna de origen para extraer los datos de la herramienta de Costos indirectos cuando esta herramienta está activada y para extraer los datos de los Costos indirectos editables en línea cuando la herramienta de Costos indirectos está desactivada. Tenga en cuenta que el reporte solo extraerá los valores de los costos indirectos de un proyecto de acuerdo con la configuración actual de los costos indirectos de ese proyecto en particular.

  • Si la Vista de reporte personalizado utiliza el formato de “Porcentaje” para una columna, esos valores no se sumarán en el reporte personalizado.

  • Este reporte debe utilizarse en lugar del reporte de Resumen de partida financiera para reportar sobre las columnas del Presupuesto configurables.

  • Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integración de ERP, siga los pasos en Crear una Vista de reportes personalizados de ERPen reemplazo de los siguientes.

Configurar una Vista del presupuesto de reporte personalizada

Para crear reportes personalizados basados en columnas de presupuesto configurables, el administrador de una compañía debe configurar primero una Vista de reportes personalizados haciendo lo siguiente:

  1. Navegue hasta la herramienta de Administrador a nivel compañía. Aparecerá la página de Configuración de la compañía.
  2. En Configuración de la herramienta, seleccione Presupuesto.
  3. Haga clic en el botón Configurar nueva vista del presupuesto . Aparecerá la pantalla Configurar nueva vista del presupuesto .

set-up-budget-view.png

  1. Seleccione Presupuesto estándar de Procore (Vista de reporte personalizada) y luego haga clic enCrear.
    • NOTA: De forma predeterminada, las columnas de Presupuesto estándar de Procore (Vista de reporte personalizada) son las mismas que las columnas de Presupuesto estándar de Procore, que conforman la vista predeterminada de la herramienta de Presupuesto en los proyectos de Procore que no son de ERP.
  2. Edita la vista del presupuesto. Ver Establecer una Nueva vista del presupuesto para obtener más detalles. Todas las columnas que se añadan a esta vista estarán disponibles en los reportes personalizados, incluidas las columnas calculadas, estén o no habilitadas.
  3. Haga clic en "Hecho".
    Ahora puede utilizar las columnas de esta vista al crear un reporte personalizado. Puede elaborar un Reporte personalizado del presupuesto volviendo a la herramienta Reportes y seleccionando la herramienta de Presupuesto en el paso 6 de Crear un Reporte personalizado de la Compañía.

custom-budget-report.png

Crear una Vista de reportes personalizados de ERP

Los siguientes procedimientos se aplican a las cuentas que utilizan integraciones de ERP.

Vista de Reportes personalizados con todos los Proyectos de ERP

Estos pasos deben respetarse para las cuentas en las que todos los proyectos utilizan la integración de ERP . Ver Vista de reportes personalizados con proyectos mixtos de ERP para las cuentas que tienen algunos proyectos con una integración de ERP y otros proyectos sin una integración de ERP.

  1. Siga los pasos 1-6 en Configurar una Vista del presupuesto de reporte personalizada.
  2. Haga clic en el botón Configurar columnas.

  3. Cree la columna Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP:

    • Haga clic en + Crear columna de origen o haga clic en Crear en la esquina superior derecha y selecciona Origen.

    • Escriba un nombre para su columna (por ejemplo, Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP).

    • SeleccioneCostos de proyecto de la ERP como el origen de la columna.

    • Marque la casilla junto a “Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP”.

    • Haga clic en Crear.

  4. Crear la columna de Costos indirectos de la ERP:

    • Haga clic en + Crear columna de origen o haga clic en Crear en la esquina superior derecha y selecciona Origen.
    • Escriba un nombre para su columna (por ejemplo, Contrato de la ERP facturado).

    • SeleccioneCostos de proyecto de la ERP como el origen de la columna.

    • Marque la casilla junto a “Contrato de la ERP facturado”.

    • Haga clic en Crear.

    • Haga clic en Crear en la esquina superior derecha y seleccione Calculada.

    • Escriba un nombre para la columna (por ejemplo, Costos Indirectos de la ERP).

    • Para el cálculo, seleccione Contrato de la ERP facturado de Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP (-).

    • Haga clic en Crear.

  5. Actualice la columna de Costos proyectados:
    • En la barra lateral, seleccione Costos proyectados, haga clic en Editar y actualice el cálculo para reemplazar los Costos indirectos con los Costos indirectos de la ERP.
    • Haga clic en Actualizar.
  6. Eliminar las columnas que no son de la ERP:
    • En la barra lateral, seleccione Costos del trabajo hasta la fecha (no ERP) y haga clic en Borrar.
    • En la barra lateral, seleccione Costos indirectos (no ERP) y haga clic en Eliminar.

      • Nota: Si no puede eliminar esta columna inicialmente, primero cierre la vista del presupuesto haciendo clic en Hecho. Una vez que reabra la vista de reportes personalizados y vaya a “Configurar columnas”, esta columna puede ser eliminada.

      • En la barra lateral, seleccione Requisiciones(no-ERP) y haga clic en Eliminar.

  7. Cierre la ventana emergente de Configurar columnas haciendo clic en la X de la esquina superior derecha.

  8. Si desea reorganizar las columnas, complete los siguientes procedimientos (o configure el orden de las columnas en la herramienta de Reportes):

    • Pase el mouse sobre el nombre de la columna que desea reorganizar.

    • Haga clic en la columna y arrástrela a la ubicación deseada. La ubicación puede ajustarse arrastrando y soltando la columna en la ubicación preferida en la vista.
    • Suelte el mouse para soltar la columna.

  9. Asigne esta vista a los proyectos en los que quiere que se aplique.

  10. Haga clic en "Hecho".
    Ahora puede utilizar las columnas de esta vista cuando cree un reporte personalizado seleccionando la herramienta de Presupuesto en el paso 6 de Crear un Reporte personalizado de la Compañía.

Vista de reportes personalizados con proyectos mixtos de ERP

Si, durante la vida de un proyecto, se crearon costos indirectos en Procore, y luego se decidió integrar el proyecto y desactivar la herramienta de Costos indirectos, pueden seguir apareciendo valores de ambas fuentes para el proyecto en cuestión.

  1. Siga los pasos 1-6 en Configurar una Vista del presupuesto de reporte personalizada.
  2. Haga clic en el botón Configurar columnas.

  3. Cree la columna Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP:

    • Haga clic en + Crear columna de origen o haga clic en Crear en la esquina superior derecha y selecciona Origen.

    • Escriba un nombre para su columna (por ejemplo, Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP).

    • SeleccioneCostos de proyecto de la ERP como el origen de la columna.

    • Marque la casilla junto a "Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP".

    • Haga clic en Crear.

  4. Crear la columna de Costos indirectos de la ERP:

    • Haga clic en + Crear columna de origen o haga clic en Crear en la esquina superior derecha y selecciona Origen.
    • Escriba un nombre para su columna (por ejemplo, Factura de contrato de la ERP).  Si desea que coincida con el nombre de la versión no ERP de esta columna, nómbrela  Requisición de la ERP.

    • SeleccioneCostos de proyecto de la ERP como el origen de la columna.

    • Marque la casilla junto a “Contrato de la ERP facturado”.

    • Haga clic en Crear.

    • Haga clic en Crear en la esquina superior derecha y seleccione Calculada.

    • Escriba un nombre para la columna (por ejemplo, Costos Indirectos de la ERP).

    • Para el cálculo, seleccione Contrato de la ERP facturado de Costos del trabajo hasta la fecha de la ERP (-).

    • Haga clic en Crear.

  5. Actualice la columna de Costos proyectados:
    • En la barra lateral, seleccione Costos proyectados y actualice el cálculo para agregar los Costos indirectos de la ERP.
    • Haga clic en Actualizar.
  6. Si desea distinguir aún más las columnas no ERP de las versiones ERP similares, cambie el nombre de las columnas no ERP:
    • En la barra lateral, seleccione Costos del trabajo hasta la fecha (no ERP) , haga clic en Editar, nómbrelo nuevamente como Costos del trabajo hasta la fecha no ERP, haga clic en Actualizar.
    • En la barra lateral, seleccione Costos indirectos (no ERP), haga clic en Editar,  nómbrelo nuevamente Costos Directos no-ERP, haga clic en Actualizar.

    • En la barra lateral, seleccione Requisiciones (no ERP), haga clic en Editar, nómbrelo nuevamente Requisiciones no ERP, haga clic en Actualizar.

  7. Cierre la ventana emergente de Configurar columnas haciendo clic en la X de la esquina superior derecha.

  8. Si desea reorganizar las columnas, complete los siguientes procedimientos (o configure el orden de las columnas en la herramienta de Reportes):

    • Pase el mouse sobre el nombre de la columna que desea reorganizar.

    • Haga clic en la columna y arrástrela a la ubicación deseada. La ubicación puede ajustarse arrastrando y soltando la columna en la ubicación preferida en la vista.
    • Suelte el mouse para soltar la columna.

  9. Asigne esta vista a los proyectos en los que quiere que se aplique.

  10. Haga clic en "Hecho".
    Ahora puede utilizar las columnas de esta vista cuando cree un reporte personalizado seleccionando la herramienta de Presupuesto en el paso 6 de Crear un Reporte personalizado de la Compañía.